Centrala styrdokument Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 april 2012

Centrala styrdokument

Bakgrund
I följande underlag har sekretariatet på styrelsens uppdrag samlat alla centrala styrdokument, vilken nivå de befinner sig på samt vilken instans som fattar beslut om dokumentet.

Förkortningar
AC – Avdelningscheferna
CP – Critical Pathways
EDF – European Directors Forum
GPS – Global Priority Statement
GS – Generalsekreteraren (svenska sektionen)
ICM – International Council Meeting
IEC – International Executive Committee
IMP – International Mobilization Programme
IMT – International Mobilization Trust
SG – Secretary General (internationella generalsekreteraren)
SLA – Service Level Agreement

Vem beslutar vad – en överblick
Vår långsiktiga internationella strategiska inriktning för perioden 2010-2016 (Integrated Strategic Plan, ISP) fastslogs av ICM 2009. Medlemmarna bidrog till flera konsultationsprocesser där sektionen lämnade synpunkter på inriktningen.Våra globala prioriteringar (Global Priority Statement, GPS) beslutas av IEC på förslag av den internationella generalsekreteraren (SG). Sektionsstyrelsen lämnar synpunkter i konsultationsprocessen genom sekretariatet. Årsmötet kan via motioner besluta om förslag till denna konsultationsprocess. Svenska sektionens tvååriga verksamhetsplan beslutas av styrelsen. Dokumentet “Svenska Amnesty 2016” anger en långsiktig inriktning på sektionens verksamhet och har beslutats av årsmötet på förslag av styrelsen.

Långsiktiga strategiska beslut för svenska sektionens verksamhet fattas av styrelsen. Det kan vara beslut om policy, direktiv eller riktlinjer.Operativa beslut som rör svenska sektionens verksamhet eller arbetsplatsen/anställda fattas av generalsekreteraren (GS). De kan vara beslut om policy, direktiv eller riktlinjer.

Styrdokument
Denna förteckning tar upp de styrdokument som gäller för sektionen och efter varje dokument finns angivet i fetstil vem som fattat beslutet eller antagit det. De flesta styrdokument som rör sektionen finns under fliken “Organisation” på medlemssidorna, markerade med en asterix. IS-dokument finns på AIDAN på Amnesty Internationals intranät, markerade med en dubbelasterix. Sekretariatets styrdokument finns på sekretariatets intranät under “Personalinformation”. Nya styrdokument tillkommer löpande och andra uppdateras över tid.

I. Stadgar och andra övergripande riktlinjer för sektionen
** Internationella stadgar (ORG 93/017/2009) ICM
*Stadgar för svenska sektionen av Amnesty International (ORG 93/005/2011), årsmötet
*Riktlinjer för Valberedningens valberedning (ORG 93/006/2011), styrelsen
*Granskningskommitténs direktiv (ORG 93/004/2010), årsmötet
*Distriktens roll och uppdrag i svenska sektionen av Amnesty International (ORG 93/005/2010), styrelsen
*Standardstadgar för distrikt inom svenska sektionen av Amnesty International, styrelsen, reviderade genom årsmötesbeslut 2011
*Standardstadgar för grupper inom svenska sektionen av Amnesty International (ORG 93/014/2009), styrelsen
*Direktiv för Amnestys Internationella Kommitté ORG 93/004/2008, styrelsen *Policy för internationella samarbeten (ORG 93/001/2008), styrelsen
*FRII:s kvalitetskod (styr oss när det gäller transparens och uppförande). Antagen av FRII:s årsmöte 2007
*Riskanalys, ett dokument som tar upp och analyserar risker i vår verksamhet och som är ett levande dokument, styrelsen.
*Svenska Amnesty 2016 (ORG 93/002/2011), ett dokument som anger var svenska sektionen befinner sig år 2016 på områdena Tillväxt och medlemsutveckling; Kommunikation och trovärdighet; Arbete för jämställdhet; Aktivism, aktivt deltagande och partnerskap och Demokrati och organisationsutveckling, årsmötet. *Styrelsens arbetsordning (ORG 93/001/2011), som förutom styrelsens uppgifter m m redogör för sekretariatets och generalsekreterarens (GS) roll och befogenheter, styrelsen, revideras årligen

