Delrapport angående översyn av årsmötets innehåll och form Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2006

[Delrapportver 2.pdf]

Till: Styrelsen
Från: Birgitta Grind (sammankallande), Sofia Halt, Erik Jennische, Karolina Ponten, Magnus Öhman
Datum: 25 november 2005

Delrapport från uppdragsgruppen om årsmötets innehåll och form

Inledning och syfte

Syftet för uppdragsgruppen som styrelsen formulerat är att:

• Se över årsmötets former och innehåll utifrån perspektivet att formerna för beslutsfattandet ska vara lättillgängliga samt uppmuntra och stimulera till stå stort deltagande som möjligt både beträffande förberedelser, diskussioner och beslut.

• Söka hitta former som ökar deltagarnas möjligheter att både före och efter årsmötet förankra diskussioner och beslut samt stimulera till ökat ansvar för sektionens gemensamma beslutsfattande.

De långsiktiga målen med uppdraget som styrelsen formulerat är att: (1)
- öka medlemmarnas ansvarstagande för sektionens beslutsfattande
- öka antalet deltagare på sektionens årsmöten
- öka intresset för deltagandet i sektionens beslutsfattande

Uppdraget ska enligt direktivet rapporteras till styrelsen i mars 2006. Denna delrapport syftar till att ge styrelsen en uppfattning om vårt arbetes inriktning. Dessutom vill vi ange ett par
förändringsförslag som kan genomföras redan till årsmötet i Göteborg 2006.

Delrapporten består av följande delar; först en inledande diskussion om uppdraget, och de mål som vi anser att refomer av årsmöterformerna bör fokusera på; sedan tre konkreta mål med tillhörande förslag som vi anser bör styra planeringsarbetet inför årsmötet i Göteborg.

Slutligen följer en kort diskussion om olika reformer och områden som kommer att behandlas i slutrapporten. Appendixen finns med som stöd för reformer som vi anser kan genomföras
redan 2006. Det första är (ett utkast till) en checklista för det arrangerande distriktet, och det andra ger mer detaljerad information om fadderskapssystemet (det är i första hand riktat till
sekretariatet, i det fall styrelsen beslutar att ett sådant system ska införas).

Problembeskrivning

Uppdragsgruppen har i sina diskussioner utgått från ett antal huvudproblem med den form som årsmötet har idag. Analysen kommer dels från de rapporter om årsmötena som inkommit
de senaste åren, från intervjuer med ett tiotal personer i rörelsen och från gruppens egna upplevelser. Vi arbetar med att vidare konsultera rörelsen inför gruppens slutrapport.

1, Deltagandet på årsmötet har sjunkit de senaste decennierna, med undantag för årsmötet/MR-konferensen i Botkyrka 2004. Detta är ett problem eftersom besluten får mindre legitimitet när en allt mindre andel av medlemskåren har deltagit i dem.

2, En mycket stor andel av deltagarna, 44% i snitt åren 1998-2004, är med för första gången. Dessutom återkommer endast en minoritet vid senare årsmöten. Detta innebar problem eftersom kunskaperna om årsmötesarbetet inte bevaras väl i organisationen. Det tyder å ena sidan på att intresset för att delta i stora centrala evenemang och vara en del av beslutsprocessen är stort i medlemskåren, men å andra sidan att deltagarnas förhoppningar med årsmötet kanske inte har infriats till så hög grad att de tycker att det är värt att komma tillbaka. Problemet är alltså att årsmötet inte upplevs som tillräckligt engagerande för att man ska vilja lägga en hel helg och vissa ekonomiska kostnader även nästkommande år.

3, Av de ca 200 deltagarna som närvarat vid de senaste årsmötena är det en relativt liten del som deltar aktivt i årsmötesdebatterna. Inflytandet över debatten begränsas ofta till denna minoritet. Det tyder också på att det finns en tydlig hierarki vid årsmötet vilket gör att deltagare som är där för första gången inte känner att de vågar yttra sig.

4, Mötesformerna upplevs av många som tråkiga och sega, och främjar inte ett öppet och generöst debattklimat. Vissa medlemmar menar att det finns ett gap mellan å ena sidan medlemskåren och å andra sidan styrelsen och sekretariatet. Inlednings- och rapportpunkterna den första årsmötesdagen 2005 tog t ex tre plenumtimmar, valprocessen två plenumtimmar och motionsbehandlingen åtta och en halv plenum- respektive beredningsgrupps- och seminarietimmar. Varken debatterna i plenum, beredningsgrupper eller seminarier präglades av interaktivitet och möjlighet för alla att utrycka sig.

5, Bristen på fungerande kontinuerlig interndebatt i sektionen gör att få medlemmar har deltagit i några förberedande diskussioner om de frågor som kommer upp på årsmötet. De har därför inte haft chansen att väga de olika argumenten mot varandra under längre tid än de dagar som årsmötet varar. Detta leder till improviserade och ogrundade ställningstaganden. Kopplat till detta är att förankringen av fattade beslut ofta är bristfällig. Det finns allt som oftast inte ens en enkel sammanställning av vad årsmötet kom fram till.

