Styrelsens rapport om arbetet med Översynskommitténs rekommendationer till årsmötet 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2001

Bakgrund och inledning

1998 tillsatte den internationella styrelsen (IEC) en Översynskommitté under ledning av Thomas Hammarberg. Anledningen var ”the crisis in the Swedish Section, which goes back a long time and has culminated with the resignation of the recently appointed Secretary General Ann-Marie Orler, and four members of the Swedish Board, together with the extensive media coverage of the Swedish Sections internal problems the last half year”. Svenska styrelsen åtog sig att genomföra de rekommendationer som kommittén skulle föreslå .

Den 30 november 1998 var kommitténs slutrapport klar (”Tio rekommendationer för demokrati och effektivitet inom svenska sektionen av Amnesty International”, ORG 10/005/1998). Rapporten innehöll tio rekommendationer. Styrelsen rapporterar nu till årsmötet 2001 sitt arbete med dessa rekommendationer. I och med denna avrapportering stänger styrelsen sitt arbete med översynskommitténs rekommendationer som sådana, även om mycket arbete återstår på den grund som lagts.

Allmänt om genomförandet

Sammankallande i styrelsens C-utskott har på varje styrelsemöte sedan rapporten kom föredragit läget med arbetet och styrelsen har på detta sätt stegvis planerat arbetet med rekommendationerna. Denna kontinuerliga uppföljning avslutas på styrelsemötet i maj 2001. Det arbete som återstår drivs vidare inom ramen för särskilda projekt som redovisas i det följande.

1. Extra medlemsmöte

Översynskommitténs rekommendation: Ett extra medlemsmöte bör hållas under februari. Styrelsen bör fastställa exakt datum och skicka ut kallelserna i stadgeenlig tid. Mötet bör förrätta fyllnadsval till posten som kassör samt till de tre andra vakanta styrelseposterna och vidare inleda den redan beslutade diskussionen om demokratifrågorna inom sektionen.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen kallade till extra medlemsmöte som ägde rum 27 februari 1999 i enlighet med rekommendationen. Mötet diskuterade Översynskommitténs rekommendationer och fyllnadsvalde de platser som var vakanta efter ledamöter som valde att lämna styrelsen sommaren 1998.

2. Översyn av styrelsens arbetsformer

Översynskommitténs rekommendation: Vid de diskussioner och det inre reformarbete som nu väntar bör sektionen lägga stor vikt vid de riktlinjer för relationerna mellan styrelse och sekretariat som utarbetats på internationell nivå, ”Board-Staff Relations – A Guide”.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen har lagt betydande arbete på att förbättra sina arbetsformer enligt punkt 4 nedan, och beslöt vidare i mars 2001 om befattningsbeskrivningar för generalsekreterare och kontorschef. I detta arbete har styrelsen säkerställt att samtliga rekommendationer i “Board-Staff Relations – A Guide” är täckta.

3. Stöd till valberedningen

Översynskommitténs rekommendation: Valberedningen bör ges stöd i dess arbete att rekrytera lämpliga styrelseledamöter. Det är viktigt att styrelsen har kompetens och erfarenhet på styrelsenivå att planera, stimulera och följa upp en omfattande verksamhet med ett sekretariat och en förhållandevis stor budget.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen har lagt betydande arbete på att förbättra sina arbetsformer enligt punkt 4 nedan. Den långsiktiga inriktningen är att fokusera på strategiska frågor. Detta är en förutsättning för att kunna rekrytera de ledamöter som behövs enligt Översynskommittén. Styrelsen har återupptagit sin rutin att till valberedningen dokumentera sitt kompetensbehov och har allmänt förbättrat sin dialog med valberedningen.

Under åren som kommer är styrelsens utmaning att ytterligare fokusera på strategiska frågor och minska det operativa arbetet som styrelse. Detta arbete kommer att grunda sig på den nya arbetsordningen, demokratiutredningen och handlingsplanen.

