Gemensam insamling fonden - sektionen Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2003

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts
Datum: 14 oktober 2003


Gemensam insamling fonden - sektionen


Bakgrund
Fonden och sektionen har länge diskuterat insamlingsfrågor och varit medvetna om dilemmat med att ha två separata insamlingsverksamheter. Fond- respektive sektionsstyrelsen beslutade på sina styrelsemöten 2003-03-8/9 i § 169 (Fonden) samt i § 144 (Sektionen) att arbeta för en gemensam insamlingsverksamhet.

En mindre grupp bestående av Hanna Roberts och Christian Gräslund från sektionsstyrelsen samt Sven Olsson och Mattias Rensfeldt från fondstyrelsen tillsammans med Carl Söderbergh har under tiden diskuterat och enats kring många av de principer samt fördelningsnycklar som presenteras i detta underlag. Vissa delar av förhandlingarna har skötts direkt mellan Hanna Roberts och Sven Olsson.

Gruppen utvecklade en tidsplan (se bilaga 1), som på grund av förseningar hos den internationella styrelsen (IEC) inte har kunnat följas. Till oktobers styrelsemöte presenteras därför inte ett färdigt avtalsförslag, men däremot de principer som avtalet ska baseras på.

Principer för avtalet
Nedanstående 9 principer bör ligga till grund för avtalet.

1. ”Fonden är oberoende från sektionen och det kommer Fonden fortsätta vara även om de två parterna nu startar ett samarbete om insamlingsfrågor.”
Detta är mer en inledande beskrivning av situationen än något som parterna egentligen behöver skriva in i avtalet.

2.”Internationella regler om öronmärkning måste accepteras av båda.”
I avtalsförslaget kommer viss öronmärkning tillåtas, t ex om ett testamente inkommer som är direkt riktat till Fonden. Pengarna går då över till Fonden, utöver fördelningsbasen. Det ska ske en översyn av de internationella reglerna för öronmärkning och det framtida resultatet ska givetvis respekteras av båda parterna.

3 ”Större gåvor som är uttalat endast till Fonden (eller sektionen) ska hållas utanför fördelningsunderlaget. Däremot ska givare kontaktas och informeras om den nya situationen, och tillfrågas om det går bra att fördela gåvan. I sådana fall ska gåvan in i fördelningsunderlaget, vilket är huvudprincipen.”
Detta gäller även fonder och stiftelser, vars ändamål inte tillåter en fördelning. De skall kontaktas i varje separat fall för information.

4 ”Avtalet bör tidigast kunna sägas upp efter 3 år. Varje part kan därefter (från 2007-01-01) säga upp avtalet med 12 månaders framförhållning från det att mottagande part fått beskedet om uppsägning. Den part som vill avbryta samarbetet skall komma med ett nytt förslag, men om parterna inte kommer överens så går parterna tillbaka till det nuvarande avtalet (som är från 1993).”
Vi vill låsa avtalet så länge som möjligt, med tanke på den tid och energi det har tagit att komma fram till en överenskommelse. Dessutom ska vi producera nytt informationsmaterial, och en vanlig tidplan för det är ca 3 år. Däremot måste det ju finnas ett sätt att ta sig ut ur avtalet, om än ej lätt.

5. Efter 2 år (dvs under år 2006) skall en översyn av fördelningsnycklarna ske avseenden år 2004 och 2005. Den kan ändras om båda parter är överens.

6. ”Vid en uppsägning av avtalet ska man kunna återskapa en intäktssituation utifrån den dag avtalet ingås. Därför biläggs information om det ekonomiska utfallet för sektionen och Fonden för 2003 samt de nyckeltal som finns inom svenska Amnesty”.
Det gäller t ex antalet Amnestyguards och autogirosparare. Anledningen för att vi inte skriver in det direkt i avtalet är att vi inte vet om det kommer att finnas den typen av insamlingsverksamhet när avtalet sägs upp. Det viktiga är att återskapa en situation, där intäktsslag kommer att fördelas utifrån respektive organisations storlek.

