Diskussionsunderlag: "Ett Amnesty – en redovisning” – förslag från styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2008

Till: Styrelsen
Datum: 18 januari 2008
Från: Redovisningsgruppen

Diskussionsunderlag: "Ett Amnesty – en redovisning” – förslag från styrelsen

”Ett Amnesty – en redovisning” – förslag från styrelsen

Styrelsen föreslår årsmötet besluta

att alla grupper/enheter i den svenska sektionen skall upphöra att vara egna juridiska personer från och med den 1/1 2009 och istället bli ”undergrupper” i den juridiska personen
Amnesty International svenska sektionen” med organisationsnummer 802004-0401.

att alla grupper/enheter själva ansvarar för att upplösa sig som juridisk person senast den 31/12 2008 samt i förekommande fall också avregistrera sig hos Skatteverket.

att alla undergruppers bokföringsskyldighet upphör från och med den 1/1 2009 och att all bokföring sker centralt av sekretariatet.

att alla undergrupper bör bedriva insamling och att sådan insamling skall ske till sektionens centrala 90-konto

att gruppavgiften avskaffas från och med 2009

att distriktsavgiften avskaffas från och med 2009

att styrelsen kan bevilja grupper/enheter undantag från centraliserad redovisning och insamling genom särskild överenskommelse. Det kan vara grupper/enheter som har stor egen
ekonomi eller av andra skäl önskar fortsätta att vara en egen juridisk person. Sådana grupper/enheter skall säkerställa att resurser och kompetens finns för att insamling och redovisning
sker enligt sektionens regler. Grupp/enhet som önskar sådant undantag skall anmäla det genom sekretariatet senast 30/6 2008.

att styrelsen ges i uppdrag att till nästa årsmöte återkomma med fler riktlinjer och förslag för att uppnå en samlad redovisning av hela den svenska sektionens ekonomi.

Definition: Med grupper/enheter menas arbetsgrupper (inklusive ungdomsgrupper), specialgrupper, aktionsgrupper, samordningsgrupper, distrikt samt alla andra enheter inom svenska Amnesty som idag är en egen juridisk person.

Bakgrund – årsmötesbeslut 42:2007
Amnesty verkar i en värld där allt större krav på transparens ställs på ideella organisationer. Allmänheten och massmedia kräver att vi på ett tydligt sätt skall redovisa vad vi gör med alla insamlade medel. Både internationellt och i Sverige har Amnesty förbundit sig att följa koder för insamlande ideella organisationer. Internationellt har vi anslutit oss till ”INGO Accountability Charter” och den svenska sektionen har förbundit sig att följa FRIIs (Frivilligorganisationernas Insamlingsråd) kvalitetskod. Den svenska sektionen har också ett 90 konto och vår redovisning kontrolleras därför av SFI (Stiftelsen för Insamlingskontroll).

Den svenska sektionen lämnar också årligen in en finansiell rapport till den Internationell rörelsen som sedan sammanställer en samlad bild av den globala Amnesty rörelsens intäkter och kostnader (”Aggregated Accounts”). Trots dessa initiativ bedömer den internationella styrelsen, IEC, att Amnesty, i jämförelse med andra organisationer som till exempel Greenpeace, har en svag kontroll över hur mycket pengar som totalt samlas in i Amnestys namn och hur dessa medel sedan spenderas. Ingen kan exempelvis svara på frågan om hur mycket resurser Amnesty totalt sett har satsat i den globala SVAW-kampanjen. Samma förhållande gäller så här långt också för svenska Amnesty.

