Protokoll från styrelsmöte 6 december 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2004

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 15 januari 2004

      amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden

PROTOKOLL NR 5/2003/2004

Möte med sektionens styrelse den 6 december 2003

Ledamöter Närvarande
Maria Eklund X
Christian Gräslund X, mötesordförande § 73-84
Jeanette Irekvist X, § 78-79 (per telefon)
Fredrik Kron X
Lisa Moraeus X
Anja Persson Anmält förhinder
Jörgen Persson X
Magnus Öhman X, mötesordförande § 85-91
Suppleanter
Christian Engberg X
Mia Jansson Anmält förhinder
Sune Montán X
Sekretariatet
Carl Söderbergh
Dan Grundin 		Anmält förhinder
X, mötessekreterare

§ 73 Mötet öppnas

Mötet öppnas av tf ordförande Christian Gräslund som tackar sekretariatet för årets julfest.


§ 74 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Beslut

att utse Lisa Moraeus till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförande, justera protokollet.


§ 75 Val av ordförandereserv för nästa möte

Beslut

att utse Christian Engberg till ordförandereserv för nästa möte.


§ 76 Fastställande av dagordning

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 77 Protokoll från möte med sektionens styrelse 18 oktober 2003

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 78 Budgetmötet 2003

Jörgen Persson rapporterar från budgetmötet. Det rådde en stor samsyn när det gällde styrelsens förslag till budget 2004 bland budgetmötesdeltagarna och mötet resulterade inte i några rekommendationer till förändringar av förslaget. Jeanette Irekvist anser att mötet trots det förde en bra diskussion om hur sektionens verksamhet och budget hänger ihop. Jörgen Persson påpekar att deltagarantalet även detta år var lågt, vilket är bekymmersamt. Lisa Moraeus föreslår att styrelseledamöterna inför framtida budgetmöten aktivt kontaktar sina distrikt för att se till att fler distrikt är representerade.


§ 79 Budget 2004

Jörgen Persson inleder med att redogöra för resultatrapporten t o m oktober 2003. En större gåva från Lundagrupperna har gjort att oktober månad visar ett positivt resultat. Jörgen Persson redogör därefter för förslaget till budget 2004.

- Distriktscentret i Malmö

Sune Montán väcker frågan om finansieringen av en eventuell fortsättning av distriktscentret i Malmö. I förslaget till budget 2004 ligger lönekostnader för den anställde fram t o m maj, då projekttiden går ut. Dessa lönekostnader täcks av pengar från distrikt Skåne-Blekinge. Sekretariatet har utgått från att distriktet, i enlighet med årsmötesbeslut, står för den fortsatta finansieringen om styrelsen vid sitt marsmöte ställer sig positiv till en fortsättning av projektet. Då det råder osäkerhet om hur distriktet tänkt när man i oktober via Lundagrupperna gav ett större bidrag till sektionen, uppdrar styrelsen åt Jeanette Irekvist och Jörgen Persson att kontakta distriktet i frågan.

Beslut

att uppdra åt Jeanette Irekvist och Jörgen Persson att kontakta distrikt Skåne-Blekinge angående framtida finansiering av distriktscentret i Malmö, samt

att om det visar sig nödvändigt återföra medel till distriktet för att täcka en eventuell finansiering av distriktscentret för hela 2004.

- Gemensam insamling sektionen-Amnestyfonden

Jörgen Persson informerar styrelsen om grundprinciperna för hur en gemensam insamling mellan sektionen och Amnestyfonden skulle kunna redovisas i "konsoliderad" form. Budgeten 2004 kan komma att underbalanseras något, eftersom en sammanslagning innebär vissa kostnader för bl a nytryck av material. Dessa kostnader är att betrakta som engångskostnader.

Beslut

att anta den budget för 2004 som presenterades för budgetmötet,

att anta december månads disponibla del av budgeten 2004,

att ge sekretariatet i uppdrag att göra nödvändiga justeringar av budgeten 2004 i den händelse ett avtal om gemensam insamling mellan sektionen och Amnestyfonden sluts, samt

att beslut om den slutliga konsolideringen av sektionens och Amnestyfondens budget 2004 fattas på styrelsemötet i januari 2004.


