AMNESTYFONDENS ARBETSORDNING

Med revideringar införda efter styrelsemöte 20210605

 

Arbetsordning för Svenska Amnestyfondens styrelse
Denna arbetsordning reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och personal samt inom styrelsen.

1. Inledning

Stiftelsen Svenska Amnestyfonden är en del av den svenska sektionen av Amnesty International och den internationella Amnestyrörelsen och ansvarar för den svenska sektionens bistånd. Amnestyfonden följer internationella beslut och strävar efter att uppnå internationella mål.

2. Styrelsen
Amnestyfondens styrelse har ansvaret för att fonden arbetar enligt stadgarna och andra styrdokument. Styrelsen har ansvar för Fondens ekonomi och verksamhet.

Styrelsen ansvarar för att beakta beslut om bistånd fattade av det internationella rådsmötet, den internationella styrelsen och svenska årsmötet samt för att hålla styrdokument uppdaterade.

Vid behov kan även personer utanför styrelsen adjungeras.

Styrelsen ska regelbundet diskutera lärdomar från verksamheten för att utveckla arbetet och ett lärandeseminarium ska äga rum minst en gång per styrelseår.

Styrelse bör dokumentera vilka kompetenser som finns och behövs i styrelsen.

Styrelseledamöterna har ett gemensamt ansvar för att arbeta som ett lag, vara delaktiga och underlätta för varandra att vara delaktiga. Styrelsen svarar för att genusperspektivet integreras.

Styrelsens beslut

Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten, per capsulam eller per delegering.

Styrelsen beslutar om:

  • interna styrdokument, prioriteringar och strategier, processer och rutiner för Amnestyfondens arbete

  • Antal tjänster på kansliet, omfattning av tjänster samt befattningsbeskrivningar

  • Beslut i biståndsärenden. Se vidare ”Beslutsgång och ärendehantering i biståndsärenden”

Ekonomi och ekonomiuppföljning

  • Verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning som läggs fram inför årsmötet

  • Arbetsgivarfrågor, se vidare Avtal med Svenska sektionen.

Beslut fattade av styrelsen kan endast upphävas genom styrelsebeslut. Undantag från Fondens styrdokument och av styrelsen fastlagda rutiner måste motiveras och fattas av styrelsen.

Beslutsmässighet och suppleanters rösträtt

För styrelsebeslut fordras att minst fyra röstberättigade ledamöter (d v s ordinarie eller suppleant som inträtt i ordinaries ställe) är eniga.

Vid början av styrelseåret beslutar styrelsen i vilken ordning suppleanterna inträder som ersättare för ordinarie ledamöter.

Styrelsen strävar efter att uppnå konsensus, men det är inte ett mål i sig. Ordinarie ledamöter, inklusive suppleant som inträtt i ordinarie ledamots ställe, har rätt att reservera sig mot ett beslut.

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Reservation tas upp i protokoll men det innebär inte att ledamot får undergräva styrelsens beslut i ord eller handling.

Vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

 

Beslut per capsulam

Vid behov kan styrelsen fatta beslut per capsulam. Inget separat protokoll behöver upprättas vid beslut per capsulam utan beslutet noteras och tas till protokollet vid nästkommande styrelsemöte.

Vid per capsulam-beslut bör:

  • sista tidpunkt att svara framgå av begäran

  • de som svarar anger tydligt om man röstar för bifall med samtliga ledamöter i mejlkopia

  • ansvarig personal ”stänger” beslutet när tidpunkten har passerat samt anger hur många som röstade (och därmed indirekt klargöra om styrelsen var beslutsför)

  • taget per capsulam-beslut föras till nästa protokoll

Beredning och dokumentation

Styrelsens möten ska vara förberedda med skriftliga underlag. Alla underlag bör finnas tillgängliga i fondens databas eller gemensamma drive senast sju dagar före styrelsemötet. Utskottet ansvarar för att i beredning av nytt dokument föreslå säkerhetsklassificering av dokumentet och hantera det därefter fram tills beslut tagits av styrelsen.

