Förslag gällande konsekvensanalys av organisationsförändring (reviderat 091022) Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2009

Till: Styrelsen
Från: Anton Lidström, Maria Eklund, Marie Norling
Datum: 21 oktober 2009

Organisationsförändring

Inledning
Ärendet handlar om att ta fram ett förnyat underlag till beslut om organisationsförändring till årsmötet 2010. Beslutet från årsmötet 2009 löd att ”styrelsen och sekretariatet senast vid årsmötet 2010 presenterar en konsekvensanalys av beslutet att göra distrikten frivilliga, och att en plan görs för hur det stöd grupperna hittills fått av distrikten istället ska tillgodoses”. Förutom att genomföra beslutet ovan tror Organisationsgruppen (OG) att en rimlig konsekvens också blir att det gamla förslaget till organisationsförändring modifieras.

Bakgrund
Årsmötet 2008 gav styrelsen i uppdrag att återkomma till årsmötet 2009 med ett förslag till ny organisations(struktur) för att förverkliga visionen om en transparent, flexibel, attraktiv och effektiv organisation. Styrelsens förslag var att nuvarande disktrikt skulle försvinna som begrepp och ersättas med geografiska samverkansgrupper där det är frivilligt för grupperna att vara med. Förslaget ingick i ett större ”paket” som också gällde gruppers ekonomi och hade beretts av en uppdragsgrupp med stöd av en refererensgrupp.

Förslaget om nya samverkansformer uppfattades dock i delar otydligt och farhågor framfördes under beredningen på årsmötet kring kommande struktur och stöd till arbetsgrupper i vissa regioner. Detta ledde till att årsmötet beslutade att en konsekvensbedömning och en plan för genomförande ska presenteras till årsmötet 2010.

En del av underlaget till detta är rimligt att sekretariatet kan bidra med, det gäller de ekonomiska aspekter och praktiska konsekvenser som en förändring av distriktsorganisationen skulle föra med sig. Där har OG utgått från de uppkomna frågorna/farhågor när beslutspunkterna för sekretariatets uppdrag formulerats.

Det finns också olika demokratiaspekter (inklusive frågan om valberedningen) som bör belysas ytterligare för att tydliggöra hur medlemsinflytandet påverkas och möjliggörs i olika delar av förslaget. Det ser OG bör göras i samråd med nuvarande distrikten och olika lämpliga grupperingar. Organisationsgruppen ser att konsekvensanalysen kan vara ett bra första steg i processen fram till ett beslutsunderlag till kommande årsmötet. I kontakterna med organisationerna kan olika tankar och förslag som redan framkommit också diskuteras.

Plan för arbetet:
Oktober
25/10 Styrelsen tar beslut om uppdrag till sekretariatet och vidare inriktning.
Kontakter tas inom organisationen.

November
Sekretariatet återkommer med underlag till OG senast 16/11 som bereder ett underlag till styrelsens decembermöte.

December
5-6/12 Konsekvensanalysen rapporteras på styrelsemötet och konsekvenser av den diskuteras.
OG tar fram ett preliminärt förslag till modifierad organisation.

Januari
23-24/1 Förslaget diskuteras på styrelsemötet. Kontrollstation för ev revidering av processplanen.

Januari – februari
Förslaget förankras inom organisation.

Mars
6-7/3 Styrelsen tar beslut.

Maj
7-9/5 Årsmötet beslut.


Förslag till beslut
att sekretariatet redogör för hur:
- stödet till aktivism ska organiseras med hänsyn tagen till behoven i glesbygden
- Skånemodellen för aktivism fungerar
- möjligheterna att söka ekonomiskt stöd påverkas för grupper och enskilda medlemmar som idag söker från distrikten för utbildningar och olika arrangemang och konsekvenserna för detta i den nya organisationsstrukturen
- hur nuvarande distrikts roll som anordnare av aktiviteter påverkas
- långt sekretariatet kommit i planerna på att genomföra regionala samverkansgrupper

att sekretariatet tar fram ett förslag på hur planen med nya organisationsstrukturen praktiskt ska genomföras,

att sekretariatet i arbetet med budget för 2010 tar hänsyn till dels distriktens behov av ekonomiskt stöd från sektionen pga att sektionsgrupper ej kommer att kunna bidra med intäkter till distrikten, dels beakta att i de fall distrikt upphör eller distrikt pga organisationsförändringen inte längre kan erbjuda möjlighet för grupper och enskilda medlemmar att söka bidrag från distrikten för tex utbildningar och olika arrangemang så bör sektionen istället erbjuda denna möjlighet,

att styrelsen antar den föreslagna planen för processen.


Bilagor:

1. Förslag angående gruppers ekonomi samt nya samverkansformer-förslag från styrelsen 3.6/Årsmötet 2009

Styrelsens förslag till årsmötet
Vi föreslår nya riktlinjer för de grupper som vill fortsätta att ha egen ekonomi med insamling till eget konto. Vi föreslår också att grupper ska kunna välja att inte ha någon insamling till eget konto utan endast till 90-kontot. Vi föreslår dessutom att distrikten ersätts med frivilliga samverkansgrupper.

Bakgrund
Vid årsmötet i Västerås fattades följande beslut:

att uppdra åt styrelsen att arbeta vidare med frågorna om redovisningsregler, Ett Amnesty och organisationsöversyn för att förverkliga visionen om en transparent, flexibel, attraktiv och effektiv organisation, och återkomma till årsmötet 2009 med konkreta förslag,
att det arbetet ska bedrivas genom bred konsultation med aktivister på olika nivåer i organisationen,
att konsultationen ska ske bland annat genom tillsättandet av en referensgrupp, bestående av minst fyra representanter för grupper/enheter med olika ekonomiska förutsättningar.

En av styrelsen utsedd uppdragsgrupp har under året arbetat med denna organisationsöversyn i samråd med sekretariatet och en referensgrupp (gruppen presenteras i slutet av detta dokument) och i konsultation med rörelsen, bland annat i samband med aktivistseminarium, distriktsombudsmöte och budgetmöte.

Utgångspunkten för uppdragsgruppen och för de förslag som styrelsen nu lägger har varit att underlätta för aktivister och ta tillvara på den kompetens som finns inom rörelsen, att Amnesty ska vara en organisation som är rättvis och transparent och enkel, tydlig och logisk. Förslagen strävar inte efter en helt ny organisation utan snarare efter att tydliggöra och förenkla den vi har.

En fråga som styrelsen diskuterat i samband med organisationsöversynen är vilka konsekvenser våra förslag kan få för Amnestys demokrati. Medlemsinflytande är centralt inom Amnesty och även i fortsättningen kommer medlemmar att ha möjlighet att diskutera och påverka i forum som årsmötet, budgetmötet, aktivismseminarium och genom lokala och tematiska möten. Frågan om Amnesty ska gå över till ett system med representativ demokrati har varit uppe till årsmötesdiskussion några gånger utan att vinna stöd hos årsmötet. Det är möjligt att vårt förslag angående distrikten gör det svårare att i framtiden införa representativ demokrati. Vi menar dock att distrikten är så olika varandra att det redan idag är svårt att använda dem för ett sådant system.

Grupper med och utan insamling till eget konto
Amnestys förtroende hos allmänheten är beroende av att vi tydligt kan redovisa hur mycket pengar vi samlar in och hur dessa används. Det ställs höga krav på frivilligorganisationer från bland annat Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI), Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII) och INGO Accountability Charter. På årsmötet 2006 beslöts därför att samtliga grupper/enheter som samlar in pengar i Amnestys namn ska till sekretariatet redovisa sin ekonomi i ett årligt bokslut.

Tack vare dessa redovisningar vet vi nu att 223 grupper och distrikt tillsammans samlade in 5 mkr år 2007 utöver de 53 mkr som sektionen redovisade som intäkter i årsredovisningen det året. Utifrån de 170 redovisningar som per 2009–03–01 kommit till sekretariatet vet vi att intäkterna i grupperna och distrikten har intäkter på nästan 9 mkr år 2008 (se tabeller sist i dokumentet). Det är alltså väsentliga summor som hanteras av grupper och distrikt. Styrelsen bedömer att nästa steg i att få en bättre redovisning av rörelsens ekonomi är dels att skapa klarhet i att grupper som hanterar pengar på ett annat konto än sektionens 90-konto är egna juridiska personer, dels att kvaliteten på gruppernas redovisning förbättras.

Grupper som är egna juridiska personer är ansvariga för sin egen ekonomi och redovisning, som inte integreras med sektionens. För att det inte ska råda några oklarheter om detta, vilket styrelsen uppfattar att det gör, vill vi att grupperna som vill fortsätta att ha egen ekonomi med insamling till eget konto antar nya stadgar för gruppen, se bilaga 1. Styrelsen ser ett stort värde i att samtliga grupper med egen ekonomi har samma stadgar.

Grupper som inte vill samla in pengar till eget konto kan välja att inte vara juridiska personer. Istället bildar de en grupp genom anmälan till sekretariatet med ett enkelt förfarande. De slipper då formalia i form av stadgar, styrelse och redovisning. När de samlar in pengar så gör de detta direkt till sektionens 90-konto. För att finansiera sin verksamhet kan de på ett förenklat sätt ansöka om ett aktivitetsbidrag som inte behöver redovisas i efterhand.

Distrikten ersätts med frivilliga samverkansgrupper
Det finns många mycket väl fungerade distrikt och samarbeten mellan grupper. Det är viktigt för organisationen att det arbete som görs inom ramen för dessa grupperingar fortsätter. Samtidigt finns det en oklarhet kring distriktens roll och det finns distrikt som tar energi från medlemmarna snarare än underlättar arbetet. Vi vill därför göra samarbeten mellan grupper frivilliga så att de distrikt som fungerar bra kan fortsätta sitt arbete och att de som fungerar mindre bra kan finna nya samarbetsformer.

Vi föreslår att dagens obligatoriska distrikt ersätts med en frivillig arbetsform som vi kallar geografisk samverkansgrupp. En samverkansgrupp består av minst två grupper och tar namn efter sin geografiska hemvist med suffixet -grupperna, till exempel Malmögrupperna, Värmlandsgrupperna, Västra Stockholmsgrupperna eller liknande. Vi uppmuntrar distrikt och andra lokala samarbeten att fortsätta sin verksamhet som en samverkansgrupp, om detta är vad medlemmarna vill.

I vårt förslag finns även fortsättningsvis möjlighet till egen ekonomi och eget konto för de geografiska samverkansgrupper som så vill, med samma villkor som för grupper. Vi är medvetna en att samverkansgrupp kan bestå av både sådana grupper som har egen ekonomi och sådana som har valt att endast samla in pengar till sektionens 90-konto. Det är upp till samverkansgruppen att besluta hur den gemensamma ekonomin då ska fungera, med eventuella bidrag/avgifter från grupperna som ingår.

Eftersom distriktsombuden tidigare haft till uppgift att föreslå kandidater till valberedningen så krävs en ny rutin gällande detta, om distrikten försvinner som obligatorisk struktur. Vi förslår att årsmötespresidiet får till uppgift att presentera kandidater till poster i valberedningen. De ska samla in nomineringar under årsmötet och presentera dem likvärdigt. Deras uppgift skiljer sig därmed från valberedningen som ju genomför en urvalsprocess och presenterar färdiga förslag till olika förtroendeorgan.

Åtgärder utöver styrelsens förslag till årsmötet
Utöver de förslag som styrelsen nu lägger till årsmötet så har översynen resulterat i ett antal åtgärder som styrelsen kommer att genomföra men som inte kräver årsmötesbeslut:

Villkor och roller för specialgrupper, temagrupper och nätverk kommer att förtydligas.

Styrelsen har beslutat att grupper som väljer att inte bedriva insamling till eget konto (och därför inte är redovisningsskyldiga) har möjlighet att få ett aktivitetsbidrag om högst 2000 kronor per år för sin verksamhet. Detta bidrag kvitteras ut genom ett intyg till sekretariatet, underskrivet av minst två av gruppens medlemmar, som beskriver på vilket sätt pengarna ska användas för Amnestys ändamål. Bidraget behöver inte redovisas i efterhand. Styrelsen har stämt av att denna konstruktion är förenlig med god redovisning med sektionens revisor.

Styrelsen har även fattat ett inriktningsbeslut som poängterar vikten av att sekretariatets aktivt stödjer aktivismen i hela Sverige. Styrelsens vision är en uppdelning av landet i fyra regioner: Syd, Väst, Öst och Nord. Regionerna är en struktur för att sekretariatet ska kunna stödja aktivisterna med en del av de uppgifter som formellt har legat på distrikten (t ex gruppbildning, informationsmöten och utbildningar). Där det finns välfungerande distrikt idag hoppas vi att de nya flexibla samverkansgrupperna fortsätter att driva så mycket arbete som möjligt. Där sådan lokal samverkan saknas hoppas vi kunna stimulera till mer aktivism och nya grupper genom ett regionalt sekretariatsstöd.

Styrelsen föreslår årsmötet besluta :

1. att alla grupper (arbetsgrupper, specialgrupper, ungdomsgrupper, temagrupper, samordningar och övriga grupper inom sektionen) och distrikt/samverkansgrupper senast den 31 december 2009 meddelar sekretariatet om de avser att ha egen ekonomi med rätt att samla in pengar till eget konto, eller inte.

2. att grupper som vill ha egen ekonomi med rätt att samla in pengar till ett eget konto ska uppfylla följande krav:a. gruppen/enheten ska anta stadgar enligt den standardmall som sektionsstyrelsen fastställer (se bilaga 1)b. minst en medlem i gruppen/enheten ska vara myndigc. grupper med intäkter som inte når upp till 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett förenklat bokslut som kan revideras av en lekmannarevisor (samma regler som idag). En mall för förenklat bokslut tillhandahålls av sekretariatet. d. grupper med intäkter som överstiger 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett årsbokslut enligt bokföringslagen och få det reviderat av en kvalificerad revisor. e. gruppen ska inkomma med ett bokslut enligt ovan till sekretariatet senast den 15 februari varje år

3. att befintliga grupper som vill fortsätta att ha möjligheten att samla in pengar till eget konto från och med den 1 januari 2010 ska inkomma med kopia på mötesprotokoll, där gruppens styrelse och antagna stadgar framgår, till sekretariatet senast den 31 december 2009.

4. att grupper som bildas efter 31 december 2009 och som vill ha möjlighet att samla in pengar till eget konto ska meddela detta till sekretariatet utan dröjsmål genom att inkomma med kopia på mötesprotokoll, där gruppens styrelse och antagna stadgar framgår.

5. att de grupper som inte vill ha en egen ekonomi med insamling till eget konto ska inkomma till sekretariatet med ett av-slutande bokslut för innevarande år samt avsluta sitt/sina konton och skicka resterande medel till sektionens 90-konto.

6. att distrikten som begrepp försvinner och ersätts med geografiska samverkansgrupper där det är frivilligt för grupperna att vara med.

7. att samverkansgrupper som vill ha egen ekonomi med insamling till eget konto ska uppfylla samma krav som gäller för grupper.

8. att årsmötespresidiet från och med årsmötet 2010 har till uppgift att under årsmötet samla in och presentera nomineringar till posterna i valberedningen för årsmötet i samband med val av valberedning.

9. att svenska sektionens stadgar ändras enligt följande (ursprunglig text överstruken, ny text kursiverad):

§ 5.2 Till sektionen finns anslutna arbetsgrupper. Medlem i arbetsgrupp skall vara medlem av svenska sektionen av Amnesty International. Om arbetsgrupp ej fullgör sina åligganden gentemot sektionen eller om dess verksamhet är oförenlig med Amnesty Internationals åtagande, har styrelsen rätt att upplösa gruppen. Styrelsens beslut om upplösning skall fattas med 2/3 majoritet. Arbetsgrupp som upplösts av styrelsen har rätt att överklaga beslutet inför nästkommande årsmöte.

§ 6.1 Sektionen verkar genom a) årsmöte, b) extra medlemsmöte, c) sektionens styrelse, d) svenska Amnestyfonden, e) arbetsgrupper och f) samordnings- och specialgrupper.

