Punkt: 5. Förstudie medlemssidor Underlag till styrelsemöte 8 februari 2020

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2020-01-24

Punkt: 5. Förstudie medlemssidor

 

 

RAPPORT

 

 

Bakgrund

Medlemssidorna skapades som en plattform för Amnestys medlemmar, där det på ett transparent sätt skulle gå att följa styrelsens arbete (dagordningar, underlag, protokoll), årsmötet, den internationella rörelsens årsmöte, hitta relevanta styrdokument, kontaktuppgifter till förtroendevalda och så vidare. Från början fanns det även interaktiva funktioner där medlemmarna skulle kunna diskutera årsmöteshandlingar och liknande. De interaktiva funktionerna plockades sen bort då de inte användes av medlemmarna. Den ursprungliga tanken var också att det skulle bli en plats där Amnestys aktivister skulle kunna hitta relevant information och kampanjmaterial. 

 

Informationen på medlemssidorna klassades som endast avsedd för medlemmar och webbplatsen skyddades därför med krav på inloggningsuppgifter. Inloggningsuppgifterna har publicerats i Insats och skickats till de medlemmar som mejlat och bett om dem. 

 

Kravet på inloggningsuppgifter gjorde det svårt att utveckla sidan för aktivisternas behov. Inloggningen blev ett hinder, som inte var önskvärt. Därför utvecklades en ny webbplats - aktivismportalen. Där kan medlemmar/aktivister idag bland annat söka information om kampanjer och aktioner, olika arbetsformer, grupper och distrikt, utbildningar och möten och beställa material. Där publiceras också olika policyer och styrdokument som riktar sig till aktiva medlemmar, grupper och distrikt. I takt med att aktivismportalen har fått allt fler besökare har intresset för medlemssidorna minskat. Medlemssidorna besöks idag av ytterst få medlemmar. 

 

Innehåll på medlemssidorna

Majoriteten av innehållet på medlemssidorna finns också i lite annan tappning på aktivismportalen och/eller Amnestys publika webbplats amnesty.se. Det gäller 

  • Beskrivningar av Amnesty som organisation 

  • Styrdokument

  • Information om årsmötet 

  • Information om internationella årsmötet

  • Beskrivningar av förtroendeorganens uppdrag och kontaktuppgifter till dessa organ

 

En del av innehållet på medlemssidorna finns bara på medlemssidorna. Det gäller 

  • Sektionsstyrelsens dagordningar, styrelseunderlag och protokoll från styrelsemöten

  • Årsmöteshandlingar

  • Fondstyrelsens mötesanteckningar

 

Sammanfattning av intervjuer med representanter för samtliga förtroendeorgan

 

Uppdelningen medlemssidorna/aktivismportalen

  • Det råder en samstämmighet kring att medlemssidorna med fördel kan slås ihop med till exempel aktivismportalen och/eller att information kan flyttas från medlemssidorna till amnestys publika webbplats, amnesty.se. Det är en fördel om informationen finns samlad på samma ställe. 

  • Viktig information som idag finns på medlemssidorna och även fortsättningsvis behöver finnas tillgänglig för medlemmarna 

    • Tydlig beskrivning av organisationen och dess olika delar (inkl årsmöte, int årsmöte osv.) 

    • Heltäckande Information om förtroendeorganen samt när och i vilket syfte medlemmarna ska vända sig till respektive förtroendeorgan. 

    • Tillgång till styrelsens dagordningar, beslutsunderlag och styrelseprotokoll.

    • Ev. tillgång till mötesanteckningar från sektionsstyrelsens möten

 

Krav på inloggningsuppgifter 

  • Representanter från samtliga förtroendeorgan menar att det vore bra att ta bort kravet på inloggningsuppgifter för den information som finns på medlemssidorna. Nästan 100 000 medlemmar innebär i praktiken att det som publiceras på sidorna kan anses vara publik information.

  • Tillgängligheten, det vill säga att det är lätt att komma åt dokumenten, är överordnad om öppna sidor i något enstaka fall innebär att något dokument inte kan publiceras. 

  • Krav på inloggningsuppgifter generar två negativa saker 1) det kan utgöra ett hinder att komma åt informationen, 2) det nuvarande systemet är så svagt att det i praktiken inte fungerar som det skydd det var tänkt att utgöra. 

  • Det kan vara exkluderande med en inloggning som bygger på t ex bank-ID då alla medlemmar inte har möjlighet att skaffa bank-ID.

