Granskningskommitténs halvårsrapport 2013 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2013

Till: Styrelsen
Från: Granskningskommittén
Datum: 13 september 2013

Granskningskommitténs rapport till verksamhetsmötet 2013 avseende första halvåret 2013
Granskningskommitténs (nedan GK) nedanstående undertecknade ledamöter valdes av årsmötet i maj 2013 och påbörjade därefter sin granskning. GK har sedan årsmötet haft tre möten, varav ett per telefon. Anna Dahlbäck har fungerat som sammankallande.

Enligt GKs nuvarande direktiv ska GK avge rapport inte enbart till årsmötet utan även till sektionsstyrelsens verksamhetsmöte hösten 2013. Medan rapporten till årsmötet avser hela det granskade verksamhetsåret, innehåller denna rapport endast en – preliminär – granskning av den första halvan av verksamhetsåret, dvs. januari-juni 2013.

Liksom föregående år, har GK löpande kontakt med både sektionsstyrelsen och Fondstyrelsen. Kontakt har även tagits med revisorn. Eftersom GK löpande har kontakt med respektive styrelse, utreds och åtgärdas flertalet av de frågor som GK har uppmärksammat dem på under hand. I den kommande rapporten till årsmötet kommer GK att redovisa dels vad som har retts ut och åtgärdats under årets gång, dels återstående icke åtgärdade frågor och eventuell kritik. I denna rapport berörs endast de frågor där GK har synpunkter eller kritik att framföra.

1 Svenska sektionen

1.1 Verksamhetsplanen
För närvarande gäller verksamhetsplanen 2012-2013, vilken GK även tidigare har haft synpunkter på (se bland annat rapporten till årsmötet 2013). Styrelsen arbetar nu med att ta fram en plan för 2014-2015.

GK välkomnar att styrelsen inför nästa verksamhetsplan avser att minska antalet mål och tydliggöra hur man prioriterar mellan olika mål när så blir nödvändigt, i enlighet med GK:s rekommendation i rapporten till årsmötet 2013. Inför framtagning av den nya planen har vi dock ytterligare några synpunkter som bör tas i beaktande.

Förhållandet mellan de övergripande målen och de prioriterade områdena – det vill säga MENA, internationell vapenhandel, tvångsvräkningar etc – bör förtydligas. Som det ser ut i den nuvarande verksamhetsplanen avspeglas inte de prioriterade områdena tydligt i verksamhetsplanens olika mål.

En annan allmän synpunkt rör aktivitetsmålen. Att sätta upp utvärderingsbara mål som ett sätt att möjliggöra uppföljning och ansvarsutkrävande är i och för sig något positivt, men risken är dock att målen kvantifieras i större utsträckning än vad som är önskvärt. Mätbara mål kan, om de tillåts bli alltför styrande i verksamheten och inte är noggrant övervägda, medföra att ett uppfyllande av aktivitetsmålet blir den huvudsakliga målsättningen och inte i första hand ett sätt att närma sig det övergripande kvalitativa målet.

1.2 Ekonomin och riskanalysen
Sektionens ekonomi är liksom tidigare god och välskött. Budgeten är i balans och man har en bra överblick över både intäkter och utgifter. De avvikelser som finns är av extraordinära slag och påverkar inte budgeten per helår.

Man kan dock konstatera att den planerade ”door-to-door-aktiviteten” inte kommer att kunna genomföras. Istället förlitar man sig på den befintliga ”face-to-face-rekryteringen”. Detta, sammantaget med att fundraisingen per telefon inte faller ut som planerat på grund av brist på nya telefonnummer, gör att man bör fundera över, och presentera, alternativa sätt för framtida insamling. Detta berörs i sektionens riskanalys, där man noterar den potentiella risken med att befintliga insamlingsmetoder inte kommer att fungera lika bra framgent och att alternativ bör tas fram. Däremot nämns inte i riskanalysen vem som ansvarar för att ta fram alternativ eller när så ska ske.

Riskanalysen är ett utmärkt dokument som GK anser belyser de olika riskerna för verksamheten på ett bra sätt. Utöver den risk vi nämner ovan, finns även andra risker omnämnda i analysen utan att det framgår dels vem som ansvarar för respektive risk, dels hur man ska hantera dessa. Riskanalysen bör kompletteras med sådan information för att på så vis ha ett större värde för organisationen.

1.3 Uppföljning av GK:s rapport till årsmötet 2013
Av styrelsens protokoll från junimötet 2013 framgår det att man har påbörjat ett arbete med att följa upp GK:s rekommendationer i rapporten till årsmötet 2013. Det är glädjande. GK har dock två synpunkter på uppföljningen hittills.

Under rubriken ekonomin i GK:s rapport fanns en rekommendation med innebörden att styrelsen skulle tillse att det finns ekonomisk information som är mer tillgänglig för medlemmarna, eventuellt även externt, vilken förklarar ekonomin på ett mer begripligt sätt och med mer relevant jämförelsematerial (vid eventuella oklarheter, se rapporten i dess helhet). Av styrelsens protokoll från junimötet 2013 framgår att man har beslutat att åtgärda en annan rekommendation under samma rubrik men inte denna. GK anser att styrelsen måste lämna besked om huruvida – och hur – man avser att åtgärda även detta.

