Organisationsdialogen 2003/2004 - en lägesrapport Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2003

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson och Maria Eklund
Datum: 6 juni 2003

Organisationsdialogen 2003/2004 - en lägesrapport

Bakgrund
En av rekommendationerna från den översyn av styrelsens arbete som presenterades i december 2001 i form av en rapport från den tillsatta utredningsgruppen var att styrelsen skulle se över hur den kunde bidra till en förbättrad organisationsdialog. Styrelsen uppmanades också förstärka de olika möten och aktiviteter som bidrar till att stärka den strategiska dialogen inom hela sektionen. Att stärka organisationsdialogen har varit en medveten strävan i det förändringar som styrelsen gjort utifrån översynsgruppens rekommendationer. Frågan om styrelsens roll i organisationsdialogen aktualiserades på styrelsens visionsmöte i januari 2003 och har sedan diskuterats av styrelsen under våren. Utgångspunkten för diskussionen har varit följande frågeställningar:
· Hur kan enskilda styrelseledamöter bidra till en stärkt organisationsdialog?
· Hur kan styrelsen utveckla de möten och aktiviteter inom sektionen där den strategiska dialogen förs?
· Ska styrelsen erbjuda ett diskussionsforum på den interna hemsidan?

I styrelsens diskussion har framkommit att man anser att den strategiska dialogen bör utgå från ett tema och en specifikt formulerad fråga som styrelsen beslutar om. Enskilda styrelsemöter bör sedan utifrån ett gemensamt material leda strategiska diskussioner på de distriktsmöten som de besöker. Organisationsdialogen bör från styrelsens sida föras på visions-, distrikts-, och årsmöten samt på ”Styrelsens hörna” på den interna hemsidan. Styrelsen betonar att det är viktigt att diskussionen förs utifrån medlemmarnas kunskaper och förutsättningar och att medlemmarna utbildas i hur organisationen fungerar och var man kan få information. Styrelsen betonar också att det viktigt att man underlättar dialogen genom att begränsa den och väljer ut specifika frågor, att man formulerar dessa på ett tydligt och instruktivt sätt som inbjuder till diskussion, att dialogen har en tydlig ram med inledning och avslut och att den förs i så få forum som möjligt.

På sitt marsmöte tog styrelsen beslut om att utse Anja Persson och Maria Eklund till att från styrelsens sida ansvara för organisationsdialogen fram till årsmötet 2003. Det beslöts också att ovan nämnda skall ta fram en strategisk fråga som skall diskuteras inom rörelsen fram till årsmötet 2004.

Lägesrapport
Vi föreslår att temat för organisationsdialogen fram till årsmötet skall vara sektionens kommande handlingsplanen. Styrelsen kommer under hösten att föra en diskussion inom rörelsen kring vad vår handlingsplan för 2005-2010 skall innehålla och denna diskussion föreslås hållas inom ramen för styrelsens satsning på att stärka organisationsdialogen. Handlingsplanediskussionen inleddes under årsmötet 2003 i form av ett seminarium där den nuvarande handlingsplanen utvärderades. När det gäller formuleringen av en konkret frågeställning och utformningen av ett diskussionsmaterial har vi beslutat att vänta med det arbetet tills efter den internationella rådsmötet i augusti. Förslag till frågeställning kommer att presenteras för styrelsen, för beslut per capsulam, i slutet av augusti. I början av september planeras en initiering av diskussionen på ”Styrelsens hörna”. Vid styrelsens septembermöte kommer ett diskussionsmaterial att delas ut som skall användas av de enskilda styrelsemedlemmarna när de leder diskussioner på höstens distriktsmöten.

Bilagor:

1. Diskussionsunderlag till visionsmötet 25-26 januari
2. Underlag till marsmötet 8-9 mars

Bilaga 1

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson
Datum: 8 januari 2003

Diskussionsunderlag: Organisationsdialog

Översynskommittén skriver i sin rapport att styrelsen har en nyckelroll för att stärka dialogen inom den ideella rörelsen Amnesty. En av kommitténs rekommendationer till styrelsen är att styrelsen bör se över organisationsdialogen inom sektionen och förstärka de olika möten och aktiviteter som bidrar till att stärka den strategiska dialogen inom hela sektionen. Styrelsens har följt kommittén rekommendationer och beslutat att man skall analysera sin roll inom rörelsen och föreslå nya former för hur enskilda ledamöter bäst kan bidra till en stärkt organisationsdialog samt att styrelsen skall föreslå lämpliga områden och metoder för att stärka den strategiska dialogen inom sektionen.

Den strategiska dialogen inom sektionen
Sektionsstyrelsen är svenska sektionens strategiska ledning. För att styrelsens beslut skall utmynna i en väl fungerande verksamhet krävs en bra dialog med sektionens olika aktiviststrukturer. En sådan dialog underlättar styrelsens arbete genom att förslag och synpunkter kommer styrelsen till handa och genom att styrelsens beslut snabbt kan förankras i rörelsen. En levande organisationsdialog också ett viktigt led i sektionens mål att öka aktivismen. Aktiva medlemmar som känner sig delaktiga i de beslut som fattas inom sektionen och känner att de är med och påverkar dess framtid känner motivation för sitt arbete och en ansvarskänsla inför organisationen som helhet. Aktiva medlemmar som känner sig överkörda eller som sitter och väntar på beslut uppifrån känner helt naturligt inte samma motivation och ansvarskänsla. Att erbjuda delaktighet i en stimulerande organisationsdialog är ett viktigt medel för att stärka aktivisternas inflytande och engagemang. Idag är framförallt en specifik mindre skara av de aktiva medlemmarna involverad i den strategiska dialogen inom sektionen. Genom att erbjuda bra forum för strategisk dialog kan styrelsen bidra till att den gruppen växer. Det är också ur den här gruppen av aktiva medlemmar som rekryteringen till förtroendeuppdrag, uppdragsgrupper och dylikt sker. Med fler aktiva medlemmar involverade i en strategisk organisationsdialog utökas också den rekryteringsbasen.