7. ”Vid en uppsägning av avtalet har Fonden rätt att annonsera gratis i Amnesty Press och i Grupptrycket (eller motsvarande). I annonsen ska medlemmar informeras om förändringen så att de kan ändra sitt givarbeteende efter sitt eget gottfinnande.”
Om avtalet sägs upp, kommer sektionen också att behöva informera åtminstone delar av bidragsgivarna om förändringen.

8.”Fonden bör kunna bygga upp reserver.”
Detta innebär att Fonden kan spara pengar goda år för att kunna utjämna mot dåliga år.

9.”Gåvor från distrikt och grupper som avser att betala för anställdas löner (”lönegåvor”) utöver de som finns vid 2003 års utgång, bör gemensamt diskuteras av Fonden och sektionen.”
Sektionen och Fonden måste samråda och göra sitt yttersta för att "lönebidrag" eller motsvarande som gör att fördelningsbasen minskar inte uppkommer.

Vad ska fördelas?
Sektionen tar fulla ansvaret och kostnaderna (utifrån fördelningsbasen) för insamlingspersonal och deras arbetstid, osv. Fonden kommer inte ha någon insamlingstjänst.

I fördelningsunderlaget ingår (ej speciell ordning):
- Företagssamarbeten
- Sektionens testamenten
- Fondens 90-konto (Amnestyguards bör behandlas separat men ingå i fördelningsunderlaget)
- Framtida engångsintäkter
- Gåvor från grupper och distrikt
- Spontana gåvor
- Insamlingsbrev
- Autogiro
- AmnestySupporter
- Almanackan
- Speciella insamlingsprojekt
- Human- och Hjälpfonden.

I fördelningsunderlaget ingår ej (ej speciell ordning):
- Medlemsavgifter och gruppavgifter
- Försäljningsintäkter
- Prenumerationer
- Kapitalintäkter
- Fondens testamenten
- ”Lönegåvor” till sektionen (såsom de delar av Lundagruppernas gåvor, Fondens och ABGs bidrag som avser löner (övriga delar av gåvorna och bidragen ingår i beräkningsunderlaget)).

Det kan finnas vissa svårigheter (framför allt kommunikationsmässiga) med intäktsslaget Amnestyguards, eftersom givarna har valt ett koncept där fördelningen är 50/50 (sektionens del/Fondens del) istället för 89/11 (se nästa avsnitt vad gäller fördelningsnyckeln). Detta behöver sekretariatet se över mer, och skulle en annan nyckel än 89/11 gälla kommer detta att vara till Fondens fördel.

Fördelningsnyckel för insamlingsintäkterna
Eventuella ekonomiska fördelar av avtalet kommer troligen inte att märkas under 2004. Principen bakom fördelningsnycklarna har varit att ingen av parterna ska förlora genom att gå med i avtalet. Det innebär att man utifrån både Fondens och sektionens intäktsbudget för 2004 hamnar på en fördelning av 11 % till Fonden och 89 % till sektionen, vilket föreslås till Fonden (förslag 1). Förslag 1 innebär en intäktsfördelningsnyckel på 89/11.

Fördelningsnyckel för insamlingskostnaderna
Sektionen och Fonden har olika lätt att samla in pengar. Detta innebär att sektionen anser att det behövs ca 450 tkr för att samla in de intäkter som Fonden har budgeterat för, vilket innebär att man bör landa på 89/11 som fördelningsnyckel även avseende kostnaderna. Fonden anser att det inte behövs mer än ca 280 tkr för att samla in de intäkter de budgeterat för, vilket innebär 7 % av de totala insamlingskostnaderna och en fördelningsnyckel på 93/7 vad gäller kostnaderna.

