Protokoll majmötet 2013 Protokoll från 1-2 maj 2013

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN  2-3 MAJ 2013
SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL

Tid: Torsdag 2 maj kl.14.30-19.15, fredag 3 maj, 09.00 – 13.00
Plats: Quality Hotel Selma Lagerlöf, Sunne
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Lisbeth Kohls
Justerare: Maria Eklund

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Kristina Lindquist (§ 177-182)
Elisabeth Löfgren (§ 161-173, 177-182)
Natasja Persson
Pär Sköld
Tora Törnquist

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 161-173, 177-182)
Hannah Laustiola (§ 161-173, 177-182)
Viktor Rasch (§ 181)

Övriga
Ida Burlin, årsmötesordförande (§ 181)
Robert Tolonen Scherman, årsmötesordförande (§ 181)
Angeli Sjöström Hederberg, processledare Påverkanstorgen (§ 181)

Frånvarande
Andreas Bokerud
Maja Åberg

§ 161 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Lisbeth Kohls.

§ 162 Fastställande av dagordningen

Processen kring nästa tvåårsplan läggs till övriga frågor.

Beslut

att fastställa dagordningen med detta tillägg.

§ 163 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 16-17 mars 2013

Styrelsen går igenom protokollet från föregående styrelsemöte.

Beslut

att lägga protokollet från föregående styrelsemöte till handlingarna.

§ 164 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.

§ 165 Utvärdering av förra styrelsemötet

Michael Falk går igenom styrelsens utvärdering av marsmötet.


§ 166 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats sedan styrelsens möte i mars 2013:

22 mars

Beslut

att anta uppförandekoden för svenska sektionen av Amnesty International.

1 maj

Beslut

att välja Natasja Persson som ersättare för Robert Scherman i ICM-delegationen 2013.


§ 167 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar rapporten från sekretariatet och gör några nedslag bland det som skett sedan senaste mötet. Många grupper deltog i aktioner på internationella kvinnodagen och gällande Mellanöstern och Nordafrika (MENA) har en så kallad Syrien-stafett påbörjats som en annorlunda aktionsform, följd av sommarkampanjen om Egypten som snart lanseras. Sektionen kommer att påbörja en studie om svensk lagstiftning för att se hur den står sig i förhållande till företags ansvar för kränkningar av mänskliga rättigheter i sin verksamhet.

Gällande skolprojektet finns det ett stort intresse av att bli en så kallad MR-skola bland de kontaktade gymnasieskolorna och Angeläget-festivalen som nyligen hölls slog rekord i både inlämnade filmer och besökare.

Sekretariatet har utvecklat ett nytt sätt för att samla in leads, det vill säga presumtiva medlemmar och aktivister. Metoden går ut på att aktivister samlar in människors kontaktuppgifter samtidigt som de skriver under vädjandebrev eller dylikt vid kampanjer. Arbetet med detta påbörjas i samband med sommarkampanjen. En annan ny kanal som sekretariatet utforskar för fundraising är Google Grants, genom vilket organisationer får 10 000 dollar för att annonsera på Google, vilket i sin tur kommer leda till att vi får större genomslag.

Pär Sköld undrar gällande Arms Trade Treaty (ATT) om det nu när avtalet antagits, kommer fortgå kampanjande för att få länder att också ratificera avtalet så det kan träda i kraft. Lise Bergh bekräftar att så är fallet.

Sofia Halth undrar om arbetet med att höja medelgåvan är något nytt och Lise Bergh svarar att sekretariatet jobbat med detta länge men försöker hitta fler sätt att göra det på.

§ 168 Rapport från styrelsemedlemmar

Ledamöterna går igenom vad de har arbetat med sedan senaste mötet.

§ 169 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté

Lisbeth Kohls rapporterar att AIK har lämnat remissvar för svenska sektionen angående dokumentet om relation mellan ”hubbarna” och sektionerna och jobbar i övrigt vidare med dokumenten till det internationella rådsmötet (ICM).