Varför årsmöte?

För att inleda diskussionen började vi med att ställa frågan varför vi ska ha ett årsmöte; vilka är de funktioner som ett årsmöte ska uppfylla? Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ (artikel 6.4). Stadgarna anger ramarna för årsmötets former och innehåll, bl.a. vilka frågor som måste behandlas och beslutsregler. Däremot lämnar stadgarna stor frihet för hur olika frågor ska beredas och beslutas. Vi upplever att årsmötets former under åren stagnerat men att detta inte beror på stadgarna. Med andra ord; det går att göra årsmötena betydligt mer interaktiva utan att komma i konflikt med sektionens stadgar.

Utifrån årmötesdagordningar och andra dokument så finns det tre huvudsakliga funktioner
med mötet:

1. Rapporter ska presenteras för årsmötet, som också beviljar styrelserna ansvarsfrihet.
2. Årsmötet ska välja styrelser, kommittéer och revisorer etc.
3. Årsmötet ska (vartannat år) behandla motioner från medlemmarna och förslag från styrelsen om organisation, verksamhet och policy.

Dessa är dock bara de formella funktionerna, medan Amnesty är en folkrörelse som bärs upp av att medlemmar och aktivister känner varandra, har väl uppbyggda nätverk inom organisationen och tycker att arbetet är roligt och givande. Ideellt arbete kan inte krävas, köpas eller beordras, det är helt beroende av lust och ansvarskänsla. Grundproblemet är inte att antalet deltagare är få, utan anledningen till att de är få. Johan Strid påpekar i sin bok om påverkanstorg att hela Folkrörelsesverige har hamnat snett i detta avseende: ”Den vanligaste frågan mellan dem som ännu är kvar i organisationen är inte ’var det en bra aktivitet du var på igår?’ utan ’hur många var där?’”.

För att man ska orka anstränga sig och vilja lägga en hel vårhelg på Amnesty måste engagemanget alltså ge något tillbaka: årsmötet måste ge deltagarna en kick som gör att de vill fortsätta arbeta ytterligare ett år, känner ansvar för organisationen, och längtar tillbaka till nästa årsmöte – det måste vara ”en bra aktivitet”. Ett övergripande mål med årsmötet – utöver att fylla de formella funktionerna - ska därför vara att:

Deltagarna ska vara mer engagerade i sitt arbete för mänskliga rättigheter inom Amnesty
när de åker hem från årsmötet än när de kom.

Uppnår vi detta kommer antalet ”återvändare” att stiga, och eftersom antalet ”förstagångare” redan är högt har problemet med det sjunkande deltagarantalet åtgärdats. Om deltagarna längtar efter nästa årsmöte kommer de också att vilja förbereda sig bättre och därmed kunna ta större ansvar för beslutsprocessen. Några rimliga förutsättningar för att medlemmar verkligen ska ha lust att delta i årsmötet är rimligtvis att de känner att de lärt sig något, att de har haft roligt, och att de känner att de kunnat påverka. Det är lusten att delta som måste främjas!

De förändringar som vi föreslår nedan bör påbörjas redan till årsmötet i Göteborg och bidra till kraftigt ökat engagemang på årsmötet genom de tre övergripande mål som vi har
identifierat: mer mänskliga rättigheter, mer nätverkande och mer demokrati.

Förändringar

Under var och en av rubrikerna nedan argumenterar vi för hur vi kan förändra årsmötet får att uppnå dessa resultat. En första reform som vi tror skulle underlätta årsmötesorganiserande
mycket är att det finns en metod för att det distrikt som just genomfört årsmötet kan överlämna erfarenheter till nästa års organisatörer. Beslutet om vilka som ska genomföra årsmötet 2007 bör därför fattas på styrelsemötet precis före årsmötet 2006 för att de nya organisatörerna ska kunna se vad som fungerar bra och inte så bra.

Mer mänskliga rättigheter

Det finns många anledningar att vara medlem i Amnesty. Men utgångspunkten för verksamheten bör vara att allt agerande på det ena eller andra sättet gynnar arbetet för mänskliga rättigheter. Samtidigt som deltagandet på årsmötet har sjunkigt de senaste åren, har antalet deltagare på utbildningar ökat. Medlemmarna är med andra ord fullt villiga att lägga både tid och pengar på människorättsaktiviteter.

Årsmötet bör därför genomsyras av intressanta MR-frågor: seminarier, utställningar, filmvisning, aktioner osv. Deltagarna ska känna att deras arbete är viktigt, och att de lär sig något nytt hela tiden. Eftersom årsmötet 2006 även består av en MR-konferens kommer det inte att råda brist på just detta. Men mötet bör också utformas så att MR-konferensen gynnar aktivismen hela verksamhetsåret, så att kunskaperna och kontakterna blir användbara i det dagliga människorättsarbetet.

