Ekonomisk rapport för första tertialet 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2003

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 2003-05-26




Ekonomisk rapport för första tertialet 2003
(5 bilagor)


1. Inledning

1.1 Bakgrund
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos för årets intäkter och kostnader. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognostiserat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla dispdelar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2002, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
    2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2003.
    3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2003.
    4. Nyckeltal
    5. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget.

1.2 De ekonomiska förutsättningarna
I december 2002 beslutade styrelsen om en balanserad budget på som högst 35 740 tkr.

Vid styrelsemötet i december beslutades om den fasta verksamheten omfattandes 26 675 tkr och ett beslut om disponibla delar omfattandes 7 408 tkr. Vid styrelsemötet i januari godkändes en disponibel del om 250 tkr. Totalt omfattar budgeten i nuläget 34 333 tkr.

På styrelsemötet i juni skall ställning tas till ytterligare verksamhet för 1 407 tkr skall få sättas igång. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

1.3 Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Beträffande första tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)


2. Intäkter och kostnader för perioden januari till april 2003

2.1 Periodens intäkter (januari-april) och en jämförelse med januari - april föregående år
Bilaga 2

2.1.1 Sammanfattning intäkter
Fram till och med april uppgår sektionens intäkter till 16 155 tkr mot 16 534 tkr 2002 (- 379 tkr).

Det försämrade insamlingsresultatet beror på att en större andel av medlemmarna numera betalar medlemsavgiften via autogiro. Detta medför att intäkterna från medlemsavgifter inte är så koncentrerade till årets första månader. Andra orsaker är att vi inte givit ut någon almanacka med inbetalningskort i år och att vi fått in mindre testamenten. Oroande är att insamlingsbreven gått sämre.

Glädjande är att intäktsslaget Gåvor via autogiro går så bra.

Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

2.1.2 Intäkter från medlemsavgifter
Hittills har vi fått in 9 303 tkr i medlemsavgifter, det är 94 % av förra året (-578 tkr).

Allt fler medlemmar betalar sin medlemsavgift via autogiro. Därför blir intäkterna inte så koncentrerade till årets början som tidigare.

Intäktsslaget delbetalande medlemmar når 72 % av förra året, intäktsslaget helbetalande medlemmar har tappat 4 %. Detta beror delvis på att vi lyckats få över många av de delbetalande medlemmarna till att bli helbetalande. Det gjordes genom att delmedlemsavgiften inte förtrycktes på medlemsaviseringsavierna, många betalade då ett större belopp och blev därmed helbetalande.

Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro har gett 310 tkr mer än 2002.

Vi har fått in 24 tkr mer i Gruppavgifter än förra året.

2.1.3 Försäljning
Försäljningsintäkterna uppgår till 36 tkr mot 141 tkr i april 2002. Att det får sämre i år beror på att vi har inte lyckats sälja någon annonsbilaga i ett nummer av Amnesty Press.

2.1.4 Prenumerationer
Prenumerationsintäkterna uppgår till 310 tkr mot 362 tkr förra året.

Intäkterna från Amnesty Press har inte minskat. Däremot har ger prenumerationer från Kortkampanjen 50 tkr mindre i år. Det beror på att antal prenumeranter minskat.



Om Kortkampanjen skall leva kvar behöver pengar sättas av i nästa års budget för en marknadsföringsinsats.

2.1.5 Gåvor och bidrag
Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag uppgår till 6 504 tkr jämfört med 6 150 tkr vid samma tid föregående år, en ökning med 5 %.

Inom intäktsgruppen Gåvor och bidrag finns flera olika intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna uppgår till 924 tkr mot 646 tkr föregående år.



Gåvan från Lundagruppen skall täcka sekretariatets lönekostnader för den projektanställde i Malmö. Utöver gåvorna från ovanstående har hittills 11 andra grupper skänkt belopp över 5 000 kr.

Företagssamarbete: Intäkterna uppgår till 167 tkr mot 46 tkr förra året. Största delen kommer från ett samarbete med Bokningsbolaget (135 tkr) .

Spontana gåvor: Intäktsslaget uppgår till 1 422 tkr mot 1 679 tkr förra året, en minskning med 15 %. Spontana gåvor delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten.

-Utfallet för Gåvor < 10 tkr ligger 37 tkr bättre än förra året. Ett gåvoslag som 2002 räknades som insamlingsbrev har i år redovisats bland gåvor < 10 tkr. Det innebär att i jämförelse med 2002 är egentligen utfallet knappt 200 tkr sämre. Det är svårt att säga vad detta beror på.

