Septembermötet 2018 Protokoll från 21-22 september 2018

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 22 SEPTEMBER 2018

Tid: Lördag 09.00-14.00

Plats: Sekretariatet, Stockholm

Ordförande: Amanda Jackson

Justerare: Clara Gustafson


Närvarande

Adam Sjöborg, suppleant

Amanda Jackson, ordförande

Anders Hällbom (§ 60-72)

Clara Gustafsson

Lars Gäfvert

Linn Malmborg

Gosia Håkansson

Mårten Rosander, kassör

Ulrika Westerlund

Nina Virkkala

Ami Hedenborg, personalrepresentant

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Peter Kvist, avdelningschef

Elisabeth Lundgren, avdelningschef (§ 71-72)

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

Karolina Pontén (§ 71-72)

Ulrica Lysén, projektledare (§ 72)



 

§ 60. MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 61. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslutar

 

att under övriga frågor lägga till en punkt om styrelseforum och att med detta tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 62. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 9 JUNI 2018

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 9 juni.

 

Styrelsen framför att paragrafsättningen i protokollet är fel då § 37-44 saknas.

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.

 

 

§ 63. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 20 JUNI 2018

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 20 juni och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 64. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 11 JULI 2018

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 11 juli och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 65. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom de ändringar som har gjorts i dokumentet samt de beslut som föreslås stängas.

 

Anna Lindenfors påpekar att det saknas numrering av de sista besluten, vilket ska rättas till inför nästa styrelsemöte.

 

Styrelsen lägger öppna beslut till handlingarna.

 

 

§ 66. RAPPORT OM PER CAPSULAM-BESLUT

 

  • Per Capsulambeslut gällande bidrag till AIS för mekanism för stöd till utsatt person

På styrelsens junimöte 2018 diskuterade styrelsen en förfrågan från AIS om huruvida svenska sektionen kunde tänka sig att vara med och tillsammans med andra sektioner samfinansiera studier och uppehälle eller dylikt i annat land för en tidigare fängslad medarbetare.

 

Styrelsen ansåg att det av olika anledningar var ett problematiskt beslut att fatta och framförde att förfrågan från AIS borde ha formulerats som en förfrågan om tillskott till en skyddsfond eller dylikt, då det vore en lämpligare hantering av behovet. Styrelsen ställde sig i övrigt positiv till att bidra till ändamålet i sig; en människorättsförsvarares skyddsbehov. Då tiden var knapp hänsköts slutgiltig formulering av beslutet till forum för per-capsulam beslut.

 

Styrelsens beslut 2018-06-26

 

Att utifrån utsattheten för Amnestypersonal och - förtroendevalda runt om i världen, ex. Idil Eser, godkänna en justering av 2018 års budget motsvarande £10.000 som extra bidrag till AIS för skapandet av en mekanism/struktur för stöd till utsatta/hotade personer inom rörelsen;

 

Att ge sekretariatet i uppdrag att framföra till AIS att den svenska sektionen ser denna typ av förfrågan angående stöd till en specifik person som problematisk samt att ställa som villkor för betalningen att den går till en ny mekanism/struktur inom AIS som syftar till att hantera denna typ av stöd till utsatta/hotade personer inom rörelsen.

 

 

§ 67. RAPPORT FRÅN SEKRETARIATET

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

Under fredagen hade styrelsen internutbildning med en genomgång av sekretariatets ramverk för intern styrning och anti-korruption, internationella fundraising-investeringar samt föreläsning av professor Staffan I Lindberg som leder den tvärvetenskapliga forskningen på Göteborgs universitet  om demokratifrågor, med fokus på demokratisering och autokratisering. Under genomgången av intern styrning och anti-korruption med efterföljande diskussion frågade styrelsen huruvida sekretariatet har åtgärdat revisorernas påpekande om dualitet vid stora gåvor/testamenten. (Revisionsberättelsen för årsredovisningen 2017.) Sekretariatet svarar att sekretariatet bedömer detta som åtgärdat.

 

 

§ 68. RAPPORT FRÅN INTERNATIONELLA FRÅGOR

Anna Lindenfors föredrar och berättar att det internationella sekretariatet har informerats om styrelsens beslut att inte ge pengar till stödinsatser för en specifik utsatt/hotad person inom Amnestyrörelsen utan istället till en fond eller mekanism som är oberoende av person. Det internationella sekretariatet har svarat att de har för avsikt att utöka ramen för biståndet så att det även inkuderar personal. Det kan alltså komma att ske förändringar inom biståndet. Viktigt att notera är att den svenska  Amnestyfondens policy inte inkluderar personal.

 

 

§ 69. RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 70. RAPPORT FRÅN STYRELSENS KONTAKTPERSONER

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.



§ 71. AKTIVISMSTRATEGI

Elisabeth Lundgren föredrar.

