Direktiv för budgetarbetet 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 3 juni 2003


Direktiv för budgetarbetet 2004

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2004. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet

1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 2004 är sektionens handlingsplan 2000-2004, fastställd av årsmötet i Malmö 2000. Handlingsplanen pekar ut sex huvudmål prioriterade under perioden:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter

4. Agera för människorättsförsvarare

5. Öka aktivismen

6. Effektivare fundraising

Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens huvudmål under perioden 2001-2004.

För år 2004 har enligt tidigare styrelsebeslut följande huvudmål högsta prioritet:
2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Lägre prioritet:
1. Bekämpa tortyr och dödsstraffet
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
4. Agera för människorättsförsvarare

2. De ekonomiska förutsättningarna

De ekonomiska ramarna för budgeten bestäms av hur mycket pengar som beräknas komma att kunna samlas in under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

Ett förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har tack vare satsningen på autogiromedlemmar sjunkit marginellt de senaste två åren. Omfördelningen från intäktsslagen Hel- och delbetalande till autogirobetalande kommer att fortsätta.

Ökningen av autogirobetalande medlemmar bedöms inte bli så stor som den var mellan 2001/2002 och 2003/2004. Det beror på att en stor del av de befintliga hel- och delbetalande medlemmarna redan har tillfrågats om de vill bli autogiromedlemmar, det finns helt enkelt färre att fråga 2004. En annan anledning till den minskade tillväxten av autogiromedlemmar är att nyvärvning på autogiro har blivit väsentligt dyrare än tidigare och vi kommer därför inte att ha möjlighet att genomföra så stora kampanjer som tidigare år.

Efter årsmötets beslut om höjd gruppavgift budgeteras dessa till 350 tkr, mot 280 tkr budgetåret 2003.

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras i stort sett till samma belopp som 2003. Tack vare ett årsmötesbeslut 2003 kan nu Amnesty Press komma ut med en mer jämn fördelning över året. Därmed bör det bli lättare att sälja annonsbilagor i tidningen.

Prenumeration
Kortkampanjen har budgeterats till samma belopp som Prognosen för 2003 vilket jämfört med budgeten 2003 är en minskning. För att intäktsbudgeten 2004 skall kunna nås krävs att en ansträngning för nyrekrytering till Kortkampanjen görs. Medel för detta måste sättas av i kostnadsbudgeten.

Gåvor och bidrag
Intäkter totalt från intäktsgruppen Gåvor och bidrag exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning beräknas öka med 1 430 tkr jämfört med prognosen för 2003 och öka med 1 660 tkr jämfört med budgeten 2003. Eftersom Humanfonden budgeteras mycket lägre än 2003 blir slutresultatet för intäktsgruppen att intäkterna budgeteras 508 tkr högre än budget 2003.

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras väsentligt högre än 2003. Det beror på att Lundagrupperna fått ett större testamente. Testamentet betalas troligen ut till dem i slutet av 2003 eller i början av 2004. En del av testamentet kommer sannolikt gå vidare till sektionen.

Företagssamarbete budgeteras till 230 tkr mot 100 tkr i föregående års budget. Samarbetet med Bokningsbolaget bedöms ge 130 tkr (=prognos 2003) till det kommer intäkter från Supportmedia, Nudiejeans och Försäkringshjälpen.

Intäktsslaget Spontana gåvor har budgeterats till 2 630 tkr vilket motsvarar prognosen för 2003. Intäktsslaget består av tre delar; Spontana gåvor < 10 tkr, Gåvor > 10 tkr och Testamenten. Jämförelsevis med budgeten 2003 räknar vi med att få in något mindre testamenten 2004. Största skillnaden jämfört med budget 2003 är Spontana gåvor < 10 tkr där vi räknar med en nedgång på 670 tkr.

Intäktsslaget Insamlingsbrev har budgeterats till 4 800 tkr vilket är 600 tkr lägre än budget 2003 och 300 tkr lägre än prognosen 2003. Anledningen till nedgången är att det inte sker någon nyrekrytering till givarregistret samtidigt som givare stadigt faller bort. Att rekrytera nya givare är dyrt och därför har värvning av autogirogivare prioriterats.

Gåvor via autogiro budgeteras till 9 350 tkr att jämföra med prognosen 2003 om 8 100 tkr. Kostnaderna för att värva autogirogivare genom direktdialog ökar, till följd av detta kommer insamlingskampanjen 2004 bli mindre än de sista tre årens. Därmed värvas färre givare.

Almanackan är nedlagd.

