Punkt: 6. Direktiv för verksamhets- och budgetplanering Underlag till styrelsemöte 20-21 oktober 2018

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2018-10-05

Punkt: 6. Direktiv för verksamhets- och budgetplanering

BESLUTSUNDERLAG

Direktiv för verksamhets- och budgetarbetet 2019

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2019. Vissa satsningar sträcker sig längre än nästkommande år.

Riktlinjerna avser:

• Verksamhetens inriktning

• De ekonomiska förutsättningarna och antalet fasta tjänster

• Process för verksamhetsplanering och budgetarbete

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2019 kommer att vara den internationella rörelsens strategiska mål, den långsiktiga riktningen för den svenska sektionen, den verksamhetsplan för 2017-19 som styrelsen beslutade i december 2016 samt “Planeringsförutsättningar inför 2019” som styrelsen beslutade i juni 2018.

På GA’s (Global Assembly) möte i juli 2018 beslutades det att förlänga den innevarande strategiska perioden med ett år. Det innebär att, i enlighet med styrelsens beslut i juni, den svenska sektionen gör detsamma.

De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur stora intäkterna beräknas bli under budgetåret samt om budgeten ska vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver, sparade medel, och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna, medan det andra år kan vara lämpligt att välja att bygga upp sektionens reserver och därför låta de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

I och med det nya avtalet mellan den svenska sektionen och amnestyfonden så kommer fondens andel av de insamlade medlen budgeteras och redovisas som ett bidrag (alltså en kostnad) och inte som tidigare som en reducering av intäkterna.

Intäkter
Intäktsprognosen för 2019 bygger på den intäktsplan som styrelsen beslutade i juni 2016. Prognosen har därefter bearbetats och reviderats ned med 5 000 tkr. Eftersom den strategiska perioden förlängts med ett år behöver sekretariatet återkomma med ett förslag till mål för 2020. Intäkterna 2019 beräknas bli 151 266 tkr (budget för 2018 141 369 tkr).  

Det bör beaktas att det i både budget 2018 och intäktsprognos 2019 ingår öronmärkta medel (restricted income), vilka främst avser specialprojekt där Internationella sekretariatet är utförare och medlen därför ska överföras till dem. Öronmärkta medel 2019 ökar med 1 100  tkr jämfört med budget 2018.

Det bör även noteras att detta är en prognos som fastställts innan budgetarbetet är färdigt.

Sekretariatet bedömer att intäktsprognosen för 2019 samt de nedan föreslagna satsningarna möjliggör för sektionen att bedriva verksamhet i utökad omfattning jämfört med 2018.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Nyrekrytering

Här återfinns intäkterna från värvningsåret från sektionens nyrekrytering av medlemmar och givare. Intäkterna för intäktsgruppen beräknas till 5 951 tkr.

Pågående givande

Under pågående givande finns intäkter från sektionens medlemmar och givare. Intäkterna beräknas uppgå till 102 740 tkr

Övrig fundraising

De största enskilda posterna under övrig fundraising är basstödet från Postkodlotteriet (PKL) som budgeteras, enligt PKLs nya fördelningsmodell, till 15 000 tkr samt öronmärkta medel på 5 800 tkr. Intäkterna för intäktsgruppen som helhet beräknas uppgå till 42 145 tkr.

Försäljning och övriga intäkter

Intäkterna från försäljning och övriga intäkter prognostiseras till 430 tkr.

Bidrag till den internationella rörelsen

Bidraget beräknas bli ca 40 000 tkr.

Satsningar, investeringar och bidrag

Sekretariatet föreslår nedan beskrivna satsningar och investeringar som möjliggör att de uppsatta målen nås. Vissa av dessa avser enbart 2019, andra 2019-2020 och en del innebär en mer permanent utökning. De förslag som innebär en utökning av basen med fasta tjänster redovisas separat nedan.

De satsningar som föreslås inom fundraising ger, med anledning av den globala fördelningsmodellen (Distribution model), upphov till ett reducerat bidrag till den internationella rörelsen. Nedan redovisas en beräkning av hur stor den effekten kan tänkas bli.

Innovation och testning av nya metoder och kanaler (mål 5.1)

Parallellt med arbetet med att utveckla våra befintliga kanaler behöver vi bredda vår fundraising och hitta nya metoder och kanaler. Resurser för innovation och test av nya metoder, tekniker och kanaler ska ge resultat under 2019 men framförallt under 2020 då vi kan satsa på de kanaler och metoder vi identifierar som mest framgångsrika under 2019.

Middle Donors-program (mål 5.1)

För att nå våra insamlingsmål behöver vi tänka nytt och att börja bygga upp ett Middle Donor-program. Det är en av de metoder vi vill testa. Vi har en potential i vår medlemsbas att hitta medelstora/större givare, men en viktig del är även att hitta givare utanför vår befintliga givar- och medlemsbas. Om vi lyckas tror vi det finns potential att öka vår insamling med 5mkr per år. På kort sikt blir det enbart en ökad kostnad och vi ser inte att vi tjänar in den under 2019 men under 2020 då programmet ska ge mer intäkter än kostnader.