 

För- och nackdelar med möjlighet till interaktion/dialog

  • Medlemssidorna hade från början interaktiva delar, där det var tänkt att medlemmarna skulle föra diskussion med varandra. en funktion initialt. Det användes inte, vilket skapade en negativ upplevelse av funktionen och medförde att informationen på sidorna kändes inaktuell. 

  • Det krävs mycket administration för att få det att fungera bra. Kommentarer måste besvaras snabbt och opassande inlägg måste plockas bort. Läggs det upp kommentarer/synpunkter som inte besvaras kan det skapa en känsla av “osynlighet” snarare än att “bli hörd”.

  • Alla förtroendeorgan arbetar ideellt och svaren kan dröja, vilket kan få motsatt effekt mot vad som var tänkt. Viktigt att veta vad en som besökare kan förvänta sig av en webbplats. 

  • Det kan bli svårt att hitta former för hur synpunkterna ska omhändertas på ett bra sätt. 

  • E-post passar bättre än “chattrum” för till exempel valberedningens kommunikation med medlemmarna. 

  • Viktigt att inte lägga stora resurser på en teknik/funktion som inte fungerar i praktiken/ger önskvärda effekter.

  • Viktigt att tydliggöra syftet med interaktiviteten, kan nog passa jättebra för vissa delar såsom kampanj, men sämre för annat. Men finns det ett tydligt syfte och plan för hur kommentarerna ska tas omhand kan det vara värt att testa.  

 

Övrigt

  • Sökbarheten bland/i dokument bör förbättras framförallt vad gäller styrelseunderlag, styrelseprotokoll och årsmötesprotokoll. Ett sätt att åstadkomma en ökad sökbarhet kan vara att publicera sökbara pdfer som komplement till inscannade protokoll med signaturer. (Gäller årsmötesprotokoll, med styrelseprotokoll görs det redan.) 

  • Viktigt att GDPR-anpassa sidor med kontaktuppgifter och liknande. 

  • Önskvärt att minska risken för skräpmejl genom att till exempel inte skriva ut @ i e-postadresserna, utan att istället använda “snabel-a” 

 

Utgångspunkter för förändringsarbetet

Aktivismstrategin som styrelsen antog hösten 2019 utgör grunden för sektionens förändringsarbete kopplat till aktiva medlemmar/aktivister. 

 

Förändringarna ska utgå från ett utifrån och in-perspektiv där varje plattform/forum ska ha ett specifikt syfte. Det innebär att information/kommunikation av ett visst slag i möjligaste mån ska samlas på ett och samma ställe så att det blir tydligt och logiskt för medlemmarna var de ska söka efter olika typer av information och eventuella kommunikationsmöjligheter. Genom att samla likartad information på ett ställe blir det lättare att hålla informationen uppdaterad. 

 

De förändringar som detta underlag handlar om ska bidra till att sänka tröskeln till 1) att bli aktiv medlem, 2) ett brett engagemang som omfattar både aktivism och demokratiska/organisatoriska frågor. 

 

Nästa steg 

 

  1. Omarbeta och uppdatera informationen om Amnesty som organisation, förtroendeorganens uppdrag, årsmötet och det internationella årsmötet på amnesty.se. 

 

  1. Samla styrdokument som är relevanta för medlemmarna på ett och samma ställe 

 

  1. Arkivera information på medlemssidorna som kan vara av intresse för framtiden men inte ligger på de sidor vi väljer att ha kvar. Ta bort information som finns på någon av de andra webbplatserna. Spara de delar som utgör styrelsens löpande arbete (inklusive arkivet bakåt), årsmöteshandlingar (inklusive arkivet bakåt) och eventuellt delar av fondstyrelsens arbete. (Det skulle innebära ett stort arbete att flytta all denna information och därför bättre att i nuläget ha den kvar på dessa sidor.) Ta bort inloggningen till webbplatsen och skapa en öppen länk till dessa sidor, antingen från aktivismportalen eller amnesty.se. Undersöka möjligheterna att öka sökbarheten i dokumenten.  

 

  1. Undersöka möjliga alternativ för en mer kommunikationsbaserad webbplattform (Community-Based Platform) som framöver skulle kunna ersätta aktivismportalen. En plattform som är lämpad för både information och kommunikation och som på så sätt skulle kunna bidra till stärkta relationer mellan aktivister/medlemmar, förtroendevalda och sekretariat, samt till ökat medlemsinflytande. Styrningsfrågor kopplade till de demokratiska strukturerna och förtroendeorganen ska inkluderas i en sådan översyn.