-Gåvor > 10 tkr är 50 tkr bättre än förra året. Vi har hittills fått fem gåvor över 10 tkr.

-Intäkterna från Testamenten är 344 tkr lägre i år än föregående år.

Insamlingsbrev: Intäkterna uppgår t o m april till 1 386 tkr vilket är 338 tkr mindre än förra året. Skillnaden kan till en stor del förklaras av att en intäkt som 2002 klassificerades som givarbrev i år har redovisats som spontan gåva. Med hänsyn tagen till denna omklassificering är skillnaden mot förra året 135 tkr. Eftersom bara autogirogivare rekryteras innebär det att antalet "vanliga" givare stadigt minskar. Om vi även fortsättningsvis skall få in pengar från våra givarbrev måste en nyrekrytering ske, detta är dock mycket kostsamt.

Autogiro: Intäkterna uppgår till 2 438 tkr mot 1 596 tkr förra året, en ökning med 53 %. All givarvärvning är nu inriktad på autogirogåvor. Denna satsning har varit mycket lyckad. Eftersom alla insamlingsorganisationer ägnar sig åt givarvärvning till autogiro med hjälp av direkt dialog (rekrytering ute på gatan) har det lett till en mättnad på marknaden. Det företag som sköter värvningen åt oss har därför höjt priset på tjänsten väsentligt och det är osäkert om i vilken utsträckning vi kan fortsätta 2004. Samtidigt pågår försök med direkt dialog i mindre städer vilket skulle kunna vara en möjlighet.

Av intäkterna kommer 159 tkr från Amnestyguard.

Amnestysupporter: Intäkterna uppgår till 135 tkr vilket är 17 tkr mer än förra året. Den satsning på företagsinsamling som genomfördes 2001 och 2002 gav inte så bra resultat som vi hoppats. En viss ökning har dock skett.

Almanackan : Intäkterna uppgår till 28 tkr. Ingen almanacka har gått ut i år. De intäkter vi får nu är från inbetalningskort för almanackan 2002.

Speciella insamlingsprojekt: Intäkterna uppgår till 4 tkr mot 65 tkr förra året. Inga speciella insamlingsprojekt är budgeterade för i år.


2.2 Periodens kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 12 766 tkr, 36 % av den totala budgeten.


3. Prognos för 2003

3.1 Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1.

Prognosen visar på ett underskott om 623 tkr. Intäkterna beräknas bli 35 340 tkr och kostnaderna 35 963 tkr.

De budgeterade intäkterna 2003 uppgår till 35 740 tkr och de budgeterade kostnaderna till samma belopp.

Prognosens intäktsdel måste betraktas som osäker. Framförallt är storleken på Humanfondsutdelningen svår att bestämma. Hur mycket pengar vi får från Humanfonden bestäms först per sista december 2003. De prognoser vi får från Banco varierar med börsens svängningar och skiljer ofta med 500 tkr mellan månaderna. Erfarenhetsmässigt brukar både kostnads- och intäktsprognosen underskridas.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.

3.2 Intäktsprognos för 2003 och en jämförelse med budget
Bilaga 2.

3.2.1 Sammanfattning intäktsprognos
Intäkterna prognosticeras till 35 340 tkr mot budgeterade 35 740 tkr, 99 % av budget. Intäktsbudgeten riskerar därmed att underskridas med 400 tkr. Främst är det intäktsslagen Medlemsavgifter och Spontana gåvor som går sämre än budgeterat. Gåvor via autogiro går bättre än väntat.

Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

3.2.2 Intäkter från medlemsavgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms komma att uppgå till 12 370 tkr mot budgeterat 13 048 tkr (95 % av budget).

Intäktsslaget Delbetalande medlemmar bedöms hamna 564 tkr under budget. En anledning till detta är att vi lyckats få många delbetalande medlemmar att gå över till att bli helbetalande. Prognosen för intäktsslaget Helbetalande medlemmar är att vi hamnar 116 tkr över budget. Samtidigt bedöms inte intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro nå budget (-180 tkr). I sin helhet innebär detta att medlemsintäkterna även i år kommer att minska.

Intäkter från gruppavgifter bedöms bli 50 tkr mindre än budgeterat, 82 % av budget.

3.2.3 Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 235 tkr mot budgeterade 260 tkr.

