Septembermötet 2019 Protokoll från 21-22 september 2019

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 21 SEPTEMBER 2019

Tid: Kl 09.00-18.15

Plats: Sekretariatet, Stockholm

Ordförande: Amanda Jackson

Vice ordförande: Linn Malmborg

Justerare: Gosia Håkansson 

 

Närvarande

Amanda Jackson, ordförande

Anna Fairbrass

Clara Gustafsson, suppleant

Lars Gäfvert

Linn Malmborg

Malgorzata Håkansson

Mehjar Azzouz, suppleant

Mårten Rosander, kassör

Nina Virkkala

Ulrika Westerlund

Madelaine Seidlitz, personalrepresentant

Beatrice Schönning, personalrepresentant

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

Peter Kvist, avdelningschef

Elisabeth Lundgren (§62-69)

Sofia Fjellestad (§55-56)

 

 

§ 45. MÖTET ÖPPNAS

Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 46 ARBETSGIVARFRÅGOR 

Endast förtroendevalda styrelseledamöter, punkten protokollförs ej. 

 

 

§ 47. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslutar

 

attfastställa dagordningen med tilläggen teckningsrätt samt utbildningstillfälle under punkten övriga frågor. 

 

 

§ 48. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE I JUNI 

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 15-16 juni 2019. 

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna. 

 

 

§ 49. PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE I JULI 

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 3 juli 2019. 

 

Styrelsen lägger protokollet till handlingarna. 

 

 

§ 50. UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som stängs.

 

Styrelsen lägger uppföljningen till handlingarna. 

 

 

§ 51. RAPPORT OM PER CAPSULAM-BESLUT

 

  • Per Capsulambeslut gällande att vice ordförande ersätter ordförande på GA-mötet i augusti 2019

 

Styrelsens beslut 2019-07-26

 

Att vice ordförande, Linn Malmborg, i enlighet med arbetsordningen, ersätter ordförande Amanda Jackson på Global Assembly-mötet 1-4 augusti 2019.

 

  • Per Capsulambeslut gällande att rekonfirmera en tillsvidaretjänst som GS-assistent

 

Styrelsens beslut 2019-09-12

 

Att re-konfirmera en tillsvidaretjänst som GS-assistent;

 

Att tjänsten kan tillsättas snarast möjligt;

 

Att beslutet förklaras omedelbart justerat.

 

  • Per Capsulambeslut gällande att godkänna svenska Amnestys effektrapport till Giva Sverige 

 

Styrelsens beslut 2019-09-14  

 

Att godkänna svenska Amnestys effektrapport 2019 (Amnesty Sverige inkl Amnestyfonden effektrapport 2019) till Giva Sverige (fd FRII);

 

Att beslutet förklaras omedelbart justerat.

 

 

§ 52. ÅTERRAPPORTERING FRÅN GLOBAL ASSEMBLY MEETING AV DELEGATIONEN

Mehjar Azzouz återrapporterar om de delar på GA som var specifikt för ungdomar. 

I övrigt var styrelsen nöjd med tidigare rapporter från mötet.

 

 

§ 53. GENERALSEKRETERARENS RAPPORT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet. 

 

§ 54. RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT 

Utskotten återrapporterar sitt arbete sen styrelsens junimöte. 

 

 

§ 55. UTVECKLINGSARBETET INOM FUNDRAISING

Sofia Fjellestad presenterar sektionens fundraisingarbete. 

 

 

§ 56. INVESTERINGSPROJEKT FUNDRAISING

Sofia Fjellestad föredrar förslaget om en fundraisingkonsert 2021. 

 

Medskick

  • Sekretariatet bör så tidigt som möjligt i projektet inhämta bättre kunskaper om förutsättningarna för ett fungerande DMT (Direct Membership Ticketing).

  • Sekretariatet behöver säkerställa att det finns resurser och kompetens att kravställa rätt så att de avtal som tas fram har fungerande exitklausuler osv. 

  • Sekretariatet bör arbeta långsiktigt för att få budgeten för sektionens löpande verksamhet i balans

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att starta ett projekt med syfte att genomföra en fundraisingkonsert 2021;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens decembermöte 2019 återkomma med förslag på rapportering och avstämningspunkter inklusive avvikelserapportering avseende konsertprojektet 2021. 