Några konkreta förslag

Aktivistteamet på sekretariatet bör använda MR-konferensen för att aktivt rekrytera deltagare till olika nätverk. De som deltar i ett seminarium om t ex dödsstraffet i Kina ska automatiskt hamna i ett nätverk mot dödsstraff.

Frågeställningen hur AI arbetar mot ett visst problem och hur de enskilda grupperna eller distrikten kan använda kunskapen som förmedlats bör finnas med i planeringen av de olika seminarierna.

MR-konferensen måste resultera i minst en bra offentlig manifestation. En stor lyckad gemensam aktivitet stärker engagemanget i organisationen mer än hundra korrekt fattade beslut.

Mer nätverkande
Nätverk är ett modeord, men det gör det inte mindre viktigt. Det innebär i princip en persons kontaktyta gentemot rörelsen, antalet personer man känner och tycker att man kan kontakta utan problem. Ju fler personer medlemmarna känner inom Amnestyrörelsen desto roligare är arbetet, desto viktigare blir organisationen för medlemmarna, och desto ansvarsfullare kommer medlemmarna att vara.

Årsmötet och MR-konferensen är de enda återkommande centrala aktiviteterna i organisationen och måste därför användas maximalt för att skapa många kontaktytor där deltagare kan lära känna varandra.

En bra presentationsaktivitet i början av årsmötet är viktigt för att man ska ha sett alla deltagare innan själva arbetet börjar. Publikuppvärmare, isbrytare och andra aktiviteter som lyfter stämningen är ofta underskattat.

Det är självklart viktigt att kafferaster, måltider, fest mm organiseras på ett sådant sätt att det är lätt för deltagarna att träffas. Kafé- och barfunktionerna måste finnas på ett trevligt ställe som verkligen gynnar nätverkande. Målet är inte själva kaffet, utan snacket till kaffet. Det måste finnas tydliga instruktioner till de sociala aktiviteterna: Skyltar, öppettider mm. Styrelsen ska inte sitta ihop på luncher och middagar. Om man måste ha ett möte bör det vara utanför matsalen. Internationella gäster bör ha en värd i styrelsen som ser till att de träffar
många årsmötesdeltagare.

Det är viktigt med en bra deltagarlista på alla som anmäler sig till årsmötet, och som skickas ut med årsmöteshandlingarna.

Boendet på årsmötet är viktigt för att man ska lära känna varandra. Det ska inte erbjudas fler än tre organiserade boendealternativ och på så få olika platser som möjligt.

Man kan arbeta mycket med namnskyltarna för att skapa samtalsämnen. På ICM fick alla personer ett namn på en samvetsfånge som alternativ identitet, för att deltagarna inte skulle
glömma vad mötet handlade om. Vid incheckningen kan man också få kombinera färgerna på sin namnskylt för att markera vad man tycker i två viktiga MR-frågor: Tex, vilket är det viktigaste hotet mot mänskliga rättigheter i Sverige idag? Gul lapp för den restriktiga flyktingpolitiken, grön lapp för våldet mot kvinnor, röd lapp för den massiva ökningen av samvetsfångar i svenska fångläger. Och, hur bekämpar vi bäst mr-brotten i Kina? Svart lapp, genom att identifiera fler samvetsfångar och skicka brev till kinesiska myndigheter, grå lapp
genom att kräva att de kinesiska ledarna ställs inför rätta för brott mot mänskligheten, vitt lapp genom att Sverige intervenerar militärt. Frågorna, svaren och färgerna kan förstås
varieras i oändlighet men poängen är att man skapar ett intressant mr-samtalsämne som deltagarna på mötet kan ta upp med varandra spontant.

När årsmötet är över ska vi ha en uppbrottsaktivitet som markerar ett tydligt slut, och som gör att man lämnar mötet med ett skratt och glada miner.

Årsmötesfaddrar
Vi vet att vid varje årsmöte är det många deltagare som är med för första gången. Vi vet också att personlig kontakt är mycket viktigt, och brukar ses som en av de klart mest uppskattade
delarna av att vara med på ett årsmöte.

Utifrån detta föreslår uppdragsgruppen att ett fadderskapssystem införs under årsmötena. (2) Ett sådant system kan öka kontakterna mellan de som kommer för första gången och de som varit med på många möten. Huvudtanken är att båda dessa personer kommer att ha mycket att lära sig av varandra, och systemet skulle öka kontakterna mellan deltagarna i allmänhet. De delar av årsmötesförfarandet som är komplicerade när man deltar för första gången kan ”avmystifieras”, och kanske till och med göras intressanta. Personerna kan även inspirera varandra att delta i diskussioner och att ”ta för sig” under mötet (detta är ofta ett problem framförallt för förstagångsdeltagare). Denna reform innebär visst merarbete för sekretariat och arrangerande distrikt (se nedan), men inga kostnader, och vi tror att reformen med små medel kan skapa betydande kontaktnät mellan personer, som med lite tur även kan fortsätta efter årsmötet. Termen ”fadder” kan uppfattas som paternalistisk, och en alternativ term kan vara lämplig (kanske ”fadder” resp ”madder”?). Å andra sidan är det ett begrepp som är väl känt.

