Förslag till budget 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2002

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 9 oktober 2002

Förslag till budget 2003
( 5 bilagor )

Budget 2003

Inledning
Sekretariatet har av styrelsen fått i uppgift att till styrelsemötet den 19 oktober ta fram ett förslag till en preliminär budget.

Styrelsen beslutade på sitt junimöte att budgeten 2003 skall omfatta cirka 36 000 tkr. Budgeten skall vara balanserad.

Budgetramen har minskat med 4 Mkr jämfört med 2002 års budget. Anledningen till att budgetramen minskat är att insamlingen gått sämre än tidigare. Som grund för budgetneddragningarna från 2002 års budget till 2003 års budget ligger handlingsplanen samt styrelsebeslutet i juni 1998 då Amnestys fasta verksamhet definierades.

Intäktsbudget
Inledning
Sekretariatet tog till styrelsemötet i juni 2002 fram ett utkast till intäktsbudget. Detta utkast låg sedan till grund för styrelsens beslut om rambudget.

Några förändringar har inte gjorts i intäktsbudgeten från juni. Nedan följer en kort sammanfattning av denna. Totalt uppgår intäktsbudgeten 2003 till 35 740 tkr mot 38 274 tkr 2002.

Septemberprognosen visar på att totala intäkter 2002 blir 35 600 tkr. Beloppet överensstämmer ganska väl med vad som budgeterats 2003.

Som framgår nedan räknar vi inte med några intäkter från almanackan eller Hjälpfonden 2003, det innebär att övriga intäktsslag måste kompensera detta. Främst beräknas gåvor via autogiro ge ett bättre resultat 2003 än 2002.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har varit stadigt sjunkande de senaste åren, autogirosatsningen har stoppat den nedgången. För 2002 beräknas inte intäkterna från medlemsavgifter minska jämfört med tidigare år. För 2003 budgeteras med samma medlemsantal som 2002 men till följd av att delbetalande medlemmar beräknas gå över till autogiro och därmed bli helbetalande medlemmar kommer intäkterna bli något högre 2003 än 2002.

Gåvor och bidrag
Totala intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag exklusive humanfondsutdelning, hjälpfondsutdelning och almanackan budgeteras 240 tkr högre än 2002.



Humanfonden budgeteras till följd av börsfallet 1 600 tkr lägre än 2002. Eftersom Hjälpfonden tappat sin största återförsäljare budgeteras denna till 0 kr 2003 mot 540 tkr 2002. Troligen kommer Hjälpfonden ändå att ge en del intäkter 2003.

Någon almanacka kommer inte att tas fram 2003. Intäkter från almanackan budgeterades till 850 tkr 2002. Sannolikt kommer en del av de som givit bidrag via inbetalningsavierna i almanackan gå över till att skänka via givarbrev.

Kostnadsbudget

Inledning
Budgetramen har minskat från 44 000 tkr 2000 och 40 000 tkr 2001 till 35 740 tkr 2003 . Anledningen till att budgetramen minskat är att insamlingen gått sämre än tidigare (i första hand har Humanfondsutdelningen minskat). Som grund för budgetneddragningarna som måste göras från 2002 års budgetram till 2003 års budgetram ligger handlingsplanen samt det styrelsebeslut i juni 1998 då Amnestys fasta verksamhet definierades.

I budgeten görs en uppdelning i Programkostnader, Personalkostnader, IS-avgift och Sekretariatskostnader. -Programkostnader innefattar kostnader för kampanjer, utbildningar, avgift till Rådgivningsbyrån m m.
-IS-avgiften är det obligatoriska bidraget vi betalar till det internationella sekretariatet.
-Sekretariatskostnader är kostnader för Amnestys sekretariat. Hyra, ADB-kostnader och tryckeri är exempel på sekretariatskostnader.
-Personalkostnader innefattar alla löner och ersättningar med undantag för projekttjänster. Lön i samband med projekttjänst budgeteras som programkostnad.

Jämfört med budgeten 2002 är det personalkostnader som procentuellt minskat mest. Personalkostnaderna minskar med 17 % eller 1 800 tkr. Programkostnaderna minskar med 13 % eller 1 340 tkr. IS-avgiften minskar med 8 % eller 1 200 tkr.

Personalkostnaderna budgeteras som ett eget program, men de personalneddragningar som gjorts kommer att innebära att arbetet med flera program påverkas. För att tydliggöra hur programmen påverkas av personalneddragningarna kommenteras detta kort under respektive program.

Aktioner & kampanjer
Programmet aktioner och kampanjer tilldelas något större resurser 2003 än 2002. Ökningen avser kostnader för att ta fram material till kvinnokampanjen hösten 2003. Vi kommer att försöka hitta en eller flera företagssponsorer till kvinnokampanjen. Det kan leda till att kostnaderna blir lägre än budgeterat samtidigt som kvinnokampanjen får större resurser.

Personalneddragningen inom aktivistteamet innebär mindre tid för kampanjarbete.

Lobbyverksamhet
Största budgetposten inom programmet är avgiften till EU-föreningen vilken uppgår till 385 tkr. Avgiften bestäms efter sektionens insamlingsresultat och kan alltså inte direkt påverkas av sektionen.

Några större neddragningar bland programkostnader för lobbyverksamheten har inte skett däremot har lobbytjänsten dragits in. Det innebär att Amnesty från och med 2003 inte längre har någon som arbetar heltid med enbart lobbyfrågor. Till viss del kompenseras detta av att generalsekreteraren och flyktingansvarig tar på sig mer lobbyarbete. Likväl måste ambitionsnivån för lobby minska.

Flyktingarbete
Budgeten för flyktingverksamheten har inte förändrats jämfört med 2002. Överlägset största posten är avgiften och bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar vilket uppgår till 210 tkr. Styrelsen beslutade på sitt junimöte att Amnesty skall lämna bidrag till Rådgivningsbyrån 2003 då Rådgivningsbyrån befinner sig i en svår ekonomisk situation. Amnesty arbetar för att Rådgivningsbyrån på sikt skall hitta fler finansiärer.

Tjänsten som flyktingansvarig påverkas av personalneddragningar så till vida att den kommer att innehålla ett utökat ansvar för lobby vad gäller flyktingfrågor. Praktikantverksamheten kommer att vara kvar på samma nivå som tidigare.

Budget för medlemsaktiviteter
Budgeterade kostnader för specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordnare, ungdomsarbete och medlemsutbildning minskar något. Det innebär minskad budget för resor och möten. Medlemsutbildningsbudgeten är den som minskat mest. Det behöver inte innebära att färre utbildningar hålls däremot att kostnaderna måste hållas nere exempelvis genom att utbildningarna hålls i sekretariatets lokaler.

En tjänst tas bort från aktivistteamet 2003. Det innebär försämrat stöd till aktivister, distrikt, samordnare och grupper.

Blixtaktioner och Kortkampanjen
Dessa aktiviteter kommer att fortsätta på samma nivå som tidigare. Pengar saknas för att marknadsföra Kortkampanjen vilket borde innebära att antalet prenumeranter kommer att fortsätta minska.

Regional verksamhet
I och med att frivilligprojektet i Göteborg avslutats minskar också budgeten jämfört med föregående år. Sektionen fortsätter att betala det årliga bidraget om 95 tkr till verksamheten i Region Väst.

En tjänst som bland annat innefattat Kortkampanjen försvinner. Det innebär att sektionen bara har en anställd kvar i Göteborg.

Vad gäller distriktscentret i Malmö kommer detta även 2003 att bekostas av SkåneBlekinge distriktet, finansieringen innefattar den av sektionen anställde som arbetar på centret. Det ser ut som Lundagrupperna under 2003 kommer att få ett större testamente utbetalt, vilket skulle kunna innebära att sektionen även fortsättningsvis inte behöver bidra med pengar till centret.

Personalutbildning
Budgeterade kostnader för personalutbildning minskar något vilket kan förklaras med att antalet anställda också minskar.

Årsmötet
Det budgeteras inte för någon aktivitet som skulle ge medlemmarna möjlighet att följa årsmötet i realtid på distans. Om en sådan möjlighet skall finnas måste det lösas av sekretariatets personal med den utrustning som finns tillgänglig på sekretariatet.

Styrelsen och till den knutna arbetsgrupper
Styrelsekostnader budgeteras lägre än förra året. De uppdrags- och arbetsgrupper som styrelsen tillsatt bedöms ha lägre kostnader än utskotten som de ersätter.

ICM/internationella möten
Det har bara budgeterats med fyra deltagare på ICM från svenska sektionen 2003. Det kan jämföras med att åtta personer från sektionen deltog 2001.

Troligen kommer ett internationellt finansmöte hållas under 2003. En mindre budget har därför lagts för detta.

MR-information
Programmet MR-info har i stort sett inga direkta programkostnader.

Heltidstjänsten för MR-information har tagits bort och arbetsuppgiften har istället fördelats på andra i infoteamet. Att tjänsten försvinner innebär sannolikt att Amnesty kommer att bli sämre på att lämna MR-info. Praktikantverksamheten ser dock ut att kunna fortsätta i samma omfattning som tidigare.

Mediaarbete
Av budgeten för mediaarbete är det kostnaderna för pressklipp som utgör den största delen. Det pågår nu förhandlingar med leverantören som förhoppningsvis kan leda till att priset minskar.

Amnesty Press
Inför budgetåret 2002 beslutade styrelsen att antalet nummer av Amnesty Press skulle minska från sex till fyra. Förhoppningen var att redan 2003 gå tillbaka till sex nummer. Det har inte visat sig möjligt och på styrelsemötet i juni beslutades att Amnesty Press även 2003 endast skall komma ut med fyra nummer.

Förhandlingar har skett med tryckeriet vilket lett till att tryckkostnaderna minskar med 30 tkr.

Redaktören för Amnesty Press kommer att arbeta deltid 2003.

Medlemsavisering och medlemsvärvning
Budgeten är i stort sett lika stor som föregående år.

Insamlingsarbete
Största kostnadsposterna är Givarbrev (1 000 tkr) och värvning av autogirogivare via direktdialog (800 tkr). Budgeten är 540 tkr lägre än föregående år. Minskningen kommer av att projektet för Företagssamarbete lagts ned.

