Förslag från organisationsöversynsgruppen Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2009

Förslag från organisationsöversynsgruppen

Här kommer konkreta förslag gällande hur organisationen kan se ut framöver. Vi har också formulerat ett antal frågor och svar som vi hoppas är klargörande.

Detta förslag skickas idag (den 15 december 2008) till sektionsstyrelsen, till sekretariatets ledningsgrupp och till en referensgrupp som består av personer bland den svenska sektionens medlemmar. Vi hoppas på en intensiv och bra diskussion fram till styrelsens januarimöte. Vi förutsätter att ni läser kritiskt!

1. Grupper

Det finns en viss förvirring kring etikettering av olika grupper idag. Vi föreslår därför ett enklare och mer lättförståeligt system där alla grupper kallas grupper och att de istället definieras genom de samverkansgrupperna (se nedan) de väljer att gå med i.

Vi föreslår:

Att en grupp består av minst tre personer varav en är utsedd kontaktperson gentemot sekretariatet.

Att etiketterna ”ungdomsgrupp” och ”specialgrupp” försvinner. Dessa grupper kan istället definiera sig genom att gå med i en samverkansgrupp, se nedan.

Att sekretariatet fortsätter att ha kontakt med de specialgrupper som idag fungerar som referensgrupper och expertis inom ett visst område. Vi rekommenderar även ett system där grupper och
individer kan anmäla att de har expertis och intresse inom något område som kan vara av gagn för hela sektionen. (Jämför översättargruppen.)

Att de grupper som väljer att ha egen ekonomi och därmed vara egna juridiska personer antar av sekretariatet föreslagna standardstadgar för grupper.

Att dessa grupper inkommer med ett årsmötesprotokoll där gruppens styrelse samt antagna stadgar framgår senast före årsskiftet 2009.

Att en grupp som är egen juridisk person ska ha minst en myndig medlem.

    Att grupper med intäkter som överstiger 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta fullständigt bokslut och få det reviderat av en kvalificerad revisor.
      Att grupper med intäkter som inte når upp till 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett förenklat bokslut som kan revideras av en lekmannarevisor (samma regler som idag). Det går bra att
      använda den mall för Ekonomisk Årsrapport som tillhandahålls av sekretariatet.
        Att alla grupper som är egen juridisk person ska inkomma till sekretariatet med bokslut enligt ovan, senast den 15 februari varje år.

        Att sekretariatet informerar samtliga grupper om denna förändring, guidar dem i det val de behöver göra och bistår dem gällande formalia.

        Att sekretariatet tydligt informerar om att grupper som inte är egna juridiska personer inte kan samla in pengar till ett eget konto utan endast till sektionens 90-konto.

        Att grupper utan egen ekonomi får ett aktivitetsbidrag på högst 2000 kronor per år för sin verksamhet. Detta bidrag kvitteras ut genom ett intyg, underskrivet av minst två medlemmar i gruppen,
        som beskriver på vilket sätt pengarna skall användas inom Amnestys ändamål. Bidraget behöver inte redovisas i efterhand.

        Att alla grupper, såväl de med egen ekonomi som utan, också fortsättningsvis kan kvittera ut behovsprövade bidrag som idag.

        Att grupper som är egna juridiska personer men som inte längre vill ha en egen ekonomi kan upplösa sin status och avsluta sitt konto. De kan då få aktivitetsbidrag och behöver inte längre
        redovisa sin ekonomi. Kopia på årsmötesprotokoll som visar förändringen ska skickas till sekretariatet omgående tillsammans med en ekonomisk redovisning gällande innevarande år.

        Att grupper som valt att inte ha någon ekonomi och som längre fram väljer att ha det, kan bli egen juridisk person genom årsmöte där styrelse väljs och stadgar antas. Detta ska omedelbart
        meddelas sekretariatet.

        Samverkansgrupper

        Samverkansgrupper är frivilliga nätverk av grupper som vill samarbeta kring t ex ett tema, ett gemensamt intresse eller en geografisk plats. Dessa ersätter både de nätverk av specialgrupper som finns idag, ungdomsgrupperna (som upphör att vara en etikett på grupper och istället blir ett samarbetsnätverk) och distrikt.

        Vi föreslår:

        Att en ny samarbetsform införs som kallas samverkansgrupper. Definitionen på en samverkansgrupp är att det är minst två ”grupper” som samverkar. En samverkansgrupp skall utse en
        kontaktperson gentemot sekretariatet.

