Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 5 juni 2003


Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International - rev. på styrelsemöte den 31 maj - 2 juni 2002

Grundläggande rollfördelning

Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ.

Styrelsen leder sektionens arbete och ansvarar för strategi och policy mellan årsmötena.

Sekretariatet sköter den löpande verksamheten och ger medlemmarna stöd och service.

Styrelsen anställer en generalsekreterare, som ansvarar för och företräder sekretariatet inför styrelsen. Till generalsekreteraren delegeras arbetsgivaransvaret för övriga sekretariatsanställda samt funktionen som sektionens främste talesman.

Generalsekreteraren ansvarar för genomförandet av styrelsebesluten vad gäller sekretariatet.

Arbetsordningen reglerar i detalj arbetsfördelningen mellan styrelse och sekretariat.

Arbetsordning

1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet
Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse. Sektionen följer internationella beslut och strävar att uppnå internationella mål.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ. Beslut fattade av årsmötet kan upphävas endast genom årsmötesbeslut.

2. Styrelsen
Styrelsen ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs och har mellan årsmötena ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet. Detta innebär att styrelsen ansvarar för:

- verksamhetens utveckling. Speciellt utarbetar styrelsen regelbundet förslag till handlingsplan att föreläggas årsmötet;
- principiella frågor och policy;
- budget på förslag från sekretariatet, som i budgetarbetet utgår från gällande handlingsplan och styrelsens prioriteringar.

Styrelsen har också en roll som sekretariatets arbetsgivare.

3. Sekretariatet
Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare och en kontorschef sköter den löpande verksamheten enligt budget, verksamhetsplan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut. Sekretariatets roll gentemot medlemmarna är att ge dem stöd och service.

4. Generalsekreteraren
Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets verksamhet inför styrelsen. Generalsekreteraren utses av styrelsen. Generalsekreteraren har från styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret inklusive personalpolicy, anställning, lönesättning, befordran och avveckling av personal. Styrelsen fastställer dessutom riktlinjer angående sekretariatets bemanning i samband med budgetarbetet.

Generalsekreteraren är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utser tillsammans med kontorschefen föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på dagordningen. Generalsekreteraren kan delegera befogenheter till underställd personal. Vad gäller arbetsgivaransvar är det dock generalsekreteraren som fattar beslut om personalpolicy, avveckling av personal samt rapporterar regelbundet till styrelsen.

5. Kontorschefen
Kontorschefen ansvarar för det operativa, interna sekretariatsarbetet och samordningen mellan sekretariatets olika delar. Kontorschefen är underställd generalsekreteraren.

Kontorschefen är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utser tillsammans med generalsekreteraren föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på dagordningen.

6. Arbetsbeskrivningar för styrelsen
Styrelsens ordförande
- leder styrelsens arbete och samråder därvid med vice ordförande;
- fastställer förslag till dagordningen för styrelsemötena i samråd med generalsekreteraren samt sammankallar till styrelsemötena;
- ansvarar för att styrelsen arbetar som ett lag och att alla ledamöter görs delaktiga i styrelsens hela arbete;
- är ansvarig för löpande frågor genom att regelbundet ta del av styrelsens information och kommunikation. Dessutom ansvarar ordförande för att inkommande korrespondens och andra frågor tilldelas en ansvarig;
- håller regelbunden kontakt med generalsekreteraren;
- ser till att generalsekreteraren får förutsättningar att utföra sitt arbete;
- ansvarar för att styrelsens och generalsekreterarens arbete utvärderas och utvecklas;
- för organisationens talan i medlemsrelaterade frågor;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter men har normalt inget särskilt ansvarsområde.