§ 170 Rapport från Amnestyfonden

Sofia Halth rapporterar att hon har haft samtal med Amnestyfonden och ämnar lyfta ett antal frågor med dem utifrån det som sekretariatet tog upp vid föregående styrelsemöte.

§ 171 Rapport om vilande distrikt

Lise Bergh föredrar rapporten om vilande distrikt, för närvarande fem stycken, bland vilka distrikt Skaraborg glädjande är på väg att återuppta sin distriktsverksamhet. Arbetet med att dra igång distriktets formella funktioner väntas ske under året, speciellt under hösten, och förhoppningen är att distriktet till årsskiftet inte längre ska klassas som vilande.

Maria Eklund undrar hur de grupper som ligger i Skåne utanför Malmö och Lund får stöd, med tanke på att de inte har något aktivt distrikt. Lise Bergh förklarar att den kampanj- och aktivistsamordnare som finns i Malmö även stödjer de grupperna. Hon tillägger att det var Skåne-Blekingedistriktet som själva valde att lägga ned för inte så längesen vilket gör det svårare att dra igång verksamhet där igen.

Sofia Halth frågar hur det ligger till med Jönköpingsdistriktet, om de har något intresse av att starta upp sitt distrikt. Lise Bergh förklarar att det inte verkat så när sekretariatet varit i kontakt med dem, de saknar funktioner för att utveckla ett distrikt. De grupper som formellt tillhör distriktet är dock aktiva och nås även via sekretariatets andra kanaler.

§ 172 Rapport om internationella frågor

Nyligen hemkomna från Amnesty UK:s årsmöte utanför Birmingham, berättar Maria Eklund och Natasja Persson om sina erfarenheter från deras årsmöte.

Sofia Halth ger en uppdatering av läget kring Global Transition Programme (GTP). Hon förklarar att hon tillsammans med sekretariatet sammanställt ett dokument som sammanfattar vad GTP går ut på, vad som hänt hittills och vilka utmaningarna är. Lise Bergh fyller i med information om att det även internationellt ska tas fram ett dokument som tydliggör hur processen fortlöper. När det gäller det internationella sekretariatet (IS) och de förhandlingar som sker med personalen, är ledning och personal nu överens gällande 2013 års löner och villkoren vid uppsägningar. Det som nu pågår är förhandlingar om arbets- och anställningsvillkor för personal i de så kallade hubbarna/regionala kontor och vilka personer som ska flytta, omplaceras eller sluta sin anställning.

§ 173 Anställningsformer

Lise Bergh föredrar. Bakgrunden till att frågan tas upp är tidigare diskussioner styrelsen hållit med anledning av arbetsgivarstrategin, då styrelsen efterfrågade mer information om vilka vägval som gjorts och ännu finns gällande de anställningsformer och anställningsvillkor sekretariatet tillämpar. En förändring i underlaget gäller provdagarna för face-to-face (F2F) i Göteborg och Malmö. Provdagar kommer inte längre att tillämpas, personalen kommer istället att erbjudas en kortare visstidsanställning direkt. Det är sekretariatets bedömning att sektionen kommer nå tillväxtkraven även med denna form. Tillsvidareanställningarna erbjuds nu inom F2F i Stockholm och Telefundraising (TF). Den totala siffran tillsvidareanställda kommer hamna kring 65-70 personer efter det att samtliga inom F2F (Stockholm) och TF fått tillsvidareanställningar.

Styrelsen ställer en del förtydligande frågor kring underlaget och Lise Bergh ombeds lägga det reviderade underlaget i styrelseforum.

§ 174 Rapport från GS-rekryteringen [Endast för ledamöter valda av årsmötet]

Lisbeth Kohls rapporterar från den pågående rekryteringen av ny generalsekreterare (GS).

§ 175 Utvärdering av styrelseåret [Endast för ledamöter valda av årsmötet]

Sofia Halth leder en utvärdering av styrelsens arbete under året.


§ 176 Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren [Endast för ledamöter valda av årsmötet]

Sofia Halth redogör för utvecklingssamtalet med generalsekreteraren.


