Protokoll från AU-mötet den 15 april 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2000


[Protokoll från AU-mötet den 15 april 2000]

      amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden



PROTOKOLL

MÖTE MED STYRELSENS ARBETSUTSKOTT (AU) DEN 15 APRIL 2000


Ledamöter Närvarande
Jesús Alcalá ej närvarande
Maria Eklund X
Christian Gräslund X
Hanna Roberts anmält förhinder
Torbjörn Söderberg per telefon under p. 2, del av p.4 & 5 - 9
Henrik Zetterquist

Sekretariatet 		X
Tessi Fickendey X
Dan Grundin
Carl Söderbergh 		X
anmält förhinder

1. Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen med de ändringar och tillägg som framgår av protokollet.


2. Rapporter från utskotten

Christian Gräslund rapporterar från A-utskottsmötet den 1 april. Utskottet diskuterade främst två ärenden; de reviderade riktlinjerna för sektionens flyktingarbete (se p. 6) och två dokument från SCM (Standing Committee on the Mandate) som årsmötet kommer att ta del av. Ett utskick från utskottet om Amnesty och den ekonomiska sektorn, gick med som bilaga i månadens "Grupptrycket".

Maria Eklund, sammankallande för B-utskottet, meddelar att Gruppbildargruppens sju värvade medlemmar idag officiellt påbörjar sitt arbete med ett helgmöte på sekretariatet. Inga fler utskottsmöten äger rum innan årsmötet i Malmö den 5-7 maj.

Torbjörn Söderberg, redogör per telefon för det senaste C-utskottsmötet. Ett försenat underlag om distriktens ekonomi och juridiska ställning blir klart till styrelsens junimöte.

Henrik Zetterquist, sammankallande i D-utskottet, meddelar att nästa D-utskottsmöte äger rum på måndag den 17 april. Under D-utskottsmötet den 20 mars, diskuterade man framtida arbetsformer inom utskottet samt breddning av den finansiella basen.


3. Ekonomisk rapport
Dan Grundin redogör kortfattat för sektionens ekonomi. Trenden från januari och februari håller i sig och den största avvikelseposten är återigen medlemsavgifterna, där bortfallet mellan 1999 och år 2000, utgör 1,2 miljoner kronor. Resultatet av den satsning som gjorts på medlemsvärvning genom WANTED-kampanjen hitills, kommer att presenteras på styrelsens majmöte.

Henrik Zetterquist rapporterar att Humanfonden i februari månad för första gången tappat tio sparare. Dock visar mars månads siffror på att femton nya sparare har anslutit sig. Det pågående börsraset har inte nämnvärt påverkat fondförmögenheten i Humanfonden, där en relativt liten del utgörs av IT-aktier. Hjälpfonden visar en markant ökning med 120 nya sparare.


4. Rapport om arbetet med översynen av sekretariatets organisation
Dan Grundin redogör för den första delrapport av de två enkäter, som sekretariatspersonalen besvarat. I Barbro Mellbergs (Ledarinstitutet) uppdrag ingick, att utifrån nuvarande organisation göra en kompetensinventering på sekretariatet, en kartläggning av sekretariatets kompetensbehov, ett förslag till bemanningsplan samt komma med förslag till eventuella utvecklings- och utbildningsåtgärder.

Enkät 1 kan betecknas som en individuell kompetensinventering och syftade främst till att få en klar bild över den befintliga kompetensen på sekretariatet.Vad som framgick tydligt ur enkätsvaren, var att Amnestys sekretariat generellt besitter en mycket hög kompetensnivå. Detta anses både positivt och negativt. Tillgången till spetskompetens inom skilda områden kan samtidigt vara en förklaring till en relativt hög personalomsättning.

Enkät 2 besvarades anonymt och syftet var att se relationen mellan olika kompetensområden och hur stort "gapet" upplevs mellan nuvarande kompetens och den kompetens som bedöms behövas för framtiden. Det största gapet mellan befintlig och behövd kompetens blev störst för områdena kampanj- och projektkompetens samt engagemangskompetens.