Brand (mål 5.1 och 6.1)

Ny kommunikationsstrategi beslutades i december 2017. Under 2018 pågår arbete med att ta fram övergripande kommunikationskoncept och uttag. Under 2019 vill vi nu lägga resurser på annonsering i olika kanaler och att verkligen synas.

Analytiker fundraising och kommunikation (mål 5.1 och 6.1)

Vi har idag mycket data om våra medlemmar och supporters samlat i olika system. Med hjälp av Qlik har vi ett verktyg för att sammanställa och analysera data men inte tillräcklig kapacitet och kompetens för att göra analyser, dra slutsatser och komma med rekommendationer. Vi vill därför rekrytera en person på 1-2 år. En tidsbegränsad anställning då vi ser ett behov av att ta ett större tag om analys, men inte är säkra på vilka resurser och vilken profil som behövs på längre sikt.

Press/PR (mål 6.1)

För att kunna skapa mer synlighet och utrymme för påverkan i media vill vi på kommunikation arbeta mer proaktivt och strategiskt med PR och media. Genom en mer långsiktig planering kommer vi kunna nå ut ännu starkare och mer “ämnesfokuserat” än vi gör idag. Vi kommer också ha möjlighet att skapa mer innehåll i övriga kanaler relaterat till våra pressmeddelanden, till exempel fördjupningsmaterial på webbplatsen eller påverkansinsatser på twittter.  

Idag har inte vår pressansvarige möjlighet att arbeta proaktivt med media eller bidra strategiskt med mediefrågor internt inom kampanjer, verksamhetsplaner mm. Därför vill vi utöka kommunikationsgruppen med en presskommunikatör som kan fokusera på det det löpande pressarbetet och dessutom utveckla och förvalta vårt påverkansarbete på twitter, vilket i sin tur leder till att pressansvarig kan fokusera på mer strategiskt arbete gentemot media och även få utrymme att ge mer stöd åt övriga talespersoner, inte minst GS.  

Analys F2F (mål 5.1)

Under lång tid har F2F varit vår främsta kanal för värvning av nya medlemmar. På senare år har konkurrensen i det offentliga utrymmet, från övriga organisationer och andra aktörer, blivit allt större. Intäkter och medlemsvärvning via F2F har gått ner. F2F-verksamheten på gator är fortsatt viktig för kännedom om Amnesty och att öka folks medvetenhet om vår verksamhet och rättighetsfrågor och vi vill nu göra en analys av upplägg, teknik och processer för att vidareutveckla verksamheten och öka effektiviteten. Pilotprojekt utifrån insikter i analysen genomförs under andra halvan av 2019 och vi hoppas se effekter redan vid slutet på året som ger fullt utslag i fundraisingresultatet under 2020.

TF utökning till helger (mål 5.1)

Under många år har vi haft en idé om att testa att arbeta på helger. Många av våra konkurrenter ringer på helger med till synes goda resultat då de gjort detta under många år. Vi har testat tidigare men då inte fått några speciellt mycket bättre resultat än vad vi får på kvällstid. Då vi tidigare haft ett mycket långsammare system och sett till det arbetstidsavtal som råder var det inte lönt att bedriva verksamhet under helger.

Numera har vi ett system som är betydligt snabbare och som gör att vi kan säkerställa att det blir den mängden samtal som krävs för att kunna bedriva en lönsam verksamhet även på helger. Dock blir kostnaden för personalen fortfarande hög då denne kostar 50% mer än den som arbetar kvällstid. Vi ser ändå att det blir en bra ökning av vår nyrekrytering av medlemmar. En ökad kostnad på 3 msek beräknas ge 1700 nya medlemmar och ca 700 tkr i intäkter år 1.

Satsning på projektledning/kampanjgruppen (mål 5.3 mobilisering, crosscutting 1.4 och 3.5 människorättskriser)

Sekretariatet ser ett behov av att extra resurser kommer att behövas inom kampanjgruppen framöver men det är osäkert exakt hur mycket och för hur lång tid det behövs. Därför föreslår vi en satsning på visstidsanställd personal. Det finns flera anledningar till att satsa mer på kampanj. En av dem är för att kunna vara snabbare och kunna lyfta det arbete som för oss är svårt att planera, ex akuta skeenden, utsatta svenskar utanför Sveriges gränser och vårt individarbete, men även Amnestys egna rapporter. Vi behöver skapa snabba rutiner och hantering, inkl former för bortprioritering och vi behöver duktiga projektledare som leder det arbetet.

En annan anledning är att det har visat sig att det finns en del utmaningar i kampanjgruppen i den nya organisationen. Flera tjänster spretar för mycket och de förväntas leverera på för många olika områden. Det finns ett behov av att renodla tjänsterna. Tjänsterna inom kampanjgruppen är dessutom extremt sårbara eftersom de sitter som spindeln i nätet i vårt kampanjarbete.