II. Övriga policies/riktlinjer och rutiner för sektionen
*Rutiner vid fall av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling (ORG 93/003/2011), styrelsen
*Policy för anställningsvillkor och lön till ledande befattningshavare (ORG 93/004/2011), styrelsen
*Riktlinjer för alkoholförtäring vid medlemsarrangemang inom svenska sektionen av Amnesty International (ORG 93/019/2009), styrelsen
*Mångfaldsstrategi och handlingsplan (ORG 93/006/2009), styrelsen
*Riktlinjer för språkanvändning inom svenska sektionen (ORG 93/010/2009), styrelsen

III. Styrdokument för organisationen på sekretariatet och de anställdas villkor
Sekretariatets uppgifter, som övergripande beskriver sekretariatets uppdrag. Detta dokument skapades vid en större omorganisation av sekretariatet 1991 och reviderades vid omorganisationen 2000. Någon revidering av dokumentet gjordes inte vid den senaste omorganisationen av sekretariatet 2008, styrelsen 1991 och 2000 .

Sekretariatets arbetsordning, som redogör för sekretariatets organisation, övergripande ansvarsfördelning och gemensamma arbetsregler, GS
Arbetsordningen innehåller följande avsnitt :

Sekretariatets roll
Sekretariatets huvuduppgifter
Sektionens talespersoner
Sekretariatets organisation
Sekretariatets anställda
Jäv och intressekonflikter
Frivilliga och praktikanter
Avdelningschefernas roll och befogenheter
Ledningsgruppens roll och funktion
Kommunikation - möten
Kommunikation - sekretariatets intranät
Kommunikation - Googlekalendern
Avtal och lagar
Personalhandboken

Beslutsgång inom sekretariatet, som redogör för den delegerade beslutsgången från GS till avdelningschefer och övriga anställda inom områdena personal, utåtriktad verksamhet, IT, samt ekonomi och budget, GS

Underordnat denna beslutsgång finns två dokument som mer i detalj redogör för det operativa ansvaret inom två nyckelområden: face-to-face/telemarketing samt sektionens webbplats :

Delegationsordning face-to-face och telemarketing, som redogör för delegationen från avdelningschefen för avd 2 till projektledarna inom dessa verksamheter, GS

Arbetsordning för den externa hemsidan, som redogör för ansvarsfördelning och befogenheter för de grupper och ca 10 anställda som löpande arbetar med kommunikationen via den externa hemsidan, GS

Befattningsbeskrivningar för de tillsvidareanställda, som beskriver arbetsområden och arbetsuppgifter för respektive tillsvidaretjänst på sekretariatet, AC/GS

Policyer/riktlinjer och genomförandeplaner, som reglerar arbetet på sekretariatet. Vissa är sådana som regleras i lag, andra sådana som sekretariatet och ytterst GS anser bör finnas som stöd för verksamheten. Följande policyer är de viktigaste (i bokstavsordning), samtliga beslutade av GS :

Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöplan (lagkrav)
Drogpolicy
Inköpspolicy
Jämställdhetspolicy och jämställdhetsplan (lagkrav)
Lönepolicy
Rehabiliteringspolicy
Rekryteringspolicy
Sexuella trakasserier och trakasserier på grund av kön (policy och plan)
Tjänstledighetspolicy

Varje policy kan i sin tur ha en mängd dokument knutna till sig som mer i detalj förklarar/förtydligar och reglerar området. Till exempel har vår lönepolicy kopplat till sig en s k faktorplan, som beskriver de sju viktigaste faktorerna som utgör bedömningsgrunden för lönesättningen på sekretariatet, samt en mall för lönesamtal utifrån dessa sju faktorer. Till detta kommer en förteckning av tjänsternas placering i olika löneintervall (“löneboxar”), årliga lönekartläggningar och en hel del annan dokumentation, inte minst de kollektivavtal inom vars ramar lönesättning sker.

