Gruppernas insamling och redovisning Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2007

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 30 augusti 2007

Gruppernas insamling och redovisning

Inledning

Som en uppföljning av årsmötesbeslut 42 om tydligare redovisningsregler för grupper/enheter gav styrelsen på junimötet sekretariatet uppdraget att till budgetmötet i oktober ta fram förslag på riktlinjer. Styrelsen beslutade vidare den 19 juni att ge sekretariatet i uppdrag att till septembermötet ta fram ett underlag om vilka frågor styrelsen bör beakta vad gäller hur vi redovisar och kontrollerar våra insamlade medel. I det nedanstående har vi valt att redovisa ett antal övergripande frågeställningar om gruppers/enheters insamling och redovisning som styrelsen behöver ta ställning till och hur sekretariatet för tillfället ställer sig till dessa. Vår åsikt är att de båda uppdragen vi fått från styrelsen handlar om årsmötesbeslut 42, vars sista att-sats lyder

att styrelsen ges i uppdrag att till nästa beslutande årsmöte återkomma med fler riktlinjer och förslag i motionens anda.

De övergripande frågeställningarna nedan är alltså sådana som styrelsen och sekretariatet bör arbeta vidare med inför kommande årsmöte i april 2008.

Formella krav

Som organisation med 90-konto är vi skyldiga att följa de regler och riktlinjer som ställts upp av Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI). Som medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är vi även skyldiga att följa FRIIs riktlinjer för insamling, som sedan 30 maj 2007 ingår i FRIIs kvalitetskod. Internationellt har Amnesty förbundit sig att följa "International Non Governmental Organisations Accountability Charter", som på ett mer övergripande sätt tar upp de principer som återfinns i FRIIs kvalitetskod.

När det gäller SFI och FRII är det formellt sektionens insamling och ekonomiska redovisning som avses. Gruppers/enheters insamling till andra konton granskas inte av SFI, däremot anser vi att FRIIs riktlinjer och regler bör följas av alla som samlar in pengar i Amnestys namn.

Det finns inga lagar i Sverige som särskilt reglerar hur insamling av pengar hos allmänheten ska ske. Det finns inte heller några restriktioner för vem som får samla in eller till vilket ändamål. Däremot styr lagar som t ex marknadsföringslagen (1995:450), personuppgiftslagen (1998:2004) samt lotterilagen (1994:1000) organisationernas arbete.

Bristen på lagar inom området gör det ännu viktigare för oss som organisation att ha tydliga regler och riktlinjer för insamling och redovisning för att inte riskera medlemmarnas, bidragsgivarnas och allmänhetens förtroende för organisationen.

Övergripande frågeställningar

1. Insamling som ett åtagande för grupper?
I svenska sektionen har traditionen varit att grupper (arbets- och ungdomsgrupper) och distrikt ägnar sig åt insamling till egna konton, även om det inte regleras i stadgarna. Det finns främst två skäl till detta, nämligen att grupperna betalar avgifter, samt behöver vissa medel för sin löpande verksamhet. I stadgarna står uttryckligen att grupperna ska erlägga en avgift till sektionen och att distrikten ska ta ut en avgift från grupperna. Storleken på de medel grupperna behöver för sin löpande verksamhet (rese- och möteskostnader, porto m m) beror naturligtvis på den verksamhet man bedriver, något som varierar mycket från grupp till grupp. Distrikten å sin sida, samlar i första hand in pengar från distriktets grupper, men en del distrikt har även betydande intäkter från annan insamling.

Det finns en tydlig, om än implicit, koppling mellan beslut 42 och grupp- och distriktsavgiften, särskilt den del av beslutet som handlar om risken för en grupp att fråntas rätten att bedriva insamling i Amnestys namn om man inte följer riktlinjerna. En grupp som fråntas rätten att bedriva insamling skulle svårligen kunna betala dessa avgifter och alltså tvingas bryta mot stadgarna. Dessutom skulle de knappast kunna bedriva någon övrig verksamhet. I praktiken innebär detta att gruppen läggs ner.

