Amnestyfondens arbetsordning

AMNESTYFONDENS ARBETSORDNING 

Arbetsordning för Svenska Amnestyfondens styrelse 

Denna arbetsordning reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och personal samt inom styrelsen.    

1. Inledning 

Stiftelsen Svenska Amnestyfonden är en del av den svenska sektionen av Amnesty International och den internationella Amnestyrörelsen och ansvarar för den svenska sektionens människorättsbistånd. Amnestyfonden följer internationella beslut och strävar efter att uppnå internationella mål. 

2. Styrelsen 

Amnestyfondens styrelse väljs av svenska Amnestysektionens årsmöte. Styrelsen rapporterar till årsmötet som även fattar beslut om ansvarsfrihet för styrelsen. Utöver detta har årsmötet ingen övrig bestämmanderätt över fonden. 

Amnestyfondens styrelse har ansvaret för att fonden arbetar enligt stadgarna och andra styrdokument. Styrelsen har ansvar för Fondens ekonomi och verksamhet. 

Styrelsen ansvarar för att beakta beslut om bistånd fattade av det internationella rådsmötet, den internationella styrelsen och svenska årsmötet samt för att hålla styrdokument uppdaterade.Vid behov kan även personer utanför styrelsen adjungeras. 

Styrelsen ska regelbundet diskutera lärdomar från verksamheten för att utveckla arbetet och ett lärandeseminarium ska äga rum minst en gång per styrelseår. 

Styrelse bör dokumentera vilka kompetenser som finns och behövs i styrelsen.  

Styrelseledamöterna har ett gemensamt ansvar för att arbeta som ett lag, vara delaktiga och underlätta för varandra att vara delaktiga. Styrelsen ansvarar för att ett jämlikhetsperspektiv ska genomsyra hela verksamheten och att styrelsens beslut ska fattas utifrån ett intersektionellt perspektiv. Styrelsen ska agera för jämlikhet och styrelsens ledarskap ska präglas av inkludering. 

Styrelsens beslut 

Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten, per capsulam eller per delegering.   

Styrelsen beslutar om:  

Beslut fattade av styrelsen kan endast upphävas genom styrelsebeslut. Undantag från Fondens styrdokument och av styrelsen fastlagda rutiner måste motiveras och fattas av styrelsen.   

Beslutsmässighet och suppleanters rösträtt   

För styrelsebeslut fordras att minst fyra röstberättigade ledamöter (d v s ordinarie eller suppleant som inträtt i ordinaries ställe) är eniga.   

Vid början av styrelseåret beslutar styrelsen i vilken ordning suppleanterna inträder som ersättare för ordinarie ledamöter. 

Styrelsen strävar efter att uppnå konsensus, men det är inte ett mål i sig. Ordinarie ledamöter, inklusive suppleant som inträtt i ordinarie ledamots ställe, har rätt att reservera sig mot ett beslut.  

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande.   

Vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges. 

Beslut per capsulam  

Vid behov kan styrelsen fatta beslut per capsulam. Inget separat protokoll behöver upprättas vid beslut per capsulam utan beslutet noteras och tas till protokollet vid nästkommande styrelsemöte.   

Vid per capsulam-beslut bör:  

Beredning och dokumentation  

Styrelsens möten ska vara förberedda med skriftliga underlag. Alla underlag bör finnas tillgängliga i fondens databas eller gemensamma drive senast sju dagar före styrelsemötet. Utskotten ansvarar för att i beredning av nytt dokument föreslå säkerhetsklassificering av dokumentet och hantera det därefter fram tills beslut tagits av styrelsen.  

Beslut tagna utanför styrelsemöte redovisas för fondstyrelsen vid kommande styrelsemöte.  

Protokoll och minnesanteckningar  

Styrelsens möten ska protokollföras. Utkast till protokoll ska inom en vecka efter mötet kommuniceras till justeraren för synpunkter. Protokollet justeras av justerare och mötesordförande och läggs därefter fram för slutjustering av styrelsen vid dess nästkommande möte. Utkastet läggs i databasen inom 14 dagar efter mötet. Justerat styrelseprotokoll ska finnas tillgängligt för styrelsen och Granskningskommittén (GK) senast fyra veckor efter styrelsemötet. Om inte annat anges i protokollet ansvarar fondsekreterarna för att beslut följs upp.   

Från varje styrelsemöte ska sammanfattande minnesanteckning upprättas och publiceras på Amnestys medlemssidor senast 14 dagar efter styrelsemötet. 

Årshjul 

Styrelseåret planeras enlighet med ett årshjul, se bilaga 1. 