§ 80 Rapport om per capsulambeslut

Mötesordförande meddelar att inga per capsulambeslut fattats sedan styrelsens oktobermöte.


§ 81 Rapport från sekretariatet

Dan Grundin kompletterar den elektroniskt utsända rapporten med följande information.

Carl Söderbergh deltog i november på två seminarier på temat våld mot kvinnor. Det ena var ett expertseminarium arrangerat av demokrati- och integrationsminister Mona Sahlin där även Gita Sahgal från IS deltog. Det andra ägde rum på "Fadime-dagen" och även där var IS representerat, denna gång av Claire Taylor.

Carl Söderbergh har haft ett möte med den nya migrationsministern Barbro Holmberg där bl a transportöransvaret togs upp. Svenska Amnesty har även bett om ett möte med utrikesminister Laila Freivalds för att diskutera bl a Guantánamo och dödsstraffet.

Medlemsvärvningskampanjen "Värva till tusen" är nu avslutad. 746 nya medlemmar värvades till autogiro med ett snittbelopp på ca 30 kr/mån.

Antalet träffar på den externa hemsidan har den senaste tiden varit i snitt drygt 1000/dag, att jämföras med samma period förra året då antalet träffar var ca 850/dag.

Styrelsesekreteraren Tessi Fickenday kommer under våren att trappa ner arbetet och fr o m 1 februari 2004 arbeta ca en dag i veckan med årsmötesförberedelser, för att sluta helt den 31 maj. Fredrik Mattsson kommer fr o m mitten av januari att arbeta 75% som styrelsesekreterare.


§ 82 Rapport från Amnestyfonden

Lisa Moraeus rapporterar från Amnestyfondens senaste möte.


§ 83 Rapport från förhandling med Amnestyfonden

Christian Gräslund rapporterar från förhandlingen med Amnestyfonden om gemensam insamling. Ett möte kommer att hållas i anslutning till dagens styrelsemöte och man hoppas då kunna bli klara med förhandlingen.


§ 84 Övriga frågor

- Brev från grupp 32

Beslut

att uppdra åt Christian Gräslund att besvara brevet från grupp 32.


- Inbjudan till styrelsemötet i mars 2004

Beslut

att bjuda in sektionens HBT-grupp till styrelsens marsmöte 2004.


- Brev från EU-föreningen

Beslut

att uppdra åt Magnus Öhman att ge styrelsens synpunkter på förslaget om en ny organisationsstruktur för EU-föreningen.


§ 85 Handlingsplanen 2004-2010

- Rapport från handlingsplanegruppen

Sune Montán inleder med att rapportera från handlingsplanegruppens arbete och lyfter särskilt upp frågan om möjligheten att revidera handlingsplanen. Eftersom de tvååriga operativa planer som IS tar fram (ISOP) kommer att ange konkreta prioriteringar inom den internationella handlingsplanen (ISP) kommer det att bli nödvändigt med vissa revideringar av den svenska handlingsplanen. Det är handlingsplanegruppens åsikt att styrelsen bör göra dessa revideringar. Styrelsen är enig med handlingsplanegruppen i denna fråga.

Sune Montán redogör vidare för hur många enkätsvar som inkommit dels via mail och brev, dels via enkäten på webben. Diskussioner om handlingsplanen med styrelseledamöter närvarande har hållits i ett tiotal distrikt, dessutom diskuterades handlingsplanen på budgetmötet.

Dan Grundin rapporterar kort från Directors Forum där Carl Söderbergh nyligen medverkade och där bl a den kommande ISOP och nya regionala strategier diskuterades.


- Motioner med anledning av handlingsplanen

Sune Montán redogör för underlaget i frågan. Styrelsen är enig om att årsmötesbeslutet 2003 ska tolkas så att endast motioner som innebär direkta förändringar av förslaget till handlingsplan bör accepteras. Detta bör också framgå tydligt i materialet som går ut inför årsmötet.