Beslut tagna utanför styrelsemöte redovisas för fondstyrelsen vid kommande styrelsemöte.

 

Protokoll och minnesanteckningar

Styrelsens möten ska protokollföras. Utkast till protokoll ska inom en vecka efter mötet kommuniceras till justeraren för synpunkter. Protokollet justeras av justerare och mötesordförande och läggs därefter fram för slutjustering av styrelsen vid dess nästkommande möte. Utkastet läggs i databasen inom 14 dagar efter mötet. Justerat styrelseprotokoll ska finnas tillgängligt för styrelsen och GK senast fyra veckor efter styrelsemötet. Om inte annat anges i protokollet ansvarar fondsekreterarna för att beslut följs upp.

Från varje styrelsemöte ska sammanfattande minnesanteckning upprättas och publiceras på Amnestys medlemssidor senast 14 dagar efter styrelsemötet.

Årshjul

Styrelseåret planeras enlighet med ett årshjul, se bilaga 1.

3. Befattningar inom styrelsen samt enskilda ledamöters ansvar
Styrelsen utser inom sig ordförande, vice ordförande och styrelseledamot med särskilt ansvar för ekonomifrågor.

Styrelsens ordförande:

  • avgör hur en fråga ska behandlas och beredas inom Fonden

  • leder styrelsens arbete och samråder därvid med vice ordförande

  • överenskommer med vice ordförande och informerar varje ny styrelse om arbetsfördelning mellan ordförande och vice ordförande

  • har ansvaret för den löpande kontakten  för anställd personal och har ansvaret för kontakten med gruppchef för Policy och press i ärenden som rör arbetsgivarfrågor

  • leder tillsammans med vice ordföranden utvärdering av styrelsearbetet minst en gång per år

  • deltar i arbetet som styrelseledamot

  • informerar generalsekreteraren om händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.

Uppdraget som ordförande vid styrelsemötena kan rotera mellan styrelsens ledamöter. Mötesordförande(n) förbereder mötet tillsammans med fondsekreterarna.

 

Styrelsens vice ordförande:

  • ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen

  • överenskommer med ordförande om arbetsfördelning mellan ordförande och vice ordförande

  • fullgör ordförandes uppgifter när hen är förhindrad

  • deltar i arbetet som styrelseledamot.

Ledamot/ledamöter med särskilt ansvar för ekonomin
Varje styrelse bör utse en eller två ledamöter som ansvarar för att granska ekonomiska rapporter och vara styrelsen behjälplig i att följa upp och granska hanteringen av Fondens medel och andra ekonomiska frågor.

Styrelsens ledamöter och suppleanter:

  • bidrar till att styrelsen arbetar med relevanta, långsiktiga och principiella, policy- och strategiska frågor

  • åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete

  • tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation och meddelar styrelsen vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift

  • deltar i styrelsemöten

  • deltar på sektionens årsmöte.

4. Amnestyfondens externa kommunikation och talespersoner
Ordförande, vice ordförande samt fondsekreterarna har rätt att uttala sig i Fondens namn. Efter beslut av ordförande, vice ordförande eller styrelsen kan denna rätt delegeras till annan styrelseledamot.

Alla ledamöter har i uppdrag att, både inom och utom Amnestyrörelsen, informera om Fonden och dess verksamhet. Gällande regler om sekretess ska följas.

Styrelsen ansvar för att det ska finnas en systematisk process för den löpande uppdateringen av webbplatser inom Amnesty där information om fonden finns med. Minst en gång om året ska den externa webben ses över tillsammans med en webbredaktör. Uppdatering av aktuell informationen på medlemssidorna sker löpande genom fondsekreterarna .

5. Fondsekreterarna
Arbetsfördelning mellan de anställda och arbetsbeskrivningar regleras på annat håll och tas inte upp här.

Fondsekreterarnas roll på styrelsemöten

Fondsekreterarna sammankallar till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas av styrelsen. De ansvarar för att kallelse med dagordning skickas ut minst en vecka före mötet och för att alla aktuella underlag då finns tillgängliga i databasen.

