7. Direktiv för verksamhet och budget 2020 Underlag till styrelsemöte 19-20 oktober 2019

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2019-10-04

Punkt: 7. Direktiv för verksamhet och budget 2020

BESLUTSUNDERLAG

Bilaga 1: Sektionens Riskanalys

Bilaga 2: Förslag ändringar sektionens verksamhetsplan 2020

Direktiv för verksamhets- och budgetarbetet 2020

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2020. 

Riktlinjerna avser:

• Ekonomiska förutsättningar 2020

• Verksamhetsprioriteringar 2020

• Utvecklingsarbete och sektionens reserv 2020

• Process för verksamhetsplanering och budgetarbete

EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR

Grunden för de ekonomiska förutsättningarna är beslut om storleken på sektionens reserv. I reservpolicyn går att läsa: 

“Storleken på sektionens reserv ska årligen beslutas av styrelsen och baseras på en beräkning av de finansiella implikationerna av de bedömda risker som föreligger i enlighet med de riktlinjer som gäller för den globala rörelsen (“Global Reserves Guidelines”).”

Som bilaga till direktiven finns sektionens riskanalys för 2019, som ligger till grund för föreslaget reservmål i att-satserna nedan (i enighet med AIS instruktioner). Reservmålet avgör hur mycket av sektionens kapital som finns tillgängligt för kommande verksamhetsår. Utifrån verksamhetens behov tas intäktsbudget och kostnadsbudget fram, och då synliggörs om budgeten är balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver, sparade medel, och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna, medan det andra år kan vara lämpligt att välja att bygga upp sektionens reserver och därför låta de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

I öppet beslut 77 (§42) från juni 2016, fastställdes att målet var en balanserad budget 2020. Sekretariatets förslag är att avbesluta det beslutet, och istället anta föreslagna att-satser i slutet av detta dokument, vilket går i linje med styrelsens beslut från oktober 2018 och juni 2019. 

Intäkter

Nyrekrytering: 6,4 mkr

Pågående givande:106,4 mkr

Övrig fundraising:29 mkr

Försäljning och övriga intäkter: 350 tkr

SUMMA: 142,15 mkr 

Bidrag till den internationella rörelsen

Bidraget beräknas bli ca 38 mkr.

Beräkning av påverkan på internationella rörelsen

Eftersom systemet kring bidrag till den internationella rörelsen är uppbyggd på ett sätt som ska stimulera fundraising så är dessa poster avdragsgilla. Det betyder i sin tur att bidraget blir mindre under de år som vi satsar på fundraising. Så länge som vi har ökade intäktsmål kommer också fundraisingkostnaderna att öka. Detta är kostnader som är nödvändiga för att nå våra mål och satsningarna beräknas ge större intäkter på sikt.

Frivilligt bidrag till internationella rörelsen/FIF-lån

AIS har frågat om svenska sektionen kan förlänga FIF-lånet och sekretariatets förslag är att, FIF-lånet förlängs till samma villkor, men med en löptid på ett år i taget.

VERKSAMHETENS PRIORITERINGAR OCH UTVECKLINGSARBETE

Grunden för verksamheten 2020 är den internationella rörelsens strategiska mål, långsiktig riktning för den svenska sektionen, sektionens verksamhetsplan 2017-20 som styrelsen beslutade i december 2016 samt de verksamhetsprioriteringar som styrelsen beslutade i juni 2019.

På styrelsens junimöte beslutades: 

att ge sekretariatet i uppdrag att till oktobermötet 2019 lägga fram förslag till budgetramar och övergripande verksamhetsplan för 2020.

att sekretariatet i förslaget till budgetramar för 2020 inkluderar prioriterade fundraisingsatsningar

att ge sekretariatet i uppdrag att i den fortsatta planeringen för 2020 prioritera att avsluta pågående projekt och utvecklingsarbete samt att prioritera arbetet med nästa strategiska period och förändringarna och utvecklingen inom den internationella rörelsen.

Utvecklingsarbete och användning av sektionens reserv

I enlighet med med styrelsens beslut på mötet i juni 2019, om att avsluta satsningar och göra tydligare prioriteringar pågår en process på  sekretariatet där vi dels fasar ut tidsbegränsade satsningar och dels ser över var vi kan effektivisera verksamheten, med inriktningen att budgeten ska vara 10 msek mindre 2020. Samtidigt är vi måna om att fortsätta utvecklingsarbetet som gör oss starkare som organisation, därav vår önskan om att använda 10 msek från reserverna (se nedan).

På grund av nuvarande budgetarbete är det svårt att definiera hur de slutgiltiga budgetprioriteringar kommer att se ut under 2020. Det är därför viktigt att poängtera att nedanstående är en preliminär lista och att den sannolikt kommer att ändras i den budgetprocess som nu pågår. Förändringar som sker kommer fortsatt utgå ifrån styrelsens beslut i juni, vilket innebär att prioriterad verksamhet under 2020 är beslutade fundraisingsatsningar, arbetet med nästa strategiska period samt utvecklingen inom den globala rörelsen. Utöver styrelsens uppdrag från junimötet, kräver jämlikhetsarbetet och prioritering av MR-frågor fokus under 2020. 

Innovation och testning inom fundraising (mål 5.1)

Parallellt med arbetet med att utveckla befintliga kanaler krävs att Amnestys fundraising breddas för att finna nya metoder och kanaler. Resurser för innovation och test av nya metoder, tekniker och kanaler har delvis gett resultat under 2019 men kräver fortsatt satsning under 2020 då vi kan satsa på de kanaler och metoder vi identifierar som mest framgångsrika under 2019. Det arbete som planerats under 2019 med att utveckla gåvoshopen, kvarstår och flyttas fram till 2020. 

Telefundraising helger (mål 5.1)

Ett fortsatt behov finns av telefundraising på helger. Kostnaden för personal blir dock 50 % högre under kvällstid. Men verksamheten ger resultat då det finns system på plats som är betydligt snabbare och som möjliggör att mängden samtal som krävs för att kunna bedriva en lönsam verksamhet även på helger framförallt på sikt gällande ökning av nyrekrytering av medlemmar. 

Konsertprojektet “Truths and Rights” (mål 5.1)

Majoriteten av kostnaderna under 2020 kommer att täckas av omfördelning av resurser inom fundraising. Men under 2020 kommer projektet att kosta 1,1 MSEK. 

Utvecklingsprocesser

Jämlikhetsarbete, AIS strategiska period, svenska sektionens strategiska period, implementering av aktivismstrategin. 

SRM-utveckling

Pågående utvecklingsprojekt inom SRM-systemet har en del funktioner kvar att implementera, för att kunna användas av fler verksamheter än idag. 

Resursförstärkning

Vi har inte all kapacitet vi behöver internt för att kunna driva utvecklingsarbetet i alla delar. Därav behöver vi kunna ta in konsulter och/eller tidsbegränsad personal för att stärka upp olika delar av verksamheten.

Då prognosen för sektionens intäkter uppgår till ca 142 mkr, och förslag till användning av reserv uppgår till 10 mkr sätts ramen för kostnadsbudget till 152 mkr. 

Förändringar i verksamhetsplan 2020

De delar i verksamhetsplanen som styr MR-arbetet, är idag mycket omfattande gällande såväl antal mål som indikatorer. Det finns en ambition för framtida plan att minska antalet mål. Redan nu ser sekretariatet att planen skulle kunna komprimeras, pga överlappande mål och indikatorer samt nedprioriterade verksamheter. Därför finns ett antal föreslagna förändringar i verksamhetsplan för 2020. 

• Då kampanjen YesMeansYes har prioriterats ned, föreslås mål 2.2 tas bort. 

• Mål 3.1 och 3.3 är mycket närliggande och föreslås slås samman till en ny 3.1. 

• Då kampanjen IWelcome är nedprioriterad, föreslås mål 3.2 tas bort och de indikatorer som finns om mobilisering flyttas till nya 3.1.  

• Cross-cutting målen 1-4 fokuserar på engagemanget kring mål 1-4. Förslag är att ta bort cross-cutting målen, och föra över indikatorerna till mål 1-4. 

• Mål 5.2, 5.3, 5.4 har en stor mängd indikatorer, och inför 2020 föreslås dessa minskas för att bli mer relevanta kopplat till önskad effekt samt i relation till aktivismstrategin.  

• Då årsmötet uppdrag sektionen att fokusera verksamheten ytterligare på tortyr föreslås verksamhetsplanens mål 1.1 och 3.1 tydliggöras med ett sådant fokus. 

• Då Amnesty globalt fokuserar på klimat kopplat till MR föreslås klimatkopplingen tydliggöras i VPn (under mål 1.1, 2.7, nya 3.1, 4.1 samt 4.2)

Process för verksamhetsplanering och budgetarbete

Sekretariatet föreslår att styrelsen på oktobermötet fastställer allmänna riktlinjer för verksamhetsplanering och det fortsatta budgetarbetet och på decembermötet tar beslut om den slutgiltiga verksamhetsplanen och budgeten.  

Styrelsen föreslås besluta

att sektionens reserv inte får understiga 32 mkr, eller överstiga 38 mkr vid utgången av 2020  

att utgångspunkten för budgetarbetet för 2020 är att använda 10 mkr av sektionens reserv till verksamhetskostnader

att intäkterna 2020 tillsvidare beräknas till 142 113tkr, inklusive öronmärkta medel

att kostnadsbudgeten inte får överstiga 152 113 tkr, vilket inbegriper styrelsens beslut av användningen av reserven

att förlänga FIF-lånet på 2,2 mkr till AIS med ett års löptid 

att arbetet bedrivs i enlighet med den föreslagna tidsplanen

att följande verksamheter ska ingå i budget 2020: Amnesty Press med minst 4 nr samt avgift till Amnestys EU-kontor