 

Som det ser ut nu finns aktivismen inkluderad i flera olika dokument såsom de strategiska målen, andra internationella dokument, den långsiktiga riktningen och verksamhetsplanen, men för närvarande saknas en strategi för aktivismen.

 

Utifrån de dokument som är beslutade har sekretariatet definierat fyra målområden som sekretariatet ser som viktiga i en aktivismstrategi. Det är tillväxt, kapacitet/kvalitet, inflytande och jämlikhet.

 

Sekretariatet har ännu inte landat i vilken typ av mål strategin ska innehålla. Problemanalysen planeras utgå från de områden som prioriteras och de mål som bestäms.  

 

Styrelsen framför att det är svårt att förstå på vilken nivå styrelsen förväntas ha synpunkter på underlaget. Styrelsen ställer sig frågande till om strategin ska innehålla mål och hur de i så fall ska relateras till verksamhetsplanen och andra styrdokument, så att de inkluderas i planeringssystemet.

Sekretariatet svarar att målen i strategin ska vara vägledande vid framtagandet av VPn.

 

Styrelsen har inga invändningar mot de definierade områdena men ger som medskick till sekretariatet att lägga till “tillit” inklusive riskhantering. Styrelsen lyfter särskilt fram att risker behöver vara med från början om utgångspunkten är att mobilisera fler medlemmar som är aktiva.

 

Sekretariatet håller med om att det är viktigt att definiera principfrågor kopplade till vilka värderingar kring aktivism som ska vara styrande för Amnesty. Sekretariatet har gärna en sådan principdiskussion med styrelsen i nästa steg.

 

Styrelsen och sekretariatet enas om att i nästa steg lägga fram ett utkast till strategi istället för ett förslag till färdig strategi.

Styrelsen framför också att det är positivt att styrelsen och sekretariatet har utvecklat en samsyn kring  det pågående utvecklingsarbetet gällande aktivismen.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett utkast till en aktivismstrategi utifrån utgångspunkterna tillväxt, kapacitet/kvalitet, inflytande och jämlikhet.

 

 

§ 72. MEDLEMSDEMOKRATIPROJEKTET

Peter Kvist föredrar.

 

Medlemsdemokratiprojektet har innefattat många olika frågor. Det vi nu har kommit fram till är att koncentrera det kommande arbetet till “val av demokratimodell”. En utmaning blir att kunna välja och välja bort utan att alla detaljer och kopplingar är lösta. Utifrån det underlag som föreligger ska styrelsen välja ut två av modellerna att presentera för verksamhetsmötet. På oktobermötet ska styrelsen välja en av modellerna att gå vidare med till årsmötet. Om det ska vara möjligt att lägga fram ett förslag om nya stadgar och så vidare till årsmötet behöver hela förslaget vara klart till styrelsens februarimöte. Därefter kan mindre korrigeringar göras.

 

Medlemsutskottet har varit med i utarbetandet av de tre modeller för representativ demokrati som presenteras i underlaget. 1.) Grupp som bas inklusive nationella representanter 2) Distrikt som bas

3) Regioner/valkretsar som bas.  

 

Styrelsen diskuterar och framför att

  • Flexibiliteten är viktigt då det är svårt att förutse hur merparten av aktivismen kommer att vara organiserad om några år.

  • Det går att laborera med vilka samanslutningar som kan räknas till grupp, vilket kan ge fler än de nuvarande arbetsgrupperna rätt att välja representanter. Samtidigt ger det grupperna mer makt än distrikten, vilket blir komplicerat om distrikten ska fortsätta att utgöra en mellanstruktur i organisationen.

  • Om den representativa modellen bygger på distrikten, vilket är logiskt utifrån att distrikten utgör en mellanstruktur i organisationen, behöver dessa byggas ut och deras uppdrag förändras, vilket verkar vara ett omfattande arbete.

  • Förankringen och förståelsen hos medlemmarna är viktig. Många medlemmar förstår inte hur Amnesty fungerar idag (t ex vad som är distriktens roll) och att då implementera ytterligare en struktur som regioner/valkretsar skulle försvåra förståelsen ytterligare. Lättare att förmedla en förväntningsbild på representanter från grupper eller distrikt, strukturer som redan finns och därmed går att kommunicera med.

  • Det går att tänka sig en kombination av distrikt och grupper. Där det initialt saknas distrikt kan ansvaret för att välja representanter falla tillbaka på grupperna.

  • Det går också att tänka sig en ny formell struktur med valkretsar som lever parallellt med dagens strukturer grupp och distrikt. Personerna som ingår i de olika strukturerna skulle antagligen till stor del vara desamma, men strukturerna grupp, distrikt och valkretsar skulle användas för olika saker.

  • Sekretariatet behöver utveckla vad de olika modellerna kommer att kräva för resursinsatser, dels att etablera, men också att vidmakthålla.

