Möte med sektionens styrelse den 21 oktober 2007 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2007





PROTOKOLL

Möte med sektionens styrelse den 21 oktober 2007

Ledamöter Närvarande
Ida Burlin X, mötesordf. § 55-67
Shirin Heidari Anmält förhinder
Sune Montán X
Lisa Moraeus X
Anna Nilsdotter X, mötesordf. § 68-73
Jörgen Qwist X
Madelaine Seidlitz Anmält förhinder
Åsa Vinge X
Suppleanter
Andrea Bodekull X
Ebba Hagander X
Maria Landenius X
Sekretariatet
Lise Bergh X
Dan Grundin X
Fredrik Mattsson X
Övriga
Maria Bexelius X, § 66
Annica Blidegård X, § 67-69
Elisabet Dunder X, § 68-69
Annika Flensburg X, § 66
Anna Massarsch X, § 66
§ 55 Mötet öppnas

Mötet öppnas av ordförande Ida Burlin.


§ 56 Val av justerare/rapportör

Beslut

att välja Maria Landenius till justerare och rapportör till grupptrycket.


§ 57 Val av vice mötesordförande till nästa möte

Beslut

att välja Sune Montán till vice mötesordförande till styrelsens möte i december.


§ 58 Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 59 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 15-16 september 2007

Ida Burlin påpekar en felaktighet i protokollet där det i närvaroförteckningen framgår att Madelaine Seidlitz var närvarande vid mötet, vilket inte var fallet.

Jörgen Qwist anser att rubriceringen under § 49 "Gruppernas ekonomi" istället bör lyda: "Gruppernas och enheters ekonomi".

Beslut

att med ovanstående ändringar lägga protokollet till handlingarna.


§ 60 Uppföljning av beslut

Styrelsen går igenom underlaget där styrelsebeslut från tidigare möten anges vilka fortfarande är pågående eller ännu inte utförda.

Anna Nilsdotter påpekar en felaktighet i förteckningen under § 25 från styrelsens junimöte där den korrekta lydelsen skall vara följande:

"§ 25. Styrelsens arbete 2007-2008

- Styrelsens visionsmöte

Beslut

att styrelsens visionsmöte 2008 läggs tillsammans med FRI-programmet och att strategigrupp 2 strategigrupp 3 ansvarar för innehåll och upplägg.

att strategigrupp 2 strategigrupp 3 ansvarar för styrelsens kontakt med FRI-programmet"

Anna Nilsdotter rapporterar om att beslutet under § 132 som fattades vid marsmötet 2007 " att strategigrupp 3 får i uppdrag att i god tid före septembermötet 2007 förbereda ett uttalande om hur vi ser på sekretariatets framtida tillväxt och utlokalisering samt sekretariatets ledande respektive stödjande roll." istället skjuts fram till styrelsens decembermöte 2007.

Vidare rapporterar Anna Nilsdotter att hon varit i kontakt med styrelsens förra ordförande, Christine Pamp, avseende beslutet under § 152 från styrelsens aprilmöte 2007 där Christine Pamp och Anna Nilsdotter uppdrogs att inleda en dialog med Granskningskommittén om granskningen av styrelsens arbete. Detta har ännu inte gjorts, Anna Nilsdotter kommer att utföra uppdraget på egen hand.

Avslutningsvis rapporterar Anna Nilsdotter att hon varit i kontakt med Christine Pamp avseende beslutet under § 26 från styrelsens junimöte 2007 där Christine Pamp uppdrogs att skriva ett brev till Rådgivningsbyråns medlemmar kring hur den långsiktiga finansieringen ska hanteras. Detta har ännu inte skett varför Anna Nilsdotter själv kommer att tillskriva RGB:s medlemmar.


§ 61 Utvärdering av styrelsemötet 15-16 september 2007

Anna Nilsdotter rapporterar att hon till detta möte inte hunnit sammanställa ledamöternas utvärderingarna från septembermötet, varför sammanställningen kommer att presenteras i styrelseforumet istället.


§ 62 Rapport om per capsulambeslut

Anna Nilsdotter redogör för följande beslut som styrelsen bifallit per capsulam:

27 september 2007
att nominera Shirin Heidari till den kommitté som ska arbeta med beslut P2 från ICM 2007, om "Ett Amnesty: Stärka Amnestys demokrati".

Anna Nilsdotter rapporterar om att ansökningstiderna för nomineringar till Amnestys internationella kommittéer har förlängts varför styrelsen inte kommer att kunna få besked om Shirin Heidaris ansökan förrän i januari 2008.

10 oktober 2007
att styrelsens kommer att genomföra ett utbildningspass om konflikthantering på decembermötet och ett utbildningspass om målstyrning på januarimötet, samt att strategigrupp 1 respektive 3 ansvarar för dessa utbildningar.

17 oktober 2007
att strategigruppernas rapporter ersätts med bloggar två gånger om året per strategigrupp enligt ett löpande schema.


§ 63 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh har ingenting att rapportera utöver den till styrelsen tidigare utsända rapporten.

Dan Grundin informerar om kommande förändringar av det internationella sekretariatets dokumenthantering och klassificeringssystem. Främst kommer förändringarna att beröra sekretariatets anställda.

Styrelsen ges möjlighet att ställa frågor om rapporten.

Ida Burlin undrar vad den så kallade "platsbanken" innebär, vilken omnämns under aktivistteamets avsnitt "nya arbetsmetoder". Lise Bergh informerar om att platsbanken planeras för hemsidan som en ny form av aktivism där medlemmar och icke medlemmar enkelt ska kunna anmäla sig till aktiviteter på ett pedagogiskt tilltalande sätt.


§ 64 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelsens ledamöter rapporterar om det löpande arbetet sedan förra styrelsemötet.


§ 65 Övriga frågor

Styrelsen beslutar utifrån att det finns tid över att ta några övriga frågor här.

- Den internationella handlingsplanen

Sune Montán påpekar att den internationella styrelsen i samband med arbetet med framtagandet av ISOP 3, dvs de etappmål som ska ingå i den sista tredjedelen av den internationella handlingsplanen, återigen endast tycks ha bjudit in de större sektionerna för att erhålla feedback trots att kritik tidigare riktats mot detta förfarande.

Lise Bergh informerar om att den svenska sektionen har påpekat detta till IS, att detta rimmar illa med det pågående genomförandet av "One Amnesty". Lise Bergh kommer efter mötet att vidarebefordra sektionens skrivelse till styrelsen.

- Inför "Dignity-kampanjen"

Lise Bergh informerar om att det kommer att skapas en referensgrupp inför uppstarten av den än så länge kallade "Dignity-kampanjen" och att en styrelseledamot bör ingå i gruppen. Det planeras också en utbildning för styrelsen inför kampanjstarten, troligen i samband med styrelsens januarimöte 2008.

Beslut

att uppdra åt strategigrupp 1 att i samråd med Katarina Bergehed planera styrelsens utbildning och därefter återkomma med besked i styrelseforumet,

att utse Ebba Hagander som styrelsens representant i referensgruppen.


§ 66 Decentralisering av Amnestys biståndsverksamhet

Annika Flensburg, Maria Bexelius och Anna Massarsch föredrar punkten.

Anna Massarsch inleder med att ge en kort bakgrundsbeskrivning om svenska Amnestyfonden.

Därefter går Annika Flensburg igenom beslutsunderlaget. Amnestyfonden upplever en frustration över att biståndets fulla potential inte utnyttjas på grund av bristande resurser och samordning från IS. I underlaget föreslår svenska Amnestyfonden styrelsen dels att ställa sig bakom att Amnestyfonden för frågan vidare internationellt, samt att styrelsen ställer sig positiv till att Amnestyfonden utreder möjligheterna av en utlokalisering av biståndssamordningen till den svenska sektionen. Detta som ett första steg till förändring.

Dan Grundin påpekar att Amnestys biståndsverksamhet inte funnits med i de två senaste internationella handlingsplanerna och tror att den svenska sektionen måste vara aktivt drivande i frågan för att biståndet ska ingå i den nästkommande internationella handlingsplanen. Förslaget om att utöka tjänsteutrymme för biståndssamordnaren på IS och utlokalisera tjänsten till den svenska sektionen, anser Dan Grundin vara av mer operativ karaktär.

I den efterföljande diskussionen enas styrelsen om att det är viktigt att arbeta parallellt med båda frågorna.

Beslut

att styrelsen ställer sig bakom att Amnestyfonden fortsätter att arbeta för en bättre biståndssamordning,

att styrelsen ska verka för att biståndsarbetet ges plats i nästa internationella handlingsplan.


§ 67 Tertialrapporter

- Etappmålsrapportering för det andra tertialet

Dan Grundin redogör för underlaget.

I den efterföljande diskussionen påpekar Anna Nilsdotter att det är svårt att i den här sammanställningen se vilka mål som har uppfyllts eller som har gått sämre än förväntat.

Jörgen Qwist efterfrågar en större tydlighet vad gäller sekretariatets bedömning av hur väl man upplever att etappmålen har uppfyllts, och exemplifierar detta med ett "trafikljus" där grönt ljus betyder "avklarat", gult betyder "på gång" och rött innebär "ej åtgärdat". Vidare efterfrågar Jörgen Qwist ett förord från generalsekreteraren i rapporten där läsaren snabbt kan få en sammanfattande lägesbeskrivning av hur man ligger till i arbetet med etappmålen.

När det gäller informationsrutan under avsnitt 5.7.1 efterfrågar Jörgen Qwist förklarande nyckeltal.

Under avsnitt 5.8.1 pekar Jörgen Qwist på en inkonsekvens när man i detta avsnitt inte särredovisar antalet medlemmar och givare.

Beslut

att lägga rapporten till handlingarna.

- Revidering av etappmålens målstyrningsbilaga

Dan Grundin redogör för underlaget.

Jörgen Qwist är nöjd med underlaget men ser gärna att sekretariatet kvantifierar sin målsättning så ofta som möjligt, och tar avsnitt 5.6.3 som ett exempel där detta vore önskvärt. Vidare uppmanar Jörgen Qwist sekretariatet och styrelsen att redan nu börja fundera kring hur arbetet med de kommande etappmålen bör bedrivas.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med slutgiltigt förslag till revideringar av målstyrningsbilagan till etappmålen 2008 till styrelsens decembermöte 2007,

att när IS operativa plan (ISOP 3) är färdig, uppdra åt sekretariatet att till styrelsens aprilmöte 2008 inkomma med ett förslag på arbetsprocess för den svenska sektionens arbete med de nya etappmålen för 2009-2010.

- Ekonomisk rapport t o m augusti 2007

Annica Blidegård redogör för rapporten. Fram till och med augusti uppgår sektionens intäkter till 30 735 tkr (28 416 tkr). Det innebär en intäktsökning med 2 319 tkr. Största skillnaderna mot föregående år är att Medlemsavgifter och Gåvor via autogiro går bättre. Vidare informerar Annica Blidegård om en generös anonym gåvogivare som har skänkt sektionen 50 tkr vid femton olika tillfällen, vilket är mycket glädjande.

Beslut

att lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna.

- Beslut om extra stöd till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

Rådgivningsbyråns verksamhet har under ett flertal år dragits med ekonomiska problem. Dan Grundin redogör för underlaget i vilket sekretariatet föreslår att den svenska sektionen utbetalar 200 tkr till Rådgivningsbyrån.

Anna Nilsdotter kommer att tillskriva de övriga organisationerna och uppmana dem att också ge ett ekonomiskt stöd.

Beslut

att 2007 utbetala ett extra bidrag på 200 tkr till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar, att användas för att bygga upp föreningens eget kapital.


§ 68 Förslag till budget 2008

- Diskussion om hur ett ekonomiskt överskott ska användas

Sektionen måste uppfylla SFI:s krav på 75% ändamålsenliga kostnader. Det just nu gynnsamma ekonomiska läget gör att det ser ut som att sektionen därför behöver använda cirka 1,6 mkr utöver redan budgeterade kostnader till olika projekt för att uppfylla SFI:s krav. Styrelsen diskuterar därför inom vilket område som man vill se ökade satsningar.

I diskussionen framkommer det att majoriteten av ledamöterna föredrar att stödja den internationella rörelsen, helst den internationella fond (IMT) som syftar till att stärka små sektioner/strukturer inom rörelsen. Detta eftersom det är i linje med målen i vår handlingsplan. Det kan även bli aktuellt att stödja Rådgivningsbyrån ytterligare, beroende på vilka svar som inkommer från de andra organisationerna i Rådgivningsbyråns styrelse.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att till decembermötet inkomma med förslag på hur SFI:s krav på 75% ändamålskostnader kan uppfyllas.

- Förslag till budget 2008

Annica Blidegård redogör för förslaget. Sekretariatet föreslår en intäktsbudget på 61,3 Mkr, men att styrelsen tillsvidare beslutar om en kostnadsbudget på 59,7 Mkr. Utifrån att det förmodade överskottet ännu inte kan preciseras har sekretariatet valt att här presentera en så kallad obalanserad budget trots att styrelsen vid junimötet beslutade om en balanserad budget.

Jörgen Qwist tycker att budgeten ser bra ut och förordar att beslutet från junimötet om en balanserad budget, återkallas.

Beslut

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2008 på omkring 61,3 Mkr,

att styrelsen tillsvidare beslutar om en kostnadsbudget på 59,7 Mkr,

att återkalla beslutet om en balanserad budget för 2008 som fattades vid styrelsens möte den 15-17 juni 2007 och att de nya direktiven till sekretariatet innebär att budgeten för 2008 ska vara balanserad eller medföra ett överskott, samt

att kostnadsramen inte ska överstiga 60 Mkr.

- Riktlinjer för bokföring och redovisning av pengar

Anna Nilsdotter redogör för bakgrunden till underlaget som ska kommuniceras ut till grupper, distrikt och andra berörda inom den svenska sektionen.

Jörgen Qwist föreslår en ny lydelse under punkt 1, första meningen, enligt följande: "Amnestys pengar ska användas så att de gynnar vårt arbete för mänskliga rättigheter och/eller stärker vår organisation s kapacitet ."

