Punkt: 7.4 Vägval inför årsmötet 2019 Underlag till styrelsemöte 21-22 september 2018

Till: Styrelsen

Från Sekretariatet

Datum: 2018-09-14

Punkt: 7.4 Vägval inför årsmötet 2019     

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

Inför årsmötet 2018 gjorde sekretariatet stora satsningar för att möta styrelsens önskemål om ett årsmöte med mycket aktivismkänsla, pepp och engagemang. Sekretariatet valde dels att satsa på ett attraktivt program med mycket MR-frågor, metoder för aktivism och externa talare, både från den svenska aktivism- och organisationskontexten och från andra amnestysektioner, såsom Turkiet och Mexico, dels att låta årsmötet vara kostnadsfritt för alla medlemmarna. Det vill säga att sektionen stod för hela kostnaden för mat, boende och resor. Detta för att inte särskilja medlemmarnas möjlighet att kunna delta i årsmötet från deras möjlighet att kunna delta på andra amnestyarrangemang såsom till exempel kampanjutbildningar (som alltid är kostnadsfria). Målet för årsmötet 2018 var 300 mötesdeltagare.

Resultatet av satsningarna

Årsmötet 2018 besöktes av 287 registrerade deltagare inklusive personal, funktionärer, föreläsare, utländska gäster samt ett fåtal icke-medlemmar som endast deltog på de externa programpunkterna lördag em. Antalet registrerade röstberättigade var 220 personer.

Ungefär 30 procent av årsmötesdeltagarna har de senaste åren varit förstagångsdeltagare på årsmötet. I år var det 54 procent av de som svarade på utvärderingen som uppgav att de deltog för första gången. Samtidigt svarade 39 procent att de inte skulle ha deltagit om årsmötet inte hade varit gratis. Det innebär att ökningen av röstberättigade medlemmar på årsmötet 2018 (jämfört med de senaste åren) ungefär motsvarar det antal som valde att komma under förutsättning att årsmötet var kostnadsfritt. (Det var bara röstberättigade medlemmar som svarade på utvärderingen.)

I årsmötesutvärderingen svarade 96 procent att årsmötet var mycket bra eller bra, när de bedömer årsmötet i sin helhet. 91 procent svarade att årsmötet var tillräckligt givande för att de skulle vilja delta även nästa år och 82 procent svarade att årsmötet uppmuntrade dem att bli mer engagerade än vad de var före årsmötet.

Inför årsmötet 2019

Amnesty har haft som tradition att distrikt anmäler sitt intresse för att vara med och arrangera årsmötet ,som har “turnerat runt” på olika platser i Sverige. 2017 hölls det i Stockholm och 2018 i Göteborg. Inför 2019 har Gävle anmält att de gärna vill stå årsmötesvärd (se separat underlag om detta).

Antal röstberättigade medlemmar

Mot bakgrund av årsmötesutvärderingen och erfarenheterna från årets årsmöte planerar sekretariatet att årsmötet 2019 ska projektsättas och utformas på liknande sätt, undantaget beredningsform, som kommer att diskuteras med styrelsen längre fram. Samtidigt ser sekretariatet att målet för antalet röstberättigade medlemmar som deltar på årsmötet bör justeras ner, om årsmötet hålls i en mindre stad där det inte finns lika många aktiva medlemmar/grupper i närområdet som i Göteborg. I år deltog 220 röstberättigade medlemmar och ett rimligt mål för 2019 bör vara ca 180 röstberättigade medlemmar.

Sekretariatet ser också att innehållet bör anpassas till att antalet deltagare beräknas bli färre. Det kan

t ex innebära att vi har färre parallella seminariepass för att inte skapa en känsla av att det är få som deltar på de enskilda passen utan bibehålla en känsla av pepp.

Internationella gäster

Sekretariatet vill fortsätta att använda årsmötet som ett forum för att bjuda in och knyta starkare kontakter med representanter från andra sektioner. Årsmötet kan också fungera som ett forum för samarbeten som kan vara positiva för såväl svenska sektionen som andra sektioner. De två senaste åren har svenska sektionen valt att bjuda in alla sektioner brett och erbjudit att stå för resa och uppehälle för representanter från ett par mindre sektioner som inte har möjlighet att bekosta sitt deltagande själva. Detta har varit ett test för att se vilket mervärde ett sådant utbyte skulle skapa. 2018 bjöds även specifika representanter från andra amnestysektioner in för att delta i årsmötets seminarieprogram. Erfarenheten visar att den senare formen av inbjudningar har resulterat i ett större mervärde än när sektioner bjudits in brett och svenska sektionen stått för kostnaderna. Det har bland annat varit lättare att skapa ett meningsfullt program (med externa möten på UD etc) i anslutning till årsmötet för de representanter som har bjudits in tack vare att de har en tydlig koppling till de frågor som årsmötet behandlar och som svenska sektionen för närvarande arbetar aktivt med och som ingår i verksamhetsplanen. Fler  medlemmar har också visat intresse för att arrangera träffar och möten med dessa personer.

Sekretariatet föreslår därför att till årsmötet 2019

• bjuda in utvalda representanter från andra amnestysektioner utifrån prioriterade frågor i verksamhetsplanen och vad som platsar i årsmötets seminarieprogram. Ambitionen är att få en geografisk spridning och att inkludera representanter från både större och mindre sektioner. Svenska sektionen kommer att bekosta representanternas resa och årmötesdeltagande samt övriga program i Sverige;

• skicka en allmän inbjudan till alla amnestysektioner, men utan erbjudande om att bekosta resan för utvalda sektioner som inte har råd att stå för resan själva.

Kostnadsfritt årsmöte

Sekretariatet föreslår vidare att årsmötet även nästa år ska vara kostnadsfritt gällande mat, boende och resor för medlemmarna. Däremot föreslås en symbolisk anmälningsavgift på max 300 kr (ungdomar undantaget) samt att sektionen tar ut en no-show-avgift om anmäld medlem uteblir från mötet.

Kostnaden för röstberättigade medlemmarnas resor, boende och mat beräknas uppgå till

ca 663 000 kr. Räknat på ett deltagande på 180 röstberättigade medlemmar. Obs, väldigt preliminära siffror.

Matpaket 1200 kr*180 medlemmar = 216 000 kr

boende: 1700 kr (två nätter)*160 medlemmar: 272 000 kr

resor: 174 600 kr

(en schablon beräknad på 20 procent från Göteborg med omnejd, 20 procent från Malmö med omnejd, 20 procent från Stockholm med omnejd, 15 procent från Gävle och 25 procent från övriga landet)

Malmö: Tågbiljetter ca 1750 kr  *36= 63 000 kr

Göteborg: Tågbiljetter ca 1100 kr *36= 39 600 kr

Stockholm: Tågbiljetter ca 500 kr *36= 18 000 kr

Gävle: Tågbiljetter ca 0*27          0 kr

Övriga Sverige: Tågbiljetter ca 1200 kr *45= 54 000 kr

Summa            174 600 kr

För årsmötets samlade kostnad tillkommer hyra av lokal, busstransport mellan hotell och högskolan (konferenslokalen), kostnader för personal, gäster, föreläsare samt övriga årsmöteskostnader.

Styrelsens föreslås besluta

att årsmötet 2019 är kostnadsfritt förutom en anmälningsavgift på max 300 kr (ungdomar undantaget anmälningsavgiften).