Möte med sektionens styrelse den 24-25 oktober 2009 Protokoll från 1-2 oktober 2009

[protokoll_okt2010_underskrivet.pdf]



PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 24-25 OKTOBER 2009

Plats: Amnestys Sekretariat, Alsnögatan 11, Stockholm
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Maria Landenius
Justerare: Sofia Halth

Närvarande

Ledamöter
Maria Landenius
Ida Burlin
Sofia Halth
Ernesto Katzenstein
Anna Nilsdotter (§78 - 86)
Maria Eklund
Lars Olsson
Marie Norling
Sara Ångström (§81)
Anton Lidström (ej närvarande)
Mahyad Hassanzadeh Tavakoli
Madelaine Seidlitz (§78 - 86)

Sekretariatet
Fredrik Jansson (§78 - 86)
Lise Bergh
Dan Grundin
Fredrik Kron (§78 – 86)
Miriam Isaksson (§81 – 86)


§ 68 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Maria Landenius.


§ 69 Fastställande av dagordningen

Punkten ”Ändrat distriktsansvar” läggs till som en övrig fråga.

Beslut

att med denna ändring anta dagordningen.


§ 70 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 12 - 13 september 2009

Styrelsen går igenom protokollet. Maria Landenius saknas i förteckningen över deltagare på mötet.

Beslut

att med detta tillägg lägga protokollet till handlingarna.


§ 71 Utvärdering av styrelsens septembermöte

Ida Burlin redogör för resultatet av utvärderingen som Anna Nilsdotter mailat ut till alla deltagande. 10 av 12 svarade. Två saker framkommer tydligt: Styrelsen efterfrågar en kvalitetssäkring från sekretariatets sida vad gäller underlagen till styrelsemötet. Dessutom framkom att styrelsen var negativ till Graninge Stiftsgård som sammanträdesplats.


§ 72 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan med ej åtgärdade beslut och stryker de som är åtgärdade.


§ 73 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens septembermöte:


11 oktober 2009

Årsmötespresidium

att föreslå Gabi Björsson och Robert Tolonen som årsmötesordförande 2010.


11 oktober 2009

Riktlinjer för översyn av postorderverksamhet i Lund

att godkänna de reviderade riktlinjerna för en översyn av postorderverksamheten i Lund.

§ 74 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh går igenom den rapport som skickats ut till styrelsen och lyfter upp följande:

- Det hbt-projekt i Baltikum sektionen deltagit i kommer att utvidgas ytterligare.

- De nordiska ländernas rapport om våldtäkt, "Fallet nedlagt", kommer att finnas med i den presentation Amnesty International gör i New York i samband med att The Commission on the Status of Women har sitt årliga möte i mars 2010.

- Det diskrimineringsdirektiv som Amnesty arbetat för att EU ska anta verkar som det ser ut idag inte antas under det svenska ordförandeskapet. Frågan kommer förmodligen att drivas vidare under det spanska ordförandeskapet.

- Kulturgruppens dokumentärfilmsfestival i Stockholm på temat "Fattigdom - en rättighetsfråga" genomfördes 16-23 oktober. Gruppen kommer därefter att lägga ner sin verksamhet.

- Tre projektledarutbildningar har hållits i oktober i Stockholm, Göteborg och Malmö.

- Sekretariatet har genomfört ett mindre test av värvning via "door-to-door" i Malmö. Testet kommer att utvärderas genom telefonsamtal.

På en fråga från styrelsen redogör Lise Bergh även för de reaktioner sekretariatet fått på Amnestys uttalanden om de fängslade svenskarna i Pakistan.

Styrelsen berömmer sekretariatet för allt det arbete som lagts ned sedan det förra styrelsemötet.


§ 75 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Mahyad Hassanzadeh Tavakoli rapporterar från AIK. Gruppen kommer att ha ett fysiskt möte i november.