 

Sekretariatet framför att det oavsett representativ demokrati eller ej kommer att krävas ett utvecklingsarbete kopplat till distrikten och den lokala aktivismen. Om den representativa demokratin ska bygga på den lokala organiseringen kan dessa processer behöver länkas ihop mer framöver.

 

Styrelsen enas om att inte utöka antalet strukturer utan att bygga vidare på de strukturer som finns idag, vilket innebär att förslaget om regioner/valkretsar utgår. Styrelsen bestämmer sig därefter för att rösta mellan fyra alternativ

  1. Kombination av grupper och distrikt där distrikten räknas som grupp

  2. Distrikt som bas, men där det saknas distrikt ge grupperna i det geografiska områdena möjlighet att välja representanter

  3. Kombination av grupp och nationella representanter

  4. Grupp som bas utan nationella representanter

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att vidareutveckla förslag för representativa demokratimodeller utifrån 1) en kombination av distrikt och grupper och 2) distrikt som bas, men där distrikt saknas ge grupperna möjlighet att välja representanter.

 

 

§ 73. FRIIs KVALITETSKOD

Peter Kvist föredrar.

 

Svenska sektionen är medlem i FRII - Frivilligorganisationernas insamlingsråd. För att vara medlem i FRII måste organisationen uppfylla olika kriterier som bland annat handlar om att ha styrdokument och andra dokumenterade rutiner på plats. Sektionen måste också varje år skriva en effektrapport. FRIIs kodrapport görs av sekretariatet och granskas därefter av sektionens revisor som skickar in en bedömning till FRII av huruvida kraven uppfylls. Vad gäller effektrapporten är det formella kravet att den skrivs och läggs upp på Amnestys webbplats före 30 september.  

 

Revisorerna kommer eventuellt att meddela en anmärkning på punkt C6 som handlar om att hela styrelsen ska ha beslutat om generalsekreterarens lön och att detta ska framgå av ett styrelseprotokoll. 2018 finns det dokumentation som styrker att ordförande har meddelat generalsekreterarens lön, men det framgår inte i ett protokoll. Sekretariatet förslår därför ett tillägg i styrelsens arbetsordning där det tydligt framgår att frågan om generalsekreterarens lön ska finnas med på styrelsens dagordning före sommaren. Se underlag till “punkt 6 Styrelsens arbetsordningen”, på dagordningen för detta möte.

 

 

§ 74. STYRELSENS ARBETSORDNINGEN (INKLUSIVE ROLL- OCH ANSVARSFÖRDELNING MELLAN STYRELSE OCH GENERALSEKRETERARE)

Lina Jakobsson föredrar och går igenom de föreslagna tillägg som gjorts i styrelsens arbetsordning med anledning av styrelsens beslut på junimötet och ett par andra tillägg som bland annat föreslås med anledning av FRIIs kodrapport. Lina går också igenom de redaktionella ändringsförslag som styrelsen framfört i styrelsens forum.

 

Lina Jakobsson går vidare igenom det nya dokumentet Roll- och ansvarsfördelning mellan styrelsen och generalsekreteraren samt de ändringsförslag som framförts i styrelsens forum gällande det dokumentet.

 

Styrelsen diskuterar frågan om talespersoner och enas om att stryka bisatsen att generalsekreteraren kan delegera uppdraget som talesperson till “annan tjänsteman på sekretariatet”. Bisatsen stryks med motiveringen att det är underförstått att generalsekreteraren  har rätt att delegera till annan tjänsteman på sekretariatet, och kan även vid behov, tillfråga andra.

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att med de medskick och ändringsförslag styrelsen har lämnat anta dokumentet “Roll- och ansvarsfördelning mellan styrelsen och generalsekreteraren” ;

 

att med de medskick och ändringsförslag styrelsen har lämnat anta föreslagna revideringar i “Styrelsens arbetsordning”.  

 

 

§ 75. ÅRSMÖTESUTVÄRDERINGEN

Styrelsen noterar att det i utvärderingen framkommer att det var en relativt stor mångfald bland medlemmarna på årsmötet, vilket styrelsen ser positivt på.

 

Anna Lindenfors framför att sekretariatet i år har lyckats kvantifiera kostnaderna för årsmötet bättre än tidigare år och att kostnaderna landar någonstans mellan 2,5 till 3 miljoner kronor, inklusive löner. Anna Lindenfors framför också att årets försök att koppla samman årsmötet med en kampanjutbildning inte fungerade fullt ut utifrån ett verksamhetsperspektiv, då årsmötet ligger en tid på året när det inte är strategiskt att mobilisera medlemmarna för kampanjverksamhet.  .

 

 

§ 76. DISKRIMINERINGSOMBUDENS RAPPORT

Lina Jakobsson föredrar.

