Sekretariatets rapportering till styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 21 januari 2011

Sekretariatets rapportering till styrelsen

Inledning

I styrelsens arbetsordning finns ett avsnitt (§ 32) som tar upp vilka typer av rapporter sekretariatet kan/bör lämna för att underlätta styrelsens kontroll av verksamheten:

32. Styrelsens kontroll
Sekretariatet lämnar rapporter som underlag för genomlysning av verksamheten. Generalsekreteraren väljer inriktning efter samråd med styrelse. Målsättningen är att genomlysa väsentliga områden som styrelsen har ansvar för men som delegerats. Detta kan t ex vara:
- arbetsgivaransvar och personalpolicy enligt lag och internationella riktlinjer;
- arbetsmiljöfrågor;
- kompetenssäkring;
- ekonomisystem, attestinstruktion och delegationsordning;
- organisationens fysiska säkerhet;
- informationssystemens säkerhet;
- försäkringsskydd.

Genom bland annat tillkomsten av FRII:s kvalitetskod och styrelsens skyldighet att årligen rapportera hur internkontrollen är organiserad och utövas, har styrelsen bett sekretariatet att redogöra för och förtydliga vilken typ av rapportering som styrelsen bör få under ett verksamhetsår.

I det nedanstående redogör sekretariatet för de större och regelbundet återkommande rapporter styrelsen får idag, samt förtydligar processen kring framtida rapportering.

Löpande rapportering

Till varje styrelsemöte avger sekretariatet en översiktlig skriftlig rapport som redovisar genomförda och planerade aktiviteter samt resultat sedan föregående styrelsemöte. Rapportens struktur följer verksamhetsplanens, d v s utgår från prioriterade globala områden (s k portföljer) och prioriterade områden inom sektionen (sektionsportföljer).

Varje månad läggs en ekonomisk rapport ut till styrelsen på intranätet/medlemssidorna. Rapporten tar upp intäkter respektive kostnader aktuell månad och åtföljs av en kortare kommentar.

Tertialrapporter

Var fjärde månad (tertial) inkommer sekretariatet med fördjupade rapporter om verksamheten respektive ekonomin. Verksamhetsrapporten utgår från sektionens mål under respektive prioriterat område och den ekonomiska rapporten utgår från budget innevarande år och efter tertial 1 och 2 görs prognoser för årets ekonomiska utfall.

Övriga rapporter

Rapporterna avseende tertial 3 utgör också verksamhetsberättelse och årsredovisning för sektionen och tas upp på styrelsens marsmöte, då även FRII:s kvalitetskodrapport ska ligga klar. Till kvalitetskoden ska bifogas en beskrivning av hur styrelsens interna kontroll är organiserad.

I juni 2010 beslutades att sekretariatet årligen ska presentera en riskanalys av sektionens verksamhet för styrelsen. Tillsammans med riskanalysen ska en s k livscykelanalys av sektionens intäktskällor presenteras. Detta ska ske på styrelsens junimöte.

Sammanfattning rapporter

Varje styrelsemöte
Verksamhetsrapport enligt gällande verksamhetsplan.

Junimötet
Tertialrapport 1 verksamhet: rapport för perioden januari - april innevarande år utifrån gällande verksamhetsplan.

Tertialrapport 1 ekonomi: rapport av intäkter och kostnader gentemot budget för perioden januari - april innevarande år, prognos 1 görs.

Riskanalys: sekretariatet presenterar årlig riskanalys av sektionens verksamhet enligt av styrelsen beslutad modell. I samband med riskanalysen presenteras även en livscykelanalays av sektionens intäktskällor.

Novembermötet
Tertialrapport 2 verksamhet: rapport för perioden maj - augusti innevarande år utifrån gällande verksamhetsplan.

Tertialrapport 2 ekonomi: rapport av intäkter och kostnader gentemot budget för perioden maj - augusti innevarande år, prognos 2 görs.

Marsmötet
Tertialrapport 3 verksamhet: rapport för perioden september - december föregående år utifrån gällande verksamhetsplan, verksamhetsårets tre tertialrapporter utgör grunden för sektionens verksamhetsberättelse som publiceras tillsammans med årsredovisningen.

Tertialrapport 3 ekonomi: rapport av intäkter och kostnader gentemot budget för perioden september - december föregående år, grund för årsredovisningen som presenteras och godkänns på marsmötet.

I samband med årsredovisningen lämnas också en rapport om gruppernas redovisning och förslag på åtgärder för de grupper/enheter som eventuellt inte uppfyllt sina åtaganden vad gäller redovisning.

FRII:s kodrapport.

Framtida rapportering

Kvartals- eller halvårsrapporter?
Beslut om One Financial Amnesty på ICM 2011 kan komma att innebära att sektionens rapporteringssystem förändras. Beroende på vilka rapporter den internationella rörelsen kommer att kräva kan det bli aktuellt att gå från tertialrapporter till halvårs- eller kvartalsrapporter om verksamhet och ekonomi. I dagsläget talar mycket för att vi, åtminstone vad gäller ekonomin, skulle behöva någon form av kvartalsrapportering internt även om den internationella rörelsen kommer att arbeta med halvårsrapporter. Konsekvensen för styrelsen blir då att man får fyra rapporter per år istället för som nu tre. Detta kan få konsekvenser för styrelsens årscykel vad gäller möten, men vilka är för tidigt att säga.

Riskanalys som grund för styrelsens internkontroll
Tanken med den årliga riskanalysen är att den ska utgöra en viktig grund för styrelsens internkontroll utöver den fastlagda ordningen med rapporter om verksamhet och ekonomi. Vi ser det som naturligt att ordningen även fortsättningsvis är den att styrelsen och generalsekreteraren utifrån riskanalysen gemensamt väljer vilka områden som eventuellt ska genomlysas ytterligare i form av speciella rapporter.

Förslag ny skrivning i arbetsordningen

Utifrån det ovanstående föreslår vi att skrivningen i styrelsens arbetsordning ändras till nedanstående:

32. Styrelsens kontroll
Styrelsen ska årligen i samband med FRII:s kvalitetskod lämna en rapport om hur den interna kontrollen är organiserad och utövas. Sekretariatet lämnar regelbundet rapporter som underlag för genomlysning av verksamheten och ekonomin. För närvarande görs detta var fjärde månad (tertial). Utifrån den årliga riskanalys som sekretariatet genomför kan styrelsen i samråd med generalsekreteraren begära in ytterligare rapporter för att stärka den interna kontrollen.

De exempel på områden som för närvarande tas upp i § 32 i arbetsordningen är sådana som ändå kan komma att belysas i särskilda rapporter som en följd av t ex styrelsens utvecklingssamtal med generalsekreteraren eller att nya policies och riktlinjer antas av sekretariatet. Ett sätt för styrelsen att löpande hålla sig informerad är att vi gör delar av sekretariatets personalhandbok tillgänglig för styrelsens ledamöter.

Förslag till beslut

att godkänna förslaget till ny formulering av § 32 i styrelsens arbetsordning.