§ 76 Rapport från Amnestyfonden

Maria Landenius rapporterar från Amnestyfonden. Det har skett en del förändringar i Amnestyfondens interna arbete, bland annat har delar av bokföringen och redovisningen lagts ut på ett externt företag.


§ 77 Etappmålsrapport, andra tertialet 2009

Lise Bergh redogör för de viktigaste delarna i sekretariatets rapport som avser verksamheten i relation till Amnestys mål under perioden maj - augusti 2009.

Styrelsen lyfter frågan om den kommunikationsplattform sekretariatet avser att ta fram och uttrycker önskemål om att vara involverad i processen att arbeta fram plattformen. Det beslutas att frågan ska skjutas till budgetpunkten då berörd sekretariatspersonal finns på plats.


§ 78 Organisationsöversynen

Styrelsen diskuterar underlaget. Årsmötet 2009 gav styrelsen och sekretariatet i uppdrag ”...att senast vid årsmötet 2010 presentera en konsekvensanalys av beslutet att göra distrikten frivilliga...” (§ 51). Alla är överens om att detta är en felskrivning i protokollet och att det ska stå ”... förslaget att göra distrikten frivilliga...” eftersom inget beslut fattades om att göra distrikten frivilliga. Detta inbegriper dock även att göra en bredare översyn av organisationen.

På mötet med distriktsombuden kom det fram att vissa inom rörelsen olyckligtvis har tolkat årsmötesbeslutet som att distrikten ska försvinna. Inget beslut har dock fattats om detta, sekretariatet har endast fått i uppdrag att göra en konsekvensanalys av detta förslag. I denna process ska hela organisationen inklusive distrikten konsulteras fram till årsmötet då förslaget på en modifierad organisation ska presenteras. Fokus i konsultationen med organisationen ska vara att ta reda på vad det är som inte fungerar idag.

Styrelsen vill råda organisationsgruppen att konsultera gamla Amnestydokument (utredningar, beslut mm) i området, det är en fråga som har diskuterats länge inom organisationen. Sekretariatet påpekar att det är viktigt att det kan fattas beslut i december om hur distrikten kan kompenseras för eventuellt inkomstbortfall efter att beslutet om gruppernas redovisning implementeras vid årsskiftet.

Beslut

att uppdra åt Organisationsöversynsgruppen att senast till decembermötet ta fram ett förslag på hur distrikten kan kompenseras för intäktsbortfallet som orsakas av förändrade insamlingsformer för grupperna,

att revidera planen för arbetet till följande:

Oktober
Konsultation av medlemmar inom organisationen, med start så snart som möjligt. Intensifierat arbete fram till decembermötet på sekretariatet och i organisationsgruppen.

November
Organisationsgruppen återkommer med reviderat underlag och konsekvensanalys till styrelsen senast till decembermötet.
Styrelsen diskuterar löpande i forum.

December
Konsekvensanalysen diskuteras på styrelsens decembermöte.
Organisationsgruppen tar fram ett nytt förslag till modifierad organisation. Förslaget skickas på remiss i organisationen.

Januari
Förslaget diskuteras på styrelsens januarimöte (23-24/1).

Januari-februari
Remissvar inkommer. Nytt förslag tas fram.

Mars
6-7/3 Styrelsen tar beslut.

Maj
7-9/5 Årsmötet tar beslut.

att styrelsen antar den reviderade planen för processen.


§ 79 Ekonomisk rapport för andra tertialet 2009

Dan Grundin presenterar underlaget. Inga frågor uppstår då nästan alla i styrelsen var med på genomgången av rapporten som hölls på budgetmötet dagen innan.

Beslut

att lägga rapporten till handlingarna.


§ 80 Uppföljning budgetmötet, Granskningskommitténs rapport

Dan Grundin återger budgetmötets rekommendationer från föregående dag:

1. Budgetförslaget 2010 var bra.

2a. Sektionen bör sträva efter en tillväxttakt som motsvarar den internationella, d v s 35% tillväxt under perioden 2010-2016, vilket motsvarar ca 5% per år.