Beslut

att styrelsens förslag till handlingsplan 2004-2010 bifogas kallelsen till årsmötet/mr-konferensen 2004, samt

att det i kallelsen informeras om möjligheten att inkomma med motioner som rör ändringar i förslaget till handlingsplan. De som avser att motionera uppmanas i kallelsen att ange var i förslaget till handlingsplan motionen har relevans, detta för att underlätta styrelsens bedömning av motionerna.


- Tidplan för handlingsplanearbetet

Styrelsen kompletterar förslaget till tidplan med att styrelsen på sitt marsmöte kommer att hantera eventuellt inkomna motioner som rör handlingsplanen.

Beslut

att med detta tillägg godkänna den föreslagna tidplanen för arbetet med handlingsplanen 2004-2010.


- Disposition av handlingsplanen

Christian Gräslund redogör för underlaget. Styrelsen anser att indelningen av sektionens verksamhet i huvudrubriker är lämplig, men efterfrågar tydliga prioriteringar under varje huvudrubrik. Styrelsen är också överens med handlingsplanegruppen om att fem prioriterade huvudmål är rimligt och att det är dessa som kan komma att revideras utifrån nya operativa planer från IS (ISOP). Jörgen Persson meddelar att sekretariatet efter styrelsemötet mer i detalj kommer att gå igenom förslaget till disposition. Magnus Öhman efterfrågar en beskrivning av sektionens basverksamhet och undrar hur självfinansierad verksamhet ska prioriteras. På dessa frågor har handlingsplanegruppen i dagsläget ingen definitiv uppfattning, men meddelar att man kommer att beakta detta i det fortsatta arbetet.


- Organisationsmål

Sune Montán redogör för underlaget som poängterar distriktens roll för organisationens utveckling. Att distrikten uppnår de mål som definieras i beskrivningen av distriktens roll och arbetsuppgifter, samt att sektionen har en levande organisationsdialog är två önskvärda huvudmål. Styrelsens diskussion utmynnar i att man ber handlingsplanegruppen beakta även det land- och regioninriktade arbete som utförs av samordnarna och det tematiska arbete som utförs av det ökande antalet specialgrupper. Dessutom efterlyses en beskrivning av tänkbara nya aktivitets- och organisationsformer.


§ 86 Årsmötet/mr-konferensen 2004

- Verksamhetsberättelse 2003 - distrikt, samordnare, specialgrupper

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att uppmana distrikt, samordnare och specialgrupper att inkomma med verksamhetsberättelser för 2003 senast den 14 februari 2004.


- Årsmötet/mr-konferensen

Fredrik Kron förklarar att det viktigaste för årsmötesgruppen är att få ihop mr-konerensen och beslutet om en ny handlingsplan, som kan innebära att årsmötet även måste behandla motioner. Det är i dagsläget omöjligt att säga hur lång tid diskussionen om handlingsplanen kommer att ta på årsmötet, men Sune Montán uppskattar att ca 4-5 timmar av mötet måste ägnas åt handlingsplanen. Styrelsen är enig om att lördagen bör ägnas åt mr-konferensen och att seminarier/beredningsgrupper om handlingsplanen kan hållas på fredag samt lördag kväll, beslut i plenum tas då på söndag.

Årsmötesgruppen har även kommit med ett första förslag på program för årsmötet/mr-konferensen, vilket presenteras för styrelsen.

Beslut

att mr-konferensen hålls lördagen den 15 maj och att lördag kväll vid behov kan användas för behandling av förslaget till handlingsplan,

att uppdra åt årsmötesgruppen att tillsammans med sekretariatet arbeta vidare med programmet i enlighet med den struktur som presenteras i underlaget,

att uppdra åt årsmötesgruppen att tillsammans med sekretariatet utforma en attraktiv inbjudan, som både riktar sig till Amnestys medlemmar, till allmänheten och till organisationer som arbetar med mänskliga rättigheter och/eller kvinnorättsfrågor,

att uppdra åt årsmötesgruppen att tillsammans med handlingsplanegruppen föra en löpande diskussion om hur handlingsplanen ska behandlas under årsmötet, samt

att återkomma till styrelsens januarimöte med ett mer detaljerat förslag till dagordning.


- Påverkanstorg

Fredrik Kron redogör för "påverkanstorg" som exempel på beredningsform. Styrelsen anser detta vara värt att prova och föreslår att detta görs på fredag kväll, men föreslår också att årsmötesgruppen förbereder ett förslag med traditionella beredningsgrupper, i den händelse flera motioner om handlingsplanen inkommer.

Beslut

att uppdra åt årsmötesgruppen att arbeta vidare med förslaget med en kombination av påverkanstorg och beredningsgrupper för att bereda förslaget till handlingsplan under årsmötet.


- Distriktets budget för årsmötet/mr-konferensen 2004

Styrelsen tar del av distriktets förslag till budget.

Beslut

att godkänna distriktets förslag till budget för årsmötet/mr-konferensen 2004.


- Förslag till arbetsordning och årsmöteshandbok

Styrelsen tar del av dessa två årsmöteshandlingar.

Beslut

att godkänna förslaget till arbetsordning och årsmöteshandbok för årsmötet 2004.


§ 87 Biståndsmandatet

Rose-Marie Asker och Katarina Bergehed från Amnestyfondens styrelse informerar styrelsen om de diskussioner som pågår internationellt om att anpassa biståndsmandatet till Amnestys nya åtagande och internationella handlingsplan (ISP). Ett internationellt möte om biståndsmandatet hölls i Stockholm den 25 oktober i år. Den internationella styrelsen (IEC) kommer att ta upp frågan i januari 2004. Ansvarig för biståndsfrågor inom IEC är Hanna Roberts.


§ 88 Rapport om den nya beredningsorganisationen

Dan Grundin redogör för rapporten, som tyder på att styrelsens arbete i flera avseenden förbättrats som ett resultat av den nya beredingsorganisationen. Styrelsen diskuterar bl a vad som ska anses som strategiska respektive operativa frågor i styrelsearbetet, samt det internationella utskottets (AIK) roll. Arbetet i uppdragsgrupper bör dessutom utvärderas ytterligare.

Beslut

att det i den utvärdering som ska göras om ett år ska ingå en särskild utvärdering av uppdragsgruppernas arbete.


§ 89 Utvärdering av distriktscentret i Malmö

Christian Engberg redogör för underlaget. Utvärderingsgruppen kommer att titta på både kvantitativa och kvalitativa aspekter av distriktscentret, och särskilt de kvalitativa kommer att ges stor vikt.

Jörgen Persson påpekar, i egenskap av personalrepresentant, att det är viktigt att den projektanställde får ett besked om projektets framtid i samband med styrelsens marsmöte 2004. Dessutom bör avtalet mellan sektionen och distrikt Skåne-Blekinge ses över om det blir en fortsättning av projektet.

Beslut

att godkänna utvärderingsplanen för aktivistcentret i Malmö.


§ 90 Vakans i styrelsen

Då Fredrik Kron fr o m januari 2004 kommer att arbeta som kampanjansvarig på sekretariatet avgår han från styrelsen efter detta styrelsemöte. Fredriks distriktsansvar för Stockholm övertas av Christian Gräslund. Frågan om ansvaret för distrikt Värmland-Dalsland bordläggs tillsvidare.

Tf ordförande Christian Gräslund tackar Fredrik Kron för hans insatser i styrelsen och önskar honom lycka till i det nya arbetet.


§ 91 Mötet avslutas

Magnus Öhman tackar deltagarna och avslutar mötet.




Christian Gräslund Magnus Öhman
Mötesordförande Mötesordförande




Lisa Moraeus Dan Grundin
Justerare Sekreterare