Fondsekreterarna fördelar ärenden där styrelseledamöter ska vara föredragande bland styrelsemedlemmarna och meddelar om möjligt två veckor i förväg vilka ärenden som var och en har.  

Fondsekreterarna för protokoll.


6. Beslutsgång och ärendehantering i biståndsansökan

Fondsekreterarnas roll i ärendehanteringen

Fondsekreterarna har delegering att fatta beslut i biståndsärenden. Besluten tas alltid av en föredragande och en närvarande. Då en fondsekreterare inte är tillgänglig föredras ärenden för ordförande eller på ett annat sätt som styrelsen beslutar om.

 

Fondsekreterarnas roll i punktform:

  • Fondsekreterarna bereder och bedömer ansökningar och rapporter

  • När dokumentation inte finns på engelska eller svenska och ärendet ska till styrelsen för beslut, ska sekreterarna se till att åtminstone ansökan översätts till antingen svenska eller engelska

  • Fondsekreterarna ska använda checklistorna i sin bedömning av ärenden och notera avvägningar, resonemang och motiveringar till beslut. Checklistor ska användas för alla ärenden förutom asylärenden

  • Fondsekreterarna ska föredra ärenden muntligt för varandra inför beslut eller förslag till beslut

  • Om enighet om beslut mellan föredragande och närvarande inte nås går ärendet till styrelsen för beslut

  • Fondsekreterarna ansvarar för att identifiera de ärenden som ska gå till styrelsen för beslut

  • I de fall styrelsen ska fatta beslut ska föredragande fondsekreterare ge förslag till beslut

  • Fondsekreterarna ska bereda rapporter och begära in eventuell komplettering. När rapporten bedöms fullständig arkiveras den i databasen och rapporteras på nästkommande styrelsemöte

  • Fondsekreterarna ansvarar för att fånga upp frågor och sammantagna lärdomar från ansökningar och rapporter i biståndsärenden

  • Beslut i flyktingärenden som följer Flykting- och migrations förslag kan fattas av en fondsekreterare

  • Fondsekreterare konsulterar vid behov styrelseledamöter med kompetens relevant för ärende.

 

Biståndsärenden som ska till styrelsen för beslut:

  • Gränsfallsärenden och särskilt känsliga ärenden

  • Ansökningar gällande bidrag till en organisation som överstiger 400 000 kr 

  • Ansökningar gällande bidrag till en enskild individ inkl. familjemedlemmar som överstiger 100 000 kr (gäller även om bidraget förmedlas via en organisation)

  • Ansökningar gällande bidrag till flera enskilda individer som överstiger 400 000 kr

  • Ansökningar på en tidsperiod över ett år

  • Ansökningar från organisationer som tidigare har fått finansiellt stöd och där den sammanlagda summan av tidigare beviljat anslag och nu sökta medel är över 400 000 kr inom de senaste tolv månaderna

  • Om enighet inte nås mellan föredragande och närvarande

  • Ärenden som anställda bedömer att styrelsen bör ta ställning till

 


Biståndsärenden som beslutas av fondsekreterarna och/eller ordföranden

1. Fondsekreterarna fattar beslut i ärenden som rör individansökan upp till 100 000 kronor och organisationsansökan upp till 400 000 kronor. En är föredragande och den andra är närvarande.  Ärenden som rör högre belopp, som sträcker sig över flera år eller som är av principiell betydelse eller gränsfall, avgörs av styrelsen. Om fondsekreterarna inte kan enas går ärendet till styrelsen.

2. Om en fondsekreterare är frånvarande och beslut måste fattas tar ordförande rollen som ”närvarande” och då fattas beslut på samma sätt som enligt punkt 1 ovan. Styrelse kan utse en annan styrelseledamot vid behov t ex om ordförande är frånvarande.

3. Vid brådskande fall som överskrider gränserna i punkt 1 ovan, kan ärendet skickas till styrelsen för per capsulam beslut med kort varsel, lägst då 24 timmar. Styrelsen måste informeras omedelbart via SMS om att ärendet ska avgöras och om deadline.

