Budgetmötets framtid - ett diskussionsunderlag Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2005

Till: Styrelsen
Från: Jeanette Irekvist/sekretariatet
Datum: 14 januari 2005

Budgetmötets framtid

Inledning
Vid senaste styrelsemötet i december gav styrelsen Jeanette och Jörgen i uppdrag att ta fram ett underlag för en vidare diskussion kring budgetmötets framtid.

Budgetmötets bakgrund
Årsmötet 1985 beslutade om att ett separat budgetmöte skulle hållas årligen.

Beslutet lyder:

1. Ett separat budgetmöte skall anordnas i november eller december varje år.
2. Mötets uppgift är att ge styrelsen råd beträffande verksamhet och budget för kommande år med den verksamhetsinriktning som årsmötet fastställt.
3. Styrelsen upprättar dagordning för mötet.
4. Till budgetmötet skall följande personer utses och kallas
- från distrikten: varje distrikt utser en deltagare (totalt 18)
- samordningar och specialgrupper: högst fyra deltagare
- styrelsen: kassören och högst fyra ytterligare medlemmar
- sekretariatet: ekonomiansvariga revisorerna: medlemsrevisorn
5. Utgifterna i samband med budgetmötet betalas av sektionen.
6. Styrelsen skall utvärdera budgetmötet 1985 och lämna rapport till årsmötet 1986.

Vid årsmötet 1991 togs frågan upp igen och beslutet som fattades var:
· att distrikten representeras av sina distriktsombud plus ev. en medlem med ekonomiska kunskaper eller intressen, vald av distriktsmötet, och att de sålunda har ett klart mandat att i dessa frågor föra distriktets talan;
· att distriktsombuden fortlöpande för information om aktuella problem i det pågående budgetarbetet och därigenom ges möjlighet att ta upp dessa frågor vid höstens distriktsmöten;
· att distriktsombuden också för tillgång till uppgifter om gruppernas ekonomiska insatser inom det egna distriktet och ges möjlighet att vid distriktsmötet planera ekonomiska insatser under det kommande året, eventuellt också distriktsgemensamma verksamheter då det gäller olika former av penninginsamling.

Som en följd av detta beslut har sedan 1991 enbart distriktsrepresentanter bjudits in till budgetmötet.

Uppföljning av de förslag BUG lämnade
Budgetöversynsgruppen (BUG) fick 2002 i uppdrag av styrelsen att se över formerna för budgetmötet. BUG bestod av dåvarande kassören Henrik Zetterquist, Jörgen och Danne.

BUG föreslog till styrelsen 2002:
- Att en inriktning på mötet där riktlinjer och prioriteringar sätt i fokus på bekostnad av detaljplanering och små ekonomiska poster är önskvärd.
Kommentar: Vi har väl inte helt lyckats genomföra detta förslag. Oftast är det lättast för deltagarna att ha synpunkter just på mindre budgetposter eftersom de är lättare att förstå. Det är också bra att de får ha den möjligheten.

- Att tydligare koppla budgetförslaget och prioriteringarna till handlingsplanen och verksamheten.
Kommentar: Vi har försökt att göra detta tydligare i år och är något som deltagarna på budgetmötet efterlyser men som inte är helt lätt att genomföra. Det verksamheter som syns i budgeten är att se som verktyg med vars hjälp handlingsplanen skall genomföras. Det blir därmed svårt att i vart fall med siffror exakt visa hur dessa verktyg skall användas. Möjligen bör vi komplettera budgeten med en text där vi försöker klargöra hur varje verksamhet inom budgeten kommer att arbeta med handlingsplanen. Risken är dock att den blir full av floskler och självklarheter.

- För att få ett reellt inflytande måste man komma in i tid i processen.
Kommentar:Självklart måste vi försöka få ut materialet så tidigt som möjligt till budgetmötesdeltagarna, detta har dock budgetmötets deltagare ansett att man fått. Man kan också se det som att det är viktigt att det man tycker till om kommer det att tas hänsyn till i budgetbesluten och det är också därför budgetmötet ligger där det ligger i tiden.

- Även om det är oklart hur inbjudan ska ske (t ex samordning mellan samordnings- och specialgrupper), är det rimligt att nuvarande (sedan 1991) inbjudningslista kompletteras med att inbjudan även skickas till samordningar och specialgrupper. Hur ett begränsat deltagande (4) från dessa ska samordnas, får lösas efterhand.
Kommentar: Till senaste budgetmötet bjöds inte bara samordnings- och specialgrupper in utan alla medlemmar via Grupptrycket. Ingen nappade dock på detta.

Sammanfattningsvis verkar inte BUGs förslag (i den mån de genomförts) ha hjälpt upp deltagarantalet.

Genomgång av deltagandet på de senaste budgetmötena


2000 2001 2002 2003 2004
Antal distrikt representerade 10 9 7 8 6
Antal distriktsrepresentanter 12 12 7 10 8
Granskningskommittén och andra 2 1 3 2 3
    För- och nackdelar med budgetmötet
    De brister som finns med dagens budgetmöte är det kommer få distrikt vilket gör att budgeten troligen inte har diskuterats mycket i distrikten och därmed inte är förankrad. Det råder också en stor brist på kassörer i distrikten vilket gör att inte alla distrikt känner att man har någon lämplig kandidat att skicka. Många distriktsombud har svårt att ta ytterligare en helg I anspråk för detta möte. Därmed får inte styrelsen in alla de åsikter och kommentarer som man gärna hade sett.