Praktiskt genomförande
Intresseanmälan sker när man anmäler sig till årsmötet. Alla som är intresserade kan anmäla att de vill få kontakt med en fadder, och alla som har varit med på åtminstone ett årsmöte
tidigare kan anmäla sig intresserade att fungera som fadder (i praktiken är det sannolikt att främst personer som varit med på flera årsmöten kommer att att anmäla sig som faddrar). Sekretariatet sammanställer listor över faddrar och ”fadderbarn” (en bättre term är högst önskvärd). Dessa listor skickas till det arrangerande distriktet som får i uppdrag att (lämpligtvis slumpmässigt) para ihop dessa personer. Ifall fler ”fadderbarn” än faddrar skulle anmäla sig bör de som inte varit med på något årsmöte prioriteras. Det finns ingen anledning att i detalj reglera hur kontakterna mellan de som paras ihop ska gå till, eller vad de ska diskutera. Detta anpassas efter de olika personernas intressen, erfarenhet etc.

Om möjligt kontaktas dessa personer via email innan årsmötet; personerna kan sedan själva göra upp om hur de ska träffas, och även diskutera olika frågor innan årsmötet äger rum. Om
detta inte är möjligt kan information om deras ”partner” läggas i de foldrar som delas ut när de anmäler sin ankomst, och en speciell mötesplats/tid for alla berörda utses. Detta är dock en
sämre lösning, eftersom personerna då inte kommer att kunna kommunicera innan årsmötet.

Mer demokrati
De formella delarna av årsmötet måste göras mer interaktiva och intressanta för alla deltagare. När möjligt bör vi även frigöra tid som kan användas för MR-aktiviteter, och dessutom
minska den tristess många känner när de sitter för länge i plenum.

Påverkanstorg för rapportpunkterna
Vi menar att de rapportpunkter som behandlas under den första dagen kan genomföras genom ett informations- och påverkanstorg 4 , där såväl formella årsmötespunkter som informationspunkter finns med. Reformen syftar till att skapa mer interaktiva årsmötesförhandlingar där deltagarna verkligen har möjlighet att diskutera rapporterna och prata med de organ som står bakom dem. Tillsammans med faddersystemet kan detta bidra till att mer erfarna medlemmars kunskaper överförs till nyare medlemmar på en konstruktivt sätt, samtidigt som det främjar nytänkande och aktivt deltagande för alla.

På torget skulle också de som är nominerade till olika uppdrag i organisationen kunna presenteras. Vi tänker oss ett påverkanstorg på ca en och en halv timme med följande stationer som motsvaras av punkt 10-21 på dagordningen från årsmötet i Uppsala (de som brukar gå under rubriken ”Amnestyåret 200X”):

- Sektionsstyrelsen – verksamhetsberättelsen och bokslutet finns i handlingarna och kan diskuteras med styrelsen som också får möjlighet att presentera sig för alla. Det blir mycket lättare att komma med frågor och kommentarer än om detta sker i plenum.

- Amnestyfonden – verksamhetsberättelsen och bokslutet finns i handlingarna och kan diskuteras med fondens ledamöter.

- Ungdomsrådet – rapport av årets aktiviteter och presentation av medlemmarna.

- Granskningskommittén – rapporterna om sektions- och fondstyrelsen finns tillgänglig i handlingarna och kan diskuteras med kommittén på plats.

- Revisorerna – rapporterna (angående sektions- och fondstyrelsen) finns i handlingarna och kan diskuteras på plats. Där finns också möjlighet att yrka på att någon styrelse inte ska beviljas ansvarsfrihet. Beslut om ansvarsfrihet fattas i plenum.

- Valberedningen – valberedningen kan presentera sig och berätta om hur arbetet med att hitta en ny styrelse genomförts, samt diskutera med deltagarna.

- Nomineringar – Alla som är nominerade till olika positioner inom den svenska sektionen får chans att presentera sig och prata med medlemmar. Detta kan eventuellt förutsätta att stopp för nomineringar passerats vid detta tillfälle. Om detta inte skett så måste annat tillfälle skapas för att träffa och diskutera med alla nominerade. Detta skulle exempelvis kunna ske under lunchen om mötet enbart pågår under en dag, så som kommer att ske i Göteborg 2006.

- Utländska gäster – gästerna får chans att prata med många medlemmar, berätta om sitt arbete och svara på frågor.

