Punkt: 10. Förslag till ändringar i styrelsens arbetsordning Underlag till styrelsemöte 15-16 juni 2019

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2019-05-29

Punkt: 10. Förslag till ändringar i styrelsens arbetsordning

 

DISKUSSIONSUNDERLAG

Bakgrund

I och med att styrelsen godkänt föreslagen möteskalender krävs några mindre justeringar i styrelsens arbetsordning vad gäller punkt 16. Styrelsens beslut, punkt 17. Protokoll och uppföljning, punkt

18. “Årsplan för styrelsens arbete” och punkt 25. Principer för transparens och hantering av känslig information.

 

Föreslagna förändringar

Föreslagna ändringar är markerade i fet stil nedan.

 

16. Styrelsens beslut

Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna, årsmötesbeslut och styrelsens egna principbeslut. Undantag från styrelsens egna principbeslut måste motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen.

 

Styrelsen har rätt att fatta beslut på fysiska styrelsemöten, videokonferensmöten och per capsulam i styrelsens forum.

 

Beslut av styrelsen ska föregås av beredning (se ovan). Beredningen av en fråga förläggs i den mån det går till ett styrelsemöte och beslut till ett efterföljande styrelsemöte. Efter diskussion på mötet föreslår mötesordförande förslag till beslut. För styrelsebeslut fordras att minst fyra ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.

17.  Protokoll och uppföljning

Generalsekreteraren ansvarar för att det förs diskussionsprotokoll från styrelsens möten. I protokollen sammanfattas styrelsens medskick utifrån styrelsens beredning samt de diskussioner som leder fram till styrelsens beslut och besluten i sin helhet. I protokollen redogörs också för eventuella beslut som efter det föregående styrelsemötet har fattats per capsulam i styrelsens forum. För att underlätta granskningskommitténs och medlemmarnas uppföljning av per capsulambeslut görs, i de fall där det är relevant, en sammanfattning av de diskussioner som har lett fram till aktuella beslut.

 

Protokollen justeras av mötesordföranden och särskilt utsedd justeringsperson. Färdiga protokoll ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast 30 arbetsdagar efter styrelsemötet.

 

 

18.  Årsplan för styrelsens arbete

På det konstituerande mötet föreslår ordförande en mötesplan för perioden till och med nästkommande årsmöte.

 

Återkommande frågor på styrelsens dagordning under året.

 

Varje styrelsemöte

  • Protokoll från styrelsens föregående möte

  • Uppföljning av Öppna beslut (Inklusive styrelsens beslut utifrån årsmötets beslut och granskningskommitténs rekommendationer.)

  • Uppföljning av per Capsulam-beslut

  • Rapport från sekretariatet

 

Konstituerande möte

  • Teckningsrätt

  • Möteskalender

  • Val av vice ordförande

  • Ledamöternas redogörelse för ev anknytningar som kan innebära jäv eller uppfattas som jäv. (Flyttat från styrelsens möte före sommaren.)

  • Anmälan av styrelseledamöter till Svensk Insamlingskontroll (Flyttat från styrelsens möte före sommaren.)

 

Styrelsens möte före sommaren

  • Styrelseutbildning på sekretariatet för nya ledamöter

  • Styrelsens arbete inklusive styrelsens arbetsordning och riktlinjer gällande jäv

  • Budget och verksamhetsrapportering (T1)

  • Planeringsförutsättningar

  • Planering inför Global Assembly och ev andra internationella möten

 

Styrelsens möte/n höst/vinter

  • Sektionens riskanalys (Flyttat från styrelsens möte före sommaren.)

  • Uppföljning av årsmötesbeslut (Flyttat från styrelsens möte före sommaren.)

  • Uppföljning av granskningskommitténs rekommendationer (Flyttat från styrelsens möte före sommaren.)

