- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Budgeteringsprinciper och budgetprocessen Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2010
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 7 januari 2010
Budgeteringsprinciper och budgetprocessen
Inledning
Mot bakgrund av en diskussion om hur vi budgeterar intäkterna från Postkodlotteriet och hur dessa intäkter bör användas i vår verksamhet fick sekretariatet på styrelsemötet i oktober 2009 uppdraget "att till januarimötet inkomma med ett nytt förslag om hur våra olika intäktskällor i framtiden ska budgeteras". Detta uppdrag har vi utökat något till att omfatta både våra budgeteringsprinciper och vår budgetprocess.
Grundläggande principer för budgetering av intäkter
Utgångspunkten för vår budgetering av intäkter är en kombination av faktiskt (det vi vet) och förväntat (det vi tror) utfall av våra olika intäktsslag. Varje intäktsslag varierar till sin karaktär och även förutsättningen att göra goda prognoser över kommande intäkter varierar beroende på intäktsslag. I grova drag kan man dela in våra intäktsslag i fyra kategorier utifrån svårigheten att budgetera dem:
1. Mycket stor osäkerhet
2. Stor osäkerhet
3. Mindre osäkerhet
4. Budgeteras efter fastslagna principer
1. Mycket stor osäkerhet
Intäktsslag där det med nödvändighet råder mycket stor osäkerhet kring utfallet är
Gåvor från grupper och distrikt
Gåvor från organisationer
Gåvor från företag
Ospecificerade gåvor
Det är alltså mycket svårt både att budgetera och under året prognosticera dessa intäktsslag. Gåvor från grupper och distrikt har tidigare varit lättare att budgetera, men i och med att det råder stor osäkerhet om hur många grupper som på sikt kommer att ägna sig åt insamling, till eget eller sektionens konto, hamnar det intäktsslaget inom denna kategori.
I budgeten 2010 står intäktsslagen under denna kategori för totalt ca 4 % av sektionens intäkter.
2. Stor osäkerhet
Intäkter med mindre men fortfarande stor osäkerhet är
Medlemsavgifter på inbetalningskort
Övriga insamlingsaktiviteter
Annonser & bilagor Amnesty Press
I budgeten 2010 står intäktsslagen under denna kategori för totalt ca 5 % av sektionens intäkter.
3. Mindre osäkerhet
Intäkter som kan budgeteras med mindre osäkerhet utifrån ett begränsat antal variabler är
Medlemsavgifter och gåvor via autogiro
Insamlingsbrev
Företagssamarbeten
Amnestyakademin
Arvoden
Rapporter o d
Övrig försäljning
Prenumeration Amnesty Press
Prenumeration Kortkampanjen
Räntor och övrigt
När det gäller dessa intäktsslag finns det en relation mellan våra planerade aktiviteter och intäkterna som gör att de är lättare att budgetera och under året prognosticera än den förra kategorin. Intäkter från medlemmar och givare via autogiro är förenklat uttryckt ett resultat av i huvudsak tre variabler: antal, snittbelopp och avhoppsfrekvens. Intäkterna från insamlingsbrev går att förutse relativt väl utifrån antal brev, antal givare i databasen och kunskaper om deras beteende. Intäkterna från prenumerationer är en kombination av naturligt avhopp och marknadsföringsinsatser.
I budgeten 2010 står intäktsslagen under denna kategori för totalt ca 73 % av sektionens intäkter.
4. Budgeteras efter fastslagna principer
Intäkter som budgeteras efter fastslagna principer är
Testamenten
Humanfonden
Hjälpfonden
Postkodlotteriet
Vad gäller Testamenten tillämpar vi en princip som innebär att intäktsslaget budgeteras till ett medeltal av de fem senaste åren. Humanfonden budgeteras sedan 2000 försiktigt enligt principen 70% av det kända utfallet sista april innevarande räkenskapsår, Postkodlotteriet enligt principen senast kända årsutfall.
Om dessa intäktsslag är lätta att budgetera så är de desto svårare att prognosticera under året, eftersom de i så hög grad bygger på externa faktorer som börsutveckling och extern marknadsföring av lotteriverksamhet. Testamenten är av naturliga skäl det intäktsslag som varierat mest genom åren och är mycket svårt att budgetera. En viss vägledning kan vi dock få genom den bevakning vi har av aktuella testamentesärenden.
