Styrelsens möte 22-23 mars 2019 Protokoll från 22-23 mars 2019

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 22-23 MARS 2019

Tid: fredag 18.00-20.00, lördag 09.00-18.00

Plats: Sekretariatet, Stockholm

Ordförande: Amanda Jackson

Vice ordförande: Nina Virkkala

Justerare: Anders Hällbom

 

Närvarande

Adam Sjöborg, suppleant (§ 181-198)

Amanda Jackson, ordförande

Anders Hällbom

Lars Gäfvert

Gosia Håkansson

Mårten Rosander, kassör

Ulrika Westerlund

Nina Virkkala

Ami Hedenborg, personalrepresentant

Madeleine Seidlitz, personalrepresentant (§185-198)

 

Frånvarande

Clara Gustafsson, suppleant

Linn Malmborg

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Peter Kvist, avdelningschef

Elisabeth Lundgren (§171-177, 181-198)

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

Sofia Fjellestad (§ 181-184)

Ulrica Lysén (§ 176-177, 195)

 

Övriga

Lisa Moraeus, konsult (§ 196)

Maria Eklund, Granskningskommittén (§ 190)

Bengt Palmgren, Granskningskommittén (§ 190)

Mona Hemmaty, Granskningskommittén (§ 190)

Malin Alfredsson, Granskningskommittén (§ 190)

 

 

§ 171. MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 172. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

 

Styrelsen beslutar

 

att under övriga frågor lägga till punkterna ledamöter i medlemsutskottet, nominering till internationella förtroendeposter, avtalet med Amnestyfonden, uppföljning av situationen på det internationella sekretariatet, extrainsatt GA-mötesamt jävsdeklaration och att med dessa tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 173. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 7 MARS 2019

Protokollet hann inte färdigställas och justeras i tid till utskick inför styrelsens möte 22-23 mars 2019.

 

 

§ 174. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Styrelsen gick igenom dokumentet öppna beslut på styrelsens möte 7 mars. Nästa genomgång sker på styrelsens möte i maj.

 

 

§ 175. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - VALBEREDNINGENS FÖRSLAG

Amanda Jackson föredrar valberedningens förslag.

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§ 176. ÅTERRAPPORTERING FRÅN STYRELSENS KONSULTATION MED DISTRIKTEN (FÖRSLAGET OM REPRESENTATIV DEMOKRATI)

Styrelsen sammanfattar sina intryck från konsultationerna med distrikten. Därefter diskuterar styrelsen  frågor i underlagen.

 

 

§ 177. DISKUSSION OM BERÄKNINGSMODELL FÖR ANTAL OMBUD INFÖR BESLUT PÅ LÖRDAGEN

Styrelsen diskuterar för- och nackdelar med olika modeller för att beräkna lokalavdelningarnas antal ombud.

 

Styrelsen framför bland annat att

  • det behövs ett tak för att ingen avdelning ska bli så stor att den själv kan driva igenom beslut på årsmötet.

  • Antalet ombud behöver vara realistiskt, det vill säga att lokalavdelningarna ska ha rimliga möjligheter att fylla sina platser.

  • Fördelningen av antal ombud bör (efter övergångsåret) fastställas första helgfria vardagen i juni.

  • Avdelningarna kan utse sina ombud på valfritt möte men ombuden bör utses i september, före höstmötet. Uppdraget ska vara under ett år.

 

 

§ 178. INFÖR ÅRSMÖTET - RAPPORT FRÅN DEN INTERIMISTISKA BEREDNINGSKOMMITTÉN

Den interimistiska beredningskommitté har bland annat utarbetat förslaget till direktiv för beredningskommittén, skrivit i Insats och varit stöd i motionsprocessen för de medlemmar som efterfrågat stöd. Rapporten kommer att ingå i årsmöteshandlingarna.

 

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§179. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - STYRELSENS FÖRSLAG OM DIREKTIV FÖR BEREDNINGSKOMMITTÉN
Förslaget till direktiv har ändrats utifrån styrelsens medskick på föregående styrelsemöte.

Styrelsen framför ytterligare några saker som ska ändras, bland annat att det tydligt behöver framgå att paragrafernas numrering kan komma att ändras i och med att det föreligger andra förslag till årsmötet gällande ändringar i stadgarna.

 

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram förslaget till direktiv/arbetsbeskrivning för beredningskommittén till årsmötet 2019 med justering enligt styrelsens medskick;

 

att lägga fram förslaget om tillägg i sektionens stadgar gällande införandet av beredningskommitté till årsmötet 2019 med justering enligt styrelsens medskick.

 

 

§ 180. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - FÖRSLAG PÅ DAGORDNING/PROGRAM/ÅRSMÖTESHANDBOK OCH ARBETSORDNING FÖR ÅRSMÖTET

Lina Jakobsson föredrar.

