Reserverna och Humanfonden Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 1998

Till: AU och styrelsen
Från: D-utskottet
Datum 15 april 1998

Reserverna och Humanfonden

Bakgrund
D-utskottet har fått uppdraget att ge sektions styrelse ett underlag gällande den ekonomiska planeringen och reserverna. Själva förändringen av budgetprocessen är rapporterad tidigare och likaså principerna för reserverna. Det vi vill ta upp här är reservernas storlek och Humanfondens koppling till detta.

Bundna reserven
Styrelsen har tidigare beslutat om att bibehålla den bundna reservens storlek, som motsvarar 13 % av sektionens budgeterade kostnaderna.

Den bundna har primärt ett syfte. Det skall finnas medel att kunna upplösa och avveckla sektionens verksamhet när det blir nödvändigt eller möjligt. Vi är övertygade att vid denna tidpunkt kommer sektionens ekonomiska verksamheten redan har sjunkit till en nivå att nuvarande procentuella storlek på reserven räcker till.

Fria reserven
Utskottet har intensivt diskuterat hur stor den fria reserven skall vara. I försök att beräkna omfånget krävs realism angående behovet och den insikten att det inte är bra att spara för mycket. Stora reserver innebär att pengarna inte används och att de därför inte genererar nytta i arbetet. Samtidigt som de skall vara så stora att den eftersträvade flexibiliteten i budgeten även kan finnas kvar när intäkterna sjunker.

Det finns idag internationella rekommendationer för hur stor den totala reserven ska vara.

Den internationella normen innebär att reserven skall vara så stor så att den omfattar
75 % av personalkostnaderna och 25 % av övriga kostnader, vilket vi tolkar som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar.

I nuvarande läge ligger våra reserver något högre än de skulle göra med de beräkningsgrunder som den internationella rörelsen använder och som vi rekommenderar att den svenska sektionen skall följa.

75 % personalkostnaderna 6.7 miljoner kronor
25 % av övriga 1.3 miljoner

Totalt behov 8.0 miljoner

Av dessa åtta miljoner är idag fem miljoner bundna vilket då ger ett behov av 3 miljoner kronor till fria reserven. Den totala reserven 1997 var 9.7 miljoner kronor.

Detta skulle vara normen och rekommendationen för styrelsen att hålla sig till. Beräkningsnivån på 75 % av personalkostnaderna och 25 % av övriga rörliga kostnader för sektionens totala reserven skall inte understigas, eftersom vi vet att ett underskott i budgeten snabbt tär på de fria reserverna.

Humanfonden som en säkerhet
Underskott i budgeten uppstår vanligtvis när man har brister gällande kostnadsuppföljning och/eller beräkning eller osäkra intäkter. Vi bedömer att vi idag i sektionen har en god medvetenhet om kostnader och håller budget inom de olika kontona.

Det är intäkterna som är problemet. Vårt beroende av gåvor kommer alltid göra det svårt att göra exakta kalkyler. Vi har lärt oss och kommer även i fortsättning vara tvungen att leva mer eller mindre med det.

Den intäktskälla som idag växer snabbast är Humanfonden. I Bancofonders tidning var de ”snälla” och sa att inkomsten från fonden motsvarade 10 % av Amnestys verksamhet. Vi antar att det stämmer om man räknar bort IS-avgiften. Vårt beroende av Humanfonden blir större och större. Ytterligare ett problem med Humanfonden är att intäkten bestäms av aktiemarknaden och är beroende av politiska beslut.

Däremot tror vi att sektionen kan minskar sitt beroende om vi inte använder hela fondens intäkter till budgeten utan avsätter en del varje år till reserven. Samtidigt kan vi på så sätt bättre möta intäktssvackor.

Vårt förslag är att vi varje år avsätter 30 procent av Humanfondens senaste kända resultat till reserven. Om vi inte behöver använda den för att möta eventuella intäktsminskningar så kan förra årets avsättning användas till de disponibla delarna i budgeten.

Vi måste naturligtvis vara realistiska och inse att vi inte kan minskar direkt nästa års budget med 30 procent av Humanfondens reslutat utan föreslå en infasningsperiod av fyra år från och med 1999. Då börjar vi med fem procent, år 2000 höjer vi till tio procent, år 2001 till tjugo för att år 2002 har nått nivån av trettio procent.

Vi vill att styrelsen ”säkrar” Humanfonden så att vi vet att vårt beroendeförhållande minskar och att den aktivt blir en extra buffert i budgetarbetet och på så sätt ytterligare säkrar reserven.






Tabellen nedan beskriver vad vi menar.