4. Arbetsformer och utbildning för styrelsen

Översynskommitténs rekommendation: Vidareutbildning av styrelseledamöter bör organiseras. Arbetsformerna inom styrelsen bör ses över.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen påbörjade hösten 1999 arbetet med en helt ny arbetsordning och valde då att skapa ett integrerat dokument som täcker de områden som tidigare behandlades av arbetsordning och beslutsgång. Detta arbete baserades på:

· Tidigare reglerande dokument
· Arbete som utförts av C-utskottet 1995-1996 om styrelsens roller
· Best practices från Sverige och andra länder från såväl den ideella sektorn som från näringslivet
· Översynskommitténs rapport
· “Board-Staff Relations – A Guide” (ORG 53/043/1998)

Styrelsens valde att skapa ett dokument som täcker alla aspekter av styrelsens arbete och styrelsens relation till sekretariatet. I september 2000 antogs den nya arbetsordningen efter lång förankring i styrelsen. Huvudtankarna i denna arbetsordning är

· Största möjliga tydlighet vad gäller roller och ansvar
· Förbättring av planerings- och beredningsprocessen
· Att styrelsen kontinuerligt skall utvärdera och förbättra sitt arbete och dokumentera dessa förbättringar. Utvecklingssamtal inom styrelsen är en del av de nya rutinerna

Styrelsen har förbättrat planeringen och ökat mängden av styrelseutbildning, såväl i lednings- som sakfrågor. Ansvaret för detta ligger på B-utskottet.

5. Rekrytering av generalsekreterare

Översynskommitténs rekommendation: Tjänsten som generalsekreterare för svenska sektionen bör utannonseras redan i december 1998 och i rekryteringsplanen bör ingå att intervjuer genomförs snarast efter medlemsmötet i februari. Den kravprofil som utarbetades inför rekryteringen hösten 1997 bör kunna ligga till grund för annonsen. Rekryteringsplanen bör också ge utrymme för nära konsultation med representanter för personalen. Själva beslutet om tillsättandet fattas av styrelsen i sin helhet, vilken också ska ta fulla ansvaret för detta.

Styrelsens åtgärder: Redan i maj 1999 kunde Carl Söderbergh anställas som generalsekreterare efter en rekryteringsprocesss i enlighet med Översynskommitténs rekommendationer.

6. Generalsekreterarens roll och kompetens

Översynskommitténs rekommendation: Tre aspekter bör särskilt betonas under rekryteringen av ny generalsekreterare: chefskompetens, folkrörelseerfarenhet och engagemang för de mänskliga rättigheterna. Frågan om vem eller vilka som ska representera sektionen i olika sammanhang bör klargöras.

Styrelsens åtgärder: Vid rekryteringen av ny generalsekreterare beaktades Översynskommitténs rekommendationer vad gäller kompetensprofil. Styrelsen instiftade i maj 1999 en kontorschefstjänst för att avlasta generalsekreterarens taktiska och operativa ledningsansvar.

Den nya arbetsordningen tydliggör roller i olika avseenden. Speciellt fastslås, i enlighet med Översynskommitténs förslag, principen från tidigare arbetsordning: generalsekreteraren är i allmänhet sektionens främsta talesman. I Carl Söderbergh har sektionen funnit vad Översynskommittén kallade ett "’ansikte’ för sektionen”.

Kommittén skrev dock ”[vi] rekommenderar en ordning där ordföranden talar för sektionen i situationer när dess karaktär av medlemsrörelse är särskilt betydelsefull.”. Detta slås också fast i den nya arbetsordningen.

7. Generalsekreterarens roll som länk mellan styrelse och sekretariat

Översynskommitténs rekommendation: Det bör slås fast att generalsekreteraren ska vara en länk mellan sekretariat och styrelse; hon företräder hela sekretariatet inför styrelsen och förklarar styrelsebesluten på sekretariatet.

Styrelsens åtgärder: Denna fundamentala princip är kärnfullt fastslagen i den nya arbetsordningen: ” Styrelsen anställer en generalsekreterare, som ansvarar för och företräder sekretariatet inför styrelsen”. Styrelsen försöker i ökande grad överlåta verksamhetsfrågor till generalsekreteraren och praktiska ärenden till sekretariatets handläggare genom generalsekreterare och kontorschef.

Vid kriserna 1997-1998 fanns en betydande osäkerhet kring relationen mellan styrelse, sekretariat och resten av rörelsen och om hur kritik och motsättningar skulle hanteras. Den nya arbetsordningen reglerar detta i enlighet med Översynskommitténs rekommendationer.

