Beslut om översynen av sekretariatets organisation Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2000

Till: Styrelsen
Från: Översynsgruppen
Datum: 3 maj 2000



Beslut om översynen av sekretariatets organisation

Bakgrund
På styrelsemötet i december 1999 fattades beslutet att gruppen för översynen av sekretariatets organisation (översynsgruppen) till styrelsemötet i maj 2000 skulle presentera ett underlag för beslut om sekretariatets organisation. Efter att under hösten 1999 ha arbetat med de övergripande frågorna runt en teamorganisation bestämdes att den "andra fasen" av översynsgruppens arbete skulle koncentreras på mer konkreta frågor om kompetens och bemanning för sekretariatets olika team.

Översynsgruppens arbete
Översynsgruppen, som för närvarande består av Hanna Roberts, Maria Eklund, Per Kylberg, Carl Söderbergh, Jenny Sjögren (personalens representant) och Dan Grundin, har vid ett antal tillfällen under våren diskuterat den fortsatta översynen av sekretariatets organisation. Den 3 mars gav gruppen klartecken till att teamorganisationen på sekretariatet sjösattes, dessutom beslutades att offerera Barbro Mellberg från Ledarinstitutet uppdraget att göra en utredning i anslutning till översynen. Uppdraget innebar att göra en kompetensinventering och en kartläggning av kompetensbehovet på sekretariatet, samt ett förslag till bemanningsplan. Översynsgruppen har aktivt deltagit i Barbro Mellbergs utredningsarbete, vilket också framgår av den bifogade rapporten.

Kort sammanfattning av Barbro Mellbergs rapport
Utifrån två enkäter till sekretariatets anställda har Barbro Mellberg dels gjort en individuell kompetensinventering, dels en skattning av några specifika kompetensområden. Enkäterna sammanfattas i en PM om sekretariatets behov av kompetensutveckling.

Rapportens resonerande del utgår från tre huvudfrågor (numrering enligt rapporten):

3.1 Organisationen: vilken organisation behövs för att Amnesty effektivt ska kunna lösa sin uppgift?
3.2 Kompetensen: vilken kompetens behövs för att Amnesty effektivt ska kunna lösa sin uppgift?
3.3 Bemanningen: vilka resurser och vilken bemanning behövs för att Amnesty effektivt ska kunna lösa sin uppgift?

Vad gäller organisationen (3.1) fastslås att den nyligen införda teamorganisationen ger en bra grund för framtiden, men att den behöver vissa justeringar för att förbättra tvärarbetet mellan teamen.I den del som handlar om kompetensen (3.2) redogörs för den nuvarande situationen och framtida utvecklingsbehov. Här konstateras att sekretariatet har en hög generell kompetens, men att detta inte är helt oproblematiskt eller odelat positivt. Framtidens bemanningsbehov (3.3) formuleras i ett antal vägvalsfrågor och utmynnar i tre konkreta bemanningsalternativ. I en avslutande del sammanfattas i punktform de viktigaste förslagen till fortsatta åtgärder vad gäller organisationen, kompetensen och bemanningen.

Slutsatser
Att arbetet med sekretariatets organisation är en långsiktig process framgår tydligt av rapporten. Flera av frågorna som väcks i rapporten bör sekretariatet arbeta vidare med, andra är av så övergripande strategisk karaktär att styrelsen bör föra diskussionen vidare, åtminstone vad gäller den viktigaste: Vilken professionell organisation behövs för att på bästa sätt kunna utveckla Amnesty som aktivistorganisation? Den här frågan aktualiseras inte minst av diskussionerna om olika aktivistcentra med anställd personal ute i landet.

Vissa beslut om den övergripande organisationsstrukturen, t ex övergången till en teamorganisation, har redan fattats, andra måste med nödvändighet fattas i samband med att framtida beslut om sektionens verksamhet tas. Ett exempel är det rambeslut om budgeten 2001 som tas på junimötet och vilka konsekvenser detta får för bemanningen på sekretariatet. Ett annat är den långsiktiga planering av verksamheten 2000-2004 styrelsen kommer att besluta om efter att årsmötet tagit ställning till förslaget till handlingsplan.

Trots att så mycket i Barbro Mellbergs rapport pekar framåt och kräver fortsatt arbete anser översynsgruppen ändå att ett antal beslut kan och bör fattas vid detta styrelsemöte.

Förslag till beslut

att styrelsen fastställer teamorganisationen på sekretariatet

att styrelsen på junimötet 2000, i samband med att sekretariatet presenterar ett första ramförslag till budget 2001, beslutar om sekretariatets bemanning i termer av antalet tjänster 2001

att styrelsen vid de kommande möten där den långsiktiga planeringen utifrån handlingsplanen görs beslutar om sekretariatets bemanning i termer av antalet tjänster under perioden 2002-2004

att styrelsen uppdrar åt generalsekreteraren att fortsätta arbetet med att utveckla teamorganisationen utifrån de förslag som presenteras i Barbro Mellbergs rapport

att styrelsen uppdrar åt generalsekreteraren att efter sekretariatets utvärderingsdagar i november 2000 lämna en rapport om teamorganisationen till styrelsemötet i december 2000

att styrelsens översyn av sekretariatets organisation härmed anses avslutad och att den av styrelsen tillsatta översynsgruppen upphör som grupp