 

Styrelsen framför att tillägget om stängda dörrar vid beslut kan tas bort då styrelsen inte ser behovet av det. Styrelsen framför att stadgarna skickas ut i ett separat dokument.

 

 

§ 181. NARRATIV HELÅRSRAPPORT (T3-RAPPORT) 2018

Anna Lindenfors föredrar och lyfter fram att inriktningen i den långsiktiga riktningen börjar synliggöras i sektionens arbete. Bland annat genom satsningarna på frågor i Sverige. De investeringar som gjorts börjar ge resultat, men det tar tid och det finns utmaningar kvar.  

 

Styrelsen diskuterar distributionsmodellen (det vill säga modellen för hur stor andel av sektionens intäkter som skickas till det internationella sekretariatet och den globala rörelsen) och hur den påverkar sektionens resurser för MR-arbete i Sverige. Styrelsen bestämmer att fortsätta den diskussionen på styrelsens junimöte.

 

Styrelsen påpekar att det är en förbättrad ansats i rapporten jämfört med tidigare rapporter och lyfter fram ambitionen att dela upp rapportering och analys i om det som planerades faktiskt har genomförts och om arbetet lett till de resultat och effekter som var målet. Styrelsen framför att det är ett viktigt perspektiv att ha med sig i utvecklingen av nästkommande plan.

 

Styrelsen framför också att det har varit svårt att följa valkampanjen då den inte var tydligt formulerad när verksamhetsplanen antogs. Styrelsen påpekar att det är viktigt att nå ut till medlemmarna med den verksamhet som genomförs och de resultat som uppnås. Sekretariatet svarar att det blev en mindre kampanj än vad som var tänkt från början, att analysdelen behöver förbättras och tydligare kopplas till budget, ett arbete som pågår.

 

Styrelsen frågar hur vi framöver ska hantera planer och mål som är beroende av vad som kommer från det internationella sekretariatet. Styrelsen lyfter fram att vissa frågor/målområden i verksamhetsplanen har delats upp så att svenska sektionen har kunnat arbeta med ett av målen trots att det internationella sekretariatet inte har levererat det som var tänkt. Styrelsen framför att det är en bra modell som även är önskvärd framöver.

Sekretariatet svarar att sårbarhet i beroendet av material från det internationella sekretariatet behöver inkluderas i riskanalysen.

Sekretariatet håller med styrelsen om att det är bra att dela upp analysen såsom nämnts ovan och betonar att de förväntade effekterna och målen inte kan vara för omfattande.

 

Styrelsen och sekretariatet diskuterar behovet av att göra en baseline kring hur verksamheten ser ut i distrikten före eventuella förändringar gällande styrmodell och nya strategier för aktivism som planeras. En sådan “baseline” skulle göra det möjligt att mäta om förändringarna leder till förväntade resultat.

 

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§ 182. KOMMENTARER TILL DET EKONOMISKA UTFALLET INKLUSIVE  RESULTATRAPPORT 2018 (T3-rapport)

Peter Kvist föredrar och berättar att resultatet ligger en miljon kronor över budget. Både intäkter och kostnader blev något lägre än budgeterat.

 

Styrelsen påpekar att det är stor skillnad mellan den prognos som presenterades i höstas och utfallet och frågar vad det beror på. Sekretariatet svarar att det är svårt att förutse faktorer som till exempel testamenten. Det var även svårt att förutse effekterna av GDPR-arbetet och vad det skulle få för effekter på verksamheten. Sekretariatet lyfter också fram det pågående utvecklingsarbetet på insamlingsområdet. Styrelsen och sekretariatet bestämmer att sekretariatet ska göra en muntlig dragning om insamlingsarbetet på styrelsens junimöte.

 

 

§ 183. ÅRSBERÄTTELSE MED ÅRSREDOVISNING 2018

Peter Kvist föredrar och berättar att det i år gjorts en lite större satsning gällande rapportens struktur och innehåll.

 

 

§ 184. REVISORERNAS RAPPORT 2018

Peter föredrar och berättar att revisorernas sammantagna analys är att det ser bra ut.

 

Sekretariatet ska uppdatera rutinerna vid mottagandet av testamenten. Återstår även några förbättringsåtgärder gällande löneprocessen.

 

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§ 185. RAPPORT OM PER CAPSULAM-BESLUT

Föreligger inga per capsulambeslut.

 

 

§ 186. GENERALSEKRETERARENS RAPPORT  

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

 

§ 187. RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 188. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - STYRELSENS FÖRSLAG OM TILLÄGG I SEKTIONENS STADGAR GÄLLANDE KOSTNADSFRITT MEDLEMSKAP FÖR UNGA

Styrelsen framför att det tydligt behöver framgå att paragrafernas numrering kan komma att ändras i och med att det föreligger andra förslag till årsmötet gällande ändringar i stadgarna.