3. Befattningar inom styrelsen samt enskilda ledamöters ansvar 

Styrelsen utser inom sig ordförande, vice ordförande och styrelseledamot med särskilt ansvar för ekonomifrågor. 

Styrelsens ordförande: 

Uppdraget som ordförande vid styrelsemötena kan rotera mellan styrelsens ledamöter. Styrelsens ordförande(n) förbereder mötet tillsammans med fondsekreterarna och mötesordföranden. 

Styrelsens vice ordförande:  

Ledamot/ledamöter med särskilt ansvar för ekonomin: 

Varje styrelse bör utse en eller två ledamöter som ansvarar för att granska ekonomiska rapporter och vara styrelsen behjälplig i att följa upp och granska hanteringen av Fondens medel och andra ekonomiska frågor. 

Styrelsens ledamöter och suppleanter: 

4. Amnestyfondens externa kommunikation och talespersoner    

Ordförande, vice ordförande samt fondsekreterarna har rätt att uttala sig i Fondens namn. Efter beslut av ordförande, vice ordförande eller styrelsen kan denna rätt delegeras till annan styrelseledamot. 

Alla ledamöter har i uppdrag att, både inom och utom Amnestyrörelsen, informera om Fonden och dess verksamhet. Gällande regler om sekretess ska följas. 

Styrelsen ansvar för att det ska finnas en systematisk process för den löpande uppdateringen av webbplatser inom Amnesty där information om fonden finns med. Minst en gång om året ska den externa webben ses över tillsammans med en webbredaktör. Uppdatering av aktuell informationen på medlemssidorna sker löpande genom fondsekreterarna. 

Fondens utskott ansvarigt för kommunikation bevakar att Fonden kan nå brett genom en intersektionell analys i Fondens kommunikationsarbete. Fonden ska vid anordnande av seminarier eller andra event utgå från en intersektionell grund i programinnehåll och samarbetspartners. 

5. Fondsekreterarna 

En fondsekreterare är en anställd person på Amnestyfonden som har ansvar för hantering av och beslut om biståndsärenden samt fondens verksamhet.  

Fondsekreterarnas ansvarsområden 

Fondsekreterarnas roll på styrelsemöten 

Fondsekreterarna sammankallar till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas av styrelsen. De ansvarar för att kallelse med dagordning skickas ut minst en vecka före mötet och för att alla aktuella underlag då finns tillgängliga i databasen.  

Fondsekreterarna fördelar ärenden där styrelseledamöter ska vara föredragande bland styrelsemedlemmarna och meddelar om möjligt två veckor i förväg vilka ärenden som var och en har.   

Fondsekreterarna för protokoll. 

6. Beslutsgång och ärendehantering i biståndsansökan  

Fondsekreterarnas roll i ärendehanteringen 

Fondsekreterarna har delegering att fatta beslut i biståndsärenden. Besluten tas alltid av en föredragande och en närvarande. Då en fondsekreterare inte är tillgänglig föredras ärenden för ordförande eller på ett annat sätt som styrelsen beslutar om.   

Fondsekreterarnas roll: 

Biståndsärenden som ska till styrelsen för beslut:  

Biståndsärenden som beslutas av fondsekreterarna och/eller ordföranden  

1. Fondsekreterarna fattar beslut i ärenden som rör individansökan upp till 100 000 svenska kronor och organisationsansökan upp till 400 000 svenska kronor. En är föredragande och den andra är närvarande. Ärenden som rör högre belopp, som sträcker sig över flera år eller som är av principiell betydelse eller gränsfall, avgörs av styrelsen. Om fondsekreterarna inte kan enas går ärendet till styrelsen.  

2. Om en fondsekreterare är frånvarande och beslut måste fattas tar ordförande rollen som ”närvarande” och då fattas beslut på samma sätt som enligt punkt 1 ovan. Styrelse kan utse en annan styrelseledamot vid behov t ex om ordförande är frånvarande.  

3. Vid brådskande fall som överskrider gränserna i punkt 1 ovan, kan ärendet skickas till styrelsen för per capsulam beslut med kort varsel, lägst då 24 timmar. Styrelsen måste informeras omedelbart via SMS om att ärendet ska avgöras och om deadline. 

4. Vid mycket akuta ärenden som överskrider gränserna eller om det föreligger synnerliga skäl, kan ordförande tillsammans med fondsekreterarna fatta beslut i ärenden som överskrider gränserna i punkt 1.   

5. Styrelsen fattar normalt beslut vid styrelsemöten. Styrelsen kan fatta beslut per-capsulam om frågan är brådskande eller om det handlar om ett ärende som redan har hanterats i styrelsen. Då styrelsen avslår en ansökan bör motiveringen finnas med i protokollet, om det inte finns särskilda skäl som talar emot detta. 