2b. Givet att sektionen måste följa de regler om ett höjt årligt bidrag till den internationella rörelsen (från nuvarande ca 30% till 40% år 2016) ska sektionsstyrelsen sträva efter att inte minska omfattningen på sektionens verksamhet.

3. Distriktet vill bli bättre informerade och involverade i den organisationsöversyn som pågår.

Lars Olsson tycker det är synd att sektionernas verksamhet ställdes mot den internationella rörelsens på mötet, när vi är mitt i en process där vi arbetar mot One Amnesty. Att det behövs en redesign av Amnesty Press kom upp på mötet, vilket också är budgeterat för. Alla tyckte att det var ett bra möte och gladdes åt en positiv rapport från Granskningskommittén.


§ 81 Förslag till budget 2010

Styrelsen går igenom underlaget. Maria Landenius påpekar att styrelsens beslut på septembermötet 2008 att införliva ABG i sektionens arbete villkorades av kassören med att en handlingsplan skulle upprättas för att visa hur sekretatiatet planerade att täcka upp för de inkomster som ABG hade som självständig verksamhet.
Sekretariatet har nu beslutat att sluta med försäljning av utbildning till företag genom att den projekttjänst som tillsatts för detta avslutas. Frågan gäller hur sekretariatet planerar att täcka upp för ABG verksamhetens intäkter när man slutar sälja utbildningar aktivt till företag.

Sekretariatet svarar att det visat sig att försäljning av utbildning till företag högst kan bli kostnadstäckande. Det finns också nya riktlinjer när det gäller samarbeten med företag som gör det svårare att samarbeta med företag på det sättet som gjordes i Business Forum, de företag som tidigare var med i Business Forum har heller inte visat något större intresse av att köpa utbildning.

När det gäller påverkansarbete gentemot företag är inte utbildning det primära redskapet. Istället kommer sekretariatet bedriva den verksamheten inom ramen för kampanjarbetet, just nu gällande Bhopal och Nigerdeltat där ett stort fokus ligger på påverkan av ekonomiska aktörer och dialogarbete, samt att man genom ABG-gruppernas och Alumninätverkets arbete fortsätter dialogen med de personer och företag som varit med i Business Forum. Styrelsen understryker att ett fortsatt starkt arbete vad gäller företagsansvar är mycket viktigt.

Styrelsen frågar hur arbetet med den nya kommunikationsplattformen ser ut. Sekretariatet svarar att ett antal workshops har hållits med reklambyrån IK Stockholm för att skapa en samsyn om processen. Syftet är att hitta ett enhetligt sätt att kommunicera inom ramen för One Amnesty. Hittills har bara personal från sekretariatet varit med, alla är överens om att det är viktigt att någon från styrelsen deltar i processen.

Personalrepresentanten Madelaine Seidlitz lyfter att det från sekretariatets personal finns ett önskemål att det budgeteras för en ny tjänst på press och media vilket det inte budgeterats för trots att man framfört detta tydligt till ledningsgruppen. Behovet är stort och man anser inte att det finns utrymme i andra tjänster att lägga dessa uppgifter på. Styrelsen vill att sekretariatet fortsätter den interna dialogen om detta och lämnar en rapport på decembermötet. Styrelsen tycker att det finns tre aspekter som sekretariatet bör ta hänsyn till i denna dialog: om man är nöjda med målen för press och mediaarbetet, hur arbetsförhållandena ser ut på tjänsten idag och hur processen för medarbetarinflytande ser ut.

Sekretariatet önskar besked om personalbudgeten och förslaget på två nya tjänster med tanke på planering och rekrytering för 2010. Med anledning av den fråga som lyfts på mötet av personalen om behovet av en ny tjänst på press och media beslutar dock styrelsen att godkänna budgeten inklusive förslaget på två ytterligare fasta tjänster utan att specificera vilka tjänster. Styrelsen inväntar resultatet av den dialog som ska föras på sekretariatet angående behovet av en ny tjänst på press och media för slutgiltigt beslut om budget på decembermötet.