    Det positiva med budgetmötena är att de fungerar som bra informationsspridare då det finns tid att informera och diskutera kring budgeten vilket gör att styrelsens prioriteringar bättre förstås av de aktiva. Budgeten har också hunnits diskutera av styrelsen samt finns det tid för styrelsen att ta hänsyn till budgetmötets åsikter och kommentarer I det beslut man fattar kring budgeten.

    Kostnader för budgetmötet
    Lokalkostnader 0 kr eftersom budgetmötet de sista åren arrangerats i sekretariatets lokaler.

    Reskostnader för distriktsombuden belastar respektive distrikt.

    Reskostnader och hotell för styrelsen ca 2 500 kr. Styrelsen har de sista mötena bara representerats av ordföranden och kassören.

    Reskostnader och hotell för granskningskommittén ca 2 500 kr.

    Kostnader för mat och andra kringkostnader ca 1 800 kr.

    De direkta kostnaderna för budgetmötet är som synes ganska små. Till dessa kostnader kommer arbetstid för sekretariatets personal.

    Ekonomiansvarig 45 timmar, ekonomihandläggare 8 timmar, kontorschef 16 timmar (skriver protokoll) och fundraisingteamet 8 timmar. Totalt blir det 77 arbetstimmar.

    Man bör också ta i beaktande den frivilligtid som läggs ned av styrelsen och övriga. Denna tid skulle kunna användas för annat Amnestyarbete.

    Förslag på förändringar av budgetmötet
    Mer omfattande förändringar av budgetmötet måste tas på Årsmötet.

    Alt 1. Populariseringsförslaget
    Förslaget avviker egentligen inte mycket mot vad BUG föreslog en gång.

    a) Budgetmötet öppnas för fler deltagare.
    Förslagsvis bör varje specialgrupp ha rätt att sända en representant. Kassören skall också ha möjligheter att bjuda in samordnare och andra intresserade till mötet. Dessutom föreslår vi att distrikten representeras av distriktsombudet och ytterligare en medlem i distriktet, passusen om ekonomiskt kunnande/intresse kan tas bort.

    Eftersom budgetmötet inte är beslutsfattande bör det inte vara något problem att mötet öppnas för fler än distriktsrepresentanterna. Samordnarna skulle visserligen kunna göra en kupp och skicka 10 personer till mötet och där föreslå en mångdubbling av samordnarbidraget. Det skulle dock vara lätt för styrelsen att genomskåda en sådan kupp och inte känna sig bundna av budgetmötets förslag.

    b) Budgetmötet fokus flyttas från ekonomiska frågor till verksamhetsfrågor.

    I inbjudan betonas att det som skall diskuteras vad vi skall göra, det är alltså inte fråga om några komplicerade ekonomidiskussioner.

    I inbjudan betonas att deltagarnas åsikter om verksamheten tas på allvar. Även om det kan tyckas svårt att få igenom ett förslag om när vi inte har så mycket pengar så lyssnar styrelsen och förslaget kan gå igenom nästkommande budgetår.

    c) Vi ber IT-folket göra en riktigt snygg inbjudan med bilder och så som vi kan skicka ut till distrikten i mycket god tid.

    d) Vi försöker få till en lättsammare dagordning på mötet. Den kan se ut så här:
            1. Kort information om sektionens ekonomi. Detta avsnitt skall ge svar på följande frågor:
            - Hur har insamlingen gått under hittills under året och hur mycket tror vi oss kunna samla in?
    - Vilket resultat räknar vi med innevarande år?
    - Hur ser det ut med sektionens ekonomiska reserver?
            2. Hur mycket kan vi samla in nästa år? En översiktlig beskrivning av våra större intäktsslag budgetåret. Kort om insamlingskostnaderna kopplade till dessa.

            3. Hur vill vi arbeta nästa år? En kort genomgång av verksamhet som inte föreslås ändras, men mest betonas ny verksamhet respektive verksamhet som tas bort/nedprioriteras. Genomgången skall kopplas till handlingsplanen. Själva kostnaden för verksamhetsposterna hålls lite i bakgrunden.

            4. Diskussion i grupper om Amnestys verksamhet. Vi kan dela upp oss och diskutera vilken verksamhet som är viktigast för att uppfylla olika delar av handlingsplanen. Vi kan också ha andra färdiga diskussionsfrågor.
    Alt 2. Budgetmötet läggs ned
    Med tanke på det svaga intresset för budgetmötet kan styrelsen föreslå årsmötet att lägga ned budgetmötet. Frågan är då om någon annan än styrelsen bör motionera om detta eftersom förslaget skulle ge mer makt till styrelsen och mindre till medlemmarna.

    Alt 3. Sammanslagning med distriktsombudsmötet
    Detta har flera tagit upp som ett alternativ som låter lockande. Då kan man ha en separat del för kassörerna med utbildning etc. och en del där man diskuterar budgeten och dess utformning med DO och kassörer. Fördelen är att vi då har många samlade (styrelse samt DO) och vi kan räkna med bättre diskussion.

    Nackdelen är att det inte finns något budgetförslag så tidigt på hösten och det kommer att vara svårt att få fram något bra förslag som styrelsen kan ta ställning till dess. Dessutom kommer budgetdiskussionen att ta tid från annat som måste tas upp på DO mötet, vilket går ut över DO utbildning, styrelsens tid med DO etcetera. Man kan dock välja att se detta som den punkt som styrelsen väljer att diskutera med DO (detta blir således en stående agenda punkt). Man kan också välja att inte diskutera utifrån ett budgetförslag, utan snarare utifrån HP och de verksamhetsprioriteringar som påverkar budgeten.