Styrelsemöte Amnestyfonden 17 oktober 2020

Amnestyfondens nya styrelse hade sitt första ordinarie möte (efter årsmötet) den 17 oktober 2020. Mötet hålls på distans av hänsyn till pandemin. I inledningen av mötet fick fr a de nya ledamöterna och suppleanterna (Julle Bergenholtz-Foglander, Elin Ovesson, Shanna Löfgren och Abigail Booth) presentera sig och välkomnas av resten av styrelsen och personalen.

På dagordningen stod dels sedvanliga formaliteter såsom godkännande av dagordning och föregående mötesprotokoll och val av mötesordförande, justerare och mötesrapportör, dels ett antal besluts- och informations/diskussionspunkter.

Beslut fattade av styrelsen

Styrelsen fattade beslut i följande ärenden:

1. Klassificering av fondens dokument:

Klassificeringen är gjord för med målet att skapa så mycket öppenhet som möjligt i fondens hantering av dokument och information, men med hänsyn till sekretess och GDPR. Det finns flera anledningar till förslaget, bl a rekommendationen från granskningskommitéen att en högre grad av öppenhet och insyn är önskvärd avseende Amnestyfondens dokument. För att minska risken för att sekretessklassad information ska spridas har kommunikationsutskottet utgått från principen att endast dela det som granskare av protokollet behöver veta för att kunna bedöma verksamheten. Förslaget innebär att fondens dokument får tre nivåer av klassificering: Hemsida och medlemssidor, gemensam drive och databasen, där databasen har den högsta sekretessklassningen och hemsidan och medlemssidorna lägst. I databasen ligger uppgifter om bl a ärenden rörande MR-biståndet, på gemensam drive ligger bl a underlag till styrelsemöten, och på hemsidan/medlemssidorna ligger sådant som årsredovisning och verksamhetsberättelse. Styrelsen, personal och granskningskommitté har tillgång till gemensam drive, och styrelse samt personal till databasen.

Styrelsen diskuterade kommunikationsutskottets förslag till klassificering, och lade till ett uppdrag till utskottet. Styrelsen beslutade att:

- anta dokumentationsklassificeringen enligt presenterat förslag

- i fondens arbetsordning under rubriken “Beredning och dokumentation” lägga till “Utskottet ansvarar för att i beredning av nytt dokument föreslå klassificering av dokumentet och hantera det därefter fram tills beslut tagits av styrelsen”

- i dagordning och protokoll enbart hänvisa till ärenden med: ärendenummer, region och belopp.

Kommunikationsutskott fick därtill i uppdrag att undersöka och återkomma om det vore möjligt att lägga även personal- och tertialrapporter i gemensam drive istället för i databasen beroende på hur utmaningarna ser ut vad gäller digital informationssäkerhet.

2. Kriterier för bistånd i Sverige:

Vid styrelsemötet den 8 februari 2020 beslutades att Amnestyfonden kan bevilja stöd för MR-arbete i Sverige. Tre ledamöter reservade sig mot beslutet vid styrelsemötet. Styrelsebeslutet 8 februari 2020 innebar ingen förändring i fondens mandat eller stadgar. Däremot innebar beslutet en förändring av tolkningen av mandat och stadgar eftersom Amnestyfonden tidigare inte har beviljat stöd till enskilda individer eller organisationer i Sverige förutom avseende rättshjälp till asylsökande. De kriterier som gäller MR-biståndet ska även gälla för bistånd i Sverige. Dessa kritier är: graden av allvar i den MR-kränkning som skett; nivå och grad av behov samt orsakssambandet mellan dessa behov och de MR-kränkningar som personen/rna har lidit av; den troliga omedelbara och långsiktiga fördelen med MR-biståndet till mottagarna; hur stor påverkan målgruppen som mottar MR-bistånd kan ha; och tillgången till andra källor av finansiellt stöd för de berörda mottagarna som kan vara bättre placerade än det MR-bistånd som Amnestyfonden kan bidra med.

Verksamhetsutskottet hade fått i uppdrag att undersöka om något ytterligare kriterium eller tillvägagångssätt skulle behövas för hantera och bedöma ansökningar som kommer från Sverige.

Styrelsen beslutade att:

- MR-biståndet fungerar som ett komplement till de prioriterade kampanjer och utredningar som Amnesty Sverige arbetar med, och där MR-biståndet kan bidra till att stärka den påverkan på samhället som Amnesty eftersträvar

- Eftersom dessa förfrågningar bryter ny mark för Amnestyfonden, ska samtliga ansökningar beslutas av styrelsen

- Rekommendationer från relevant sakkunnig på sekretariatet inhämtas innan en ansökan skickas vidare till styrelsen för beslut.

3. Arbetsfördelning inom styrelsen

Styrelsen valde Tomas Hultman till sin nya ordförande efter Svante Sandberg. Christina Hagner och Helena Bjuremalm fortsätter som vice ordförande. Christina är ekonomiansvarig och kontaktperson för sektionsstyrelsen. I verksamhetsutskottet sitter Tomas, Shanna, Abi, Elin, och Julle. I Kommunikationsutskottet sitter Anders, Helena, Henning och Julle. I Internationella utskottet sitter Svante, Anders, Shanna, Tomas och Abi. I ekonomiutskottet, slutligen, sitter Henning, Christina, Svante och Elin.

Hantering av ärenden i MR-biståndet

Styrelsen gick igenom de beslut om MR-bistånd som kansliet hanterat sedan föregående styrelsemöte. Det rör sig bl a om skydd av journalister, sjukvård efter tortyrskador, information om vilka rättigheter HBTQI-flyktingar har samt rättshjälp till familjen till en mördad aktivist, till småbrukarfamiljer som blivit av med sin mark, och till asylsökande. Inget av dessa ärenden låg över de beloppsgränser som kräver styrelsebeslut eller har bedömts vara av särskilt känslig eller principiellt viktig natur. De flesta ärenden rörde mål 1: alla känner till och kan kräva sina rättigheter; de flesta ärenden rörde enskilda individer, varav merparten män, och geografiskt främst i Afrika söder om Sahara, Mellanöstern och Nordafrika samt Asien.

Övriga diskussions- och informationspunkter på dagordningen

Därutöver fick styrelsen information om fondens arbetsordning med tonvikt på vem och hur beslut om biståndsärenden fattas utifrån att styrelsen har fyra nya ledamöter och suppleanter. Styrelsen fick även en presentation av en gedigen utvärdering av det gångna årets arbete. Utvärderingen gjordes av verksamhetsutskottet på basis av intervjuer med avgående ledamöter, enkät till samtliga ledamöter, suppleanter och personal, samt de korta utvärderingar som gjorts direkt efter varje styrelsemöte under året. Därtill fick styrelsen en presentation av den ekonomiska rapporten per 30 september och den narrativa tertialrapporten för perioden 1 maj till 31 augusti 2020. En kort föredragning av GDPR-rutiner för Amnestyfonden ingick också i mötet.

Vidare diskuterade styrelsen årsmötet samt granskningskommitténs rapport och hur fonden ska följa upp dess rekommendationer. De rör främst hantering och publicering av protokoll, uppfyllande av de krav som ställs för insamling av medell. Ordförande och de båda vice ordförandena föreslår en åtgärdsplan för beslut vid nästa styrelsemöte.

Styrelsen diskuterade de större linjerna att ta hänsyn till i den framtida verksamhetsplanen och budgeten för 2021. Utkast till ny verksamhetsplan ska arbetas fram av verksamhetsutskottet och skickas ut på remiss till styrelsen i början av november. Den slutliga verksamhetsplanen antas på styrelsemötet 10 december.