§ 6.3 För stöd och service till distriktets grupper, samordnande av verksamheter inom distriktet och för distriktets representation i budgetprocessen tillsätter varje distrikt årligen genom val ett eller flera distriktsombud.

§ 6.5 För att genomföra styrelsens beslut och ge service till , grupper och medlemmar skall sektionen upprätthålla ett sekretariat.

§ 7.4 Följande handlingar skall utsändas till alla grupper, och årsmötesdeltagare samt göras tillgängliga för medlemmarna senast fyra veckor före årsmötet:

- styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- svenska Amnestyfondens styrelses verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- revisorernas berättelser avseende sektionen resp fonden
- förslag till dagordning och arbetsordning
- i förekommande fall motioner som inkommit inom föreskriven tid samt styrelsens yttranden över dessa
- i förekommande fall styrelsens förslag till handlingsplan
- styrelsens övriga förslag
- granskningskommitténs rapport om det föregående årets verksamhet
- valberedningens förslag avseende stadgeenliga val (utom val till valberedningen)
- distriktens förslag avseende valberedningen

§ 7.6 Avskrift av justerat protokoll skall sändas till alla grupper, och årsmötesdeltagare senast tio veckor efter årsmötet.

§ 8.3 Avskrift av justerat protokoll skall utsändas till alla grupper, och mötesdeltagare senast tre veckor efter medlemsmöte.

§ 13.1 Förslag till ändring av sektionens stadgar skall vara styrelsen tillhanda tio veckor före årsmötet och skall med styrelsens yttrande utsändas till alla grupper, och årsmötesdeltagare senast sex veckor före årsmötet.

2. Årsmötets beslut punkt 3.6

§ 51 Gruppers ekonomi samt nya samverkansformer – förslag från styrelsen

Beslut

att alla grupper (arbetsgrupper, specialgrupper, ungdomsgrupper, temagrupper, samordningar och övriga grupper inom sektionen) och distrikt/samverkansgrupper senast den 31 december 2009 meddelar sekretariatet om de avser eller inte avser att ha egen ekonomi med rätt att samla in pengar till eget konto,

att grupper som vill ha egen ekonomi med rätt att samla in pengar till ett eget konto ska uppfylla följande krav:
- gruppen/enheten ska anta stadgar enligt den standardmall som sektionsstyrelsen fastställer.
- minst en medlem i gruppen/enheten ska vara myndig.
- grupper med intäkter som inte når upp till 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett förenklat bokslut som kan revideras av en lekmannarevisor. En mall för förenklat bokslut tillhandahålls av sekretariatet.
- grupper med intäkter som överstiger 50 000 kronor per kalenderår ska upprätta ett årsbokslut enligt god redovisningssed och få det reviderat av en kvalificerad revisor.
- gruppen ska inkomma med ett bokslut enligt ovan till sekretariatet senast den 15 februari varje år.

att befintliga grupper som vill fortsätta att ha möjligheten att samla in pengar till eget konto från och med den 1 januari 2010 ska inkomma med kopia på mötesprotokoll, där gruppens styrelse och antagna stadgar framgår, till sekretariatet senast den 31 december 2009,

att grupper som bildas efter 31 december 2009 och som vill ha möjlighet att samla in pengar till eget konto ska meddela detta till sekretariatet utan dröjsmål genom att inkomma med kopia på mötesprotokoll, där gruppens styrelse och antagna stadgar framgår,

att de grupper som inte vill ha en egen ekonomi med insamling till eget konto ska inkomma till sekretariatet med ett avslutande bokslut för innevarande år samt avsluta sitt/sina konton och skicka resterande medel till sektionens 90-konto,

att styrelsen och sekretariatet uppdras att senast vid årsmötet 2010 presenterar en konsekvensanalys av beslutet att göra distrikten frivilliga, och att en plan görs för hur det stöd grupperna hittills fått av distrikten istället ska tillgodoses,

att uppdra åt styrelsen att se över formerna för gruppröstning som regleras i våra stadgar och eventuellt komma tillbaka till årsmötet 2010 med ett förslag på ändringar eller avskaffande av gruppröstningen.