En fråga kommer upp från styrelsen om det gällande beslutet att pengar från Postkodlotteriet inte får gå till fasta utgifter fortfarande är rimligt. Sekretariatet svarar att denna intäktskälla knappast är osäkrare än någon annan och utgör en stor del av budgeten, i dagsläget 10 miljoner, en summa som kan komma att öka. Styrelsen vill att sekretariatet tar fram ett helhetsförslag gällande hur Humanfonden och Postkodlotteriet bör budgeteras med tanke på hur ekonomin och intäktskällorna utvecklats de senaste åren, men poängterar att
Postkodlotteriet är mest angeläget eftersom det i dagsläget utgör så mycket som 12% av budget.

Anna Nilsdotter påminner om att styrelsen på marsmötet 2009 beslutade ”att sekretariatets stöd till aktiva medlemmar ska organiseras regionalt enligt en regionsindelning i syd, öst, väst och nord”. Bakgrunden till marsbeslutet var att man ville ge stöd från sekretariatet till aktiva medlemmar i andra delar än Stockholm, Göteborg och Malmö. Styrelsen skickar med organisationsgruppen att beakta marsbeslutet i sitt arbete.

Beslut

att strategigrupp 1 snarast möjligt återkommer med förslag på hur styrelsen ska involveras i processen med den nya kommunikationsplattformen,

att uppdra åt sekretariatet att till januarimötet inkomma med ett nytt förslag om hur våra olika intäktskällor i framtiden ska budgeteras,

att tillsvidare godkänna omfattningen av personalbudgeten avseende fasta tjänster för 2010,

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2010 på 73 995 tkr,

att tillsvidare anta en kostnadsbudget på 70 555 tkr,

att uppdra åt sekretariatet att arbeta vidare med budgeten utifrån de diskussioner som förts under styrelsemötet,


§ 82 From Assessment to Distribution samt Överskott 2009

Beslut

att uppdra åt strategigrupp 3 att komma med förslag i forum om dessa underlag för beslut senast på decembermötet.


§ 83 Sektionens handlingsplan 2010-2016

Lars Olsson presenterar förslaget som tagits fram av s tyrelsens och sekretariatets handlingsplanegrupp och som föreslår övergripande struktur för planen samt tidsplan för arbetet att ta fram den.

Beslut

att anta förslaget till övergripande struktur för den svenska sektionens handlingsplan 2010-2016 inklusive de möjligheter till medlemsinflytande via årsmötet som förslaget innebär,

att anta tidsplanen för det fortsatta arbetet.


§ 84 Utbildningsdag i samband med decembermötet

Beslut

att erbjuda Amnestyfondens styrelse att delta på utbildningen, om intresse och möjlighet finns,

att utbildningen ska handla om internkontroll och riskhantering.


§ 85 Ändrat distriktsansvar

Av praktiska skäl byter några av styrelsens medlemmar distriktsansvar sinsemellan. Nya distriktsansvar blir:

Marie Norling: Östergötland/Sörmland och Uppsala
Mahyad Hassanzadeh Tavakoli: Värmland/Dalsland och Gotland
Maria Eklund: Gästrikland/Dalarna och Södra Norrland


§ 86 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Maria Landenius.


Anna Nilsdotter
Ordförande


Maria Landenius
Vice mötesordförande


Fredrik Jansson
Sekreterare


Sofia Halth
Justerare


Förklaringar:
IFM – International Finance Meeting
FRII - Frivilligorganisationernas Insamlingsråd
IS - Internationella Sekretariatet
ISP (Integrated Strategic Plan) - den Internationella Strategiska Planen som omfattar en period på sex år
ICM (International Council Meeting) - det internationella rådsmötet
AIK - Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
Per Capsulam - beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på hemsidan
IEC – Amnestys internationella styrelse
GS – Generalsekreterare
ABG – Amnesty Business Group
AMD – Aktionsgruppen mot Dödsstraff
IAR – Individuals at Risk