 

Diskrimineringsombuden har meddelat att det inte förekom några incidenter av diskriminering under årsmötet som kom till deras kännedom.

 

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§ 77. BESLUT OM PLATS FÖR ÅRSMÖTET 2019

Lina Jakobsson föredrar och framför att Gästrikland Dalarnas distrikt har meddelat att de vill vara med och arrangera årsmötet 2019. Sekretariatet har kollat upp möjlig konferenslokal, restauranger och boenden. Sekretariatet bedömer att det i distriktet finns stabila grupper med engagerade aktivister som vill arbeta med årsmötet.

 

Styrelsen tycker att förslaget är bra.

 

Styrelsen påpekar också att det till nästa år vore önskvärt att uppmuntra distrikten att lämna in sina intresseanmälningar före årsmötet så att det under årsmötet går att informera deltagarna om var nästa årsmöte kommer att hållas.

 

Styrelsen beslutar

 

att årsmötet 2019 hålls i Gävle;

 

att årsmötet 2019 arrangeras av sekretariatet tillsammans med Gästrikland Dalarnas distrikt.

 

 

§ 78. VÄGVAL INFÖR ÅRSMÖTET 2019

Lina Jakobsson föredrar och framför att sekretariatet, med utgångspunkt i årsmötesutvärderingen, föreslår ett liknande årsmöte som 2018, men med vissa anpassningar utifrån att årsmötet 2019 kommer att hållas i en mindre stad.

 

Styrelsen påpekar att det ska vara kostnadsfritt att delta på årsmötet, men att sektionen kan ta ut en symbolisk kostnad för resa, boende och mat (ungdomar undantaget).

 

Styrelsen framför också att det vore önskvärt att ge lite mer tid i programmet till valutfrågningen, att motionsberedningen kan förläggas samtidigt som något annat parallellt pass samt att de internationella gästerna bör presenteras bättre under årsmötet.

 

Styrelsen beslutar

 

att deltagande på årsmötet är kostnadsfritt;

 

att till årsmötet 2019 erbjuda ett subventionerat rese-, mat- och boendepaket för medlemmar till en kostnad av högst 300 kronor (ungdomar undantaget).

 

 

§ 79. PROCESSEN ATT UTSE UNGDOMSREPRESENTANT TILL GA

Lina Jakobsson föredrar.

 

Uppdraget är omfattande och ställer höga krav på uppdragstagaren då tanken är att ungdomsdelegaten ska delta på lika villkor som övriga delegater. Sekretariatet har specificerat ett förslag till vad som kan ingå i uppdraget.

 

Styrelsen framför att syftet med uppdraget bör framgå tydligare, det vill säga att representera unga i Amnesty. Styrelsen undrar om ungdomsrådet kan vara med i rekryteringsprocessen.

 

Sekretariatet måste återkomma till det då personer i ungdomsrådet samtidigt skulle kunna vara lämpliga kandidater till uppdraget.

 

Styrelsen framför också att det bör ingå i uppdraget att i förankringssyfte ha kontakt med ungdomsråd och studentråd i samband med Global Assembly. Eftersom det är ett kvalificerat uppdrag vill styrelsen också att kriterierna blir skarpare, det vill säga att sektionen ställer krav på “erfarenhet av” och “kompetens i” frågor gällande organisationens styrning och MR-frågor istället för endast “intresse för” dessa frågor.

 

I övrigt tycker styrelsen att uppdragets omfattning och innehåll är bra.

 

Styrelsen beslutar

 

att utse ungdomsrepresentant till GA-delegationen i enlighet med föreslagen process, inklusive justeringsförslag för kriterier och syfte, utifrån styrelsens diskussion.  

 

 

§ 80. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Styrelsens forum

Anna Lindenfors framför att då styrelsen har börjat föra allt fler och mer omfattande diskussioner i styrelsens forum inför styrelsemöten är det från sekretariatets sida önskvärt att styrelsen tydligare definierar när det ställs explicita frågor till sekretariatet. Detta för att sekretariatet ska veta vilka frågor styrelsen vill ha svar på inför styrelsemötet. I övrigt betraktar sekretariatet styrelsens forum som ett forum för styrelsen att föra diskussioner i och förbereda sig inför mötet. Sekretariatet tar också del av diskussionerna för att få en uppfattning om vilka frågor som är viktiga för styrelsen och som därmed kan komma upp på styrelsemötet, men deltar inte i diskussionerna utöver att svara på definierade frågor som kan behövas för styrelsens förståelse av underlagen.  

 

 

§ 81. PERSONALFRÅGOR

Denna punkt protokollförs ej.

 

 

§ 82. MÖTET AVSLUTAS

Amanda Jackson avslutar mötet.

 

 

 

 

Amanda Jackson

Ordförande

 

 

 

Clara Gustafsson

Justerare

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare