Protokoll majmötet 2012 Protokoll från 1-2 maj 2012

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SVENSKA SEKTIONENS STYRELSE 3-4 MAJ 2012

Tid: Torsdag 3 maj kl.11.00-18.00, fredag 4 maj, 09.00 – 12.30
Plats: Sekretariatet, Alsnögatan 11 i Stockholm (tor) samt Uppsala, Polacksbacken (fre)
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Karin Armgren
Justerare: Maria Eklund

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Christer Arnrup
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Anton Lidström
Gustaf Löfgren (§ 71)
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant)
Tora Törnquist

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 53-67)
Dan Grundin (§ 53-66, 70-72)
Hannah Laustiola (§ 53-67, 70-72)

Övriga
Ida Burlin, årsmötesordförande (§ 71)
Robert Tolonen Scherman, årsmötesordförande (§ 71)

Frånvarande
Maja Åberg (personalrepresentant)


§ 53 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Karin Armgren.


§ 54 Fastställande av dagordningen

Karin Armgren föreslår att punkten om Sierra Leone stryks från dagordningen och att punkten Övriga frågor flyttas upp till efter punkten Insamlingsrätt för grupper. Hon föreslår även att mötets början förskjuts en halvtimme på söndagen så att det börjar kl.09.30 istället.

Beslut

att fastställa dagordningen med nämnda förändringar.


§ 55 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 17-18 mars 2012

Då protokollet ej är färdigställt ännu kommer det att läggas upp i styrelseforum slutjusterat före junimötet för kommentarer och sedan läggas till handlingarna på junimötet.


§ 56 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som inte är det.


§ 57 Utvärdering av förra styrelsemötet

Michael Falk går igenom utvärderingen från förra mötet.


§ 58 Rapport om per capsulambeslut

1 april

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att lyfta denna fråga med relevanta personer på IS och att uppdatera styrelsen i frågan senast på septembermötet 2012.

(Beslutet refererar till årsmötesbeslut § 49 från 2011 som lyder: att verka för en utveckling av de nätverk med frivilliga samordnare i olika sektioner som kan komplettera vad som görs av de centrala utredarna.)


9 april

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att livesända delar av årsmötet 2012 på medlemssidorna enligt nedanstående principer:örutsättningen för att vi alls ska livesända bör vara att personer som inte vill medverka på film har en möjlighet att avstå och att vi kan se till att de inte syns i bild genom att kameran är riktad mot scenen i plenum.

Följande KAN livesändas:
- Inledning, anföranden, Amnestyåret, förberedelser och samkväm med nominerade (dvs i princip helafredagen).
- Seminarier som i huvudsak fungerar som anföranden, val. (Vi bör inte livesända seminarier som i förstahand bygger på aktivt deltagande.)
- Avslutning

och;

Följande kan INTE livesändas:
- Beredningsgrupper (lördagen)
- Besluten (söndagen)
- Seminarier som bygger på aktivt deltagande (exempelvis ett demokratiseminarium som styrelsen håller i)
- Självklart kan vi inte heller sända "korridorshäng", middagen eller festen live om inte det handlar omspeciella snuttar där deltagarna givit sitt medgivande först.

att uppdra åt sekretariatet att göra klipp från årsmötet tillgängliga i efterhand på medlemssidorna. Endast material som följer principerna om livesändning kan göras tillgängligt i efterhand.


§ 59 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar. Den nationella aktionsdagen om Shell i Nigerdeltat gick väldigt bra, många grupper deltog. Arbetet med HBT-grupper, som legat nere en tid, är nu under uppbyggnad och gruppen i Stockholm kan komma att bli en specialgrupp. Mycket jobb har bedrivits gentemot Syrien och även på området flyktingar och migranter där en svensk koalition för romers rättigheter i asylprocessen har bildats, vilket är ett steg framåt.

Fler stora organisationer har påbörjat rekrytering via face-to-face vilket ökat konkurrensen om personal och gjort det svårare att rekrytera. Det kan resultera i en intäktsförskjutning som eventuellt gör att vi inte når upp till målen i intäktsbudgeten. Den projekttjänst som ska jobba med stora gåvor och testamenten är nu tillsatt. Projekt door-to-door med värvning via dörrknackning är även det påbörjat och fungerar väldigt bra och sekretariatet känner sig trygga med de etiska frågor som kan uppstå, och även kring personalens trygghet i en utsatt situation. Det är bara Amnesty och Läkare utan gränser som använder sig av door-to-door i dagsläget men även där har ett zonsystem upprättats. Också avseende door-to-door har det varit viss svårighet att rekrytera personal.

Anton Lidström undrar om det går att dra några slutsatser av svårigheterna att rekrytera personal, om det till exempel är olika problem, samma problem, och/eller ett nytt fenomen. Lise Bergh förklarar att vi ibland haft rekryteringsproblem tidigare men att det brukar fungera bra i det stora hela. Problemet beror troligen på att många organisationer numera får mindre i bidrag från SIDA och således börjat med egen rekrytering för att minska den ekonomiska osäkerheten. Amnesty ligger bra till lönemässigt men det finns också de som betalar mer. Sekretariatet ska se över anställningsvillkor och annat som rör face-to-face.

Vidare kan Lise Bergh berätta att det varit en del avhopp från projektledar- och ledarskapsprogrammen. Sekretariatet ska se över vad det kan bero på, innehållet i programmen och även rekryteringsprocessen till dessa. Generellt sett är det väldigt bra program men dags att utvärdera vad som kan förbättras.

Styrelsen undrar med anledning av uppmärksamheten kring Telia Sonera om sekretariatet använder sig något av deras tjänster. Lise Bergh meddelar att sekretariatet har Tele2 på kontoret och i tjänstemobilerna. All sekretariatets telefoni ska dock ses över och skulle det uppkomma något som har koppling till Telia kommer det att avslutas.


§ 60 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de gjort sedan senaste styrelsemötet.


§ 61 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Anton Lidström meddelar att inget finns att rapportera då kommittén inte har inte har haft något uppdrag sedan sist.


§ 62 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup har skickat ut Amnestyfondens senaste protokoll till styrelsen. Två personer från Fonden har varit i Nigeria och besökt på projekt där. 5,8 miljoner betalades ut i bistånd 2011.


§ 63 Insamlingsrätt för grupper

Dan Grundin berättar att sedan underlaget skrevs har ytterligare två grupper inkommit med redovisning och dessa föreslås därför strykas från beslutet. Sekretariatet har inte sett någon geografisk trend i vilka som inte inkommit med redovisning men är däremot bekymrade över att grupper som lägger ner under året ofta struntar i att redovisa sitt sista år. I år gäller detta för tre av enheterna. Ur ett riskperspektiv är det just när en grupp/distrikt lägger ned sin verksamhet som risken är stor att pengar kan förskingras medvetet eller oftast omedvetet. Vikten av att slutredovisa även det sista år man bedriver verksamhet måste således förmedlas till alla grupper.

Sofia Halth undrar huruvida det finns grupper som satt det i system att inte redovisa och därmed förlorat sitt insamlingstillstånd för att sedan få tillbaka det på nytt. Dan Grundin förklarar att endast en grupp är samma som förra året men i övrigt har sekretariatet inte uppgifter på det för närvarande. Han poängterar dock att det budskap som förmedlats till grupper och distrikt har varit att det inte är en självklarhet att en enhet som förlorat sitt insamlingstillstånd får tillbaka det. En bedömning görs alltid först om det är lämpligt för enheten i fråga, beroende av omständigheterna som gjort att enheten inte inkommit med redovisning.

Örebrodistriktet, som tidigare var vilande men nu återupptagit sin verksamhet, diskuteras. Sekretariatet meddelar att de aldrig inkom med någon slutredovisning men att den nya distriktsstyrelsen har fått tillgång till det gamla kontot. När det nya distriktet varit igång i ett verksamhetsår och lämnar in redovisning för föregående år kommer sekretariatet utgå från balansräkningen i den senaste inlämnade redovisningen från distriktet för att se att siffrorna stämmer överens.

Beslut

att grupperna 47, 75, 144, 177, 236 och U11 förlorar sin rätt att bedriva insamling i Amnestys namn.


§ 64 Centrala styrdokuments interna relation

Lise Bergh föredrar. Ursprunget till underlaget är en tidigare diskussion inom styrelsen om att samla alla styrdokument men också att reda ut dokumentens olika relation till varandra och skillnaden i benämningar mellan policyer, riktlinjer etc. Det dokument som sekretariatet nu presenterar är en förteckning över samtliga nu gällande styrdokument. Frågan om hur de olika styrdokumenten benämns kvarstår.

Styrelsen diskuterar förteckningen utifrån olika aspekter. Frågan lyfts om huruvida dokumentet hjälper såväl styrelsen som sekretariatet i styrningen. Många ledamöter anser att förteckningen utgör ett bra första steg för att få översikt men konstaterar samtidigt att det återstår en del att göra för att förtydliga ytterligare. Även om det som det konstaterats vid tidigare möten inte går att skapa en tydlig hierarki mellan dokumenten, är det ett faktum att vissa dokument, exempelvis stadgarna, ”står över” andra styrdokument. Flera anser även att det är svårt att utläsa vem som fattar beslut om vad och huruvida styrelsen är involverad på rätt nivå i beslutsfattandet.

En annan fråga som lyfts är den om avgränsningar. I det ingår i vilken utsträckning de internationella styrdokumenten ska inkluderas. Någon menar att det kan vara svårt att bringa reda i de svenska styrdokumenten utan att samtidigt göra detsamma med de internationella styrdokumenten. Ett sådant projekt skulle svenska sektionen troligen få initiera och kanske till och med driva aktivt internationellt.

Ytterligare en viktig aspekt att ta hänsyn till är hur styrelsen ska förhålla sig till uppdateringsbehovet av en förteckning av det här slaget. Nya styrdokument tillkommer och gamla utgår i en relativt snabb takt och det är ett styvt jobb att hålla samlingsdokumentet uppdaterat.

Vidare diskuterar styrelsen hur dokumentet ska kommuniceras ut. I dagsläget ligger styrdokumenten på medlemssidorna sorterade efter det år då de antogs och översyn saknas. Vissa menar att det är bättre att lägga ut detta samlingsdokument direkt som det är nu då det är mer lättillgängligt än den information som finns i dagsläget. Andra menar att det är bättre att avvakta lite tills processen med både att förbättra förteckningen och den pågående förändringen av medlemssidorna är färdig. Styrelsen konstaterar även att det inte är någon medlem som efterfrågat detta samlingsdokument utan något som initieras av styrelsen, varför det ur ett medlemsperspektiv inte är brådskande att lägga ut informationen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med förslag på fortsatt process för hanteringen av centrala styrdokument senast till oktobermötet.


§ 65 Stadgeändringar

Sofia Halth föredrar. Vid förra styrelsemötet kom frågan om en stadgeöversyn upp i diskussionen om valbarhet till styrelsen för före detta anställda samt generalsekreterarens roll, med anledning av att ICM-beslut från 2011 som rörde detta behandlades. Många menade då att reglerna kring detta borde skrivas in i stadgarna. Förslag restes även om en eventuell mer genomgripande stadgerevision. Vid förra styrelsemötet fanns inte tillräckligt med tid för att diskutera förslaget och vid detta tillfälle konstateras att det som ett första steg är nödvändigt att se över vilket det generella behovet av stadgerevision är före ytterligare åtgärder beslutas om.

Beslut

att uppdra åt SG1 att identifiera eventuella förändringsbehov i stadgarna till styrelsens oktobermöte.


§ 66 Strategiska frågor i arbetsgivarstrategin

Christer Arnrup föredrar. Bakgrunden är den arbetsgivarstrategi generalsekreteraren presenterade på oktobermötet 2011. Strategigrupp 2 (SG2) fick då i uppdrag att identifiera de frågor som kunde vara av strategisk vikt för styrelsen att diskutera vidare. SG2 har identifierat tre områden; lönenivåer, anställningsformer samt sekretariatets relation till ideellt arbete. Anton Lidström understryker att det är viktigt att inte hamna fel i diskussionen genom att ha arbetsgivarstrategin som utgångspunkt utan snarare försöka ta ställning till vilka frågor styrelsen i egenskap av arbetsgivare behöver tycka till om. Allt annat delegeras till generalsekreteraren. Han förklarar vidare att det kan handla om de tre frågor som beskrivs i underlaget eller några andra som styrelsen identifierar under detta möte. Därefter kan specifika underlag i varje fråga tas fram för diskussion vid ett senare styrelsemöte. De identifierade områdena ska således inte diskuteras i sak vid detta möte, utan enbart deras relevans för styrelsen.

- Lönenivåer

Styrelsen är enig om att frågan om lönenivåer är en viktig strategisk fråga som det bör finnas ett styrelsebeslut att luta sig tillbaka mot. Det poängteras att det i ett framtida underlag om detta är viktigt att operationalisera vad ”lönenivån i ideell sektor” betyder, samt vad eventuella förslag innebär för budget. Alla frågor kring lönenivåer bör konkretiseras i ett kommande underlag.