4. Vid mycket akuta ärenden som överskrider gränserna eller om det föreligger synnerliga skäl, kan ordförande tillsammans med fondsekreterarna fatta beslut i ärenden som överskrider gränserna i punkt 1.

5. Styrelsen fattar normalt beslut vid styrelsemöten. Styrelsen kan fatta beslut per-capsulam om frågan är brådskande eller om det handlar om ett ärende som redan har hanterats i styrelsen. Då styrelsen avslår en ansökan bör motiveringen finnas med i protokollet, om det inte finns särskilda skäl som talar emot detta.

Styrelsen ska löpande granska och utvärdera kansliets hantering av ansökningar och rapporter.

Amnestys Internationella Sekretariat ska godkänna ansökan innan bidrag betalas ut, förutom för flyktingärenden i Sverige.


7. Relationen Amnestyfonden – Svenska sektionen av Amnesty

Amnestyfondens styrelse kan enbart lägga arbetsuppgifter på fondsekreterarna, inte på annan personal på sekretariatet. Om Fondens styrelse anser att det finns behov av arbetsinsatser av andra anställda på sekretariatet än fondsekreterarna, måste chefen för opinion och påverkan eller generalsekreteraren godkänna uppdraget. Se vidare samarbetsavtalet

Då kommunikation mellan Fonden och sekretariatet är viktig bör ordföranden ha regelbunden kontakt med gruppchefen för Policy och press och generalsekreteraren.

Enligt ett särskilt upprättat avtal har Fonden och sektionen en gemensam insamlingsverksamhet.

Amnestyfondens styrelse utser en ledamot som ansvarar för löpande kontakt med sektionsstyrelsen och tar del av dagordning och protokoll, och om möjligt träffar den andra styrelsen. Vid varje fondstyrelsemöte ska det finnas en rapportpunkt om frågor rörande sektionsstyrelsen.

 

8. Jäv

På grund av Fondens ofta mycket känsliga arbete är det viktigt att möjliga jävsituationer diskuteras regelbundet i styrelsen. Vid oklara situationer, tvekan eller om en styrelseledamot känner sig osäker inför ett ärende bör hen ta upp frågan på styrelsemötet som avgör om det föreligger jäv eller inte.

9. Sekretess

En stor del av den information som fondstyrelsen arbetar med är konfidentiell. Varje ny styrelseledamot och suppleant i styrelsen ska snarast underteckna en sekretessförbindelse, bilaga 2. Motsvarande sekretessförbindelse ska även undertecknas av utomstående som ges insyn i biståndsärenden.


10. Konflikt- och krishantering

Ordförande ansvarar för hanteringen av konflikter inom styrelsen. Allvarligare kritik inom styrelsen ska därför först diskuteras med ordförande eller vice ordförande. Därefter kan den vid behov hanteras av styrelsen. Kritik mot anställda framförs av ordföranden.

 

11. Introduktion av nya styrelseledamöter

Fondsekreterarna ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem.

I början på styrelseåret hålls en introduktionsutbildning som bland annat omfattar:

  • styrelsens ansvar och arbetsordning

  • biståndsriktlinjer

  • behandling av ärenden

  • jävsituationer

  • sekretess.

 

12. Granskning
Fondstyrelsens förvaltning inklusive räkenskaper ska granskas av de revisorer och den granskningskommitté som utsetts av sektionens årsmöte. Dessa har rätt att, närhelst de önskar, ta del av alla de handlingar som rör Fondens ekonomi och verksamhet. Undantag kan göras av sekretesskäl.

Fondstyrelsen ansvarar för att följa upp eventuella rekommendationer från granskningskommittén.

Revisionen av fondens förvaltning ska göras årligen i enlighet med stadgarna.