 

 

§ 57. NÄSTA STRATEGISKA PERIOD 

Anna Lindenfors föredrar bakgrunden förslaget. 

Beslutsunderlag: Nästa strategiska persiod

 

Styrelsen beslutar

 

att ny strategisk period startar 2022;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 återkomma med förslag till process för att ta fram verksamhetsplan för 2021.

 

 

§ 58. SEKTIONENS RISKANALYS

Peter Kvist föredrar och beskriver processen gällande riskanalys och kopplingen till storleken på sektionens reserver, det vill säga budgetramarna som styrelsen beslutar om i oktober.  

 

 

§ 59. ÅRSMÖTESUTVÄRDERINGEN

Rapport: Årsmötesutvärderingen 2019

 

Styrelsen noterar särskilt att det inte var så många som deltog på MR-passen, att få läst alla underlag och att det ökade antalet ungdomar som deltog verkar vara beroende av att det för många ungdomar var helt gratis alternativt endast kostade 300 kr att delta på årsmötet. 

 

Medskick

  • Se över indelningen i åldersspann i utvärderingen. Ungdomar bör inkludera personer upp till och med 25 år. 

  • Årsmötet bör föregås av tydliga instruktioner om vikten av att ta del av årsmöteshandlingarna, speciellt beslutsunderlagen.

  • I utvärderingen bör frågan om huruvida deltagarna läst årsmöteshandlingarna specificeras  mer så att det går att utläsa om deltagarna har tagit del av motioner och förslag till årsmötet. 

  • Viktigt med strategier för att öka informationen om innehållet i motioner och förslag så att deltagarna är väl informerade och vet vad de beslutar om. 

 

 

§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019

Beslutsnderlag: Uppföljning årsmötesbeslut 2019

 

  • § 41. Motion: Om inkludering av en ung representant i Amnesty Sveriges valberedning 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att omformulera valberedningens valberednings riktlinjer till att inkludera en ung medlem i nomineringen till valberedningen och att återrapportera till styrelsens oktobermöte 2019. 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att informera valberedningens valberedning som väljs i oktober 2019 om de nya riktlinjerna.  

 

 

  • § 42. Motion: Om policy för boendekostnader under aktivistevenemang

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 eller i forum återrapportera riktlinjer för kostnader i samband med aktivist- och medlemsevenemang, som är kompatibel med nuvarande miljöpolicy och kommande inköpspolicy. 

 

 

  • § 43. Motion: Om adoptionsfall  

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 rapportera hur arbetet med aktionsfall och annat långsiktigt arbete förtydligas gentemot aktiva medlemmar.  

 

 

  • § 45. Motion: Om medlemmarnas inflytande över verksamhetsplanen

 

Styrelsen beslutar 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 ta fram förslag på riktlinjerför hur medlemmarna ska involveras i planeringen av sektionens verksamhet.

 

 

 

  • § 47. Motion: Om internationellt program mot tortyr

 

Styrelsen beslutar 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att intensifiera och utveckla arbetet mot tortyr både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer, och till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera arbetet mot tortyr.

 

 

  • § 48. Motion: Om arbetet mot dödsstraff 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att intensifiera och utveckla arbetet mot dödsstraff både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer, och till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera arbetet mot dödsstraff.

 

 

  • § 49. Motion: Om engelskspråkigt arbetsmaterial  

 

Styrelsen noterar att tillhörande policydokument tolkas som redan existerande. 

 

Styrelsen beslutar 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 återrapportera en implementeringsplan som integrerar nuvarande riktlinjer för språkanvändning (2008) och riktlinjer för aktivistmaterial på andra språk än svenska (2019). 

 

 

  • § 50. Motion: Om översättning till engelska av hemsidan  

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att undersöka, innan slutet på 2020, vad som krävs tekniskt och i övrigt för att göra hela eller delar av svenska Amnestys hemsida tillgänglig både på svenska och engelska; 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återrapportera rekommendationer beträffande implementeringen av detta beslut. 