Anledningen till att budget inte nås är att det inte sålts tillräckligt med annonsbilagor i Amnesty Press.

3.2.4 Prenumerationer
Utfallet för hela 2003 beräknas uppgå till 320 tkr, 71 % av budget. Det är prenumerationer på Kortkampanjen som går sämre än budgeterat.

3.2.5 Gåvor och bidrag
Utfallet för 2003 beräknas i sin helhet uppgå till 22 260 tkr, 102 % av budget.

Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gruppgåvor: Intäkterna beräknas för hela året uppgå till 1 500 tkr vilket är 150 tkr mer än budgeterat. Lundagrupperna har fått ett större arv som när det väl utbetalas eventuellt till en del kommer att skänkas till sektionen.

Företagssamarbete: För helhåret 2003 beräknas intäkterna uppgå till 200 tkr eller 200 % av budget. Största intäkterna kommer från Bokningsbolaget. Vi hoppas också på att ett samarbete med Försäkringshjälpen skall ge en del pengar.

Spontana gåvor: Intäkterna beräknas bli 2 630 tkr eller 75 % av budget. Intäktsslaget delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten. Det är givetvis svårt att göra en prognos för spontana gåvor men man kan använda statistik från tidigare år. Vad gäller testamenten är det känt vilka som snart är klara för utbetalning. Det tycks då som vi kommer att få in mindre testamenten än förra året, vilket var ett år då vi fick ovanligt stora summor från testamenten.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2003 är 5 100 tkr mot budgeterat 5 400 tkr, 94 % av budget. Budgeten för insamlingsbrev är högt satt, även om vi fick 5 400 tkr förra året.

Autogiro: Prognosen är 8 100 tkr mot budgeterat 7 000 tkr. Budgeten överträffas tack vara att pengar styrdes över från andra projekt till direktdialog under andra halvan av 2002. Eftersom direktdialog innebär värvning av medlemmar och gåvogivare på autogiro ger denna satsning utdelning i år.

Under hela sommaren genomförs en stor direktdialogkampanj. Till det kommer en medlemsförnyelsekampanj på telefon samt projektet "medlem värvar medlem".

Autogirointäkterna kunde varit än större men Amnestyguardprojektet har inneburit att pengar som skulle använts för att förmå befintliga autogirogivare att höja sin månadsgåva till sektionen istället använts för att värva Amnestyguards. Detta har inneburit att sektionen fått mindre pengar, 100 tkr på ett år mot 500 tkr om budgeten bara använts för sektionens insamling. Samtidigt har Fonden fått 400 tkr på ett år. Kampanjen bekostades i stort sett i sin helhet av sektionen.

Amnestysupporter: Prognosen är 410 tkr vilket är nästan detsamma som budgeterat.

Almanackan: Någon almanacka för 2003 har inte givits ut. De pengar som kommer in har sitt ursprung från gamla almanackor.

Ett speciellt insamlingsbrev kommer att skickas till de som tidigare lämnat bidrag via almanackan.

S peciella insamlingsprojekt : Inga speciella insamlingsprojekt finns budgeterade i år.

Humanfonden beräknades per 31 april ge 4 080 tkr mot budgeterat 4 132 tkr. Prognosen har satts till 4 080 tkr. Antalet sparare i Humanfonden ha minskat från 11 000 år 2000 till 9 400 30 april 2003.


På grund av den stora osäkerhet som rådde kring Hjälpfonden när denna budgeterades sattes budget till 0. Det ser ändå ut som vi kommer att få pengar från denna 2003, prognosen är 200 tkr.

3.3 Kostnadsprognos för 2003
Bilaga 3

3.3.1 Sammanfattning kostnadsprognos
Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de enligt prognosen att hamna på 35 963 tkr. Det är 223 tkr högre än den totalt budgeten (inklusive alla disponibla delar) eller 101 % av budget. Största anledningarna till att prognosen för kostnaderna blir högre än budgeterade är personalkostnaderna.

I budgeten finns ett sparbeting för personalkostnader om 300 tkr. Det innebär att det budgeterats med att vakanser skulle uppkomma under året och att därmed personalkostnaderna skulle minska. Det ser inte ut som vi kommer att klara sparbetinget. Vissa vakanser kommer att kunna hållas men samtidigt har mer tid än budgeterats lagts på andra tjänster.

3.3.2 Direkta programkostnader
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

3.3.2.1 Utredning och aktioner
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen utredning och aktioner 938 tkr, prognosticerat utfall 930 tkr.