8. Introduktionen av ny generalsekreterare

Översynskommitténs rekommendation: En plan bör utarbetas för hur såväl sekretariat som andra delar av rörelsen förbereder sig för tillträdet av en ny generalsekreterare. Problemlösning bör inledas innan den nya kan börja, samtidigt som denna inte bör bindas upp i förhand med lösningar som kan visa sig mindre lyckade. Styrelsen måste ta ett ansvar för introduktionen av generalsekreteraren och bör överväga att rekrytera en erfaren folkrörelseperson för det syftet. Vidare bör styrelsen utarbeta en fungerande metod för utvecklings-/planeringssamtal med den nya generalsekreteraren.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen diskuterade och förberedde i maj och juni 1999 generalsekreterarens introduktion. Styrelsen beslöt om en kontorschefstjänst för att avlasta generalsekreteraren och utvidgade tjänsten som generalsekreterarassistent. Någon extern erfaren person från folkrörelsevärlden kontrakterades dock inte, men den nya generalsekreteraren har lagt mycket tid på att knyta kontakter på alla nivåer i organisationen. Ordförande har sedan rekryteringen lagt mycket tid på att samråda och söka stödja generalsekreteraren. Vid arbetet med sekretariatets organisation och styrelsens arbetsformer 1999-2000 kontrakterades konsulter med erfarenhet av ideella organisationer.

I den nya arbetsordningen finns en process för utvecklingssamtal som bygger på best practices internationellt rekommenderade för alla sektioner och strukturer inom Amnesty International.

9. Arbetsmiljön på sekretariatet

Översynskommitténs rekommendation: Problem med arbetsmiljön på sekretariatet bör åtgärdas så snart som möjligt. Vidare bör organisationen av sekretariatet ses över i syfte att tydliggöra ansvarsförhållandena. Alla bör ha klart för sig vilka arbetsuppgifter de har, vilka resurser som är avsatta, hur och när och till vem resultaten ska avrapporteras. Ett organiserat system för delaktighet i sekretariatets inre utveckling bör etableras. Var och en måste få en egen utvecklingsplan. På sikt måste lönenivåerna närma sig vad som gäller på arbetsmarknaden i övrigt.

Styrelsens åtgärder: Styrelsen och generalsekreteraren har 1999-2001 prioriterat arbetet med arbetsmiljön. Styrelsen har vid flera tillfällen tillställts och diskuterat skriftliga rapporter. Kring nyåret 1999-2000 tillsvidareanställdes flera vikarier. Beslut kring tjänstledighet och utnyttjande och genomförande av projektanställningar fattas nu mera principiellt och med större eftertänksamhet.

Styrelsen inledningsvis och därefter generalsekreteraren har utrett och diskuterat organisationsformer. Efter en lång förankring med stöd av organisationskonsult kunde i mars 2000 formellt klartecken ges för en teamorganisation av sekretariatet. Efter utvärdering fastställde styrelsen i maj samma år den nya organisationen.

Ett halvår senare, i december 2000, rapporterade generalsekreteraren till styrelsen om organisations- och arbetsmiljöfrågor:

”Carl Söderbergh nämner de prioriterade områden på sekretariatet där en förbättring efterfrågats av personalen; tydligare beslutsfattande, bättre personalvård, skapa en väl fungerande frivilligverksamhet, krishantering externt och internt, utvecklandet av en kommunikationsstrategi samt skapa struktur för ’crisis response’. Personalen anser dock att arbetsklimatet generellt har förbättrats på sekretariatet, att teamorganisationen fungerar väl och att kontakten med medlemmar inklusive styrelsen upplevs som öppnare och mer positiv. Carl Söderbergh berättar slutligen att en nyinsatt arbetsmiljögrupp kommer att underlätta upprätthållandet av en positiv arbetsmiljö på sekretariatet.”

I februari 2001 behandlade styrelsen en rapport om arbetsmiljön (”Rapport om sekretariatets organisation och arbetsmiljö”, ORG 53/025/2001) som innehåller kronologisk dokumentation av dessa frågor.

Styrelsen och generalsekreteraren har i allmänhet ingående diskuterat och identifierat roller i organisationen. Detta är ett ständigt pågående arbete. Den av årsmötet 1998 beslutade demokratiutredningen lägger till årsmötet 2001 fram ett förslag i den omdiskuterade frågan om personalrepresentationens roll i styrelsen.

Styrelsen fattade i september 1998 beslut om utökat löneutrymme för sekretariatets personal, och justeringar av lönestrukturen gjordes. Kompetensutveckling har prioriterats i budgetarbetet 1999 och 2000.

10. Amnestys historia och framtida utveckling

Översynskommitténs rekommendation: . Styrelsen bör initiera ett projekt om svenska Amnestys historia. Syftet skulle vara att klarlägga den organisatoriska och 'ideologiska' utvecklingen inom sektionen - och göra den tillgänglig för medlemmar och andra intresserade. Styrelsen bör vidare initiera en seriös debatt inom sektionen om Amnestyrörelsens framtida roll och utveckling. Den diskussionen bör inledas i samband med det ordinarie årsmötet och förberedas väl. Synpunkter och erfarenheter från andra sektioner och/eller Internationella sekretariatet bör inhämtas.