Styrelsen ska löpande granska och utvärdera kansliets hantering av ansökningar och rapporter.   

Amnestys Internationella Sekretariat ska godkänna ansökan innan bidrag betalas ut, förutom för flyktingärenden i Sverige. 

7. Relationen Amnestyfonden – Svenska sektionen av Amnesty  

Amnestyfondens styrelse kan enbart lägga arbetsuppgifter på fondsekreterarna, inte på annan personal på sekretariatet. Om Fondens styrelse anser att det finns behov av arbetsinsatser av andra anställda på sekretariatet än fondsekreterarna, måste ansvarig chef eller generalsekreteraren godkänna uppdraget. Se vidare samarbetsavtalet. 

Då kommunikation mellan Fonden och sekretariatet är viktig bör ordföranden ha regelbunden kontakt med ansvarig chef och generalsekreteraren. 

Enligt ett särskilt upprättat avtal har Fonden och sektionen en gemensam insamlingsverksamhet. 

Amnestyfondens styrelse utser en ledamot som ansvarar för löpande kontakt med sektionsstyrelsen och tar del av dagordning och protokoll, och om möjligt träffar den andra styrelsen. Vid varje fondstyrelsemöte ska det finnas en rapportpunkt om frågor rörande sektionsstyrelsen. 

8. Jäv   

På grund av Fondens ofta mycket känsliga arbete är det viktigt att möjliga jävsituationer diskuteras regelbundet i styrelsen. Vid oklara situationer, tvekan eller om en styrelseledamot känner sig osäker inför ett ärende bör hen ta upp frågan på styrelsemötet som avgör om det föreligger jäv eller inte.  

9. Sekretess   

En stor del av den information som fondstyrelsen arbetar med är konfidentiell. Varje ny styrelseledamot och suppleant i styrelsen ska snarast underteckna en sekretessförbindelse, bilaga 2. Motsvarande sekretessförbindelse ska även undertecknas av utomstående som ges insyn i biståndsärenden.  

För att tydliggöra vilka dokument som innehåller konfidentiell information klassificeras dokument utifrån sekretessnivå, se bilaga 3. Klassificeringen är gjord med målet att skapa så mycket öppenhet som möjligt i fondens hantering av dokument och information, men med hänsyn till sekretess och GDPR. Olika grupper inom amnestyrörelsen har intresse av Amnestyfondens verksamhet och ska enkelt kunna ta del av den informationen. För att minska risken för att konfidentiell information ska spridas utgår klassificeringen av principen att endast dela det som granskare av protokollet behöver veta för att kunna bedöma verksamheten. 

10. Konflikt- och krishantering   

Ordförande ansvarar för hanteringen av konflikter och kriser inom styrelsen. Allvarligare kritik inom styrelsen ska därför först diskuteras med ordförande eller vice ordförande. Därefter kan den vid behov hanteras av styrelsen. Kritik mot anställda framförs av ordföranden. 

11. Introduktion av nya styrelseledamöter   

Fondsekreterarna ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. I början på styrelseåret hålls en introduktionsutbildning som bland annat omfattar:   

12. Granskning   

Fondstyrelsens förvaltning inklusive räkenskaper ska granskas av de revisorer och den granskningskommitté som utsetts av sektionens årsmöte. Dessa har rätt att, närhelst de önskar, ta del av alla de handlingar som rör Fondens ekonomi och verksamhet. Undantag kan göras av sekretesskäl.   

Fondstyrelsen ansvarar för att följa upp granskningskommitténs eventuella rekommendationer. Revisionen av fondens förvaltning ska göras årligen i enlighet med stadgarna. 

Bilaga 1   

Amnestyfondens årshjul/möteskalender  

Varje styrelsemöte inkluderar:  

Protokoll från styrelsens föregående möte och beslut fattade per capsulam  

Ärendehantering  

Personalens rapport  

Ekonomisk rapport  

Konstituerande möte inkluderar:  

Teckningsrätt  

Val av Ordförande  

Styrelsens möte före sommaren  

Introduktion för nya styrelseledamöter   

Styrelsens arbete inklusive styrelsens arbetsordning och riktlinjer gällande jäv   

Budget- och verksamhetsrapportering (T1)  

Beslut möteskalender  

Val av roller (inklusive ordförande), utskott och teckningsrätter  

Styrelsens möte/n höst/vinter  

Uppföljning av granskningskommitténs rekommendationer   

Budget och verksamhetsrapportering (T2)  

Fastställande av verksamhetsplan och budget för nästkommande år  

Workshop Amnesty Sveriges jämlikhetsarbete   

Styrelsens möte/n vinter/vår  

Lärandeseminarium  

Budget och verksamhetsrapportering (T3)  

Sektionens årsredovisning (inklusive verksamhetsberättelse/effektrapport)  

Revisorernas rapport  

Valberedningens förslag  

Bilaga 2 

Sekretessförbindelse   

På grund av Ditt uppdrag som ledamot eller suppleant i Svenska Amnestyfondens styrelse informeras Du härmed om gällande sekretessregler. Samma regler gäller Dig som kommer i kontakt med information om fondens verksamhet i egenskap av medlem av granskningskommittén eller revisor. 