De flesta av dessa punkter är idag rena rapportpunkter på dagordningen, utan efterföljande debatt eller annat beslut än att lägga rapporten till handlingarna. Däremot tar punkterna lång
tid och är för väldigt många deltagare tråkiga. I plenum skapas dessutom från första början en hierarki som få vågar utmana. Dessutom är det hela tiden bråttom vilket gör att deltagarna inte vill ta för mycket av de andra deltagarnas tid. På ett påverkanstorg däremot får varje punkt en och en halv timme, och de som är intresserade får gott om tid att ställa frågor och veta mer om den verksamhet som genomförts.

Rent praktiskt inleds årsmötet som tidigare i plenum, där vissa beslut måste fattas (som att fastslå dagordningen och röstlängden). Sedan utnyttjar man ett stort rum (eller i nödfall flera
mindre) där de olika grupperna ovan befinner sig på var sin station med den information man vill nå ut med till deltagarna. Dessa grupper rekommenderas att fokusera på några
huvudpunkter som man anser att deltagarna bör vara med och diskutera/tycka till om (dessa får gärna presenteras i rubrikform på en affisch). Årsmötesdeltagarna går sedan i sin egen takt runt mellan dessa stationer. Vid de punkter på torget som behöver formella beslut ges möjlighet att yrka och skriva åsikter som direkt offentliggörs på en skärm, så att deltagarna
kan använda sin makt när de tycker det är nödvändigt.

Därefter återsamlas man igen i plenum för att formellt lägga rapporter till handlingarna, och för att fatta andra nödvändiga beslut. Om påverkanstorget fungerat väl kan plenumbehandlingen i de flesta fall reduceras till någon minut. Det måste dock göras utrymme för debatt om huruvida de respektive styrelserna ska beviljas ansvarsfrihet. Dessutom är det självklart viktigt att hela förhandlingen görs fysiskt tillgänglig för alla. Vår uppfattning är att detta system vore betydligt mer interaktivt och engagerande för deltagarna, utan att ta längre tid än den nuvarande plenumbehandlingen av dessa punkter.

Avslutning
Vi hoppas att vår problemanalys av sektionens årsmöten, och av vilka mål som bör styra årsmötena i framtiden stämmer överens med de förhoppningar som styrelsen hade när man
formulerade direktiven. Vår huvudsakliga poäng är att problemet ”antalet deltagare på årsmötet minskar”, huvudsakligen beror på att de som en gång varit på årsmötet inte kommer
tillbaka, och att anledningen till att de inte gör det är att årsmötet inte är tillräckligt engagerande.

Det övergripande målet med våra förändringsförslag är därför att årsmötet ska bli så engagerande att de som en gång varit med längtar efter att komma tillbaka. Vår bild av medlemmar och aktivister i Amnesty är att de drivs av ett engagemang för mänskliga rättigheter, att de tycker det är viktigt med många vänner i rörelsen och att de gillar att ha inflytande över arbetet. Om årsmötet uppfyller målen om mer mänskliga rättigheter, mer nätverkande och mer demokrati tror vi att det kommer att bli mycket mer engagerande och att antalet deltagare inom några år kommer att stiga.

Som vi noterade ovan har vi i denna delrapport fokuserat på vissa reformer som vi anser kan genomföras redan vid årsmötet i Göteborg 2006. I den slutrapport som gruppen kommer att lämna in till sektionsstyrelsens marsmöte kommer även en serie andra frågor att behandlas. Ett område vi diskuterar är hur årsmötets behandling av motioner och förslag kan göras mer
interaktivt och givande. Som nämnts ovan söker vi sätt att minska tiden i plenum. Den tidigare utvärderingen om årsmötena visade att påverkanstorg är en populär form, speciellt i
kombination med beredningsgrupper. Vi arbetar dock även med alternativa sätt som behandlingen kan ske på. Dessutom diskuterar vi möjligheter att diskutera motioner och förslag, samt att ställa frågor till nominerade kandidater på sektionens interna hemsida. I samband med detta arbetar vi även med hur de diskussioner och beslut som fattas vid årsmötet kan förankras på bättre sätt (inklusive skapandet av en lättläst rapport av vad vi kom fram till). En annan viktig fråga är hur val går till vid årsmötena. Vilka möjligheter finns att ge deltagarna bättre kunskaper om kandidaterna innan valen? Ska valen överhuvudtaget ske vid årsmötet, eller bör de istället hållas på annat sätt, exemplevis genom medlemsröstning via Internet?

Vi arbetar även med att ta fram indikatorer för att kunna mäta i vad mån de reformer som genomförs verkligen leder att vi bättre uppnår de övergripande målen; mer mänskliga rättigheter, mer nätverkande och mer demokrati.

Vi ber att få återkomma till dessa frågor i slutrapporten.


Förslag till beslut:
Att styrelsen antar det som anförs ovan om övergripande mål med årsmötet.