1) Hur kan enskilda styrelseledamöter bidra till en stärkt organisationsdialog?
a) Hur kan vi utveckla "styrelsens hörna"?
b) Ska styrelseledamöterna hålla i strategiska diskussioner på distriktsmöten?

2) Vilka möten och aktiviteter har vi idag som bidrar till en stärkt organisationsdialog och hur kan de utvecklas?
a) Hur kan vi uppmuntra till strategiska diskussioner på års- och distriktsmöten? Ska vi bjuda in visionärer och strateger från andra sektioner eller andra organisationer på våra årsmöten?
b) Hur kan styrelsens visionsmöten utvecklas? Bör alla aktiva medlemmar bjudas in till ett visionsmöte?

3) Vilka andra metoder kan vi föreslå för att stärka den strategiska dialogen inom sektionen?
a) Bör styrelsen ta initiativ till en diskussionsdatabas för aktiva medlemmar (som ett komplement till AI-snack)?


Bilaga 2

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson
Datum: 28 februari 2003

Organisationsdialogen

Inledning
Styrelsen diskuterade på sitt visionsmöte i januari hur man kan bidra till att stärka den strategiska dialogen inom sektionen. Som bakgrund till diskussionen hänvisas till det diskussionsunderlag som togs fram till visionsmötet. Styrelsen gav på visionsmötet undertecknad i uppgift att leda den fortsätta diskussionen i styrelsens diskussionsdatabas och att ta fram ett beslutsunderlag till styrelsens marsmöte.

Problem
Utgångspunkten för diskussionen har varit följande frågeställningar: Hur kan enskilda styrelseledamöter bidra till en stärkt organisationsdialog? Hur kan styrelsen utveckla de möten och aktiviteter inom sektionen där den strategiska dialogen förs? Ska styrelsen erbjuda ett diskussionsforum på den interna hemsidan?

Bakgrund
I styrelsens diskussion har framkommit att man anser att den strategiska dialogen bör utgå från ett tema och en specifikt formulerad fråga som styrelsen beslutar om. Enskilda styrelsemöter bör sedan utifrån ett gemensamt material leda strategiska diskussioner på de distriktsmöten som de besöker. Organisationsdialogen bör från styrelsens sida föras på visions-, distrikts-, och årsmöten samt på "Styrelsens hörna" på den interna hemsidan. Styrelsen betonar att det är viktigt att diskussionen förs utifrån medlemmarnas kunskaper och förutsättningar och att medlemmarna utbildas i hur organisationen fungerar och var man kan få information. Styrelsen betonar också att det viktigt att man underlättar dialogen genom att begränsa den och väljer ut specifika frågor, att man formulerar dessa på ett tydligt och instruktivt sätt som inbjuder till diskussion, och att dialogen har en tydlig ram med inledning och avslut och förs i så få forum som möjligt.

Resonerande del
Den fråga som framförallt har lett till diskussion är vad för form av diskussionsmöjligheter styrelsen ska erbjuda på den interna hemsidan. I dag finns "Styrelsens hörna" där styrelseledamöterna skriver rapporter och inlägg och där medlemmar utanför styrelsen endast i undantagsfall yttrar sig. Vetskapen om, och intresset för, "Styrelsens hörna" i medlemskåren kan i nuläget bedömas som ganska låg. Varför ska då styrelsen erbjuda ett diskussionsforum på den interna hemsidan? För det första är det ett led i sektionens allmänna policy att material i största möjlig mån skall finnas tillgänglig på hemsidan. För det den andra är det viktigt eftersom långt ifrån alla medlemmar deltar på års- och distriktsmöten och alla medlemmar bör erbjudas en möjlighet att delta i organisationsdialogen. För det tredje erbjuder det en möjlighet att hålla igång dialogen mellan års- och distriktsmöten. Genom att erbjuda ett diskussionsforum på den interna hemsidan bidrar styrelsen till att hålla organisationsdialogen levande.

Förslag
Styrelsen föreslås varje år under sitt visionsmöte formulera en strategisk fråga och vid årsmötet presentera denna fråga för medlemskåren. Styrelsen föreslås också utifrån den valda strategiska frågan ta fram ett material som enskilda styrelseledamöter använder när de leder diskussioner på höstens distriktsmöten. Materialet ska finnas tillgängligt på "Styrelsens hörna" där alla medlemmar har möjlighet att diskutera med styrelsen och resten av medlemskåren. Styrelsen föreslås därför besluta om att vidareutveckla "Styrelsens hörna" så att den kan fungera som ett diskussionsforum.

Förslag till beslut

Styrelsen föreslås besluta:

att tillsätta en grupp inom styrelsen som från styrelsens sida ansvarar för organisationsdialogen fram till årsmötet 2004.
att uppdra åt gruppen att snarast ta fram ett förslag på en strategisk fråga för 2003.
att uppdra åt sekretariatet att förändra "Styrelsens hörna" utifrån styrelsens direktiv.