- Anställningsformer och förhållandet till ideellt arbete på sekretariatet

De två frågorna diskuteras tillsammans då de delvis överlappar varandra. Det framkommer att det finns många aspekter att diskutera och ta hänsyn till gällande sekretariatslett frivilligarbete i allmänhet och praktikantverksamheten och frivilligarbetet på sekretariatet i synnerhet samt kring anställningsformer i stort. En hel del frågetecken finns på dessa områden och styrelsen enas därför om att två olika typer av underlag behövs.

I fråga om synen på det sekretariatsledda frivilligarbetet behövs ett underlag för vidare diskussion om till exempel antalet praktikanter och deras roll i verksamheten, behovet av sekretariatsledd frivilligkraft som komplement till anställda, vilka krav det ställer på sekretariatet etc.

Gällande anställningsformer efterlyser styrelsen ett resonerande beslutsunderlag kring vilka anställningsformer vi har idag, som både informerar om situationen i dagsläget men som även tar ett helhetsgrepp genom att belysa frågor som exempelvis hur antalet visstidsanställda förhåller sig till antalet tillsvidareanställda, av vilka skäl vi har de former vi har idag, vilka val vi har gjort och vad det får för konsekvenser i vår verksamhet, risker och möjligheter, ideologiska skiljelinjer, etc.

Inga övriga strategiska frågor identifieras för vidare diskussion.

Beslut

att uppdra åt sekretariat att inkomma med ett beslutsunderlag i fråga om lönenivåer senast till septembermötet,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett diskussionsunderlag om principiella och strategiska frågor gällande anställningsformer senast till decembermötet,

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG2 ta fram ett diskussionsunderlag om sekretariatets relation till ideellt arbete senast till oktobermötet.


§ 67 Övriga frågor

- Inför styrelsens konstituerande möte den 6 maj

Sofia Halth går igenom dagordningen för mötet och meddelar att det är hon som kommer att föreslå faddrar för de nya ledamöterna.

- Möteskalender för styrelseåret 2012-2013

Styrelsen tar en första titt på förslaget till möteskalender som ska fattas beslut om vid det konstituerande mötet.


§ 68 Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren [styrelseintern]

Styrelsen följer upp utvecklingssamtalet med generalsekreteraren.


§ 69 Utvärdering av styrelseåret [styrelseintern]

Sofia Halth och Michael Falk leder utvärderingen av styrelseåret.


§ 70 Demokratiutredningen

Andreas Bokerud har varit i kontakt med uppdragsgruppen och redogör för hur de tänkt lägga upp sitt seminarium på årsmötet samt vilken roll styrelsen ska ha under detta. Seminariet blir en viktig ingrediens för styrelsens fortsatta behandling av frågan och SG1 föreslår att styrelsen tillsvidare ligger lågt och hämtar in synpunkter från medlemmarna under årsmötet.

Styrelsen diskuterar hur de ska hantera rapporten och dess rekommendationer, både under och efter årsmötet. Det diskuteras även huruvida uppdragsgruppen ska ges ett förlängt mandat redan vid detta möte. Då styrelsen först fått se slutrapporten till detta möte och därmed inte hunnit diskutera de föreslagna rekommendationerna, kommer styrelsen överens om att det är lämpligare att först låta en SG se över vad styrelsen behöver gå vidare med och diskutera detta på junimötet. Först därefter kan beslut fattas om att tillsätta en ny uppdragsgrupp och/eller vidta andra åtgärder. Den nuvarande gruppen är att betrakta som upplöst i och med deras inlämning av rapporten.

Beslut

att uppdra åt Lisbeth Kohls och Andreas Bokerud att föreslå en fortsatt process för hanteringen av demokratiutredningens rapport till junimötet.


§ 71 Inför årsmötet

Hannah Laustiola går igenom dagordningen steg för steg. Årsmötesordförandena Robert Tolonen Scherman och Ida Burlin deltar under punkten. Styrelsen diskuterar en rad frågor rörande årsmöteshelgen, däribland Granskningskommitténs rapport, deltagandet av internationella gäster, styrelsens redogörelse för föregående verksamhetsår, arbetsfördelning under helgen samt styrelsens roll under årsmötet. Avslutningsvis lämnar årsmötesordförandena sina reflektioner.


§ 72 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Sofia Halth.




Sofia Halth
Ordförande



Karin Armgren
Vice mötesordförande




Hannah Laustiola
Sekreterare




Maria Eklund
Justerare




Förkortningar:
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
HBT – Homosexuella, bisexuella och transpersoner
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IS – Internationella Sekretariatet
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
SG – Strategigrupp