Vi anser att styrelsen behöver utreda frågan om grupp- och distriktsavgifternas vara eller icke vara. Sekretariatet har ännu ingen fast åsikt i frågan, eftersom vi ser både för- och nackdelar med nuvarande system, men det är helt klart att avgifterna spelar en avgörande roll för frågan om gruppernas insamling.

Som en jämförelse kan sägas att det bland övriga grupperingar/enheter i sektionen endast är ett antal specialgrupper som bedriver egen insamling. Övriga specialgrupper, landprogram och samordningar bedriver sin verksamhet utifrån bidrag från sektionens budget.

2. En vändning av pengaflödet i sektionen?
Det finns exempel på sektioner där gruppernas ekonomi fungerar som hos våra specialgrupper, landprogram och samordningar, d v s grupperna bedriver ingen egen insamling utan får ett "aktivitetsbidrag" eller kan söka pengar centralt för större aktiviteter och projekt mot redovisning. Den finländska sektionen är ett exempel på det sistnämnda och erfarenheterna därifrån är goda. Det ska dock sägas att grupperna spelar en mindre roll än i den svenska sektionen och är betydligt färre till antalet, trettio stycken.

Vi anser att styrelsen behöver utreda frågan om gruppernas aktiviteter helt ska finansieras av centralt insamlade medel och utgöra en del av sektionens budget. Sekretariatet har ännu ingen fast åsikt i frågan, men det är helt klart lättare att kontrollera och redovisa medel som till 100% samlas in till sektionen enligt FRIIs riktlinjer och under SFIs kontroll. Ett sådant system kräver dock betydande administrativa resurser och rutiner och kan upplevas som en "byråkratisering" av verksamheten. Man kan förstås tänka sig att grupperna bedriver insamling även i ett system med central finansiering, men insamlingen sker då inte till egna konton utan till sektionen.

3. En integrerad redovisning för svenska Amnesty?
Styrelsen bör ta ställning till om sektionen ska sträva efter att integrera gruppernas och distriktens ekonomi i sektionens redovisning. I så fall är svaret på fråga 2. ovan tämligen givet. I dagsläget och med nuvarande stadgar anser sekretariatet att vi bör hålla redovisningarna separerade. En integrerad ekonomi förutsätter en betydligt mer formaliserad organisation än vi har idag och en sådan förändring skulle behöva ske parallellt med en förändring av organisationsstrukturen. Det vore därför önskvärt om den uppdragsgrupp som ska se över sektionens organisationsstruktur kunde hantera även denna fråga. Uppdragsgruppen föreslås i direktiven lägga fram förslag till årsmötet 2009, vilket innebär att frågan om en integrerad redovisning i så fall inte kan komma upp redan på årsmötet 2008.

Förslag till beslut

att sekretariatet i samråd med styrelsens strategigrupp 3 till årsmötet 2008 arbetar fram förslag angående gruppers och andra enheters insamling och redovisning utifrån ovan redovisade frågeställningar, samt

att man i detta arbete beaktar det arbete som utförs av uppdragsgruppen som ska se över sektionens organisationsstruktur.

Bilaga - Årsmötesbeslut 42:2007 i sin helhet

att varje grupp/enhet som samlar in pengar i Amnestys namn skall göra bokslut varje år. Bokslutet skall upprättas enligt riktlinjer från sekretariatet. Bokslutet skall revideras av en revisor som gruppen utser.

att grupper/enheter som samlar in pengar i Amnestys namn skall skicka in sitt bokslut till sekretariatet senast 60 dagar efter kalenderårets slut.

att sektionens styrelse kan frånta grupper/enheter som inte följer riktlinjerna rätten att bedriva insamling i Amnestys namn.

att styrelsen utger rekommendationer för hantering av gruppernas/enheternas överskott vid bokslut.

att ungdomsgrupperna rekommenderas skicka in bokslut en gång per termin, på grund av att de ofta byter medlemmar.

att styrelsen ges i uppdrag att till nästa beslutande årsmöte återkomma med fler riktlinjer och förslag i motionens anda.