Styrelsens är eniga om att det är viktigt att alla grupper, distrikt och de som är berörda nås av denna information så snart som möjligt, samt att sekretariatet sedan i nästa steg snarast möjligt återkommer till styrelsen med en sammanställning av gruppernas redovisning.

Beslut

att efter ovannämnda ändringar anta riktlinjerna för grupper och distrikts redovisning av pengar,

att uppdra till sekretariatet att skicka ut riktlinjerna till berörda grupper/enheter via e-post och Grupptrycket i november 2007,

att sekretariatet säkerställer att det finns resurser för att sammanställa informationen från gruppernas och enheternas bokslut våren 2008 samt delge styrelsen denna information snarast möjligt.

- Förslag till utjämningssystem för årsmötesresekostnader

Danne går igenom förslaget som har sin bakgrund i följande beslut som fattades vid årsmötet 2007:

” att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att utarbeta ett centralt finansierat utjämningssystem för resekostnader i samband med årsmöten, som presenteras och förankras på budgetmötet 2007.

att detta utjämningssystem börjar gälla inför årsmötet 2008.”

Anna Nilsdotter föreslår ett tillägg till förslaget; att en förutsättning för att erhålla resebidrag i samband med årsmöten är att den sökande har erlagt årsmötesavgiften inom föreskriven tid.

Beslut

att anta förslaget till utjämningssystem för årsmötesresekostnader med tillägget att en förutsättning för att erhålla resebidrag är att den sökande har erlagt årsmötesavgiften inom föreskriven tid.

- Budgetmötets rekommendationer

Beslut

att uppdra åt Jörgen Qwist, Ebba Hagander och Sune Montán att arbeta vidare med förslaget om central redovisning men att det tillsvidare inte inbegriper en omfördelning av resurser eller frågan om grupp- och distriktsavgifter,

att uppdra åt Ida Burlin att inför januarimötet formulera ett förslag för hur man ska gå vidare med gruppavgifterna.


§ 69 Förslag till budget 2009

Annica Blidegård redogör för förslaget. Totalt bedöms intäkterna 2009 uppgå till 64 180 tkr, vilket är 2 820 tkr mer än i 2008 års budget. Ökningen kommer av en fortsatt satsning på autogirogivare med hjälp av F2F och TM. Kostnadsbudgeten omfattar 61 900 tkr. Budgeten bygger på 2008 års budget.

Beslut

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna budgeten för 2009.


§ 70 Prognos 2007-2011

Annica Blidegård redogör för den ekonomiska prognosen för 2007-2011, där intäkterna för 2007, 2008, 2009, 2010 och 2011 prognosticeras (i Mkr) till cirka 54.7, 62.9, 65.5, 70.5, respektive 76.4 Mkr.

Anna Nilsdotter undrar om sekretariatets prognos baseras på andra intäktsslag än de som finns idag. Jörgen Qwist frågar om den utgår från dagens medelgåvo-nivå. Annica Blidegård svarar att sekretariatet utgått från de intäktsslag som finns idag. På den andra frågan meddelar Annica Blidegård att hon inte vet svaret.

Dan Grundin tillägger att prognosen också baseras på dagens system med gruppavgifter.

Beslut

att lägga den ekonomiska prognosen för 2007-2011 till handlingarna.


§ 71 Granskningskommitténs rapport

Styrelsen diskuterar Granskningskommitténs rapport. Anna Nilsdotter kommer att återrapportera diskussionen till Granskningskommittén.


§ 72 Övriga frågor

- Styrelsens utbildningsdagar

Styrelsen fortsätter diskussionen från förmiddagen (se § 65) och finner att de har svårt att hinna med alla de utbildningar som planeras för den närmaste tiden. Som det ser ut just nu ska styrelsen genomgå utbildningar i målstyrning, konflikthantering, internutbildning inför "Dignity-kampanjen", samt träffa FRI-programmet, vilket blir svårt att genomföra tidsmässigt.

Efter diskussion enas styrelsen om att förlägga utbildningen i målstyrningen i samband med decembermötet, att utbildningen inför "Dignity-kampanjen" kan ske i samband med januarimötet då styrelsen även ska träffa FRI-programmet, samt att den planerade utbildningen i konflikthantering utgår.

Beslut

att strategigrupp 1 tidigare uppdrag att planera för en utbildning i konflikthantering, härmed återkallas,

att uppdra åt strategigrupp 3 att planera för en utbildning i målstyrning i samband med styrelsens decembermöte 2007.


§ 73 Mötet avslutas

Anna Nilsdotter avslutar mötet.







Mötesordförande Mötesordförande
Anna Nilsdotter Ida Burlin









Fredrik Mattsson Justerare
Sekreterare Maria Landenius