Att styrelsen överlämnar förändringsförslagen ovan till dem som ska organisera årsmötet i Göteborg med förhoppningen att de ska användas fritt och kreativt.

Att uppdra åt sekretariatet att bereda frågan om vilket distrikt som ska arrangera årsmötet 2007 för beslut vid styrelsens marsmöte 2006.

Att uppdra åt sekretariatet och Göteborgsdistriktet att redan före årsmötet planera överlämnandet av erfarenheterna från planeringsarbetet till nästkommande distrikt

Att uppdra åt sekretariatet och Göteborgsdistriktet att vid årsmötet 2006 genomföra punkterna under ”Amnestyåret 2006” i förslaget till dagordning vid ett påverkanstorg i enlighet med
denna rapports anda.

Att uppdra åt sekretariatet att inför årsmötet 2006 införa ett ”fadderskapssystem” i enlighet med denna rapports anda.



Appendix 1. Checklista för årsmötesorganisatörer

Det finns flera viktiga mål som årsmötet i Amnestys svenska sektion ska uppfylla. Stadgarna säger att årsmötet sektionens högsta beslutande organ (artikel 6.4) anger ramarna för
årsmötets former och innehåll, bl.a. vilka frågor som måste behandlas och beslutsregler. Däremot lämnar stadgarna stor frihet för hur olika frågor ska beredas och beslutas, och vilken form årsmötet ska ha. Ni som har ansvaret för att organisera årsmötet kan alltså tänka fritt kring formerna och använda era erfarenheter för att göra årsmötet så lyckat som möjligt.

De formella funktionerna som årsmötet ska uppfylla är:

1, Ett antal rapporter ska presenteras för att årsmötet ska kunna bevilja styrelserna ansvarsfrihet.

2, Årsmötet ska välja styrelser, kommittéer och revisorer.

3, Årsmötet ska behandla ett antal motioner från medlemmarna och förslag från styrelsen om organisation, verksamhet och policy.

Men dessa är bara de formella funktionerna. Amnesty är dock en folkrörelse som bärs upp av att medlemmar och aktivister känner varandra, har väl uppbyggda nätverk inom organisationen och tycker att arbetet är roligt och givande. Ideellt arbete kan inte krävas, köpas eller beordras, det är helt beroende av lust och ansvarskänsla. För att vi som arbetar
med mänskliga rättigheter på fritiden ska orka anstränga oss, och vilja lägga en hel vårhelg på Amnesty måste deltagandet på årsmötet alltså ge oss något tillbaka: Vi måste få en kick av
årsmötet som gör att vi vill fortsätta arbeta ytterligare ett år, ta ansvar för organisationen, och längta tillbaka till nästa årsmöte. Årsmötet sätter också nivån för resten av organisationen. Ett engagerande årsmöte skapar spännande distriktsmöten och bra styrelsemöten.

Det viktigaste målet med årsmötet är därför att: Deltagarna ska vara mer engagerade i sitt arbete för mänskliga rättigheter inom Amnesty när de åker hem från årsmötet än när de kom.
Vi tror att man uppnår detta mål genom att årsmötet präglas av mycket mänskliga rättigheter, bra möjligheter att skapa nätverk inom organisationen och väl fungerande demokrati.

Ha därför följande checklista med er när ni planerar årsmötet:

1. Hur kommer ni se till att så många deltagare som möjligt lär känna varandra under årsmötet, presentationsövningar, isbrytare, samtalsämnen på namnskyltar etc?
2. Är kaféet och baren utformade och placerade så att deltagarna verkligen gärna vill dricka kaffe eller en öl och snacka mänskliga rättigheter just där?
3. Kommer alla deltagare att förstå var kaféet och baren är?
4. Hur kommer de nätverk som byggs kring olika frågor på årsmötet att överleva under året som kommer?
5. Vilka aktiviteter gör att hela stämningen präglas av vårt arbete för mänskliga rättigheter?
6. Hur kommer årsmötesdeltagarna att lära känna sekretariatet och styrelsen?
7. Vilken typ av manifestation ska vi ha?
8. Hur håller vi stämningen på topp under mötet, publikuppvärmare, uppbrottsaktivitet etc?
9. Vem har ansvar för att ta hand om de internationella gästerna och se till att de får prata med många deltagare?.
10. Kommer deltagarna att bo på ett ställe som gör att de lär känna varandra?
11. Vilka är årsmötesfaddrar, och vet nya deltagare på årsmötet vilka de är?
12. Kommer årsmötesförhandlingarna att vara fysiskt tillgängliga för alla?
13. Finns det möjlighet för alla att yttra sig och påverka i besluten?