Styrelsens vice ordförande
- ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen;
- fullgör ordförandes uppgifter när denne är förhindrad;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens kassör
- för styrelsens talan i ekonomiska frågor;
- håller regelbunden kontakt med kontorschefen och ekonomiansvarig på sekretariatet;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens ledamöter och suppleanter
- tar del av denna arbetsordning och bidrar till att styrelsen kan uppfylla de krav den ställer på sig själv. Speciellt måste varje ledamot bidra till att styrelsen arbetar med relevanta, långsiktiga och principiella frågor;
- åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete;
- tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation. Om förhinder för detta föreligger meddelas styrelsen;
- meddelar styrelsen vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift;
- deltar i samtliga styrelsemöten om inte särskilda skäl att utebliva föreligger;
- deltar som en del av styrelsen på årsmötet;
- håller regelbunden kontakt med tilldelade distrikt och säkerställer att någon från styrelse, sekretariat eller fasta utskott besöker distriktsmötena;
- utvärderar en gång om året sin verksamhet för att avgöra om arbetsordningen varit effektiv när det gäller att styra beslutsprocessen.
Vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

Personalens representant och dennes personlige suppleant
- är förtroendevalda av anställda och frivilliga på sekretariatet, på samma sätt som de andra ledamöterna är förtroendevalda av årsmötet;
- deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna;
- deltar ej i beredning, beslut och uppföljning av de tjänstetillsättningar som styrelsen ej delegerat;
- har inte ansvar för kontakt med distrikten;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

7. Sektionens talespersoner
Generalsekreteraren är sektionens främsta talesperson. Ordföranden är dock talesperson för organisationen betraktad som medlemsorganisation. Utgående officiellt material såsom skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar skall godkännas av generalsekreteraren såvida de inte kommer från styrelsen.

Offentliga uttalanden å sektionens vägnar görs av generalsekreteraren eller av denne utsedd person eller av ordföranden. Den som uttalar sig samråder alltid med styrelsen eller av styrelsen utsedd person då policy ej föreligger eller är oklar.

Generalsekreteraren informerar ordföranden om uttalanden, artiklar, annat officiellt material eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.

8. Sektionens roll i den internationella rörelsen
Styrelsen representerar sektionen gentemot den internationella styrelsen och andra sektioner och ansvarar för utarbetande av sektionens ståndpunkter i principiella frågor. Styrelsen skall utgå från beslut fattade av årsmötena och förankra sina ståndpunkter i rörelsen på lämpligt sätt.

Styrelsen skall diskutera frågor som rör den internationella rörelsen med generalsekreteraren. Generalsekreteraren skall deltaga i det internationella rådsmötet och i andra relevanta internationella möten.

9. Befattningsbeskrivningar för sekretariatet
Styrelsen upprättar befattningsbeskrivning för generalsekreterare och kontorschef. Styrelsens ordförande och kassör håller utvecklingssamtal med generalsekreteraren. Generalsekreteraren håller utvecklingssamtal med kontorschefen. Kontorschefen svarar för att övrig personal har befattningsbeskrivning och att utvecklingssamtal hålls.

10. Sekretariatets rapportering och ekonomiska styrning
Åtta dagar före ordinarie styrelsemöte skall kontorschefen tillställa styrelsen aktuell ekonomisk redovisning och en rapport om sekretariatets verksamhet.

Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styrelsen angiven budget. Styrelsen skall regelbundet hållas informerad om den ekonomiska situationen.

Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel och tjänsteutrymme. Vid större förändringar skall samråd ske med ordförande och kassör.

11. Relationen styrelse-sekretariat - normalt
Kontakter av principiell betydelse går genom generalsekreteraren. I viktiga frågor skall enskild styrelseledamot därvid rådgöra med ordförande.

Styrelseledamöter bör orientera sig om sekretariatets verksamhet genom att minst en gång om året besöka kontoret på kontorstid. Om ledamot har särskilt ansvarsområde skall hon informera sig om läget inom detta område hos generalsekreteraren och sekretariatet.

Naturliga kontakter med sekretariatets handläggare bidrar till styrelsens förståelse av sekretariatets verksamhet. Samtidigt måste styrelsen respektera generalsekreterarens och kontorschefens roller och undvika direkt inblandning i sekretariatets operativa verksamhet.