En fråga som översynsgruppen kommer att vidarebefordra till styrelsen, är hur man på sikt ser på sekretariatets dimension. Handlingsplanen ska styra resursanvändandet och är en tillväxtplan.

Översynsgruppen har två möten inplanerade innan årsmötet; den 19 april samt den 2 maj. En fullständig rapport kommer att presenteras på styrelsemötet, den 4-5 maj.

AU kommenterar rapporten i positiva ordalag.


5. Inför årsmötet

- Seminarier
Tessi Fickendey informerar AU om senaste nytt vad gäller seminarier och dess föredragshållare. De åtta seminarierna får följande uppdelning:
Fredag: 1. Fundraising, 2. Tortyr, 3. DUG, 4. Ungdomsträffen.
Lördag: 5. Internationella mandatutvecklingen, 6. Amnestys utveckling i Litauen, 7. EU:s flyktingpolitik, 8. Rekrytering av aktiva medlemmar

- Gäster
AU går igenom den sammanställda listan på internationella årsmötesgäster och diskuterar en ansvarsfördelning mellan styrelsemedlemmarna. Varje inbjuden talare får, förutom den lokalt tillsatta beledsagaren, även en representant från styrelsen som värd/ värdinna, enligt nedan angivna fördelning; representanterna för andra sektioner får normalt bara en lokalt utsedd beledsagare:
Amtul Naheed (Pakistan) - Carl Söderbergh
Dimitrina Petrova (Ungern) - Susann Olsson
Valiantsin Stsefanovich (Vitrysland) - Robert Hårdh
Mary Gray (USA) - Christian Gräslund
Helen Bamber (England) - Binnie Kristal-Andersson
Tommy Lindgren (Finland) - Christian Gräslund
Anwar Sadat Khan (Bangladesh) - Henrik Zetterquist
Piotr Skrzypczak (Polen) - Torbjörn Söderberg
Adama M.D. Cham (Gambia) -
Bodil Röyset (Norge) -
Patricia Kaatee (Norge) -

- Funktionärer
AU diskuterar en eventuell funktionärsträff på fredagkvällen den 5 maj, alternativt på sekretariatet veckan innan årsmötet. Ett möte med de två årsmötesordförandena är inplanerat som en sista punkt i dagordningen på styrelsemötet den 5 maj.

- Styrelsens arbetsfördelning
AU diskuterar den av styrelsen fastställda arbetsfördelningen i beredningsgrupperna. Inga vidare revideringar görs.

- Hantering av förslaget till handlingsplan på årsmötet
Christian Gräslund meddelar att en sammanställning av remissvaren nu är färdigställd. Under lördagens årsmötespresentation av handlingsplanen för 2000-2004, kommer en redogörelse för handlingsplanens struktur samt själva remissprocessen att ingå. AU diskuterar och tilldelar beredningsgrupperna de sex fastslagna långsiktsmålen (Long-Term Objectives, LTO) ur LAP:n 1995-2004:
Beredningsgrupp 1 - LTO 1
Beredningsgrupp 2 - LTO 2 + 3 + 4
Beredningsgrupp 3 - LTO 5 + 6

AU diskuterar vidare hur en arbetsordning för funktionärerna i beredningsgrupperna skulle kunna se ut.

Beslut
att uppdra åt Christian Gräslund att komma med ett förslag till hantering av förslaget till handlingsplan 2000-2004 på årsmötet.

- Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2000
AU har tagit del av rapporten och diskuterar hur man ska gå vidare med de synpunkter som Granskningskommittén givit. De sammankallande i utskotten har tagit till sig den kritik som berörde utskottens antal möten och protokollföring. AU noterar att:
A-utskottet under perioden juni 1999 - 15 april 2000 protokollfört fyra utskottsmöten.
B-utskottet har under samma period haft 3 möten.
C-utskottet har under den ovannämnda perioden haft fyra möten. Torbjörn Söderberg, som sammankallande i C-utskottet, kommenterar att anteckningar visserligen har förts under utskottsmötena, dock har dessa inte skickats vidare till sekretariatet och följaktligen inte varit tillgängliga för medlemmarna.
D-utskottet har haft fem möten (med ett sjätte inplanerat måndagen den 17 april).