 

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram förslaget om tillägg i sektionens stadgar gällande kostnadsfritt medlemskap för unga till årsmötet 2019 med styrelsens medskick.

 

 

§ 189. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - STYRELSENS FÖRSLAG OM MEDLEMSAVGIFTEN

Styrelsens lyfte fram en redaktionell ändring.

 

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram förslaget om medlemsavgiften till årsmötet 2019 med styrelsens medskick.

 

 

§ 190. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - GRANSKNINGSKOMMITTÉNS PRELIMINÄRA RAPPORT

Styrelsen och Granskningskommittén diskuterade sektionens avtal med Amnestyfonden med koppling till FRIIs regelverk. Granksningskommittén blev nöjd med hur sektionsstyrelsen har resonerat och kommer att ta bort en anmärkning gällande detta i rapporten.

 

Styrelsen och Granskningskommittén diskuterade också att per capsulambeslut i styrelsens forum bör ha en att-sats om att de är omedelbart justerade då det kan ta lång tid innan besluten rapporteras i nästkommande styrelseprotokoll.

 

 

§ 191. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTETS TIDIGARE ÅRSMÖTESBESLUT 2016, 2017 OCH 2018

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram uppföljning av årsmötesbeslut 2016, 2917 och 2018 till årsmötet 2019 med mindre justeringar i uppföljningen av motion 2.4 (2016), 1.2 (2017) och 4 (2018).

 

 

§ 192. UPPFÖLJNING AV GRANSKNINGSKOMMITTÉNS REKOMMENDATIONER 2017 OCH 2018

Uppföljningen av styrelsens beslut med anledning av Granskningskommitténs rekommendationer görs löpande i uppföljningen av öppna beslut.

 

 

§ 193. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET OM RAMVERK TILL NY JÄMLIKHETSPOLICY

Styrelsen framför att de centrala principerna i utkastet till jämlikhetspolicyn ska integreras i den att-sats som årsmötet föreslås besluta. Principerna ska listas på ett överskådligt sätt.

 

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram förslaget om ramverk till jämlikhetspolicy till årsmötet 2019 med integrering av centrala principer i beslutssatsen.

 

 

§ 194. FÖRSLAG TILL JÄMLIKHETSSTRATEGI

Elisabeth Lundgren föredrar.

 

Utkastet till strategi är framtaget utifrån att målet är jämlikhet, inte mångfald. En jämlik organisation skapar förutsättningar för mångfald. Tidigare har det pratats om att Amnesty ska spegla samhället men en avspegling av samhället säger i sig ingenting om hur jämlik organisationen är och det är därför inte ett mål för Amnesty.

 

Styrelsen lyfter frågan om det är rätt väg att gå, att arbeta med med separata strategier inom olika områden som ska genomföras parallellt med verksamhetsplanen. Styrelsen frågar också om strategin passar in i en struktur/mall för Amnestys strategier och framför att det är svårt att svara på om indelningen “sekretariatet”, “styrelsen” och “verksamheten” är den indelning som fungerar bäst. Styrelsen menar att den skrivning/indelning som är bra är den som gör att frågan inte glöms bort utan inkluderas i verksamheten.

 

Sekretariatet svarar att sekretariatet i dagsläget saknar en tydlig struktur för vad en policy respektive strategi innebär, men att detta ska ses över. Sekretariatet framför också att strategierna ska återspeglas i verksamhetsplanen.

 

Styrelsen påpekar att det vore önskvärt att få förslag till jämlikhetsstrategi och aktivismstrategi till samma möte. Sekretariatet är positiva till det.

 

att ge sekretariatet i uppdrag att utarbeta en jämlikhetsstrategi som omfattar medlemmar, anställda och verksamheten utifrån årsmötets beslut 2019 om ramverk till  jämlikhetspolicy.

 

 

§ 195. INFÖR ÅRSMÖTETET 2019 - STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET OM FÖRSLAG TILL REPRESENTATIV DEMOKRATI

 

Styrelsen beslutar

 

att lägga fram förslaget om representativ demokrati till årsmötet 2019 med nedan justeringar

 

  • Styrelsen ber sekretariatet att fråga de jurister som påtalat att organisationens säte bör definieras i stadgarna om och varför detta är viktigt. Om det är viktigt ställer sig styrelsen bakom att organisationens säte definieras till Stockholm.

 

  • Om årsmötet beslutar att införa representativ demokrati så bör strukturen vara konsekvent, det vill säga att alla medlemmar ska tillhöra en avdelning. Medlemmar kan välja att byta avdelning, men alla måste tillhöra en avdelning.