Styrelsens åtgärder: Att dokumentera historien är ett stort och resurskrävande arbete som styrelsen inledningsvis haft svårt att hantera. En grundläggande, översiktlig del av arbetet kunde göras genom att samarbeta med Ordfront förlag som under 2000 påbörjade ett projekt kring att översätta en engelsk bok om Amnestys historia till svenska. Ett kapitel om svenska Amnesty kommer att fogas till denna.

I december 2000 gavs klartecken för ett projekt för att med WWW som medium lägga grunden för en kontinuerlig och mångfacetterad dokumentation av rörelsens historia.

Arbetet med Översynskommitténs rekommendationer har sammanfallit i tiden med den svenska demokratiutredningen, den internationella demokratiutredningen samt den internationella mandatöversynen, och styrelsen har efter bästa förmåga sökt engagera sig och sektionen i dessa viktiga processer. Att utveckla rörelsen är självklart ett ständigt pågående arbete; mer om detta i det följande.

Sektionens vidare arbete i Översynskommitténs anda

Sammanfattningsvis har styrelsen ingående diskuterat och genomfört Översynskommitténs rekommendationer i deras helhet i enlighet med sitt åtagande 1998.
Arbetet har i allmänhet tagit längre tid än planerat, vilket är styrelsens ansvar. Det har utförts samtidigt som styrelsen utfört sitt vanliga arbete, och sektionen har därtill på många sätt haft en svår tid; detta var ju anledningen till att Översynskommittén bildades och materialet för dess rapport. Under 1997-1999 var sektionen i intern men öppen konflikt, och många sår fanns att läka; kanske en del aldrig läks helt. Åt individer och delar av rörelsen lämnas att dra slutsatser om vad som förevarit och hur situationen fram tills nu hanterats. Styrelsens förhoppning är dock att det arbete som beskrivs i denna rapport och arbetet med handlingsplanen 2000-2004 rustar svenska Amnesty för de utmaningar som det tredje årtusendet innebär.

Styrelsen konstaterar att löpande arbete inom organisationsutveckling, arbetsmiljöfrågor och strategisk planering aldrig får avstanna. Inom ramen för Översynskommitténs rekommendationer är det dock endast historieprojektet som ännu ej är avslutat. Avslut är planerat till hösten 2001.

Svenska sektionen i förändring och utveckling

Översynskommittén rekommenderade att diskussion om rörelsens framtida utveckling skulle baseras på dokumentation av historien. Som framgår ovan kan detta ännu inte ske. Mer arbete med att dokumentera och bekantgöra historien återstår. Man kan kanske tro att detta är olyckligt emedan två stora beslutsprocesser 1997-2001, nämligen den internationella mandatöversynen respektive den internationella demokratiutredningen, når sina slutstationer på det internationella rådsmötet i Dakar 2001.

Det vore dock ett allvarligt missförstånd. Den internationella demokratiutredningens slutrapport heter ”Changing the Way We Change” och detta ger uttryck åt en viktig insikt. Det enda vi kan vara säkra på är att världen förändras. Vi måste tillsammans och var och en inse detta, och öppet och i dialog hantera de frågor som lika obönhörligt som oförutsägbart kommer att hamna på vår dagordning.

Organisationer i allmänhet, och Amnesty historiskt i synnerhet, är tröga system. Detta är både på gott och ont. Organisationer måste dock se till att kontinuerligt lösa upp de spänningar som uppstår när de stundtals alltför långsamt hanterar förändringar i omvärlden och bland sina medlemmar. I svenska Amnestys fall har styrelsen ett ansvar för att så sker, men varje medlem är också ansvarig för sin del. Priset om vi inte lyckas är säkert att relevans och effektivitet blir lidande. Ytterst löper vi risken att människor allvarligt såras och att vi till och med som ett roderlöst skepp i storm bryts sönder. Det som förevarit illustrerar tyvärr detta väl.

I ljuset av ovanstående måste styrelsen, med bibehållande av sitt engagemang och sin förståelse av operativa frågor för sekretariat och aktivister, alltmer fokusera på strategiska frågor och ledarskap. Här återstår alltjämt mycket att göra.

Styrelsen för svenska sektionen av Amnesty International i april 2001