Ansvar och befogenheter för ekonomi och budget på sekretariatet Underlag till styrelsemöte 5 maj 2013

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet

Datum: 29 april 2013

Ansvar och befogenheter för ekonomi och budget på sekretariatet

Inledning
Styrelsen har begärt att få information om ansvar och befogenheter på sekretariatet vad gäller ekonomi och budget och i synnerhet vad gäller tecknings- och attesträtt. Detta regleras i sekretariatets beslutsgång, samt i viss mån i instruktionen till anställd som agerar tillförordnad generalsekreterare.

När det gäller attest av generalsekreterarens utlägg görs detta av chefen för avdelningen Resurser & organisation (AC3), utifrån ansvaret för den löpande kontrollen av sekretariatskostnader.

Ur dokumentet “Beslutsgång inom sekretariatet”

Generalsekreteraren (GS) fullgör samtliga arbetsgivarfunktioner samt leder och fördelar arbetet inom sekretariatet. Generalsekreteraren har tillsvidare delegerat ansvar till avdelningscheferna (AC) och andra funktioner enligt denna beslutsgång. Benämningen AC nedan innebär att samtliga avdelningschefer innehar befogenheten, i förekommande fall följs AC av en siffra (AC1, AC2 och AC3), vilket i tur och ordning refererar till avdelningarna Opinion & påverkan, Kommunikation & fundraising, samt Resurser & organisation. Vid längre frånvaro av AC kan AC utse ersättare inom avdelningen som agerar enligt instruktion

/---/

Ekonomi och budget

Framtagande av sekretariatets förslag till budget: AC3

Fastställande av sekretariatets förslag till budget: GS

Uppföljning av budget var fjärde månad: AC

Uppföljning av sekretariatets budget varje månad: AC3 i samråd med ekonomianställda

Igångsättande av verksamhet inom befintlig budget överstigande 300 000 kr: AC

Omfördelning av medel inom befintlig budget inom avdelningens programområden upp till 50 000 kr: Anställd i samråd med AC

Omfördelning av medel inom befintlig budget inom avdelningens programområden mellan 50 000 och 200 000 kr: AC

Omfördelning av medel inom befintlig budget inom avdelningens programområden överstigande 200 000 kr: AC i samråd med GS

Omfördelning av medel inom befintlig budget mellan avdelningarna upp till 100 000 kr: Berörda AC

Omfördelning av medel inom befintlig budget mellan avdelningarna överstigande 100 000 kr: Berörda AC i samråd med GS

Godkännande av faktura: Den som beställt vara/tjänst

Attesträtt: AC

Firmateckningsrätt: GS, AC

Godkännande av reseräkning för tjänsteresa inom befintlig budget: Anställd

Godkännande av reseräkning utanför befintlig budget: AC

Ansvar för löpande kontroll av sekretariatskostnader: AC3 i samråd med ekonomianställda

Godkännande av uttag ur handkassan upp till 3 000 kr: Ekonomianställda

Godkännande av uttag ur handkassan överstigande 3 000 kr: AC3

Attest av samtliga handkassekvitton: AC3

/Denna beslutsgång är fastställd av generalsekreteraren 27 januari 2009 och gäller tillsvidare.

Ur dokumentet “Riktlinjer för anställd som agerar som tillförordnad generalsekreterare”

4. Attest och teckningsrätt

Attesträtten innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna och delegeras inte till
anställd som är tf GS. Likadant är det med teckningsrätten (firma resp bank- och postgiro),

som gäller enligt styrelsebeslut.

/Antagna av ledningsgruppen 9 december 2008