Under rubriken uppföljning av årsmötesbeslut noterade GK bland annat att årsmötesbeslutet rörande integritet och webben inte hade följts upp av styrelsen. Av styrelsens protokoll från junimötet 2013 framgår inte huruvida man avser att följa upp detta beslut. Det är således alltjämt GK:s ståndpunkt att beslutet måste följas upp av styrelsen eller rivas upp av ett årsmöte.

1.4 Aktivist- och demokratifrågor

1.4.1 Aktivistenkäten
GK noterar i likhet med styrelsen att det är glädjande att den enkät som har gått ut till så kallade kärnaktivister – ”aktivistenkäten” – genomgående visar att de tillfrågade är nöjda med det stöd och den information de får. Svaren tyder dock på bristande insyn i styrelsens arbete, men som noteras i styrelsens juniprotokoll 2013 behöver detta inte nödvändigtvis innebära att aktivisterna önskar en större insyn. Med ett bortfall på nästan 50 procent, finns dock risken att de som inte har svarat har en ännu sämre insyn än de som har svarat. Eftersom en liknande enkät ska skickas ut till kärnaktivisterna redan nästa år, rekommenderar GK styrelsen att ge sekretariatet i uppdrag att dels i enkäten inkludera fler frågor kring insynen i styrelsens arbete, dels göra extra insatser för att öka svarsfrekvensen, för att få ett bättre underlag för sin bedömning.

1.4.2 Medlemsforumet
Amnestys medlemsforum på webben har framhållits som ett sätt att öka deltagandet i den interna demokratin, bland annat inför årsmötet. Det finns vid sidan av detta diskussioner om att utveckla det digitala beslutsfattandet inom organisationen. På årsmötet 2013 togs beslutet att möjliggöra onlineval av förtroendevalda vid årsmötet 2015. Det framgår inte ännu av styrelsens uppföljning av årsmötesbeslutet huruvida onlinevalen ska genomföras på medlemsforumet. Oavsett detta, kan framtida onlineval innebära att medlemsforumet får en mer central roll i styrningen av och demokratin inom svenska Amnesty.
GK uppmanar därför styrelsen att initiera en uppföljning eller utvärdering av hur medlemsforumet har fungerat och använts hittills. GK:s erfarenhet är att forumet tycks lida av en del funktionella problem, till exempel när det gäller att se inlägg som gjorts av andra under en viss diskussionstråd. Dessutom har flera upplevt problem med att få behörighet att logga in på forumet. Av dessa skäl är det väsentligt att följa upp dels hur forumet används, vilka som använder det, vilka problem man har stött på osv., dels hur det kan förbättras för att kunna stärka medlemmarnas engagemang i Amnestys demokratiska processer.

2 Amnestyfonden
Enligt GK:s direktiv ska kommittén granska att Fondens verksamhet bedrivs i ändamålsenliga former och med ändamålsenliga rutiner. Denna granskning sker bland annat genom granskning av Fondstyrelsens protokoll och genom annan insamling av information som möjliggör en bedömning av verksamhetens genomförande och effektivitet. Detta innebär att en kontroll ska ske av att verksamhetens innehåll och arbetsformer är relevanta i förhållande till Fondens mål, att Fondens beslutsprocesser är transparenta och att det finns ett fungerande system för ansvarsutkrävande.

Fondstyrelsens protokoll är emellertid mycket kortfattade och möjliggör knappast någon bedömning av hur styrelsen i kontroversiella eller tveksamma fall kommit fram till sina beslut och vilka motstående intressen som Fondens styrelse har haft att ta hänsyn till. Vid Fondens styrelsemöte den 3 maj 2013 fattades beslut om att uppdra åt Fondens praktikant att skriva utförliga anteckningar från styrelsemötena och att dessa anteckningar ska delas ut till Fondens styrelse och personal. Syftet med anteckningarna sägs vara att dokumentera de diskussioner som äger rum vid styrelsemötena så att det blir möjligt att följa de resonemang och ståndpunkter som framförs under styrelsens beslutsprocesser.GK välkomnar denna ansats att bättre dokumentera Fondstyrelsens möten. GK vill dock understryka att anteckningarna är av stor betydelse också för den granskning som GK har att göra. GK utgår därför från att de ställs till förfogande även för GK; det samma gäller styrelsens beslutsunderlag.

Amnestys Relief Programme har under senare år ökat avsevärt i omfattning. Denna utveckling kan förväntas bli än mer påtaglig genom den decentralisering som den nya organisationen av IS kommer att medföra. Detta kan leda till kapacitetsproblem som medför ökande svårigheter att tillgodose alla ansökningar inom rimlig tid. Mot den bakgrunden är det väsentligt att Fondens styrelse fastställer transparenta och klara riktlinjer för hur prioriteringen ska ske i de fall där alla ansökningar inte kan tillgodoses i den utsträckning som Fonden skulle önska.

Granskningskommittén, september 2013
Anna Dahlbäck
Bengt G. Nilsson
Jeanette Irekvist
Isabel Schoultz