6. Reviderade riktlinjer för sektionens flyktingarbete
Christian Gräslund presenterar kort förslaget till riktlinjer för svenska sektionens flyktingarbete, som A-utskottet reviderat. Innan styrelsen fastställer riktlinjerna på junimötet, ska förslaget först förankras hos flyktingombud och flyktinghandläggare. AU diskuterar det föreliggande förslaget.


7. Förslag till dagordning för styrelsemötet de 4-5 maj 2000
AU går igenom förslaget till dagordning för styrelsens möte den 4-5 maj. Torbjörn Söderberg menar att en bättre prioritering måste göras av punkterna på dagordningen. Då ramarna för det kommande arbetsåret sätts på junimötet, bör ett AU inplaneras i början av juni månad. AU diskuterar Torbjörn Söderbergs förslag och enas om att beslut i frågan bör tas i den nya styrelsen på det konstituerande mötet den 7 maj. Dan Grundin påpekar att det beslutsunderlag om en Informationsvideo om Amnesty, som föreligger under punkten "Övriga frågor", måste inkluderas.

Beslut
att lägga till p.10 "Informationsvideo om Amnesty" till dagordningen.


8. Förslag till dagordning för konstituerande styrelsemöte den 7 maj 2000
AU diskuterar och kommenterar det förslag till dagordning som föreligger samt tar upp frågan om AU fortsättningsvis ska ha en annan sammansättning eller rent av bli telefonmöten. Man enas inom AU om att dagordningen för det konstituerande mötet med sektionens styrelse den 7 maj 2000 bör inbegripa ett förslag till arbetsordning samt ett förslag till möteskalender.

Beslut
att Torbjörn Söderberg presenterar ett förslag till arbetsordning på det konstituerande mötet samt

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett förslag till möteskalender till styrelsemötet den 4-5 maj.


9. Övriga frågor

- Informationsvideo om Amnesty
Dan Grundin redogör för underlaget och hänvisar till förslaget till handlingsplan för år 2000-2004, där det angivna ambitiösa målet, att "alla gymnasieskolor ska besökas", kräver stora resurser för att kunna genomföras. Den beräknade projektkostnaden finns inte inlagd i årets budget, då en inventering av befintligt presentationsmaterial först nyligen slutfördes. AU ställer frågan om intern tid på sekretariatet inberäknats och Dan Grundin menar att den blir marginell. Ärendet och förslag till beslut tas upp på styrelsens majmöte.

- Sent inkommen motion från grupp 313
AU noterar men kommenterar inte den sent inkomna motionen från grupp 313.

Beslut
att vidarebeforda den sent inkomna motionen om "Gruppens arbete" till årsmötet .

- Brev från grupp 9
Henrik Zetterquist redogör för det brev som styrelsen mottagit från grupp 9 i Hörby. Gruppen är i behov av ett lån från sektionen på minst 100 tkr för inläggning av golvvärme till en 325 kvm stor golvyta. AU:s ledamöter är i princip positiva men efterlyser en mer ingående kostnadskalkyl och anser att en närmare utredning bör göras för att klarlägga de juridiska frågorna.

Beslut
att Henrik Zetterquist kontaktar grupp 9 i detta ärende.

- Sektionens revisorer
Dan Grundin redogör för det brev som inkommit från sektionens revisorer, där Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB avsäger sig vidare uppdrag p g a stor arbetsbelastning. AU diskuterar ärendet och konstaterar att sektionen ej hinner genomföra en korrekt upphandling av nya revisorer innan årsmötet i Malmö.

Beslut
att uppdra åt sekretariatet att kontakta valberedningen.

- Holländska sektionens årsmöte
Den holländska sektionens årsmöte äger rum den 17 juni i Amersfoort. Christian Gräslund föreslår att Susann Olsson utses som sektionens representant vid årsmötet i Holland.

Beslut
att tillfråga Susann Olsson i ärendet.

Tessi Fickendey
Sekreterare 		Christian Gräslund
Mötesordförande