 

 

§ 61. UPPFÖLJNING GK:S REKOMMENDATIONER 2019

Beslutsuderlag: Uppföljning GKs rekommendationer 2019

 

Styrelsen beslutar

 

att införa digital signering för styrelseprotokoll, inklusive protokoll med per capsulambeslut som fattats i styrelsens forum; 

 

att per capsulambeslut signeras av ordförande och vice ordförande; 

 

att signerade protokoll från styrelsens möten, inklusive protokoll med per capsulambeslut som fattats i styrelsens forum, ska publiceras på medlemssidorna.  

 

att publicera den internationella rörelsens beslut om Core Standards på medlemssidorna. 

 

 

§ 62. SLUTRAPPORT FRÅN MEDLEMSDEMOKRATIPROJEKTET 

Rapport: Slutrapport medlemsdemokratiprojektet

 

Elisabeth Lundgren föredrar rapporten och utkomsterna av projektet samt hur dessa kommer att hanteras framöver. 

 

Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

 

 

§ 63. FORTSATT ARBETE GÄLLANDE MEDLEMSINFLYTANDE 

Beslutsnderlag: Fortsatt arbete gällande medlemsinflytande

 

Delar av styrelsen framför att det i analysen i slutrapporten saknas reflexioner kring den problematik som uppstår i och med att vissa distrikt har egna organisationsnummer och därmed juridiskt sett är separata föreningar. Delar av styrelsen framför att nuvarande konstruktion leder till onödig administration lokalt, ineffektiv användning av gemensamma resurser och försvårande av organisationsförändringar och att det därför vore bra att hantera frågan om distriktens status.

 

Sekretariatet delar inte bilden av att denna fråga är en stor utmaning för organisationen. Sekretariatet ser snarare att det är frågan om vem som är medlem i ett distrikt som kan skapa otydlighet. Ska distriktens status ses över behöver uppdragets syfte och vad det ska leda till vara tydligt. 

 

Styrelsen framför att styrelsens synpunkter inte föranleder något nytt beslut. 

 

Styrelsen beslutar

 

att stänga projektet Demokratiöversyn 2017 - 2019.

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 ta fram förslag till nya direktiv för verksamhetsmötet.

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 ta fram ett förslag till årsmötet 2020 om en ny process för att nominera valberedning. 

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 ta fram diskussionsunderlag om kupprisk i samband med årsmötet och hantering av icke myndiga medlemmars deltagande på årsmötet.

 

§ 64. VERKSAMHETSMÖTET

Elisabeth Lundgren föredrar förslaget till upplägg för verksamhetsmötet 2019.

Beslutsunderlag: Verksamhetsmötet 2019

 

Medskick 

  • Viktigt att tydliggöra vilka frågor som är uppe för beredning, som är möjliga att påverka, och vad som är internationella prioriteringar, där det mer handlar om att skapa en medvetenhet om vilka förändringar som är på gång. 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att, tillsammans med medlemsutskottet, fortsätta planeringen av verksamhetsmötet 2019 utifrån föreslaget upplägg och innehåll.  

 

 

§ 65. MÅLBILD OCH INRIKTNING FÖR ÅRSMÖTET 

Elisabeth Lundgren föredrar föreslagen målbild och inriktning för årsmötet.

Beslutsunderlag: Målbild och inriktning för årsmötet 

 

Medskick

  • Viktigt att sekretariatet tar fram en plan för hur beslutade förändringar ska kommuniceras till medlemmarna. 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att planera årsmötet 2020 utifrån följande förutsättningar

- Styrelsen och sekretariatet arrangerar och agerar värd för årsmötet, lokala frivilliga engageras för specifika uppdrag.

- Årsmötets demokratiska funktion och beslut står i fokus och mötet utformas för de medlemmar som är intresserade av detta.

- Mötets deltagare ges förutsättningar att komma väl förberedda till mötet.

- Styrelsen ges förutsättningar att vara en mer aktiv aktör på mötet.

 

 

§ 66. FÖRSLAG TILL STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTESORDFÖRANDE ÅRSMÖTET 2020 

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att via annons i Insats eller på annat sätt utlysa uppdraget som bisittande årsmötesordförande.

 

att föreslå årsmötet att välja Sara Belfrage och Hanna Roberts till årsmötesordförande 2020.