Indikatorer på förbättringar

För att mäta förändringar och få inspiration till förbättringar av årsmötesformerna måste de utvärderingar som görs efter mötet ha tydliga indikatorer på de tre målen ovan, mer mänskliga
rättigheter, mer nätverk och mer demokrati. Dessutom måste distriktet som organiserar årsmötet få tydliga instruktioner om vilka mål som årsmötet ska uppfylla. Vårt förslag är en checklista som organisatörerna kan använda under planeringsarbetet (se bilaga)

Det måste också finnas en tydlig metod för överlämnande från det distrikt som just genomfört årsmötet till nästa års organisatörer. Beslutet om vilka som ska genomföra årsmötet 2007 bör fattas på styrelsemötet precis före årsmötet 2006 för att de nya organisatörerna ska kunna se vad som fungerar bra och inte så bra.

Det måste också gå att utläsa i utvärderingen om årsmötet verkligen präglas av mer mr, nätverk och demokrati.

Här kommer några frågor man kan använda:

Hur många personer som du inte kände tidigare har du pratat med under årsmötet? 5, 15, 25 (Ett mål kan vara att varje deltagare ska ha pratat med minst 25 deltagare som de inte tidigare pratat med.)

Hur många gånger har du aktivt påverkat årsmötet genom att yttra dig, yrka, skriva en åsikt eller ett yrkande på påverkanstorget, reservera dig mot ett beslut…? (Ett rimligt mål är att
varje deltagare har gjort det minst två gånger)

Har du lärt dig något nytt om mänskliga rättigheter under årsmötet? Vad och när?

Vilka aktiviteter gjorde att du lärde känna nya personer?

Är du mer engagerad i arbetet för mänskliga rättigheter nu än före årsmötet? Om nej… om ja…

Tycker du att mötet har varit tillräckligt givande eller viktigt för att du ska vilja delta på årsmötet nästa år? Om jag, varför? Om nej, varför inte?

Appendix 2, vidare information om fadderskapssystemet

Utvärdering av fadderskapssystemet

Alla reformer bör utvärderas, och detta system torde kunna utvärderas på ett enkelt sätt. På den utvärderingsblankett som alla årsmötesdeltagare fyller i frågas om de deltagit i systemet.
Om ja bes de ge ett kort svar vad de tyckte, om nej frågas de varför inte. Eftersom vi kommer ha emailadresser till de allra flesta som deltog i systemet så kan de också mailas en mer utförlig utvärdering, som de kan fylla i senare. Denna kan de sedan maila tillbaka, eller skicka via brev om de vill vara anonyma.

Det är viktigt att betona att vi inte vill utvärdera de personer som deltar, och därför skickar vi i förväg denna information till alla som anmäler intresse ”Efter årsmötet kommer ni båda att få en utvärdering skickade till er. Denna kommer att vara helt anonym, och kommer enbart att användas för att utvärdera detta faddersystem, som vi nu testar för första gången” (se vidare nedan).

Utvärderingen kan sammanställas av sekretariatet, det arrangerande distriktet eller av styrelsen utsedd person/personer. Systemet bör lämpligtvis testas i två till tre år innan ett beslut fattas om huruvida det ska fortsätta att användas.

Förslag till texter angående fadderskapssystemet

I kallelsen:

”Amnesty har infört ett ”fadderskapssystem” som låter personer med olika erfarenhet av våra årsmöten att träffas och lära sig av varandra. När du anmäler dig till årsmötet kommer du att
kunna anmäla om du vill få kontakt med en fadder, eller om du själv vill fungera som en fadder (förutsatt att du varit med på åtminstone något årsmöte tidigare).”

Vid anmälan:

”Amnesty har infört ett ”fadderskapssystem” som låter personer med olika erfarenhet av våra årsmöten att träffas och lära sig av varandra.

Om du vill få kontakt med en person som har varit med på tidigare årsmöten, och som du kan diskutera olika frågor angående årsmötet med, kryssa i rutan nedan. Personen kommer att få din email-adress, så ni kan bestämma hur ni vill träffas under mötet. Vad ni vill prata om och hur ni lägger upp kontakterna får ni bestämma helt själva.

Tyvärr kan vi inte garantera att det kommer att finnas en ”fadder” åt alla; ifall det finns för få ”faddrar” kommer prioritet ges till de som inte deltagit vid något årsmöte tidigare. Du får dock gärna anmäla dig även om du varit med tidigare, om du vill det.

KRYSSRUTA – jag vill gärna bli kontaktad av en ”fadder” i samband med årsmötet, och medger att den personen får min emailadress (eller telefonnummer om ingen emailadress angivits).

Om du har varit med vid åtminstone vid något årsmöte och känner att du gärna vill diskutera med någon som kanske inte varit det, så kryssa i rutan nedan. Inga krav på årslång erfarenhet eller djupa mötestekniska kunskaper krävs - det är bra om du kan hjälpa till att göra årsmötet lättare att förstå.

KRYSSRUTA – jag vill gärna kontakta/bli kontaktad av en person som anmält intresse av en ”fadder” i samband med årsmötet, och medger att den personen får min emailadress (eller telefonnummer om ingen emailadress angivits).