Vi förutser även att medlemsdemokratiprojektet och aktiviststrategin kommer att påverka arbetsuppgifterna inom kampanj (och även aktivism). Vi ser att båda projekten behöver extra resurser, åtminstone under en övergångsperiod, för att ställa om vårt sätt att arbeta och säkerställa att vi ror förändringsarbetet i land. Under tiden vi ställer om arbetet ser vi förstås över hur vi ska arbeta framöver. Vidare kommer kampanjgruppen också att projektleda alla events (inkl årsmötet) för att säkerställa att alla större events görs med rätt kompetens.

Alla dessa anledningar gör att vi under åtminstone 2019 behöver extra resurser på 1.2 msek, men att det även kan komma att behövas 2020 och framåt.  

Ungdomsarbetet (mål 5.2)

Under 2019 står svenska sektionen värd för Nordic Youth Conference. Som värdsektion förbinder vi oss att tillsätta extra tjänst för att ro konferensen i land. Under hösten 2018 har vi arbetat mycket med att starta upp verksamhet på högskolor och universitet. För att säkra studenternas engagemang och öka antalet studentgrupper behöver vi extra resurser på 600 000 sek som säkrar att vi behåller det engagemang som fortfarande är relativt nytt i våra studentstrukturer.

MR i skolan (5.4)

Verksamheten i skolan är sedan många år tillbaka prioriterat med två personer anställda för att bedriva arbetet. Av olika anledningar omvandlades den ena till en visstidsanställning. Vi vill nu återgå till det ursprungliga och göra den till en tillsvidareanställning. Detta innebär ingen ökad kostnad i jämförelse med årets budget.

Jämlikhetsarbetet (mål 5.6)
Arbetet med jämlikhetsprojektet fortlöper bra men det är ett förändringsarbete som tar tid och det stora implementeringsarbetet kommer att ligga under 2019-2020. Vi behöver en projektledare för arbetet under 2019.

Sammanställning av föreslagna satsningar

Beräkning av påverkan på internationella rörelsen

Eftersom systemet kring bidrag till den internationella rörelsen är uppbyggd på ett sätt som ska stimulera fundraising så är dessa poster avdragsgilla. Det betyder i sin tur att bidraget blir mindre under de år som vi satsar på fundraising. Så länge som vi har ökade intäktsmål kommer också fundraisingkostnaderna att öka. Detta är kostnader som är nödvändiga för att nå våra mål men satsningarna är tänkta att ge större intäkter på sikt.

Frivilligt bidrag till internationella rörelsen

Med anledning av de redan förda diskussionerna om FIF-lån där AIS tydligt meddelat att de ej önskar lån utan bidrag, och de effekter som det nedreviderade intäktsmålet tillsammans med föreslagna satsningarna på fundraising har på det obligatoriska bidragets storlek föreslår sekretariatet ett frivilligt bidrag. Sektionen har fortfarande relativt stora reserver (vid det kommande årsslutet ca 75 mkr) och därmed möjlighet att bidra med ett sådant. Förslaget är att lämna ett bidrag om 5 mkr och att göra det som ett AVC (frivilligt bidrag) och inte som ett bidrag riktat till FIF. Beloppets storlek är i linje med den reducering av det obligatoriska bidraget som satsningarna på fundraising ger upphov till.

Förslag om utökning av de fasta tjänsterna på sekretariatet

Styrelsen beslutar om antalet fasta tjänster som ska finnas på sekretariatet. I tabellen nedan sammanfattas vilka behov som finns. Den tjänst som avser en HR-medarbetare innebär ingen förändring av budgeten från 2018 eftersom den funnits som visstid. Önskemålet nu är att omvandla denna till en tillsvidaretjänst. Sekretariatet ser följande behov av nya fasta tjänster;  

Process för verksamhetsplanering och budgetarbete

Med anledning av beslutet att förlänga den strategiska perioden kommer vissa justeringar i de befintliga målen för sektionen att föreslås. De väsentligaste har redogjorts för ovan men det kan komma att föreslås även mindre justeringar i det förslag som läggs fram till styrelsens decembermöte. Budgeteringen för 2019 görs med utgångspunkt i den internationella kontoplanen Cocoa.

Sekretariatet föreslår att styrelsen på oktobermötet fastställer allmänna riktlinjer för verksamhetsplanering och det fortsatta budgetarbetet och på decembermötet tar beslut om den slutgiltiga verksamhetsplanen och budgeten.  

Styrelsen föreslås besluta

att intäkterna 2019 tillsvidare beräknas till 151 266 tkr, inklusive öronmärkta medel;

att kostnadsbudgeten inte får överstiga 166 266 tkr, vilket inbegriper styrelsens beslut av användningen av reserven på junimötet 2018;

att utöka antalet fasta tjänster med 7,6 årsarbetskrafter;

att lämna ett frivilligt bidrag till den internationella rörelsen om 5 mkr;

att arbetet bedrivs i enlighet med den föreslagna tidsplanen;

att följande verksamheter ska ingå i budget 2019: Amnesty Press med minst 4 nr samt avgift till Amnestys EU-kontor.