Vid behov av utredningar eller större arbetsinsatser från sekretariatet vänder sig styrelseledamot till generalsekreteraren eller kontorschefen.

Om personal ingår i arbetsgrupp tillsammans med förtroendevalda skall det klargöras i vilken roll de ingår.

12. Relationen styrelse-sekretariat - kritik
Följande gäller vid framförande av allvarligare eller principiell kritik.

Styrelsen framför endast gemensamt kritik mot sekretariatet och då till generalsekreteraren och kontorschefen. Detta utesluter inte ordförandes självklara huvudansvar för att hantera känsliga situationer och att bistå generalsekreteraren med råd och konstruktiv kritik.

Personal framför kritik mot ledningen eller styrelsen till generalsekreteraren och kontorschefen eller personalrepresentanten eller sin facklige företrädare.

Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.

13. Organisationen av styrelsens arbete
Vice ordförande samt representanter i fondstyrelsen utses av styrelsen på förslag av ordföranden och skall utses på konstituerande möte.

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. Sekretariatet upprätthåller dokumentation över hur styrelsen på detta sätt organiserar sitt och sektionens arbete.

14. Styrelsens beslut och styrelselojalitet
Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna och andra årsmötesbeslut, denna arbetsordning och andra egna principbeslut. Undantag från egna principbeslut måste motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen. Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam .

Beslut av styrelsen skall föregås av beredning enligt nedan. Styrelsens diskussioner och informella möten för utbildning eller reflektion skall också vara förberedda med skriftliga underlag.

Beslut i principiella frågor fattas aldrig utan att skriftligt förslag till beslut föreligger.

Beslut fattade av styrelsen kan endast avföras genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Ledamot som deltar i ett beslut kan reservera sig skriftligen och alla ledamöter och adjungerade kan begära och få protokollsanteckning, men det innebär inte att ledamot får undergräva styrelsens beslut i ord och handling. Detta utesluter inte att styrelseledamot deltar i organisationens interna debatt med iakttagande av sin lojalitet mot styrelsen.

15. Styrelsens arbetsplan
Sekretariatet ansvarar för att en generell årsplan för styrelsens arbete upprätthålls. Denna skall täcka

- budgetarbetet;
- förberedelser inför årsmötet;
- sektionens deltagande i den internationella beslutsprocessen.

Årsplanen kompletteras med aktuellt kalendarium.

16. Ordinarie styrelsemöten
Ordförande sammankallar normalt till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på konstituerande möte. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut nio dagar före mötet.

Styrelsemöten ägnas åt

Rapporter som normalt är skriftliga och läggs till handlingarna efter att styrelsen i förekommande fall kommenterat dem samt beslut fattade per capsulam.

Beslut
- i principiella eller strategiska frågor;
- rörande budget och riktlinjer för sekretariatets bemanning;
- att fastställa förslag till årsmöte;
- om förtroendeuppdrag och annan delegation (detta görs med fördel per capsulam );
- i frågor om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv (detta görs med fördel per capsulam ).

Diskussioner som en del av den inledande beredningen av en fråga, som underlag för vidare strategiskt arbete, till stöd för generalsekreteraren och kontorschefen, för särskilt ändamål tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud eller specialgrupp eller i frågor av annan art som styrelsen finner vara av stor vikt.

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar. Styrelsens kalendarium och dagordning skall hållas lätt tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen skall vara styrelseintern.

17. Extra styrelsemöte
Extra styrelsemöte kan sammankallas av styrelsemöte, styrelsen per capsulam eller ordförande. Beslut om extra styrelsemöte skall motiveras. Skall styrelsen mötas fysiskt, skall mötet äga rum tidigast fem dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Möts styrelsen per telefon, skall mötet äga rum tidigast två dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Kallar styrelsemöte till extra styrelsemöte, kan det hållas tidigare. Förslag till dagordning och beslut skall vara styrelsen tillhanda dagen före mötet och hållas lätt tillgängliga för medlemmarna.