I Ditt uppdrag i styrelsen kommer Du att komma i kontakt med information av extern, amnestyintern och fondintern natur.  

Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte. 

Amnestyintern information är endast tillgänglig för medlemmar i Amnesty, t ex information om olika kampanjer o dyl, och får endast lämnas ut efter Du försäkrat Dig om att personen ifråga är medlem i Amnesty. 

Fondintern information är endast tillgänglig för styrelsen samt vissa anställda. Detta gäller i första hand information om ansökningar och enskilda fall samt information om kontakter som Amnesty har med egna medlemmar och andra organisationer. 

Innebörden av sekretessen är att Du under din tid i styrelsen förbinder Dig att inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Avseende enskilda fall (individer, organisationer, företag) utsträcks sekretessen till att gälla även efter det Du slutat ditt arbete inom organisationen. 

Jag är införstådd med innebörden av ovanstående och förbinder mig härmed att följa sekretessreglerna för Svenska Amnestyfondens styrelse.  

den  

Namnförtydligande  

Bilaga 3 

Klassificering dokument/information 

Antagen: 2020-10-27 

Uppdaterad: 2023-12-12 

Bakgrund 

Klassificeringen är gjord med målet att skapa så mycket öppenhet som möjligt i fondens hantering av dokument och information, men med hänsyn till sekretess och GDPR. Olika grupper inom amnestyrörelsen har intresse av Amnestyfondens verksamhet och ska enkelt kunna ta del av den informationen. För att minska risken för att sekretessklassad information ska spridas har vi utgått från principen att endast dela det som granskare av protokollet behöver veta för att kunna bedöma verksamheten. 

Klassificering 

Det finns tre nivåer av klassificering: Hemsida och medlemssidor, Office 365 och databasen. Där databasen har den högsta sekretessklassningen och hemsidan och medlemssidorna lägst. Listan över dokument är ej uttömmande, styrelsen och personal kan behöva ta ställning till kategorisering av nytillkomna dokument. Nedan beskrivs vilken målgrupp som har tillgång till respektive kategori. 

Hemsidan och medlemssidor: Medlemmar och allmänhet 

Mapp på teams i Office 365: Amnestyfonden - Styrelse, personal, och Granskningskommittén 

Databasen - Styrelse och personal 

Bilaga 4 

Checklista för bedömning individansökan. Fastställd 2015-03-08. 

Denna checklista fylls i av fondsekreterare och utgör underlag för beslut. Motiveringar, resonemang, avvägningar, kommentarer, behov av komplettering med mera fylls i under respektive fråga i kommentarsfälten. 

BESLUT Beviljad 20XX-XX-XX 

☐ Bifall ☐ Avslag 

Motivering och kommentar: 

☐Till styrelsen för beslut 

Motivering (gränsfall, specialprojekt, beloppsgräns, tidsgräns, reservation): 

FöredragandeNärvarande 

BEDÖMNING 

1. 

Ligger ansökan inom ramen för Amnestys prioriteringar i nationella och internationella biståndsriktlinjer (Critical Pathways, svenska sektionens handlingsplan, mm)? 

☐ Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

2. 

Om individen tidigare fått stöd av Amnestyfonden eller annan gren av Amnesty – finns tillräckligt med underlag till varför individen ska ha förnyat stöd? 

☐ Ja☐ Nej    

Kommentar:   

3. 

Finns en relevant plan för uppföljning och redovisning av det? 

☐ Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

4. 

Har det gjorts en tillräcklig genusanalys? 

☐ Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

5. 

Har det gjorts en tillräcklig bedömning av säkerhetsrisker och hur dessa kan undvikas? 

☐ Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

6. 

Har det gjorts en tillräcklig bedömning av interna risker i stödet (såsom korruptionsrisker eller risk att det får negativa sidoeffekter) 

☐Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

7. 

Är den föreslagna budgeten rimlig? Är den rimlig också i förhållande till levnadsstandarden där den sökande befinner sig? 

☐  Ja ☐ Nej 

Kommentar:  

8. 

Finns en exitstrategi som beskriver hur finansiellt beroende i framtiden kan undvikas? 

☐  Ja ☐ Nej 

Kommentar: