Delrapport från distriktsutredningen Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2001

Till: Styrelsen
Datum: Februari 2001
Från: C- och D-utskotten


Delrapport från distriktsutredningen

1. Uppdrag
I maj 1998 beslutade styrelsen ”att […] ta initiativ till en diskussion i sektionen om decentralisering och utlokalisering”. Uppdraget gick till C-utskottet. C-utskottet skulle dessutom tillsammans med D-utskottet utreda distriktens juridiska och ekonomiska status. Detta arbete ledde till en delrapport i april 2000.

Vid sektionens årsmöte 2000 i Malmö utvidgades uppdraget genom besluten ….”att ge styrelsen i uppdrag att utreda hur uttaget av avgifter från grupperna till sektion och distrikt på bästa sätt kan harmoniseras så att en långsiktigt stabil lösning kan nås, att göra detta med beaktande av de mycket skiftande behov och möjligheter som föreligger i de olika distrikten och att vidare beakta nyttan av att synas bland allmänheten i samband med insamling samtidigt som man uppmärksammar att denna effekt kan nås på många alternativa sätt.”

Uppdraget gav styrelsen till C- och D-utskotten som bildade en C- och D-utredningsgrupp (CDU). Den består idag av Michael Falk och Erik Petersson från C-utskottet, Gabi Björsson och Johan Linde från D-utskotten. CDU rapporterar till C- och D-utskotten och därför skall minst en medlem från respektive utskott ingå i gruppen. Gruppen började sitt arbete i oktober 2000.

2. Bakgrund
Distrikten är geografiskt indelade. De har kommit till under 70-talet på gruppernas initiativ allt eftersom det uppstod behov av lokalt samarbete. Under åren har distriktens indelning och storlek ändrats. I början av 90-talet har sektionen beslutat att arbeta mer decentraliserat. Det vill säga man ville stärka de mellanstrukturer som fanns i sektionen och fördela ansvaret och arbetet på flera nivåer i organisationen.

För att skapa resurser för ett sådant arbetssätt beslutade årsmötet 1996 att distrikten skulle få besluta och förfoga över gruppavgifterna. Beslutet var inte tänkt som en sänkning av avgiften men innebar i realiteten en sådan för samtliga distrikt.

Sektionen har genom detta fått mindre intäkter från grupperna. Vissa distrikt har ingen avgift alls och andra en mycket liten sådan, vilket naturligtvis måste innebära en minskad insamlingsverksamhet och därmed en minskad synlighet av organisationen i det lokala samhället. Just detta är orsaken till att årsmötet 2000 tog beslutet om att utreda möjligheten av en harmonisering av det ekonomiska ansvaret och av behovet av en ökad synlighet på gator och torg.

3. Uppdragets olika delar (och vår tolkning)
Vi kommer att fortsätta utredningen som C-utskottet påbörjade, det vill säga att undersöka vilken juridisk och ekonomisk status distrikten har och hur de påverkas av den nya bokföringslagen som trädde i kraft vid årsskiftet. C-utskottet tog i sin rapport också upp en anmärkning i revisionsberättelsen för bokslutet för verksamhetsåret 1998 som påpekade att flera Amnestygrupper har använt sig av sektionens organisationsnummer för att öppna postgirokonto. Det vill säga att det finns ett antal konton som är direkt knutna till sektionen.

Vår viktigaste uppgift anser vi dock vara att undersöka möjligheten till att ”harmonisera” distriktens struktur på ett sätt som tillgodoser både det gemensamma ansvaret för sektionens arbete och ekonomi och distriktens geografiska och organisatoriska olikheter.

4. Vad som är gjort, vad som är på gång och vad vi planerar att göra framöver.
4.1 Sektionens stadgar
C-utskottet har gjort en genomgång av sektions stadgar. Distrikten omnämns eller berörs av följande paragrafer 4.2, 5.1, 5.2 (gäller ej distrikten, men är en intressant jämförelse), 5.3, 5.4, 5.5, 6.4b, 6.6, 7.3 och 12.1:
4.2 Vid registrering skall varje ny arbetsgrupp erlägga en av årsmötet beslutad avgift till sektionen. Till sektionen ansluten arbetsgrupp skall erlägga av årsmötet beslutad avgift. Arbetsgrupp skall även erlägga av distriktet beslutad distriktsavgift samt fortlöpande lämna rapport om sin verksamhet . […]

5.1 Sektionen verkar genom a) årsmöte, b) extra medlemsmöte, c) sektionens styrelse, d) svenska Amnestyfonden, e) distrikt och f) grupper.

5.2 Arbetet för i § 1 angivna syften utförs främst av sektionens arbetsgrupper, som inom ramen för dessa stadgar självständigt utformar sin verksamhet. Till stöd för arbetsgruppernas verksamhet kan styrelsen tillsätta samordnings-, aktions- och andra specialgrupper. Om en samordnings-/specialgrupp eller enskild medlem i sådan grupp ej fullgör sina åligganden gentemot sektionen eller om samordnings-/specialgruppens eller den enskilde medlemmens verksamhet är oförenlig med Amnesty Internationals syften, har styrelsen rätt att upplösa gruppen eller utesluta enskild medlem ur gruppen. Styrelsens beslut om upplösning/uteslutning skall fattas med 2/3 majoritet. Samordnings-/Specialgrupp som upplösts av styrelsen eller medlem som uteslutits ur samordnings-/specialgrupp har rätt att överklaga beslutet inför nästkommande årsmöte.

5.3 För stöd och service till distriktets grupper, samordnande av verksamheter inom distriktet och för distriktets representation i budgetprocessen tillsätter varje distrikt årligen genom val ett eller flera distriktsombud .

5.4 Årsmöte och extra medlemsmöte är sektionens högsta beslutande organ. Styrelsen ansvarar för att årsmötets beslut genomförs och har övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet.

5.5 För att genomföra styrelsens beslut och ge service till distrikt, grupper och medlemmar skall sektionen upprätthålla ett sekretariat.

6.4b Följande handlingar skall utsändas till alla grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast sex veckor före årsmötet:
- förslag till dagordning och arbetsordning
- i förekommande fall motioner som inkommit inom föreskriven tid samt styrelsens yttranden över dessa
- i förekommande fall styrelsens förslag till handlingsplan
- styrelsens övriga förslag
- granskningskommitténs rapport om det föregående årets verksamhet
- valberedningens förslag avseende stadgeenliga val (utom val till valberedningen)
- distriktens förslag avseende valberedningen

6.6 Avskrift av justerat protokoll skall sändas till alla grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast tio veckor efter årsmötet.

7.3 Avskrift av justerat protokoll skall utsändas till alla grupper, distrikt och mötesdeltagare senast tre veckor efter medlemsmöte.

12.1 Förslag till ändring av sektionens stadgar skall vara styrelsen tillhanda tio veckor före årsmötet och skall med styrelsens yttrande utsändas till alla grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast sex veckor före årsmötet.

C-utskottet skriver i sin rapport under ’sammanfattning och rekommendationer’ att sektionens stadgar inte ger en klar bild av vad distriktens roll innebär. Distriktens roll i organisationen framstår i stadgarna som endast samordnande och koordinerande, samt att de skall fungera som en informationskanal mellan sektionen och arbetsgrupperna.

Distrikten fungerar idag som egna juridiska personer men sektionen hålls, enligt C-utskottets slutsatser, juridiskt och ekonomiskt ansvarig för distriktets förpliktelser. Detta påvisar i hög grad nödvändigheten av att ha helt klara regler kring distriktens ansvarsområden. Det påvisar även vikten av att svenska sektionen har en klar gemensam ekonomisk redovisning som innefattar hela sektionens verksamhet, inklusive distriktens verksamhet och redovisning.

4.2 En kartläggning av distriktens struktur
Sekretariatet håller på med en kartläggning av de olika distrikten. Eva Ingmarsson skickade i september 2000 ut ett antal frågor till distrikten. Frågorna gällde distriktens organisation, struktur, aktiviteter och ekonomi. När detta skrivs har det kommit in tolv svar. Dessa visar, vad som redan är känt, att distrikten är mycket olika. Sekretariatet kommer, när samtliga svar har kommit in, att göra en sammanställning för styrelsens räkning.

4.3 Distriktens juridiska och ekonomiska status1
Ifall ett av två följande villkor är uppfyllt är ett distrikt som är en ideell förening bokföringsskyldigt.

- Om värdet av dess tillgångar överstiger 30 prisbasbelopp under 2001 motsvarar det 1.107.000 kr.

- Om det bedriver näringsverksamhet.

- Om distriktets årliga nettoomsättning normalt överstiger 20 prisbasbelopp - under 2001 motsvarar det 738.000 kr - skall distriktet upprätta ett årsbokslut, vilket består av en resultaträkning och en balansräkning.

För distrikt och andra ideella föreningar börjar reglerna gälla från och med ingången av 2001. Skyldigheten att föra bok inträder från och med det räkenskapsår som inleds närmast efter den 31 december 2000.

4.4 Frågan om gruppernas konton och sektionens organisationsnummer
Vi anser inte att det ingår i CDU:s arbetsuppgifter att åtgärda denna fråga. Vi föreslår därför att styrelsens kassör ger sekretariatet i uppdrag att ta reda på vilka grupper som har använt sig av sektionens organisationsnummer och uppmanar dessa att ansöka om ett eget sådant.