18. Inledande beredning
Ärenden bereds av sekretariatet eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. Styrelsens beslutsunderlag består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang och i förekommande fall förslag till beslut. Förslag till beslut skall möjliggöra uppföljning. När det gäller policy, riktlinjer och strategier skall underlaget klargöra hur beslutet skall kommuniceras och genomföras i organisationen.

19. Styrelsens dagordning och slutlig beredning inför styrelsemöten
Styrelsen utser mötesordförande (normalt ordförande eller vice ordförande) och ordförandereserv för styrelsemöten ett styrelsemöte i förväg. Utsedd mötesordförande ansvarar i samråd med ordförande, generalsekreterare och kontorschef för att förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte.

Ett arbetsmöte sammanträder per telefon måndagen innan ordinarie styrelsemöte. I arbetsmötet ingår ordförande, ordförandereserv, generalsekreteraren, kontorschefen samt styrelsesekreteraren. Arbetsmötets enda uppgift är att kvalitetssäkra underlag inför styrelsemötet och protokollförs ej.

Officiellt förslag till dagordning fastställs av ordförande och generalsekreterare senast nio dagar före styrelsemöte. Samtliga underlag skall föreligga senast sju dagar före styrelsemötet.

Styrelsen kan göra undantag från dessa tidsfrister och är då medveten om de problem det innebär för beslutskvaliteten. Inför första styrelsemötet efter årsmötet kan man ofta vara tvungen att göra några sådana undantag.

20. Protokoll och uppföljning
Styrelsesekreterare för protokoll. Utkast till protokoll sänds till hela styrelsen snarast efter möte. Det justeras av särskilt utsedd justeringsperson och av dem som varit mötesordförande.

Kontorschefen ansvarar för att styrelsens beslut följs upp om inte annat framgår av beslutet.

21. Styrelsens kommunikation och information
Styrelsen och till styrelsen ständigt adjungerade kommunicerar mellan mötena med styrelsens diskussionsdatabas, e-post, styrelsedatabas (för underlag som ej längre är att betrakta som arbetsmaterial; den är tillgänglig för alla medlemmar) och post.

Styrelsen tar också del av
- sekretariatets allmänna utskick till de olika medlemsstrukturerna;
- sektionens hemsida;
- sektionens interna hemsida;
- weekly mailing från internationella sekretariatet.

22. Uppdragsgrupper
Styrelsen utser uppdraggrupper för

- beredning av ärenden till styrelsen
- att bygga kompetens och kontinuitet
- särskilda uppdrag (t ex förankring i rörelsen).

För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen har formulerat direktiv för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att föreslå gruppens sammansättning. Varje uppdrag skall ha en projektbeskrivning innehållandes:

- bakgrund/beslut
- syfte
- formulering av uppdraget/uppgifter
- metoder
- tidsram
- budget
- uppdragsgruppens sammansättning
- kontaktperson i styrelsen

23. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - korrespondens
All korrespondens till styrelsen skall diarieföras och kopior skall arkiveras av styrelsesekreteraren, även sådan som tillställs enskild styrelseledamot. Kopia skall hållas i styrelsedatabasen utom då styrelsen klassat korrespondensen som styrelseintern eller då den som skriver brevet uttryckligen begär att det skall vara styrelseinternt. Med korrespondens avses inte styrelsens interna kommunikation eller kommunikation med annan del av organisationen som är att betrakta som arbetsmaterial. I alla oklara fall skall samråd ske med resten av styrelsen. Styrelsens ordföranden föreslår hur inkommande korrespondens hanteras. Brev ställt till enskild styrelseledamot besvaras av denne men skall diarieföras.

24. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - beslut per capsulam
I frågor

- om förtroendeuppdrag och annan delegation;
- om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv;
- som på annat sätt är av mindre principiell vikt;
- av principiell vikt när styrelsen redan behandlat beslutsunderlaget på styrelsemöte eller när frågan är brådskande

kan styrelsen fatta beslut per capsulam med hjälp av e-post. Efter en diskussion i styrelsens diskussionsdatabas eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut per e-post och ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Beslut är fattat då alla ledamöter avgivit sina röster eller senast efter sju dagar. Stadgarnas punkter 9.5 och 9.6 gäller även för beslut fattade per capsulam . Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam eller om tre ledamöter anmält tillfälligt eller permanent förhinder att deltaga i styrelsens löpande arbete flyttas frågan till arbetsutskott eller styrelse. Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.

(9.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.
9.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller – vid dennes frånvaro – mötesordförande biträder.)

25. Introduktion av nya styrelseledamöter
Sekretariatet ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. Ordförande kontaktar snarast nya ledamöter för att informera om viktiga aktuella frågor.

26. Utbildning
Styrelsen håller i samband med sitt första ordinarie möte efter det konstituerande en utbildning som omfattar

-styrelsens ansvar och arbetsordning;
-budgetprocessen.

27. Konflikt- och krishantering
Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter inom sekretariatet och mellan medlemmar och sekretariat, i det senare fallet i samråd med styrelsen om konflikten är av allvarlig karaktär.

Styrelsen ansvarar för att lösa konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer.

Konflikter och allvarligare kritik inom styrelsen skall diskuteras med ordförande eller vice ordförande och därefter behandlas av styrelsen.

28. Utvecklingssamtal med generalsekreteraren
Ordförande ansvarar för att årliga utvecklingssamtal hålls med generalsekreteraren. Den årsmötesvalda styrelsen skall före och efter generalsekreterarens utvecklingssamtal diskutera generalsekreterarens arbete men delegerar till ordförande och kassör att hålla samtalet. Före samtalet skall de i förtroliga samtal inhämta kontorschefens och teamsamordnarnas syn på generalsekreterarens ledning av sekretariatet.

Under utvecklingssamtalet, som skall fokusera på gemensamt identifierande av problem och konstruktiv kritik, skall följande avhandlas:

- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på generalsekreterarens roll och uppgift;
- generalsekreterarens arbetssituation och förutsättningarna för arbetet. Speciellt diskuteras relationen till styrelsen;
- uppfyllelse av tidigare satta mål;
- möjligheter och problem med avseende på arbetsordning och arbetsbeskrivning, speciellt verkställande av styrelsebeslut;
- generalsekreterarens utveckling;
- gemensamt sättande av nya mål. Dessa dokumenteras styrelseinternt.

29. Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna
Ordförande ansvarar för att ordförande, vice ordförande eller kassören håller årligt utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter. Ordförande håller utvecklingssamtal med vice ordförande och kassören. Följande skall avhandlas:

- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på styrelsens roll och uppgift;
- styrelsens arbete och arbetsordningen;
- arbetsklimatet i styrelsen;
- ledamotens personliga ansvar och åtagande;
- ordförandes ledning av styrelsen;
- ledamotens utveckling i styrelsen.

Ordförande upprättar en styrelseintern åtgärdsplan när samtliga samtal är avslutade.

För sin egen del bör ordförande ingå i ett nätverk med t.ex. ordföranden i andra sektioner, andra frivilligorganisationer eller andra personer med gedigen folkrörelseerfarenhet.

30. Styrelsens kontroll
Kontorschefen lämnar årligen rapport som underlag för genomlysning av verksamheten. Kontorschefen väljer inriktning efter samråd med generalsekreterare och styrelse. Målsättningen är att genomlysa väsentliga områden som styrelsen har ansvar för men som delegerats. Detta kan t ex vara:

- arbetsgivaransvar och personalpolicy enligt lag och internationella riktlinjer;
- arbetsmiljöfrågor;
- kompetenssäkring;
- ekonomisystem, attestinstruktion och delegationsordning;
- organisationens fysiska säkerhet;
- informationssystemens säkerhet;
- försäkringsskydd.

Styrelsen bör varje år överväga att i sin helhet möta revisorerna.