När det gäller Humanfonden har försiktighetsprincipen lett till att vi de flesta år nått över budget. Budgeteringen av Postkodlotteriet har en egen problematik knuten till sig som delvis har att göra med att vi är relativt nya förmånstagare. Det andra året, 2009, fördubblades utdelningen till 10 000 tkr från 5 000 tkr 2008, men vi kan naturligtvis inte räkna med en sådan utveckling varje år. Det finns en relation mellan vårt insamlingsresultat, de reurser vi lägger ner på att marknadsföra Postkodlotteriet och den slutliga utdelningen, men eftersom beslutet om utdelningen tas av stiftelsens styrelse som inte motiverar sitt beslut har vi svårt att hitta en lämpligare princip än den vi tillämpar idag.
Intäkterna från Hjälpfonden, som tidigare budgeterades efter principen senast kända utfall, har fr o m 2010 satts till 0 kr då vi fått besked att denna fond ska upphöra.
I budgeten 2010 står intäktsslagen under denna kategori för totalt ca 18 % av sektionens intäkter.
Relationen mellan våra intäktskällor och våra verksamhetskostnader
Traditionellt har vi tillämpat ett väldigt enkelt system inom Amnesty som inneburit att allt som samlas in går till verksamheten i sin helhet, d v s vi har inte öronmärkt några av våra insamlade medel. I början av 00-talet då sektionen i hög utsträckning blivit beroende av intäkterna från Humanfonden och dessa för första gången började minska infördes principen om en Humanfondsreserv, vars syfte var att förhindra att tillfälliga intäkter beroende på enstaka goda börsår omedelbart skulle omsättas i ny verksamhet. Som mest stod Humanfonden för närmare 30% av sektionens intäkter, idag står den för drygt 6% (prognos 2009). Det är sekretariatets mening att Humanfondsreserven i realiteten spelat ut sin roll som styrmedel i sektionens ekonomi.
Från mitten av 00-talet har vi vid ett antal tillfällen sökt bidrag till verksamheten från Arvsfonden och Olof Palmes internationella center. Dessa intäkter har öronmärkts för speciella projekt inom MR-utbildning och krävt en särskild redovisning.
Vi har dessutom samarbetsavtalet med Amnestyfonden som innebär att 11% av våra insamlade medel ska gå till Amnestyfonden.
Efter att sektionen hösten 2008 blivit förmånstagare i Postkodlotteriet, vilket skulle innebära ökade intäkter för sektionen som var mycket svåra att prognosticera, fattade styrelsen i januari 2009 beslutet att "intäkter från Postkodlotteriet tillsvidare budgeteras mycket försiktigt och inte används till att utöka fasta kostnader". Rent budgettekniskt är det av ovan nämnda skäl omöjligt att i sektionens budget knyta specifika intäkter till specifika kostnader, undantaget bidragen från externa finansiärer. Budskapet från styrelsen var dock tydligt: En ökning av de fasta kostnaderna får inte baseras på tillfälliga och i längden osäkra intäktsökningar.
Utöver rena bidrag från externa finansiärer samt den fördelning av insamlade medel som regleras i samarbetsavtalet med Amnestyfonden anser vi att sektionen bör undvika all "särbehandling" av intäkterna. Vi anser därför att Humanfondsreserven bör avskaffas och att inga enskilda intäktsslag kopplas till en viss typ av kostnader. I stället bör man i budgetarbetet tillämpa försiktighetsprinciper utifrån en samlad analys av de olika intäktsslagen.
IS-avgiften
IS-avgiften beräknas enligt en särskild internationellt överenskommen modell. Eftersom den internationella rörelsen på det internationella rådsmötet 2011 ska besluta om ett nytt system för IS-avgiften, föreslår vi tillsvidare inga förändringar i budgeteringen av denna avgift.
Sektionens budgetprocess
Sektionens årliga budgetprocess börjar på styrelsens junimöte då de ekonomiska ramarna för nästkommande år fastställs. Därefter kan sekretariatets olika avdelningar mera i detalj påbörja budgetarbetet. I början av september hålls sekretariatets planeringsdagar som är det egentliga startskottet på sekretariatets budgetprocess. Vartannat år föregås planeringsdagarna av ICM, vilket innebär att en del beslut som påverkar sektionerna på två års sikt ska integreras i budgetprocessen och påverkar planeringsdagarnas innehåll och fokus.