Registeransvarig kommer på grund av personalneddragningarna att hjälpa till med allmän datasupport. Det innebär mindre tid för registeranalys.

Almanackan
Kostnaderna för att ta fram almanackan budgeterades 2002 till 780 tkr. Almanackan har gett allt mindre intäkter senaste åren. Styrelsen beslutade därför på sitt junimöte att ingen almanacka skall tas fram 2003.

Sekretariatet
Sekretariatskostnaderna innefattar hyra, el, porto, ADB och tryckeri. Budgeten är något mindre än föregående år beroende på att hyreskostnaderna blir lägre än vad som budgeterades 2002.

ADB-budgeten ligger på samma historiskt sett låga nivå som 2002.

Vaktmästeritjänsten kommer från nästa år även att omfatta en del av distributionen. Det innebär att vaktmästaren får mindre tid över för stöd åt grupper.

En ADB-tjänst försvinner helt. Till en mindre del kompenseras detta av att registeransvarig tar över viss datasupport. Neddragningen innebär mindre tid för datorstöd till främst grupper och styrelse men också sekretariatsanställda. Det innebär sannolikt också fler driftsavbrott både för interna nätverket och hemsidan.

Personalhandläggaren kommer att gå ner till 80 % under 2003 till följd av studier. Eftersom vi inte planerar några rekryteringar 2003 borde det fungera.

Växeltelefonistens tjänst minskar från 100 % till 75 %. Sekretariatets växel kommer därmed att ha kortare öppettider.

Avskrivningar
Avskrivningarna blir något högre än tidigare till följd av en del inventarieinköp som gjorts under 2002 i samband med flyttningen av sekretariatet.

Bidrag till internationella rörelsen
IS-avgiften är 1,2 Mkr lägre än 2002. Avgiften beräknades 2002 efter sektionens goda intäkter 1999 och 2000. Budgetåret 2003 beräknas avgiften efter 2000 och det dåliga insamlingsåret 2001.

Fast och disponibel verksamhet
Enligt styrelsebeslut den 3 maj 2002 skall budgeten delas upp i en fast och en disponibel del. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den disponibla delen är alla övriga budgeterade kostnader. Den disponibla delen får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och den disponibla delen ingå.

Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

-Kortkampanjen
-Amnesty Press (fyra nummer)
-Stöd till Rådgivningsbyrån
-Medlemsskap i EU-föreningen
-Medlemsvärvning
-Personal (det fasta tjänsteutrymmet 2003 minskar)

Sammanlagt har 26 705 tkr lagts som fast verksamhet i budget. För beslut i december 2002 finns 7 378 tkr och för beslut i juni finns 1 657 tkr. Ingen disponibel del finns för beslut i september.

Möjlig budgetjustering till styrelsemötet i december
Efter styrelsebeslut i september 2002 har ett arbete med att ta fram ett program för frivilligledarskap påbörjats på sekretariatet. Detta är tänkt att starta under hösten 2003 och beräknas kosta 30.000 kr under 2003. Kostnaden är preliminär och redovisas därför inte i budgetmaterialet. Sekretariatet ber att få återkomma till decembermötet med ett slutligt kostnadsförslag för programmet.

Eget kapital och reservens storlek
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötet, valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en bunden reserv och en fri reserv. Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Den totala reserven ska enligt styrelsebeslut maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Den bundna reserven skall uppgå till 13 procent av kommande års budgeterade kostnader. Återstoden av det egna kapitalet räknas till de fria reserverna. Den bundna reserven får endast användas efter särskilt årsmötesbeslut. Om den ekonomiska utvecklingen blir sådan att sektionens reserver sjunkit till en nivå där det är nödvändigt att ta bundna reserver i anspråk skall extra medlemsmöte utlysas ".

De fria reserverna skall användas av styrelsen för att utjämna oväntade variationer i intäkter och kostnader.

Förutsatt att 2002 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 6 193 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör den totala reserven 2002 uppgå till 8 842 tkr. Varav den bundna reserven till 5 246 tkr och den fria reserven till 3 596 tkr.

Amnestys kapital kommer inte att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den fria reserven måste tas i anspråk med 2 649 tkr (8 842 - 6 193) och uppgår därmed till 947 tkr.

Med en balanserad budget 2003 bör den fria reserven uppgå till 3 000 tkr enligt gällande beräkningsgrunder. Anledningen till att den bundna reserven skall vara mindre 2003 än 2002 är att lägre budgeterade personalkostnader 2003 medför lägre reserveringskrav. Använd del av den fria reserven minskar därför 2003 till 1 470 tkr och fria reserven kommer att uppgå till 1 530 tkr (3 000 - 1 470).

Förslag till beslut

Sekretariatet föreslår styrelsen

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2003 på 35 740 tkr

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna kostnadsbudgeten 2003 på 35 740 tkr


Bilagor
1. Budget 2003 - sammanfattning
2. Intäktsbudget 2003
3. Ekonomisk verksamhetsplan för 2003
4. Programbudget 2003
5. Fördelade programkostnader 2003