Med den bakgrunden beslöt årsmötet 2007 att vi i svenska Amnesty måste få bättre kontroll över hur mycket pengar som samlas in i Amnestys namn och hur dessa medel spenderas eller förvaltas. Årsmötet beslöt därför (beslut 42:2007) att varje grupp/enhet som samlar in pengar i Amnestys namn skall göra ett bokslut varje år och att det skall skickas in till sekretariatet senast 60 dagar efter kalenderårets slut (den 1a mars i år 2008). Vidare gav årsmötet styrelsen i uppdrag att till detta årsmöte 2008 återkomma med fler riktlinjer och förslag för att få bättre kontroll och redovisning av svenska Amnestys samlade ekonomi.

Utvärdering av årsmötesbeslutet samt konsultation av förslaget
Vi kan nu utvärdera hur väl grupper/enheter har följt årsmötesbeslutet. Per idag, den Xe mars, har X stycken eller X% av alla grupper/enheter skickat in sitt bokslut till sekretariatet. I Bilaga 1 framgår dessa gruppers/enheters insamling och resultat samt utgående likviditet samt summan av dessa delar för alla grupper/enheter. X stycken eller X% av alla registrerade grupper/enheter har således inte skickat in något bokslut.

Styrelsen gör därför bedömningen att årsmötesbeslutet 2007 inte har efterlevts på ett sådant sätt att vi har fått kontroll över rörelsens samlade ekonomi som styrelsen anser nödvändig för att säkerställa Amnestys trovärdighet. Vidare anser styrelsen att vår nuvarande ordning med juridiskt självständiga grupper/enheter inte är förenlig med den internationella visionen ”One Amnesty” och allmänhetens förväntningar på vår organisation.

Styrelsen lägger därför detta förslag innebärande centraliserad redovisning och insamling samt avskaffande av grupp- och distriktsavgift. Styrelsen är medveten om att förslaget innebär en stor omställning för många grupper/enheter och har därför konsulterat rörelsen kring dessa frågor sedan början av hösten 2007. Framförallt diskuterades frågan på sektionens budgetmöte i oktober 2007 där grunderna i förslaget antogs med stor majoritet.

Förslaget om centraliserad redovisning (att-sats 1-3)
Idag består svenska Amnesty av ca XXX grupper/enheter som var och en är en egen ideell förening, alltså en egen självständig juridisk person med egen rättskapacitet. Ett XX tal av dessa grupper/enheter är också registrerade hos Skatteverket med ett eget organisationsnummer (se Bilaga 1). Idag kan man likna svenska Amnesty mer med en ”franchiseorganisation” än det ”One Amnesty” som vi internationellt tagit beslut om att gå mot.

Förutsatt att den juridiska personen bedriver någon form av näringsverksamhet som lotteri, servering, försäljning, entréavgift osv följer också egen bokföringsskyldighet. Att varje grupp/enhet har sin egen redovisning gör det omöjligt för sektionen att ställa samman en gemensam redovisning för hela svenska Amnesty. Styrelsen anser, givet allmänhetens förväntningar och visionen om ”One Amnesty”, det vara mycket önskvärt att vi får en sådan centraliserad ekonomisk redovisning enligt principen ”ett Amnesty – en redovisning”.

För att möjliggöra en gemensam redovisning behöver alla grupper/enheter omvandlas till ”undergrupper” i den svenska sektionen. Som undergrupp är gruppen/enheten inte en egen juridisk person och bokföringsskyldigheten övergår till ”överföreringen”. Det är bara genom att göra denna konstruktion med över och underföreningar som redovisningen kan flyttas över till sektionen, om grupp/enhet kvarstår som egen juridisk person måste redovisningen ligga kvar där. Det är bara gruppen/enheten själv som kan genomföra denna omvandling genom att upplösa sig själv som juridisk person. Detta sker genom att XXXX (jurist/revisor behöver skriva detta).

Förslaget om centraliserad insamling och finansieringsfrågan (att-sats 4)
Styrelsen önskar också att alla medel som samlas in i Amnestys namn går till föreningens centrala 90 konto av två skäl. Först och främst är det en förutsättning för att redovisningsskyldigheten inte skall uppstå i gruppen/enheten, för det andra för att styrelsen tror att en sådan ordning bättre överensstämmer med allmänhetens och medias förväntningar. Styrelsen är medveten om att det finns många grupper med lokal insamling som är kopplad till gruppens eget nätverk och att det där uppfattas som en fördel att pengarna går till en grupp som är väl känd på orten. Styrelsen tror dock att allmänheten i stort som ger pengar till oss förväntar sig att pengarna går till en global MR-organisation med ett väl kontrollerat 90 konto. Sannolikt tror också kvinnan/mannen på gatan att Amnesty har en Generalsekreterare och en styrelse i Sverige som är högst ansvarig för alla medel som samlas in i svenska Amnestys namn. Så är det inte idag, den svenska sektionen är, om än den största, bara en av ca 300? ideella föreningar med förnamnet Amnesty.

Hur skall då all lokal verksamhet finansieras om grupperna/enheterna ger bort alla pengar till vårt centrala 90-konto? Förslaget innebär egentligen inte mer än att pengarna som samlas in ”vänder” på sekretariatet och går tillbaka till lokal aktivism. Styrelsen har diskuterat om vi inledningsvis skulle tillämpa någon form av ”öronmärkning” så att varje grupp/enhet fick tillbaka lika mycket pengar som den själv samlade in men avslagit den tanken. Vi har en generell policy mot öronmärkning, pengar som samlas in i Amnestys namn skall användas utifrån de prioriteringar som vi har beslutat om i vår internationella handlingsplan, ISP, och vår nationella handlingsplan som årsmötet beslutat om – det är en demokrati- och effektivitetsfråga. Detta är också ett skäl till att styrelsen har avslagit tanken på så kallade ”underkonton” som tillämpas i den tyska sektionen innebärande att varje grupp/enhet själv förfogar över ett underkonto till sektionens centrala bankkonto. Ett annat skäl är att vår bank, Swedbank, inte kan se en sådan lösning utan att sektionen blir ansvarig för alla underkonton vilket skulle leda till väldigt mycket administration.

Hur skall då denna ”vändning” av pengarna ske, finns det inte risk att det blir väldigt byråkratiskt och administrativt betungande för både grupperna och sekretariatet? Det är styrelsens ambition att detta ansökningsförfarande skall vara så enkelt som möjligt. En möjlighet som sektionens revisor ställt sig positiv till är att varje grupp/enhet kan ansöka om ett ”aktivitetsstöd” på kanske 2000 kr utan annan redovisningsplikt än att man garanterar på heder och samvete att pengarna används enligt överenskomna direktiv. Aktivitetsbidrag därutöver skall kostnadsredovisas till sekretariatet för den gemensamma bokföringen. Styrelsens ambition är också att flertalet ansökningar kan behandlas nära grupperna/enheterna genom de distriktssamordnare som finns anställda i Stockholm, Göteborg och Malmö. Det finns också annan personal på sekretariatet som idag hanterar denna typ av ansökningar från många grupper/enheter och styrelsen bedömer inte att sekretariatet kommer att behöva anställa fler medarbetare på grund av detta förslag. När det gäller gruppernas administration att ansöka om pengar skall det vägas mot att man som undergrupp slipper bokföringen och andra föreningsuppgifter som XXX (?försvinner det fler när grupperna blir undergrupper?).

Finns det då inte risk för att den lokala insamlingen upphör om man inte samlar in till sin egen grupp? Styrelsen hoppas och tror att denna reform inte innebär att den lokala insamlingen upphör. Kanske kan vissa grupper till och med öka sina insamlingsresurser om de kan lägga mindre tid på bokföring och annan administration? Att all insamling går till ett 90-konto kanske också gör insamlingen enklare? Vidare har styrelsen som ambition att sekretariatet hittar goda incitament för de grupper/enheter som samlar in mycket medel, kanske kan de belönas med utbildning och annan kompetensutveckling som belastar sektionens/budget och redovisning. Skulle det trots allt vara så att all traditionell lokal insamling upphör kommer det enligt de bokslut vi erhållit från grupper/enheter per den X mars att minska sektionens intäkter med X mkr. Vi har då inte räknat med verksamheterna i Byring och Bråte, XXX och XXX. Detta skall jämföras med sektionens budgeterade intäkter om X mkr 2008.