Instruktion som mailas/på annat sätt ges till utsedda faddrar, i samband med att de får ”fadderbarnets” kontaktdata
Vi har slumpmässigt utsett X till att vara ditt ”fadderbarn” under årsmötet. X bor i Q-STAD, har varit med pa Y årsmöten tidigare och har email/tfn 1234.

Det vore bra om du kunde kontakta X för att diskutera hur ni båda ser på det kommande årsmötet, och för att svara på eventuella frågor. Det kan också vara bra om ni bestämmer hur
ni ska träffas under årsmötet. Hur ni vill sköta era kontakter får ni helt bestämma själva. Efter årsmötet kommer ni båda att få en utvärdering skickade till er. Denna kommer att vara helt
anonym, och kommer enbart att användas för att utvärdera detta faddersystem, som vi nu testar för första gången. Eventuella frågor eller kommentarer om fadderskapssystemet kan du
ställa till P (email C).” [Kommentar: Kontaktperson for fadderskapssystemet kan antingen vara sekretariatets styrelsesekreterare eller av det arrangerande distriktet utsedd person.]

Instruktion som mailas/på annat sätt ges till utsedda ”fadderbarn”, i samband med att de får fadderns kontaktdata

”Vi har slumpmässigt utsett X till att vara ditt fadder under årsmötet. X bor i Q-STAD, har varit med pa Y årsmöten tidigare och har email/tfn 1234.

X har fått din email/telefonnummer för att kontakta dig så ni kan diskutera hur ni båda ser på det kommande årsmötet, och för att svara på eventuella frågor. Om du vill kan du också
kontakta X på emailadressen/telefonnumret ovan. Det kan också vara bra om ni bestämmer hur ni ska träffas under årsmötet. Hur ni vill sköta era kontakter får ni helt bestämma själva.
Efter årsmötet kommer ni båda att få en utvärdering skickade till er. Denna kommer att vara helt anonym, och kommer enbart att användas för att utvärdera detta faddersystem, som vi nu testar för första gången. Eventuella frågor eller kommentarer om fadderskapssystemet kan du ställa till P (email C).”

Förslag till utvärdering som skickas till de som deltagit efter årsmötet

1. Inför årsmötet anmälde du dig att delta som

A) Fadder B) ”Fadderbarn”

2. Fick du en ”partner” tilldelad till dig?
Om ja, forsätt utvärderingen med fråga 4. Om nej, svara på fråga 3, och fyll gärna i övriga kommentarer i slutet. Efter det tackar vi dig för att du deltog i denna utvärdering.

3. Är du intresserad att delta igen vid kommande årsmöten?

4. Var informationen du fick i samband med att du informerades om din fadder/”fadderbarn” tillfredsställande?
Skala 1 till 5, inte alls tillfredsställande till mycket tillfredsställande.

5. Vilken annan information skulle du ha viljat ha vid detta tillfälle?

6. Kontaktade du din fadder/”fadderbarn” innan årsmötet?

7. Kontaktades du av din fadder/”fadderbarn” innan årsmötet?

8. Om du svarade ja på fråga 6 och/eller 7, var dessa kontakter meningsfulla för ditt deltagande på årsmötet?
Skala 1 till 5, inte alls meningsfulla till mycket meningsfulla.

9. Träffades ni under årsmötet?

10. Om ja, var dessa kontakter meningsfulla för ditt deltagande på årsmötet?
Skala 1 till 5, inte alls meningsfulla till mycket meningsfulla.

11. Har ni haft kontakt efter årsmötet?

12. Hur skulle du betygsätta fadderskapssystemet i sin helhet?
Skala 1 till 5, helt meningslöst till superbra.

13. Om du fungerade som fadder, kan du tänka dig att göra det igen vid kommande möten?
Skala 1 till 5, absolut inte till absolut ja.

14. Om du fungerade som ”fadderbarn”, kan du tänka dig att fungera som fadder vid kommande möten?
Skala 1 till 5, absolut inte till absolut ja.

15. Hur skulle faddersystemet kunna göras bättre?

16. Övriga kommentarer

Tack för ditt deltagande i denna utvärdering!


Noter:

1 Direktivet innehöll ursprungligen ytterligare ett mål, nämligen att “öka medlemmarnas inflytande över
planeringen av årsmötet”. Efter diskussion med sektionsordföranden ströks detta mål, då majoriteten av
årsmötesplaneringen redan idag utförs av sektionens (aktiva) medlemmar.

2 Mer detaljerad information om detta system finns i appendixet.

4 Påverkanstorg är en metod som utvecklats av Svenska scoutförbundet för att göra årsmötesförandlingar mer
interatkiva än traditionella plenumförhandlingar. Se Johan Strid Påverkanstorg – från konfrontation till dialog
(Agora 2003).