 

 

§ 67. PLATS FÖR ÅRSMÖTET 2020

Beslutsunderlag: Plats för årsmötet 2020

 

Styrelsen beslutar

 

att årsmötet 2020 arrangeras i Stockholm. 

 

 

§ 68. AKTIVISMSTRATEGIN 

Elisabeth Lundgren föredrar. 

 

Medskick

  • Se över hur teoridelarna presenteras i aktivismstrategin och jämlikhetsstrategin så att strategierna får en liknande form. Hänvisa till varifrån begreppen kommer (referenser) så att det går att följa vilka teorier som valts och applicerats. Mer utförliga teoridelar kan läggas som bilaga.

  • Tydliggör jämlikhetsperspektivet i aktivismstrategin 

  • Inflytelsetrappan: Insikt om var och hur beslut fattas borde vara på första trappsteget

  • Förtydligande av begreppet autonomitet - kan uppfattas som motsägelsefullt i förhållande till det som står i löptexten.

  • Saknar förslagen om nya nationella engagemangsformer som togs fram inom ramen för demokratiutredningen.

  • Se över “bred palett av engagemangsformer”, eventuellt bättre med färre och tydligt definierade engagemangsformer? 

 

 

§. 69. JÄMLIKHETSSTRATEGIN

Elisabeth Lundgren föredrar.

 

Medskick

  • Se över hur teoridelarna presenteras i aktivismstrategin och jämlikhetsstrategin så att strategierna får en liknande form. Hänvisa till varifrån begreppen kommer (referenser) så att det går att följa vilka teorier som valts och applicerats. Mer utförliga teoridelar kan läggas som bilaga.

  • Ansvaret bör ligga på samma nivå som i aktivismstrategin. Tydligare hänvisning till rutiner som redan finns. 

  • Viktigt att strategin utformas så att den inte stöter bort dem som inte har detta som högsta prioritet för organisationen samtidigt som det är viktigt att utsatta personer inom organisationen ser att frågan tas på allvar inom organisationen. 

  • Viktigt att det förebyggande arbetet på bred front synliggörs, samtidigt som de aspekter som framkommit genom kartläggningen lyfts fram och adresseras. 

 

 

§ 70. PLACERINGSPOLICYN 

Peter Kvist föredrar. 

Beslutsunderlag

 

Medskick

  • Punkt 5.1 Felskrivning, ska stå; “Amnesty ska hatillgång till…”

 

Styrelsen beslutar

 

att anta den föreslagna placeringspolicyn för den svenska sektionen av Amnesty International med 

följande justeringar

  • under punkt 2.2 ska meningen “Amnesty ska dessutom alltid sträva efter att inte investera i vissa branscher, såsom:” ersättas med “Amnesty ska dessutom alltid kravställa att investeringar inte i görs i vissa branscher såsom:” 

  • under punkt 4 ska meningen “Tillgångar erhållna genom gåva vilka inte är tillåtna att behålla enligt denna policy ska säljas så snart som möjligt, helst inom 6 månader.“ ersättas med “Tillgångar erhållna genom gåva vilka inte är tillåtna att behålla enligt denna policy ska säljas så snart som möjligt, senast inom två månader.”

 

 

§ 71. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Teckningsrätten

Styrelsen  beslutar

 

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander 

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

 

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander 

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

Sekretariatsanställd, Ulrika Westin

Sekretariatsanställd, Lorena Cures

 

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt; 

 

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom att attestfunktionen som innehåas av generalsekreteraren och avdelningscheferna;

 

att beslutet gäller från och med 2019-09-27 och förklaras omedelbart justerat. 

 

 

  • Utbildning

Utbildningstillfället i november utgår. Ordförande Amanda Jackson ber styrelsen återkomma till henne med önskemål om innehåll under utbildningstillfället i februari 2020. På mötet nämns skill share internt gällande internationella rörelsen alternativt fördjupning inom någon aktuell MR-fråga, även jämlikhetsarbetet. Det sistnämnda passar dock inte för en digital lösning. 

 

 

§ 72. MÖTET AVSLUTAS

Amanda Jackson avslutar mötet.