IV. Styrdokument för kommunikation och fundraising (i tidsordning/ej rangordnat)
**Revised Proposed Guidelines for the Acceptance of Funds and Fundraising by Amnesty International (FIN 21/03/99), IEC
**Protecting Impartiality, Procedures and Criteria for approval of HRE Fundraising from Government organisations (FIN 21/004/2001), baserat på 1999 års ICM-beslut 47 :
*26th International Council Meeting circular 25 Managing to protect AI’s image - Statement of principles (FIN 21/005/2003), ICM
**Earmarked Fundraising Guidelines (FIN 10/004/2005), IEC
**Policy governing Corporate Relationships that benefit Amnesty International (ORG 20/001/2008), IEC
*Strategi för MR-utbildning i gymnasieskolan (ORG 93/008/2010), styrelsen
**Amnesty International Growth Strategy (ORG 30/001/2011), IEC
**Global Fundraising Strategy and Action Plan 2012-2015 (FIN 10/002/2011), SG
Global Identity, bastext, SG (arbete med fas 2: grafisk del + case for support pågår)
*Kommunikationsplattform svensk version ORG 53/060/2011, bastext, styrelsen (baserat på GI ovan) (09/2011)
*One Financial Amnesty, ICM Decisions 2011 beslut 18 (ORG 52/002/2011), baserat på Circular 22 (ORG 90/022/2011), ICM

Samarbetsavtal
- Samarbetsavtal med NudieJeans (2002-07-04), GS
- Samarbetsavtal med Amnestyfonden rörande insamling (2003-12-21), styrelsen och Amnestyfondens styrelse
- Samarbetsavtal med Sensus rörande Amnestyakademin (2009-04-16), GS
- Samarbetsavtal med Swedbank rörande Humanfonden (2010-06-09), GS
- Samarbetsavtal med Novamedia Svenska Postkodlotteriet (2010-07-12), GS
- Samarbetsavtal med KulturUngdom rörande Angeläget (2010-11-05), GS

V. Styrdokument för opinion och påverkanNivå 1 (ISP-perioden eller längre tidsram)
Critical Pathways (CP), SG är ett nytt begrepp inom AI och har tillkommit för att kunna operationalisera ISP. Varje individuell ”väg” är i praktiken en ministrategi för ett MR-område i ISP, t.ex. People on the move.Specifika strategier för ett CP-område t ex Security and Human Rights, SG

Nivå 1 (ISP-perioden eller längre tidsram)
**Internationell IAR-strategi (ACT 60/056/2011), SG
**Internationell Growth strategy (ORG 30/001/2011), IEC
**Internationell Country Prioritization (ORG 30/002/2012, SG
*Ungdomsstrategi för svenska sektionen (ORG 93/004/2009), styrelsen
* ORG 93/011/2009, styrelsen
*Riktlinjer för svenska sektionens arbete i flykting- och migrationsfrågor (ORG 93/018/2009), årsmötet, uppdaterade av styrelsen

Nivå 2 (GPS tidsram)
**GPS ( POL 50/009/2011), IEC . Detta dokument är globala prioriteringar för en tvåårsperiod, nuvarande GPS2 för perioden 2012-2013. Dokumentet styr nationella verksamhetsplaner.*EPS (ORG 53/075/2011), EDF (European Directors Forum) Detta dokument är de europeiska prioriteringarna inom ramen för de globala prioriteringarna.
*Verksamhetsplan för svenska sektionen 2012-2013 ORG 93/001/2012, styrelsen.
Specifika kampanjstrategier t ex europeiska migrations- och flyktingkampanjen, SG

Nivå 3 (kortare tidsram än två år)
**GPS Campaigns Brief (POL 50/010/2011), årlig nedbrytning av GPS i kampanjprojekt/aktioner, SG
Service Level Agreement, SLA, med Sierra Leone och IMP (uppdateras årligen), styrelsen/GS i respektive sektion, IMP