4.5 ”Harmoniseringen”
Vi ser detta som den stora uppgiften i vårt uppdrag. Eftersom beslutet är så diffust formulerat har det tagit oss lång tid att hitta ett framkomligt tillvägagångssätt.

Vi tror inte att enbart en skriftlig förfrågan i form av ännu en enkät kommer att ha stor framgång. Vi har därför beslutat att göra intervjuer med distriktsombuden i samtliga distrikt. Vi kommer att ställa frågor som skall gälla alla distrikt, inte bara den intervjuades. Detta för att få en uppfattning om vilka visioner distriktsombuden har om distrikten och för att komma bort från de enskilda distriktens konkreta problem. Frågorna skall gälla både organisation, ekonomi och den roll och det ansvar distrikten bör ha i sektionens hela verksamhet och ekonomi.

Just nu håller vi på med att ”testa” frågorna. Efter eventuella justeringar av frågorna kommer vi skriva till distrikten och avisera intervjuerna. Vi skall också skicka frågorna till ett antal personer och är tacksamma för tips om frivilliga.

Med hjälp av svaren skall vi bygga några modeller för en ny distriktsorganisation. Dessa modeller vill vi under hösten presentera för distriktsombuden på deras möte i september. Vi skulle också vilja åka på några distriktsmöten för att förankra våra förändringsförslag så mycket som möjligt bland medlemmarna.

5. Tidsplan
April : testsamtal med några DO.
April-maj : utskick med frågorna till alla DO och övriga ”frivilliga”.
Maj : träff med DO på årsmötet. Intervjuer med minst ett DO från varje distrikt.
Maj-september : kontakt med andra sektioner och organisationer för erfarenhetsinsamling.
September : Materialsammanställning och delrapport till styrelsens septembermöte och en presentation på DO-mötet.
Oktober-november : presentation av förslagen/modellerna på distriktsmöten.
Januari 2002 : slutrapport till styrelsen

6. Slutord
Vi kommer som framgått ovan inte fram till några förslag innan årsmötet. Med tanke på hur gammalt problemet är så känns det meningslöst att pressa fram resultat som ingen av oss tror på, utan vi väljer att ta oss den tid det behövs för att komma fram till ett arbetssätt som verkar vettigt och rimligt för alla.

Att vi inte blir klara till årsmötet kan ha både för- och nackdelar. De förändringar som kommer att föreslås årsmötet från DUG kommer (om årsmötet beslutar i enlighet med förslagen) innebära stora förändringar för distrikten. Det kan därför vara av fördel om sektionen och framför allt distrikten kommer har tid på sig för att besluta om ytterligare förändringar.

Nackdelen är förstås den stora tidsförlusten vi gör, eftersom nästa beslutande årsmöte äger rum först år 2003. Vi hyser dock förhoppningen att vi också kan komma fram till förslag som inte behöver beslutas av årsmötet. Exempel på det vore sammanslagning eller delning av distrikt.

5. Förslag till beslut
C- och D-utskotten föreslår styrelsen att besluta

Att ge C- och D-utskotten i uppdrag att fortsätta med utredningsarbetet om distrikten enligt de i delrapporten angivna metoderna och
Att lägga delrapporten till handlingarna
En större genomgång av den nya bokföringslagen och dess konsekvenser för distrikten finns som bilaga till rapporten.

Till: Styrelsen
Från: C-utskottet (Erik Petersson)
Datum: 2 maj 2001

Distriktens bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen

Texten innehåller en förenkling av bokföringslagens regler och kan endast tjäna som översiktlig orientering i den utsträckning distrikten berörs.1

1. Är distriktet en ideell förening?

Om distriktet har antagit stadgar och utsett en styrelse är det en ideell förening i juridisk mening, annars inte.

Om distriktet är en ideell förening så är det under vissa förutsättningar bokföringsskyldigt.

2. Är ett distrikt som är en ideell förening bokföringsskyldigt?

Ifall ett av två följande villkor är uppfyllt är ett distrikt som är en ideell förening bokföringsskyldigt. Det räcker alltså med ett av villkoren.

· Om värdet av dess tillgångar överstiger 30 prisbasbelopp – under 2001 motsvarar det 1.107.000 kr.2

· Om det bedriver näringsverksamhet.

Tillgångarna värderas till marknadspris vid en försäljning under normala förhållanden. Fastigheter och byggnader tas dock upp till sitt taxeringsvärde om ett sådant finns.

Om bokföringsskyldigheten grundar sig på storleken av tillgångarna inträder skyldigheten
- från och med det kalenderår vid vars ingång värdet av tillgångarna överstiger gränsbeloppet,
- eller då det bildas om tillgångarna då överstiger gränsbeloppet.
Bokföringsskyldigheten upphör om tillgångarna vid utgången av de tre senaste räkenskapsåren har varit lägre än gränsbeloppet.

Näringsverksamhet är all sådan verksamhet som är av ekonomisk natur och av sådan karaktär att den kan betecknas som yrkesmässig. Man kan ofta hämta ledning ifrån hur verksamheten bedöms skattemässigt; ifall verksamheten skall beskattas i inkomstslaget näringsverksamhet är den normalt bokföringspliktig.

Distriktet kan naturligtvis i sina stadgar föreskriva att något slag av bokförings skall ske även om det inte är bokföringsskyldigt enligt lag. Om distriktet inte är bokföringsskyldigt enligt lag kan bokföringen ske på annat sätt än enligt denna bokföringslagen.

3. Vad innebär bokföringsskyldigheten?

Ett bokföringsskyldigt distrikt skall

· löpande bokföra alla affärshändelser

· se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter

· upprätthålla viss dokumentation om bokföringen3

· bevara all räkenskapsinformation

Bokföringen skall skötas på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed, vilken i korthet kan beskrivas som vad som följer av gällande lagar och författningar, med hänsyn till branschpraxis.

Ett distrikt som är skyldigt att upprätta årsbokslut (se avsnitt 4) är dessutom skyldigt att utan dröjsmål upprätta en balansräkning.

Bokföringen skall omfatta hela verksamheten, också sådant som inte är näringsverksamhet, som gåvor, medlemsavgifter, gruppavgifter etc. Om distriktet har mer än en verksamhet, skall bokföringen omfatta alla verksamheter.

Under vissa förutsättningar kan dock distriktet bokföra olika verksamheter separat. Ett distrikt kan också under vissa förutsättningar, om det har sin verksamhet, eller del av sin verksamhet, gemensam med någon annan bokföringsskyldig person eller organisation, ha gemensam bokföring med denna.

Ett bokföringsskyldigt distrikt måste låta distriktets årsredovisning och bokföring samt ledningens förvaltning granskas av en revisor.4

Räkenskapsåret omfattar tolv månader, och kan inledas antingen den 1 januari, 1 maj, 1 juli eller 1 september. När bokföringsskyldigheten inträder kan man låta det första räkensskapsåret vara antingen kortare än 12 månader eller längre, upp till 18 månader. Räkenskapsåret får också kortas av om bokföringsskyldigheten upphör. Det skall framgå av stadgarna när räkenskapsåret börjar.

Om bokföringsskyldigheten underlåts kan de ansvariga dömas för bokföringsbrott.5

4. Måste distriktet dessutom upprätta ett årsbokslut?

Om distriktets årliga nettoomsättning6 normalt överstiger 20 prisbasbelopp – under 2001 motsvarar det 738.000 kr – skall distriktet upprätta ett årsbokslut, vilket består av en resultaträkning och en balansräkning.

Om distriktet under de två senaste räkenskapsåren i medeltal har haft mer än tio anställda eller nettovärdet av tillgångarna i verksamheten uppgår till mer än 24 miljoner kr skall distriktet dessutom upprätta en årsredovisning enligt årsredovisningslagen.

5. När träder reglerna i kraft?

För distrikt och andra ideella föreningar börjar reglerna gälla från och med ingången av 2001.
Skyldigheten att föra bok inträder från och med det räkenskapsår som inleds närmast efter den 31 december 2000. Det skall framgå av stadgarna vid vilken tidpunkt räkenskapsåret börjar. (Se avsnitt 3 om räkenskapsår.)

Källor: Nial och Johansson, Svensk associationsrätt i huvuddrag, Norstedts juridik AB, sjunde upplagan, Stockholm 1998; Westermark, Den nya bokföringslagen m.m., Norstedts juridik AB, Stockholm 2000; samt en text av Jörgen Persson anställd på Amnestys sekreteriat: Nya bokföringslagen.

1 Basbeloppet är under 2001 36.900 kr och justeras oftast varje år, se lagen (1962:381) om allmän försäkring.

2 Sådan beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick samt sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet förstå de enskilda bokföringsposternas behandling.
3 Revisorn skall ha den insikt och erfarenhet i revision och ekonomiska angelägenheter som krävs för att fullgöra sitt uppdrag, men behöver normalt inte vara godkänd eller auktoriserad. Revisorn får inte vara jävig. Se närmare lagen (1999:1079) om revision.
4 11 kapitlet 5 § brottsbalken.
5 Nettoomsättning definieras i 3 kap 6 § lagen (1995:1554) om årsredovisning som intäkter från försålda varor och utförda tjänster som ingår i företagets normala verksamhet. Enligt Jörgen Persson finns det skilda meningar om huruvida gåvor och medlemsavgifter i idéella föreningar skall ingå i detta.