Sekretariatets förslag till budget presenteras för styrelsen och budgetmötet i slutet av oktober, men sekretariatets förslag ska vara klart två veckor före detta möte, omkring 10 oktober. Utöver det faktum att sekretariatet har relativt lite tid att i detalj arbeta med budgetförslaget fram till detta datum, har budgetarbetet de två senaste åren komplicerats av det faktum att utdelningen från Postkodlotteriet, som alltså ska utgöra de budgeterade intäkterna för nästkommande år, inte offentliggörs förrän i oktober. Detta är inget vi kan påverka utan måste anpassa oss till. Efter oktobermötet går budgetförslaget tillbaka till sekretariatet med styrelsens eventuella ändringsförslag för slutgiltigt beslut i början av december.
Ett nytt inslag i den internationella planeringsprocessen är de globala prioriteringar, GPS, som kommer att arbetas fram efter ICM vartannat år. I år kom beslut om dessa först i december och det finns skäl att tro att de även i fortsättningen kommer att bestämmas sent på året, vilket påverkar vår budgetprocess.
Vi ser därför flera skäl till att flytta styrelsens oktobermöte ett par veckor fram i tiden till första halvan av november, vilket får till följd att decembermötet bör flyttas till mitten av december. Det här kommer att påverka hela styrelsens årscykel, men bör inte leda till några större problem, eftersom även årsmötet fr o m 2010 är framflyttat ett par veckor. När det gäller budgetmötet så ser vi att dess roll i själva budgetprocessen blivit allt mindre betydelsefull och att de senaste årens budgetmöten mest kommit att handla om organisations- och redovisningsfrågor.
Budgetmötets roll
I många år efter sektionens bildande antogs budgeten för det nästkommande året av sektionens årsmöte, en hantering som var möjlig i en tid då Amnestys medlemmar i stort sett var synonymt med de aktiva medlemmarna. Budgetmötet kom till för att de aktiva medlemmarna i distrikt och grupper även fortsättningsvis skulle kunna ha direkt inflytande över budgeten.
Under första halvan av 00-talet sjönk antalet deltagare och mötet förlorade mycket av sin legitimitet då långt ifrån alla distrikt var representerade. År 2005 diskuterade styrelsen budgetmötets framtid och föreslog årsmötet att formulera ett nytt uppdrag för styrelsen angående detta. Årsmötet i Uppsala 2005 beslutade att "ge styrelsen i uppdrag att årligen anordna ett budgetmöte med syftet att ge grupper och distrikt demokratiskt inflytande i budgetprocessen, samt att förankra styrelsens förslag till budget". Mot bakgrund av att de senaste årens budgetmöte samkörts med distriktsombudsmötet och att de mer och mer kommit att behandla organisationsfrågor, anser vi att styrelsen bör överväga att förändra upplägget av budgetmötet.
Vi anser dessutom att orimligt mycket av styrelsens och sekretariatets resurser idag läggs ner på ett möte som i så liten utsträckning diskuterar faktiska budgetfrågor. Det senaste budgetmötet hade endast elva deltagare från åtta distrikt samt en representant från specialgrupperna, medan Amnestyfondens styrelse, sektionsstyrelsen och sekretariatet hade sammanlagt 17 deltagare. Det vore bättre att göra budgetmötet till en integrerad del av distriktsombudsmötet där aktuella organisations- och ekonomifrågor diskuteras med ett färre antal representanter från styrelse och sekretariat.
Förslag till beslut
att Humanfondsreserven upphör fr o m räkenskapsåret 2010,
att Humanfonden även fortsättningsvis budgeteras till 70% av det kända utfallet sista april innevarande räkenskapsår,
att Postkodlotteriet även fortsättningsvis budgeteras till senast kända årsutfall,
att utöver bidrag från externa finansiärer för särskilda ändamål inga insamlade medel öronmärks eller kopplas till särskilda kostnader i sektionens budget,
att styrelsens årscykel förskjuts så att styrelsens oktobermöte flyttas till november, samt
att sektionens budgetmöte görs till en integrerad del av distriktsombudsmötet och har fokus på aktuella organisations- och ekonomifrågor.