        Att samverkansgrupperna kan välja att vara egna juridiska personer med egen ekonomi, samma krav ställs då som på grupper som är egna juridiska personer. Väljer de att inte vara egna juridiska
        personer så finns inga krav på stadgar eller annan formalia.

        Att samverkansgrupperna utser minst en kontaktperson som sekretariatet och styrelsen kan kommunicera med.

        Att distrikten som begrepp försvinner.

        Att de distrikt som önskar finnas kvar omvandlas till geografiska samverkansgrupper där det är frivilligt för grupperna att vara med.

        Att en samverkansgrupp kallad Ungdomsgrupperna startas och att de som tidigare var ungdomsgrupper bjuds in till den.

        Att de specialgrupper som idag de facto är nätverk av grupper ombildas till samverkansgrupper.

        Regioner

        En indelning av Sverige i regioner är till för att sekretariatet bättre ska kunna stödja aktivister i hela Sverige regionalt. Vi tänker oss att anställda utgår från regionskontor och att resor i hela regionen ingår i tjänsten.

        Vi föreslår:

        Att Amnesty-Sverige delas in i fyra regioner: Syd, Väst, Öst och Norr.

        Att vi på sikt har fyra regionskontor i Sverige (förslagsvis i Malmö, Göteborg, Stockholm och Umeå) med två heltidstjänster på varje kontor, men att vi växer i den takt som sekretariatet anser
        rimligt.

        Att regionkontoren tar över ansvaret för att samordna de uppgifter som sektionen tidigare förväntat sig av distrikten, bland annat gruppbildning, informationsmöten och utbildningar. Målet är även
        fortsättningsvis att aktivister utför merparten av arbetet.

        Alumni för förtroendevalda

        Förslaget om ett alumni, dvs ett nätverk av före detta förtroendevalda i t ex sektionsstyrelsen, Amnestyfonden, GK och valberedningen, har diskuterats i flera sammanhang. Vi tror att det är en bra idé och dessutom att detta nätverk kan ta över rollen som ”valberedningens valberedning” när vi inte längre har några distriktsombud. Nätverket kan också användas som rekryteringsbas för t ex uppdragsgrupper och AIK.

        Vi föreslår:

        Att sekretariatet tar initiativ till ett nätverk för personer som varit förtroendevalda på sektionsnivå inom svenska Amnesty.

        Att alumninätverket får i uppgift att föreslå valberedningens sammansättning inför årsmötet.

          Frågor och svar

          Måste grupper verkligen vara egna juridiska personer för att få samla in till ett eget konto?
          Vår utgångspunkt är att grupper som hanterar pengar på ett annat konto än sektionens 90-konto redan är juridiska personer . Detta eftersom gruppen är ansvarig för sin egen ekonomi och gruppens redovisning som inte integreras med sektionens. Samtidigt är många grupper omedvetna om sin juridiska status, det är oklart om gruppen till exempel har egna stadgar. För att det inte ska råda några oklarheter om detta vill vi att grupperna som vill fortsätta att ha egen ekonomi, vid ett extrainkallat årsmöte under 2009 väljer en styrelse och antar stadgar.

          Men vad är det då som är nytt?
          Det som är nytt är egentligen att grupperna kan välja att inte vara juridiska personer. De slipper formalia i form av stadgar och styrelse, de har möjlighet att få ett aktivitetsbidrag från sektionen och de samlar in pengar direkt till sektionens 90-konto.

          Stadgar och styrelse, är inte det lite väl krångligt?
          Sekretariatet har tagit fram en mall för gruppernas stadgar som vi vill att de grupper som önskar fortsätta ha egen ekonomi antar. En liknande mall kommer att finnas för samverkansgrupper som vill vara egen juridisk person (och därmed kunna ha en egen ekonomi). Gruppens årsmöte och val av styrelse är en rutin som inte behöver ta mer än tio minuter, en gång per år.

          Men grupperna som är juridiska personer är väl ändå en del av den svenska sektionen?
          Ja, de grupperna är egna juridiska personer inom den juridiska personen Svenska sektionen av Amnesty International . Detta står även i de stadgar som vi föreslår att grupperna antar. Det innebär till exempel att sektionen kontrollerar deras redovisning och att sektionsstyrelsen i extremfall kan upplösa gruppen.