Det innebär att det skiljer sig 4 %, ca 170 tkr, i bedömningen mellan vad Fonden och sektionen anser att det kostar att samla in Fondens 3 115 tkr. Grundförutsättningen för ett
samarbetet var att ingen av parterna skulle förlora på ett samarbete och det visar sig fungera vid 89/11 i fördelning för intäkterna. När det kommer till kostnaderna fungerar inte detta eftersom någon eller båda parter kommer att få ökade insamlingskostnader, ca 170 tkr. Utöver de eventuella ekonomiska fördelar ett samarbetsavtal kan medföra finns givetvis andra fördelar med att inte ha två insamlingsorganisationer. Detta gäller utåtriktad kommunikation, internt fundraisingarbete samt den tid och energi de förhandlingar som har pågått i åratal mellan de båda styrelserna har tagit mm. Dessa icke-monetära aspekter har inte beaktats i ovanstående resonemang men bör ingå i det beslut styrelsen fattar kring samarbetet mellan Fonden och sektionen. Om sektionsstyrelsen väljer att läggas sig under en kostnadsfördelning på 89/11 betyder det i praktiken att sektionen har (från sektionens perspektiv) upprioriterat biståndsarbetet inom sektionen. Detta bör framgå i beslutet och även i det framtida handlingsplanearbetet (därmed också budgetarbetet) och är en viktig aspekt att kommunicera till sekretariatet och rörelsen.

Eftersom Fonden och sektionen har olika syn på kostnaderna för att samla in Fondens 3 115 tkr skiljer också sig Fondens och sektionens syn på hur kostnaderna ska fördelas. I nedanstående text finns både ett förslag (2A) från Hanna och Christian (styrelsen) och ett förslag (2B) från Fonden.

Förslag 2A: Hannas och Christians förslag
Båda parter bör dela den kostnadsavvikelse sektionen anser finns och därför bör fördelningsnyckeln på kostnadssidan ligga på 9 %, dvs en upprioritering av biståndsarbetet med ca 80 tkr från sektionens sida år 2004.

Förslag 2A innebär en kostnadsfördelningsnyckel på 91/9.

Förslag 2B: Fondens förslag
Fonden betalar 7% av kostnaderna. Men det första eller till och med andra året betalar Fonden 9-11% av kostnaderna.

Processen därefter bör bli att styrelsen på oktobermötet enas kring ett av förslagen, som blir sektionens slutbud (tillsammans med ovanstående principer). Fonden informeras om detta och återkommer med ett svar inom 4 dagar. Om Fonden inte godkänner sektionens slutbud så faller avtalet. Om Fonden godkänner avtalet kommer sekretariatet att ta fram ett avtal, som också kommer att ses över av en avtalsjurist. Ev smärre ändringar som sker i den processen bör styrelsen delegera till (tf) ordförande att besluta om och likaså bör styrelsen delegera uppdraget att skriva under avtalet till (tf) ordförande. Avtalet gäller då från och med år 2004.

Förslag till beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna ovanstående 9 principer som avtalsunderlag för framtida samarbete mellan sektionen och Amnestyfonden,

att erbjuda Fonden fördelningsnyckel 1 och 2X som avtalsunderlag för framtida samarbete mellan sektionen och Amnestyfonden,

att styrelsen, genom att erbjuda fördelningsnyckel 2X, därmed prioriterar upp biståndsarbetet för sektionens räkning och att detta ska framgå i sektionens kommande handlingsplan (och därmed budgetarbete),

att , om Fonden accepterar sektionens erbjudande, uppdra åt sekretariatet att ta fram ett avtal med översyn av en avtalsjurist. Vid smärre ändringar bör (tf) ordförande samt Fondens ordförande rådfrågas,

att styrelsens ordförande skriver under avtalet som gäller från och med år 2004.

att uppdra åt sekretariatet att se över budgetprocessen 2004 utifrån ovanstående beslut om Fonden accepterar styrelsens erbjudande.


Bilaga 1

Förslag på tidsschema för arbetet Amnestyfonden/svenska sektionen

Maj 2003 - årsmötet
Ekonomiska aspekter: intäkter/utgifter fonden/sektionen (inklusive och exklusive Radiohjälpskampanjen), överskott (frågan om eventuella golv eller tak), öronmärkning av intäkter, IS- avgiften (möjligheter till undantag?), alternativa förslag till fördelningsnyckel.

Juridiska aspekter: Fondens status som stiftelse, 90-kontot, skatt.

Juni 2003 - Midsommar
Eventuell övergångsperiod: planering av och tidsramar för utformning av nytt material.
Administrativa följder: tjänsteutrymmet på sekretariatet.

Augusti  2003
Insamlingsmaterial: sektionens arbetsordning.

Utkast till avtal: Möjligheter till uppsägning, det gamla avtalet.

September 2003
Förslag till avtal presenteras.