Speciella insamlingsaktioner budgeteras till 0 då några sådana inte planeras genomföras under 2004.

Amnestysupporter budgeteras till samma belopp som prognosen 2003.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2003, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000. Budgeterad intäkt om 2 860 tkr kan jämföras med budget 2003 om 4 132 tkr, budget 2002 om 5 727 tkr och budgeten 2001 om 8 500 tkr. Jämfört med budgeten 2001 budgeteras alltså Humanfonden 5 640 tkr lägre 2004!

Hjälpfonden har överlevt trots att den tagits bort ur Skandialinks sortiment. Skandialink har tidigare varit främste säljaren av Hjälpfonden. Eftersom vi ser ut att fortsätta kunna räkna med utdelningar från Hjälpfonden (om än stadigt minskande) har denna tagits med i budgeten till halva beräknade utdelning 30 april 2003.

Gemensam insamling för Sektionen och Fonden
Möjligheterna att ha gemensam insamling för Fonden och Sektionen från och med 2004 undersöks. Alla intäkter kommer i så fall först att komma till sektionen varefter de fördelas mellan sektionen och fonden. Fördelningsnyckeln kommer att baseras på historiska intäkter och den gemensamma insamlingsformen bör inte påverka förslaget till intäktsbudget.

Insamlingsevent
Ett större insamlingsevent i kan komma att genomföras 2004. Intäkter från ett sådan har inte tagits med i förslaget till intäktsbudget. Om det längre fram under 2003 står helt klart att eventet kommer att genomföras kan budgetramen komma att behöva justeras.

Kostnaderna
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002. I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid tre tillfällen.

Programmen grupperas i sex programområden som följer de långsiktiga målen i såväl den internationella som svenska handlingsplanen: stärka utrednings- och aktionsstrategierna, få människor att agera, främja mänskliga rättigheter, vidareutbilda människor och utveckla organisationen, förbättra information och kommunikation, samt garantera ekonomisk stabilitet och tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även kostnadsslagen: IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader. Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att möjliggöra jämförelser över åren.

Prognos 2005 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.

Under de närmaste åren förväntas inga större intäkts- eller kostnadsökningar. Det finns inga möjligheter till reservupplösningar som kan påverka kommande budgetramar. Med hänsyn till detta har ingen prognos för kommande år tagits fram.


3. Ekonomiska ramar

Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på det beräknade utfallet 2004 vilket i sin tur baseras på prognosen för 2003. Av prognosen för 2003 framgår att intäkterna beräknas uppgå till 35 340 tkr. För 2004 bedöms intäkterna uppgå till 35 600 tkr. Humanfonden har då budgeterats till 70 % av det tänkta utfallet i april 2003.

Någon Humanfondsreserv finns inte kvar att lösa upp 2004. Sektionens reserver beräknas vid 2003 års utgång uppgå till 6 623 tkr vilket är 812 tkr under den rekommenderade nivån. Om en balanserad budget för 2004 läggs kommer reservena även 2004 att uppgå till 6 623 tkr. Om kostnadsbudgeten 2004 är ungefär lika stor som 2003 sker ingen förändring av den rekommenderade reservnivån. Därmed kommer reserven vara 812 tkr under den rekommenderade nivån.

Budgetmötet 2002 föreslog styrelsen att sträva efter att återskapa sektionens fria reserver senast 2004. För att åstadkomma detta skulle en överbalanserad budget behöva läggas. Mot detta kan invändas att Humanfonden budgeteras så försiktigt att den ett normalår ger ett utfall som är väsentligt större än budgeterat utfall. Överskottet kan användas för att bygga upp sektionens reserver.

2004 års ekonomiska ram
Sekretariatet föreslår en balanserad budget omslutande omkring 36 000 tkr.


5. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 14-15 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.

- I november hålls budgetmötet.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför möte i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.


Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten skall vara balanserad och omsluta omkring 36 Mkr.

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.

att verksamheter för år 2004 enligt bilaga 2 godkänns.





Bilaga 2

Verksamhet 2004 för beslut 2003

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2004. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

-Kortkampanjen

-Amnesty Press
sekretariatet föreslår att det budgeteras för fyra nummer

-RGB-stöd
kostnaden för avgift till Rådgivningsbyrån uppgår till 100 tkr och därutöver föreslås att ett bidrag lämnas om 110 tkr. Rådgivningsbyrån har stora ekonomiska problem och riskerar stora nedskärningar i verksamheten om inte medlemsorganisationerna kan öka sitt stöd

-EU-föreningen

-Medlemsvärvning (medlemsåret 2004 startar i samband med Amnestyveckan i oktober 2003)