§ 177 Gruppernas redovisning

Lise Bergh berättar att av fem redovisningsgrupper som inte ännu inkommit med redovisning för föregående år, har fyra lagt ned sin verksamhet.

Maria Eklund undrar om det är så att sekretariatet saknar verktyg för att få in dessa redovisningar eller om det är ett rent praktiskt problem. Lise Bergh menar att det finns en uppenbar problematik kring att få tag på ansvariga personer när gruppen väl är nedlagd. Sekretariatet har ofta kontaktuppgifter till gruppsekreteraren men inte till kassör, och då en grupp väl lägger ned har de sällan fortsatt kontakt sinsemellan vilket gör dem svåra att få tag i. Hon ska dock återkomma i styrelseforum ifall sekretariatet ser något behov av andra verktyg i detta arbete som föranleder styrelsebeslut.

Beslut

att grupp 196 förlorar sin rätt att bedriva insamling i Amnestys namn.

§ 178 Stadgeöversyn

Lisbeth Kohls föredrar strategigrupp 3:s (SG3) något modifierade underlag. SG3 föreslår att en grupp tillsätts för att göra den översyn av stadgarna som styrelsen tidigare diskuterat. Det finns behov av detta eftersom det var längesen det sist gjordes. Några frågeställningar en grupp bör titta närmare på är bland annat hur stadgarna rent allmänt ”hänger med i tiden”, hur de överensstämmer med de internationella stadgarna och mandatet, samt hur de förhåller sig till övriga styrdokument. En annan fråga som en översyn bör ta ställning till är vilken detaljnivå stadgarna bör ha.

Förslaget från SG3 är att uppdra åt sekretariatet att ta fram direktiv och tillsätta en uppdragsgrupp. Arbetet föreslås ledas av sekretariatet och att några från styrelsen ingår i gruppen, samt att en första rapport avläggs i oktober.

Ett generellt medskick från styrelsen är att stadgarna inte bör vara för detaljerade. Det skulle riskera göra dem inaktuella snabbare, med större uppdateringsbehov. Ytterligare medskick inför framtagandet av direktiven är att språkliga uppdateringar bör ingå. Slutligen betonas vikten av att frågan om stadgarnas förhållande till övriga styrdokument inte får blandas ihop med den andra fråga om hur styrdokumenten hanteras mer generellt, som styrelsen också jobbat med.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att utifrån detta underlag och diskussion på mötet, senast 1 juli ta fram direktiv till en stadgeöversyn, vilken sedan beslutas per capsulam,

att uppdra åt sekretariatet att sätta samman en lämplig grupp som gör en samlad översyn av stadgan och därmed närliggande styrdokument i enlighet med frågeställningarna i underlaget,

att arbetet leds av sekretariatet och sker i dialog med styrelsen,

att en första avrapportering sker till styrelsens oktobermöte. Beslut om eventuella stadgeändringsförslag fattas därefter vid styrelsens decembermöte 2013 för att sedan läggas fram inför årsmötet 2014.

§ 179 Rapport från Sierra Leone

Karin Armgren berättar om erfarenheterna av resan till Amnestysektionen i Sierra Leone (AISL) som hon tillsammans med några ur personalen gjorde i mars som en del av partnerskapet med sektionen där.

Kristina Lindquist undrar om AISL efterfrågar något ytterligare stöd från svenska sektionen. Karin Armgren förklarar att planen för partnerskapet, den så kallade SLA:n (Service Level Agreement) i år innehåller färre partnerskapsinslag och mer direkt stöd till AISL. Främst är det dock IT-stöd de behöver. Sofia Halth tillägger att hon anser att det är viktigt att svenska sektionen fokuserar på insatser som innebär en kunskapsöverföring, sådant som den sektionen kan ta med sig in i framtiden, hellre än punktinsatser.

Lise Bergh berättar att AISL fått minskat stöd från IS på grund av att landet inte är prioriterat i nuvarande verksamhetsplan. Förhoppningen är dock att den hub/regionkontor som ska ligga i Dakar i Senegal kommer att innebära ett ökat stöd för sektionerna i regionen, däremot inte fråga om ekonomiskt stöd. Till varje hub/regionalkontor kommer en så kallad Regional Advisory Group att utses, bestående av de sektioner som finns i regionen men även sektioner utanför regionen som kan tänkas ha ett särskilt intresse för regionens arbete. Sekretariatet anser att svenska sektionen bör erbjuda sig att ingå i denna grupp.

§ 180 Övriga frågor

-Inför styrelsens konstituerande möte den 5 maj

Apropå styrelsens möteskalender för kommande styrelseår lyfter Sofia Halth en fråga om att lägga till en extra dag på februarimötet för att ge styrelsen och den nytillträdda generalsekreteraren tillfälle att lära känna varandra ordentligt. Styrelsen tycker att detta är en bra idé men för att möjliggöra det behöver februarimötet flyttas till helgen 1-2 februari.

- Nästa tvåårsplan

Maria Eklund föreslår en något ändrad process inför framtagandet av den kommande verksamhetsplanen. Hon menar att processen för två år sedan var problematisk, då hela planen presenterades för och diskuterades av styrelsen först vid decembermötet. Då resursmålen baseras helt på Svenska Amnesty 2016 borde de kunna tas fram och fastställas genom ett separat underlag med preliminära del- och resultatmål redan till septembermötet, anser hon. Då får styrelsen möjlighet att ge sina första inspel i processen på ett tidigare stadium. Sedan kunde resursmålens del- och resultatmål (inte aktivitetsmål) slutligen fastställs redan på oktobermötet medan MR-målen däremot kunde presenteras efter det att en ny GPS fastställts. På så sätt skulle resursmålen i plan bli mer styrande för resten av budgetarbetet, istället för att målen tas samtidigt som budgeten i december.

Lise Bergh menar att det är möjligt att presentera ett utkast på övergripande målsättningar men ser svårigheter i att kunna fastställa resultatmål så tidigt som i september eller oktober då budgeten inte tillnärmelsevis är klar. Vidare planerar sekretariatet för en annan struktur på den kommande planen och hon ber därför att få återkomma efter att ha diskuterat frågan på sekretariatet.

Beslut

att uppdra SG3 att återkomma till frågan om 2013-års process för verksamhetsplan och budget i styrelseforum senast 31 maj.

§ 181 Inför årsmötet

-Genomgång av årsmötet

Hannah Laustiola går igenom dagordningen för årsmötet i detalj.

-Granskningskommitténs rapport

Sofia Halth kommer med förslag på hantering av GK:s rapport under årsmötet.

-Internationella gäster

Utöver ordförande och GS från AISL finns inga internationella gäster anmälda till detta årsmöte.

-Styrelsens punkt

Sofia Halth och Maria Eklund kommer att hålla i presentationen av föregående verksamhetsår.

-Styrelsens arbetsfördelning samt roll under årsmötet

Styrelsen diskuterar olika frågor kring hur de ska fördela sig på påverkanstorgen, vilken roll de bör inta etc.

-Reflektioner från årsmötesordförandena

Årsmötesordförandena, Robert T Scherman och Ida Burlin, samt årsmötessamordnare Viktor Rasch på sekretariatet liksom processledare för påverkanstorget Angeli Sjöström Hederberg, deltar vid denna punkt. Styrelsen diskuterar tillsammans med dem påverkanstorgets utformning mer i detalj och reder ut en del frågetecken.

§ 182 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Sofia Halth.




Sofia Halth
Ordförande

Lisbeth Kohls
Vice mötesordförande

Hannah Laustiola
Sekreterare

Maria Eklund
Justerare

Förkortningar:
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
AISL – Amnesty International Sierra Leone
ATT – Arms Trade Treaty, Ett internationellt bindande vapenhandelsavtalet
F2F – Face-to-face
GK – Granskningskommittén
GPS – Global Priority Statement, globala tvåårsplaner för hela rörelsen
GS – Generalsekreterare
GTP – Global Transition Programme, den globala förändringsagendan
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
MR – mänskliga rättigheter
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
SG – Strategigrupp
SLA – Service Level Agreement
TF – Telephone fundraising