          Ge exempel på möjliga samverkansgrupper och vad de skulle heta!
          Några möjliga exempel:
          Malmögrupperna (finns redan, består av grupperna i Malmö)
          Hallandsgrupperna (grupperna som ingick i distrikt Halland)
          Kinagrupperna (grupper som vill samarbeta kring arbete på Kina)
          Kvinnorättsgrupperna (grupper som vill arbeta med kvinnorättsfrågor)
          Brevskrivargrupperna (grupper som vill utveckla brevskrivning som metod)
          Kampanjgrupperna (grupper som gillar att syssla med utåtriktade aktiviteter)

          Vad är det för skillnad på en samverkansgrupp och ett distrikt?
          En samverkansgrupp är frivillig. Den kan lägga ner, dela upp sig i flera mindre och välja att ha egen ekonomi eller begära stöd från sekretariatet. Grupperna kan välja att gå med i samverkansgruppen och att gå ur den.

          Vad händer med distrikten nu?
          Distrikten omvandlas automatiskt till samverkansgrupper. De bör på närmaste årsmöte bestämma om de ska fortsätta att samarbeta i samma form samt om de ska vara en juridisk person eller inte. Sekretariatet ska stödja distrikten och guida dem genom den här första fasen. En grupp som inte vill vara med i den nya samverkansgruppen kan gå ur.

          Vilka krav har vi på de samverkansgrupper som tidigare var distrikt, jämfört med de samverkansgrupper som samlas kring t ex ett tema?
          Vi har inga särskilda krav på geografiska samverkansgrupper. Grupperna som är med i en samverkansgrupp bestämmer själva hur de vill organisera sig och vad de vill åta sig, naturligtvis inom de ramar som det innebär att var en del av den svenska sektionen av Amnesty International.

          Vad blir skillnaden för ungdomsgrupperna?
          Ungdomsgrupper som begrepp försvinner. Istället kan en grupp som till största delen består av ungdomar gå med i Ungdomsgrupperna.

          Vad händer med ungdomsrådet?
          Ungdomsrådet bör själva avgöra sin framtid. Lämpligen blir de en slags styrelse för Ungdomsgrupperna. Kanske ska de också utses av de grupper som väljer att vara med i denna samverkansgrupp, t ex genom internetröstning eller i samband med årsmötet?

          Vad händer med budgetmötet?
          Representanter för alla samverkansgrupper bör bjudas in till budgetmötet som bör vara öppet för alla medlemmar i sektionen.

          Vad händer med DO-mötet?
          DO-mötet ersätts av tematiska möten för representanter för samverkansgrupper. Här får sekretariatet och respektive samverkansgrupp avgöra vad som fungerar bäst. Kanske ett möte för kontaktpersoner endast från geografiska samverkansgrupper är lämpligt? Eller kanske alla kontaktpersoner för tematiska samverkansgrupper bör träffas? Vi tror att möten för samverkansgruppernas kontaktpersoner lämpligen kan ligga i samband med budgetmötet, precis som DO-mötet idag.

          Är regionerna en samarbetsform för aktivister?
          Nej, regionerna är ett sätt att organisera stöd till aktivismen så att anställda kommer närmare aktivisterna. De har ingen demokratisk eller medlemsbaserad funktion utan en struktur för utlokalisering av sekretariatet.

          Hur ska sekretariatet och styrelsen kunna kommunicera med grupperna om många distrikt väljer att lägga ner?
          Kontaktpersoner för grupperna blir gruppsekreterarna samt kontaktpersonerna i de olika samverkansgrupperna.

          Kan en grupp vara med i flera samverkansgrupper?
          Javisst! Ju fler samverkansgrupper en grupp väljer att vara med i, desto fler kontaktytor mellan aktivister skapas. En grupp kan t ex välja att samtidigt vara med i Kinagrupperna, Umeågrupperna och Ungdomsgrupperna, därför att gruppen anser sig ha någonting att vinna på samarbete inom de tre områdena.

          Vad händer med landsamordnare och CAP?
          Deras roller förändras inte så mycket, mer än att de grupper som en landsamordnare har kontakt med kommer att vara organiserade i en samverkansgrupp.

          Kan individer vara med i samverkansgrupper, utan att vara med i en grupp?
          Det finns ingenting som hindrar att du som individ blir medlem i en samverkansgrupp. Erfarenheten säger dock att Amnestygrupper fungerar bättre än enskilda aktivister när det gäller att samarbeta. Vi ser samverkansgrupper främst som ett samarbete mellan grupper.

          Kan samverkansgrupper ta ut avgift av grupperna som är med?
          Ja, om samverkansgruppen har valt att vara egen juridisk person med stadgar och årlig ekonomisk redovisning.