 

Bilaga 1

 

Amnestyfondens årshjul/möteskalender 2020/2021

 

MÖTE

Frågor för beredning

Frågor för beslut

Rapporter

Kommentar/

övrigt

Styrelsemöte juni


Datum: 17 juni 2020


Plats: Videokonferens


Tid: 18-20


Kallelse: 10 juni

Vägledning tendenser Covid-19 strategi (internationella utskottet)


Mötesformer under Covid-19


Uppdatering översyn MR-bistånd

Årshjul 2020/2021

Protokoll från föregående möte


Personalens rapport


Tertialrapport 1 (finansiell och narrativ)

 

Styrelsemöte

september



Datum: 19 september


Plats: Videokonferens


Tid: 10-15



Kallelse: 11 september

Diskussion Översyn av biståndet



Nästa strategiska period


Motionsförberedelser



Riktlinjer för Bistånd i Sverige

Rapport översynen av MR-biståndet


Protokoll från föregående möte


Personalens rapport





ÅRSMÖTE 2020


Datum: 3 oktober


Plats: Videokonferens


Kallelse: 26 juni

Utskick: 4 september



Motionsberedning 21/9-24/9 på kvällstid

    

Konstituerande möte


Datum: 3 oktober

Plats: Videokonferens

Tid:  16.00-17.00



Kallelse: 

25 september





  


Styrelsemöte 

Oktober


(Internat/helhelg om möjligt utifrån Covid-19)


Datum: 

Lördag 17 oktober


fm-introduktion nya ledamöter


em-möte


Söndag 18 oktober


Introduktion nya styrelseledamöter


Genomgång arbetsordning


Budget 2021


Verksamhetsplan 2021


Presentera årsutvärdering av styrelseåret 2019/2020


- Val av roller och utskott


- Teckningsrätter


  • Klassificering av dokument

  • Kriterier bistånd i Sverige

Protokoll från föregående möte


Personalens rapport


Ekonomisk rapport


Tertialrapport 2 (finansiell och narrativ)

STYRELSE- INTERNT 

Styrelsens uppdrag inkl styrelsens genomgång av arbetsordning, forum, utvärderingar etc

- Social teambuilding

Styrelsemöte

december


Videokonferens


Datum: 10 december


Tid: 17.30-20.00


Kallelse: 3 december

Verksamhetsberättelse 2020



- VP 2021


- BUDGET 2021








Protokoll från föregående möte


Personalens rapport


Ekonomisk rapport







Styrelsemöte

februari


Datum: 6 februari


Tid: lördag 11.00-18.00 


Kallelse: 29 januari

Lärandeseminarium


Verksamhetsberättelse

Årsredovisning

 

Tertialrapport 3

 

Styrelsemöte

mars 


Datum: 13 mars

Plats: Sekretariatet

Tid: lördag 11-18



- Årsredovisning

- VB 2020





Styrelsemöte maj


Datum: 7 maj



Kallelse: 30 april

    

ÅRSMÖTE 2021

Datum: 8-9 maj

    


































Bilaga 2

Sekretessförbindelse



På grund av Ditt uppdrag som ledamot eller suppleant i Svenska Amnestyfondens styrelse informeras Du härmed om gällande sekretessregler. Samma regler gäller Dig som kommer i kontakt med information om fondens verksamhet i egenskap av medlem av granskningskommittén eller revisor.

I Ditt uppdrag i styrelsen kommer Du att komma i kontakt med information av extern, amnestyintern och fondintern natur.

Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte.

Amnestyintern information är endast tillgänglig för medlemmar i Amnesty, t ex information om olika kampanjer o dyl, och får endast lämnas ut efter Du försäkrat Dig om att personen ifråga är medlem i Amnesty.

Fondintern information är endast tillgänglig för styrelsen samt vissa anställda. Detta gäller i första hand information om ansökningar och enskilda fall samt information om kontakter som Amnesty har med egna medlemmar och andra organisationer

Innebörden av sekretessen är att Du under din tid i styrelsen förbinder Dig att inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Avseende enskilda fall (individer, organisationer, företag) utsträcks sekretessen till att gälla även efter det Du slutat ditt arbete inom organisationen.





Jag är införstådd med innebörden av ovanstående och förbinder mig härmed att följa sekretessreglerna för Svenska Amnestyfondens styrelse.

den




Namnförtydligande