 

  • 50 procent av ombuden, 25 procent av grupperna och 5 procent av medlemmarna ska kunna begära extra medlemsmöte, förutsatt att ombuden väljs på ett år.

 

  • Huvudregleringen av hur ombuden utses ska göras i sektionens stadgar. Hur ombuden utses och lokalavdelningens uppdrag i samband med detta ska även framgå i   lokalavdelningarnas stadgar.

 

  • En övergångsplan ska presenteras som ett separat förslag till årsmötet med föreslagna att-satser.

 

att uppdra åt medlemsutskottet att behandla utestående frågeställningar från diskussionen kring distriktsturnén;

 

att varje uppnådd procent ska ge lokalavdelningarna ett ombud, med en miniminivå om tre ombud per lokalavdelning och en övre nivå om maximalt 20 procent av det totala antalet ombud som modellen genererar.

 

 

§ 196. INFÖR ÅRSMÖTET 2019 - MOTIONER OCH FÖRSLAG TILL STYRELSENS MOTIONSYTTRANDEN

Samtliga 15 motioner och förslag till styrelsens yttranden gås igenom. Styrelsen gör medskick gällande ändrade skrivningar som sekretariatet antecknar.

 

 

§ 197. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Ledamöter i medlemsutskottet

Då två av ledamöterna som sitter i medlemsutskottet kommer att sluta i styrelsen vid årsmötet ser  styrelsen behov av att stärka upp medlemsutskottet med ytterligare en ledamot.

 

Styrelsen beslutar

 

att Lars Gäfvert ska ingå i medlemsutskottet.

 

  • Nominering till internationella förtroendeposter

Styrelsen framför att möjligheten att nominera kandidater till internationella förtroendeposter ska annonseras i Insats. Styrelsen framför också att sekretariatet inför nästa år bör se över hur medlemskåren informeras om vilka aktuella förtroendeposter det finns att anmäla sitt intresse till.

 

Deadline att skicka in nomineringar till det internationella sekretariatet är den 2 maj. Medlemmar kan föreslå kandidater till styrelsen som i sin tur beslutar om och vilka kandidater den svenska sektionen ska nominera.

 

Styrelsen beslutar

 

att nominera Tora Törnquist till PrepCom.

 

  • Avtalet med Amnestyfonden

Det diskuterades om eventuella behov av tillägg och förtydliganden i avtalen mellan sektionen och Amnestyfonden.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att utreda eventuellt behov av tillägg till avtalet mellan sektionen och Amnestyfonden.

 

  • Uppföljning av situationen på det internationella sekretariatet

Anna Lindenfors framför att det är mycket som händer på AIS just nu, både vad det gäller personalfrågor och ekonomifrågor.

 

Styrelsen framför att det är bra att kunna följa vad styrelsen får för information mellan styrelsemöten. Sekretariatet kommer att se över vilka krav den svenska sektionen ser behov av att ställa och under det regionala forumet diskutera dessa med de andra stora sektionerna i regionen.

Styrelsen kommer löpande att informeras i Styrelsens forum.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge GA-delegationen i uppdrag att ta med sig frågan om situationen på AIS gällande ekonomi- och personalfrågor till Regional Forum 2019;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att utforma ett förslag för hur svenska sektionen kan driva på frågor om till exempel granskning, riskanalys och systemförbättring gällande ekonomi- och personalfrågor på AIS och återrapportera till styrelsens majmöte 2019.

 

  • Extrainsatt GA-möte

Den internationella styrelsen har valt att kalla till ett extra GA-möte den 11 maj. Mötet ska handla om att inte investera i fossila bränslen. Styrelsen ber GA-delegationen att under det regionala forumet fråga varför Finlands motion om klimatåtgärder fått avslag av PrepCom samtidigt som den internationella styrelsen kallar GA till extramöte för en mycket snarlik fråga.

 

Styrelsen kommer att fatta beslut om hur svenska sektionen ska rösta på styrelsens majmöte.

 

  • Jävsdeklaration

Ulrika Westerlund har fått nytt arbete som Politiskt sakkunnig på RFSU. Det kan eventuellt uppkomma jävssituationer om styrelsen diskuterar ställningstaganden inom områden där RFSU har en uppfattning. Ulrika får då avstå från att delta i styrelsens beslut om de strider mot RFSU:s position.

 

 

§ 198. MÖTET AVSLUTAS

Amanda Jackson avslutar mötet.

 

 

 

 

 

Amanda Jackson
Ordförande

 

 

 

Anders Hällbom

Justerare

 

 

 

 

Nina Virkkala

Vice ordförande

 

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare