Tidpunkt för årsmöte Underlag till styrelsemöte 1-2 april 2008

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2 april 2008

Tidpunkt för årsmöte

Inledning
I januari 2005 kom en av styrelsen tillsatt uppdragsgrupp med en rad rekommendationer för att öka deltagandet på årsmötet. En av rekommendationerna var att övergå från ett tredagarsmöte till ett tvådagarsmöte, en annan var att tidigarelägga årsmötet. I stadgarna står att årsmöte ska hållas senast 15 maj, vilket har tolkats som att årsmötet bör starta senast detta datum. I många år låg årsmötet kring 5-10 maj, men sedan 2006 har årsmötet ägt rum kring 20 april.

Har tidigarelagda årsmöten inneburit någon skillnad?
På årmötet i Uppsala 2005, som var det senaste årsmötet som ägde rum i maj och under tre dagar, deltog 199 personer. Året efter i Göteborg lades den kombinerade mr-konferensen/årsmötet i april och dessutom på fredag-lördag. Mötet lockade 269 medlemmar och hade utöver mr-konferensen på temat flyktingar, en mycket lyckad och välbesökt avslutningsfest på Världskulturmuséet. Årsmötet 2007, som hölls i Linköping under lördag-söndag 21-22 april, hade 171 deltagare. I skrivande stund har 207 personer anmält sig till årsmötet i Västerås 19-20 april.

Utifrån deltagarantalet är det svårt att se att ett tidigareläggande av årsmötet haft någon större effekt. Årsmötet i Göteborg var så annorlunda i sitt upplägg att det snarast är att betrakta som ett undantag. Dock skulle det kunna vara så att mycket mr-innehåll leder till ett högre deltagarantal, men det ska då ställas mot uppdragsgruppens rekommendation om att ha tvådagarsmöten samt årsmötesbeslutet i Linköping 2007 att ha beslutande årsmöte varje år. Med all årsmötesformalia, beredning av och beslut om motioner och förslag, samt alla val, blir det relativt lite tid över för övrigt mr-innehåll under ett tvådagarsmöte.

Ett problem med tidiga årsmöten
Tidigareläggandet av årsmötena har inneburit en del försämringar vad gäller årsmötesförberedelserna, vilket dels hänger samman med att stadgarna ställer krav på när material ska vara färdigt för utskick till årsmötesdeltagarna, dels att styrelsemötena under våren kommer onödigt tätt i den nuvarande ordningen.

I år hade vi mindre än 60 dagar på oss att sammanställa årsredovisningen, vilket innebar att årsredovisningen inte kunde vara klar två veckor före styrelsemötet, som är kravet för beslutsunderlag. Grupper och distrikt har 60 dagar på sig att skicka in sina redovisningar och eftersom ungefär hälften av grupperna och distrikten inte lyckades hålla detta datum så verkar tidsramarna alltför snäva. Vi tror att vi i framtiden även kommer att behöva redovisa gruppers och distrikts verksamhet i samband med årsmötet och kanske även gentemot SFI, och det ser vi som snudd på omöjligt att hinna med om vi fortsättningsvis ska ha årsmöten kring den 20 april.

Styrelsemötena kommer i den nuvarande ordningen tätt på våren. I år är det fem veckor mellan januari- och marsmötet och sex veckor mellan mars- och aprilmötet. Styrelsens förberedelsetid skulle kunna förlängas med åtminstone ett par veckor om årsmötet senarelades till början av maj.

Ytterligare ett problem
Vi vet att det under ICM-år kommer att stort antal underlag från IS, IEC och de olika internationella kommittéerna som sektionerna förväntas ha synpunkter på. Många av underlagen kommer relativt sent, vilket gör att de sektioner som har riktigt sena årsmöten (maj-juni) har större möjligheter att ha sina ICM-diskussioner tillsammans med medlemmarna på årsmötena. Det här tycker vi talar för att vi även utifrån ett ICM-perspektiv bör förlägga årsmötet till maj, åtminstone vartannat år då det är ICM.

Årsmötet 2009
Beslut har redan fattats om att förlägga årsmötet 2009 till helgen 25-26 april i Lund och vi har kontaktat den danska sektionen om att kunna ha delar av våra årsmöten gemensamt. Om detta datum kvarstår föreslår vi att sektionen fr o m 2010 senarelägger årsmötet till början av maj.

Förslag till beslut

att sektionen fortsättningsvis senarelägger årsmötet till början av maj.