  • Styrelsens arbetsordning för beslut om ev. förändringar

  • Uppföljning från Global Assembly och ev andra internationella möten

  • Budget och verksamhetsrapportering (T2)

  • Verksamhetsplanering/måldiskussion

  • Översyn av sektionens ekonomiska reserver i samband med styrelsens beslut om budgetramar för nästkommande år

  • Fastställande av verksamhetsplan och budget

  • Genomgång av sektionens självutvärdering och aktionsplan gällande Core Standards (vartannat år)

  • Ev avvikelser i FRIIs kvalitetskod och effektrapporten (kvalitetskoden vartannat år)

  • VerksamhetsHöstmöte

  • Planering inför Global Assembly

  • Årsmötesplanering inklusive styrelsens förslag till årsmötet och struktur för motionsyttranden

  • Feedback-övning (stryrelseintern)

 

Styrelsens möte/n vinter/vår

  • Inför utvecklingssamtal med generalsekreteraren

  • Fortsatt planering inför Global Assembly

  • Budget och verksamhetsrapportering (T3)

  • Fortsatt årsmötesplanering

  • Sektionens årsredovisning (inklusive versksamhetsberättelse)

  • Revisorernas rapport, motioner och motionsyttranden, styrelsens förslag, uppföljning av årsmötesbeslut, GKs preliminära rapport, förslag till årsmötesprogram inklusive dagordning, arbetsordning för årsmötet

  • Valberedningens förslag

  • Uppföljning av ev. avvikelser i FRIIs kvalitetskod (vartannat år)

  • Rapport ang översyn fundraisingpolicyn (vartannat år)

  • Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren

 

Styrelsens möte i samband med årsmötet

  • Inför årsmötet (styrelsens roll på årsmötet, genomgång av årsmötet, GKs rapport, Internationella gäster, styrelsens punkter i plenum, styrelsens seminariedeltagande, styrelsens arbetsfördelning, reflexioner från årsmötesordföranden

  • Utvärdering styrelseåret (styrelseintern)

  • Fortsatt planering inför Global Assembly

  • Fastställer generalsekreterarens lön(Flyttat från junimötet)

 

Aktiviteter som kan förläggas vid olika tillfällen under året, utifrån behov och övrig planering

  • Workshop med ledningsgruppen

  • Utbildning i MR-frågor och internationella frågor kopplade till rörelsenalternativt studieresa

 

25.  Principer för transparens och hantering av känslig information

Öppenhet och transparens utgör vägledande principer för svenska sektionen, vilket bland annat framgår av årsmötesbeslut. Inom sektionen hanteras dock en del känslig information som av olika skäl är olämplig att spridas utanför en begränsad krets. Det kan till exempel vara av hänsyn till enskilds personliga integritet eller röra information om organisationens kampanjstrategier eller sårbarhet. Inom svenska sektionen hanteras information av extern, Amnestyintern, sekretariats- samt styrelseintern natur. Underlag för beslut görs, med vissa undantag, tillgängliga för medlemmarna på medlemssidorna. Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.

 

Extern information är sådan information som är tillgänglig för alla som efterfrågar den, oavsett om de är medlemmar i Amnesty eller inte. Amnestyintern information är endast tillgänglig för medlemmar i Amnesty, men är i visst hänseende att betrakta som extern med tanke på antalet medlemmar Amnesty har. Sekretariatsintern information är endast tillgänglig för anställda och frivilliga på sektionens sekretariat samt för styrelsen vid förfrågan. Styrelseintern information är normalt endast tillgänglig för medlemmar i styrelsen och eventuella personer adjungerade till styrelsen och kan bland annat röra styrelsen i egenskap av arbetsgivare.

 

Styrelsen kan vid behov utsträcka behörigheten att ta del av intern information av olika slag till andra personer eller kommittéer, såsom Granskningskommittén eller Amnestys internationella kommitté. Medlemmar i styrelsen får inte förmedla information enligt ovan till obehörig. Känslig information får inte heller förmedlas till obehörig efter att förtroendeuppdraget inom Amnesty avslutats.