 

 

 

 Amanda Jackson

Ordförande

 

 

Linn Malmborg

Vice ordförande

 

 

 

Gosia Håkansson

Justerare

 

 

Lina Jakobsson 

Sekreterare








§ 18. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUTBilaga 1

 

§ 31. UPPFÖLJNING AV GRANSKNINGSKOMMITTÉNS REKOMMENDATIONER (2018)

- Att tillse att revisorns tidigare IT-revisioner följs upp och att åtgärder för kvarstående punkter prioriteras och tidssätts. (2.5)

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma till styrelsen med status avseende risk- och säkerhetsperspektiv utifrån tidigare IT-revisioner när ny IT-chef tillträtt, dock senast mars 2019.

 

§ 197. UPPFÖLJNING AV SITUATIONEN PÅ DET INTERNATIONELLA SEKRETARIATET 

att ge GA-delegationen i uppdrag att ta med sig frågan om situationen på AIS gällande ekonomi- och personalfrågor till Regional Forum 2019;

att ge sekretariatet i uppdrag att utforma ett förslag för hur svenska sektionen kan driva på frågor om till exempel granskning, riskanalys och systemförbättring gällande ekonomi- och personalfrågor på AIS och återrapportera till styrelsens majmöte 2019. 

 

§ 28. JÄMLIKHETSPOLICY

att anta föreslagen policy med följande språkliga ändringar: 

att i första stycket ändra meningen “Dessutom hänger vår trovärdighet på” till “Vår trovärdighet hänger på att vi arbetar mot...”

att ta bort “andra uppdragstagare” i sista stycken innan listan med centrala principer. 

att ändra meningen “Följande är alltså avgörande grundpelare i vårt jämlikhetsarbete” till “Vårt arbete bygger på fem grundpelare.”

att i punkt 1 ändra meningen “Alla människor är lika värda” till “Alla människors lika värde”. 

att i punkt 2 ta bort meningen “En individ är inte enbart sitt kön, sin etnicitet, sin sexuella läggning, sin sociala bakgrund etc.”

 

§ 29. ÖVRIGA FRÅGOR

Beslut om arbetsgrupp för konsultation om global ny strategisk period

att tillsätta en arbetsgrupp bestående av planeringsutskottet + representanter från sekretariatet som tar fram ett förslag på hur svenska sektionen ska förhålla sig till den diskussion som förs globalt i rörelsen, ang utgångspunkterna för konsultationen för nästa strategiska konsultation utifrån följande punkter: 

- aktivism/medlemsdemokrati 

- civil olydnad

- root causes och systemförändring

- vårt förhållningssätt i relation till MR-ramverket (frivilligt vs bindande) 

- samt att i underlaget ta med de beslut som redan tagits om utredningsarbetet

- och övriga vägvalsfrågor av strategisk karaktär som identifieras i arbetet

att återkomma med underlag till styrelsen inför styrelsens möte den 3 juli. 

 

§ 29. ÖVRIGA FRÅGOR

Amnesty Spaniens förslag om dödshjälp

att ge sekretariatet i uppdrag att meddela AI Spanien att Amnesty Sverige inte ställer sig bakom förslaget att prioritera frågan om dödshjälp, givet situationen på AIS och resursprioriteringar i samband med den.

 

§ 39. INRIKTNINGSBESLUT GÄLLANDE MOTIONER PÅ GA

att ge svenska GA-delegationen i uppdrag att på Global Assembly 2019 arbeta i enlighet med ovanstående beslut, med mandat att förhandla om frågorna utifrån den anda som besluten ovan bygger på.

(Se protokoll från 3e juli 2019)

 

§ 40. EVENTUELLA FRÅGOR TILL DEN INTERNATIONELLA STYRELSEN

att uppdra till sekretariatet att maila in ovanstående frågor till det internationella sekretariatet före utsatt deadline.

 

§ 41. KONSULTATION NÄSTA STRATEGISKA PERIOD AIS 

att uppdra till planeringsutskottet att utifrån styrelsens medskick revidera konsultationssvaren för nästa strategiska period i samarbete med sekretariatet;

att efter att planeringsutskottet slutgiltigt godkänt engelska versionen av konsultationssvaren, uppdra till sekretariatet att skicka in konsultationssvaren för nästa strategiska period före utsatt deadline.