Differenserna mot budget är så små att de inte kommenteras.

3.3.2.2 Medlemsaktiviteter
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen Medlemsaktiviteter 869 tkr, prognosticerat utfall 823 tkr.

Differenserna mot budget är så små att de inte kommenteras.

3.3.2.3 Medlemmar och organisation
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 1 425 tkr, prognosticerat utfall 1 403 tkr.

Differenserna mot budget är så små att de inte kommenteras.

3.3.2.4 Information och kommunikation
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 1 637 tkr, prognosticerat utfall 1 617 tkr.

Största avvikelsen mot budget är kostnaden för pressklipp. Denna är svår att uppskatta då kostnaden beror på hur mycket Amnesty synts i media.

3.3.2.5 Finansiell stabilitet och tillväxt
Budgeterade kostnader totalt för programgruppen 4 305 tkr, prognosticerat utfall 4 479 tkr.

Största avvikelsen mot budget är kostnaderna för direktdialog. Direktdialogaktiviteten budgeterades till 800, men efter att leverantören höjt priset är kostnaden nu 1 000 tkr. Sekretariatet har bedömt att aktiviteten är så viktig att genomföra att budgetöverdraget måste accepteras.

Med de ökade kostnaderna för direktdialog kommer det i budgetarbetet att ifrågasättas om vi inte framöver måste genomföra direktdialog i minskad omfattning. En anledning till prishöjningen är att marknaden för direktdialog börjar bli mättad.

3.3.3 Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna har budgeterats till 2 890 tkr, prognosen stannar på 2 849 tkr. ADB-kostnaderna bedöms överensstämma med de budgeterade. Kostnaderna för tryckeriet bedöms bli något högre än de budgeterade.

3.3.4 Personalkostnader
Personalkostnaderna har budgeterats till 8 609 tkr. I budgeten har förutsatts att tjänster kan hållas vakanta, besparingen med hjälp av vakanser bedömdes kunna uppgå till 300 tkr. Prognosticerade kostnader uppgår till 9 047 tkr, 438 tkr över budget. Tillräckliga inbesparingar med hjälp av vakanser bedöms alltså inte kunna göras.

3.3.6 Internationella rörelsen
IS-avgiften har budgeterats till 14 042 tkr, prognosen visar på en kostnad om 13 779 tkr (-261 tkr).

Kostnaden för 2003 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 2000 och 2001.
2. Reserv från 2001 att upplösa (ingen reserv finns).
3. Reservering för IS-avgiften 2005 baserad på avgiftsunderlag 2002 och 2003.

Hur stort bidraget till den internationella rörelsen blir beror på 2003 års insamlingsresultat.


4. Direkta programkostnader + fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas. Exempelvis har ett programområde som Medlemsaktiviteter relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många inom programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

I bilagan kan man se hur stora lönekostnader varje program drar, de redovisas här separat i tabellen nedan. Programgruppen Medlemsaktiviteter som har högst lönekostnader innefattar medlemsutbildning, Kortkampanjen och Blixtaktioner. Information & Kommunikation innefattar bland annat lönekostnader Amnesty Press. Till Utredning och aktioner hänförs lön till flyktinghandläggaren och kampanjansvarig.




5. Eget kapital och reservens storlek

I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en reserv och en resterande del (ibland kallad "överreserven"). Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir en "överreserv". "

Förutsatt att 2003 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 6 623 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör reserven 2003 uppgå till 7 435 tkr.

Amnestys kapital kommer inte att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Reserven måste tas i anspråk med 812 tkr (7 435 - 6 623).

Därmed har den del av reserven som utnyttjas minskat från 1 600 tkr år 2002 till drygt 800 tkr. Det kan tyckas märkligt då prognosen visar på ett underskott och sektionens egna kapital därmed minskar. Förklaringen är att med en minskad budget 2003 har också sektionens krav på reservernas storlek minskat. från 8,8 Mkr till 7,4 Mkr.


6. Slutord

Prognosen för 2003 visar på ett underskott om 623 tkr att jämföras med ett budgeterat nollresultat. Det innebär att sektionens reserv sjunker till 6 623 tkr mot den rekommenderade nivån 7 435 tkr.

Prognosen är osäker framförallt vad gäller Humanfonden och Testamentesintäkterna. Kostnaderna brukar bli lägre än vad denna årets första prognos visar.