Förslaget om avskaffad grupp- och distriktsavgift (att-sats 5-6)
Att styrelsen samtidigt föreslår att såväl grupp- som distriktsavgift är bara till viss del en följd av förslaget om centraliserad redovisning och insamling. Att grupperna/enheterna samlar in egna medel till eget konto för att sedan betala sektion och distrikt är inte förenligt med förslaget om centraliserad redovisning. Man kan ju dock tänka sig att grupperna anses ha betalat in gruppavgiften respektive distriktsavgiften om de har samlat in motsvarande pengar till vårt 90-konto. Det skulle dock bli administrativt krångligt.

Styrelsen ser andra goda skäl till att avskaffa gruppavgiften. För det första så var det bara 37% av alla grupper som betalade in sin gruppavgift för 2006 och per dagens datum den X mars har X% betalat in den för 2007. Enligt stadgarna kan styrelsen utesluta de grupper som inte betalar gruppavgiften men styrelsen reserverar sig mot att det förfarandet skulle gynna våra mål bäst. För det andra så utgör gruppavgiften bara X kr av sektionens budget på X kr.

Förslag om undantag och nästa steg (att-sats 7-8)
Styrelsen är medveten om att detta förslag kan uppfattas som väldigt inskränkande i den självbestämmanderätt som Amnestys grupper/enheter traditionellt alltid har haft. Det finns en risk att flera grupper/enheter uppfattar styrelsens förslag som demotiverande för sin egen insamling och aktivism.

Vidare inser styrelsen att det för vissa grupper/enheter med stor egen ekonomi blir det omöjligt att på kort tid upphöra som egen juridisk enhet. Man kan ha ingått lokalavtal, anställningsavtal mm som inte så lätt låter sig skrivas över på sektionen. Styrelsen kan idag inte heller bedöma alla konsekvenser av en sådan total omorganisation. Till dessa grupper/enheter räknas exempelvis Amnestyfonden, Byring och Bråte, ABG och Amnestybutiken i Hörby.

Styrelsen ser därför framför sig att alla grupper/enheter som önskar kvarstå som egen juridisk enhet med egen insamling och redovisning beviljas undantag från centraliserad redovisning och insamling (att-sats 1-4). Styrelsens enda kriterium för att bevilja ett sådant undantag är att gruppen/enheten visat sig klara av sin bokföringsskyldighet enligt årsmötesbeslut 42:2007. Vidare önskar styrelsen att alla sådana undantag anmäls senast den 31/6 så att styrelsen och sekretariatet får rätt förutsättningar att göra budgeten för 2009.

Styrelsen är medveten om att denna undantagsmöjlighet nyttjas av alla stora grupper/enheter så står vi fortfarande ganska långt ifrån styrelsens vision om ”Ett Amnesty – en redovisning”. Styrelsen ser dock detta beslut som ett andra viktigt steg, det första togs på Årsmötet 2007, mot att vi kan redovisa hur alla medel som samlas in i Amnestys namn används. Till nästa årsmöte 2009 hoppas styrelsen komma tillbaka med ytterligare förslag i denna riktning.

Styrelsen
BILAGA 1 – Sammanställning av Grupper/enheters bokslut 2007, status X mars

Grupp/enhet Intäkter Kostnader Resultat UB Bet.gruppav Org nr
Arboga, nr xxx 10 000 kr 8 000 kr 2 000 kr 1 000 kr JA 80xxx-xxx
Borlänge xxx

Summa X kr X kr X kr X kr 100 st/60% 40 st