Utvärdering av försäljningsverksamheten i Malmö Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1996

Datum: 1996-02-14
Till: Styrelsen
Från: Referensgruppen för försäljningsverksamheten Malmö



Utvärdering
Försäljningsverksamheten i Malmö


Inledning
Styrelsen beslöt vid sammanträde i juni 1995 att den rubricerade verksamheten ska utvärderas.
Starten 1994 föregicks av utredningar som resulterade i styrelsebeslut om utlokalisering och
start av försäljningsverksamhet till Malmö.Vi i referensgruppen har valt att utvärdera försäljnings-
verksamheten 1995. Vi berör också tidigare års försäljningsverksamhet samt den möjliga
utvecklingen 1996.
Sedan starten maj 1994 har verksamheten utvecklats. Kunskap och erfarenhet om våra målgruppers
produktval, betydelsen av frivilligas hjälp i arbetet och inte minst samarbetet med Amnestygrupperna
i regionen.


Verksamhetens utveckling
Sortimentet
Sedan starten 1994 har produktsortimentet förändrats som en följd av de erfarenheter som gjorts
utifrån målgruppernas val vid köp. Det har visat sig viktigt att produkterna har någon form av
Amnestyidentitet och kravet på miljövänlighet är stort.

Lokal
Lokalen som hyrs för ändamålet är belägen strax intill centrum av Malmö. Nyttjandet av lokalen
har ökat kraftigt inte minst på grund av gruppernas mötesverksamhet och möjlighet till arbete med
utställningar etc. Under året har diskussionen om försäljningen i butiken aktualiserats då endast en
ringa del av försäljningen sker över disk. Exponeringen av Amnestys verksamhet via butiksfönstren
har sannolikt ökat Malmöbornas kunskap och intresse för rörelsen. Den totala lokalytans utformning
gör det dock svårt att nyttja lokalen till fullo. Allt för mycket av utrymmet är "gångytor" och stora delar
av källaren nyttjas ej. Hyresavtalet som löper till 30 september 1996 har sagts upp för omförhandling
för att eventuellt minska hyran/ytan alternativt byta lokal.

Anställda
Fram till årsskiftet 1995/96 har två anställda på vardera halvtid skött verksamheten med hjälp av
frivilliga insatser. De frivilliga arbetsinsatserna har i huvudsak bestått av packning, fakturering, butiks-
försäljning, färdigställande av produkter samt städning av lokalen.

Marknadsföring
Marknadsföringen gentemot målgrupperna har framför allt skett via två årliga produktkataloger samt
produktannonser i varje nummer av Amnesty Press. Katalogerna har distribuerats framförallt till med-
lemskåren via Amnesty Press. I samband med medlemsvärvningskampanjen hösten 1995 erhöll nya
medlemmar katalogen (ca 15.000 ex) Katalogen har även distribuerats till Amnestys autogivare, samt
till medlemmar i en bokklubb.

Postorderverksamhet
Postorderverksamheten dominerar försäljningen till över 90 % . Kunderna är till allra största del
Amnestymedlemmar. Verksamheten har utvecklats vad gäller snabbhet i leveranser fakturering.
Hälften av all postorderförsäljning under året sker i november och december. Genomsnittsordern
är c:a 200:-.

Butik
Försäljningsverksamheten i "butiken" utgör en mindre del av omsättningen men butiken har stor
betydelse som informationskälla till allmänheten och som mötesplats för grupper och medlemmar.
Butikens skyltfönster ger möjlighet att exponera Amnesty gentemot allmänheten. Med hjälp av frivilliga
med rätt kunskap har de två skyltfönstren förändrats i takt med produktförändringar och tiden. Förbi-
passerande stannar allt oftare upp och betraktar budskap och sortiment. Allt fler besöker lokalen för
att ställa frågor om Amnesty.

Frivilliga
Sedan starten har antalet frivilliga ökat och stabiliserats. Bland de 8-10 stadigt återkommande frivilliga
finns för tillfället personer med kunskaper och kompetens som behövs i verksamheten. Skriftliga rutiner
har under året upprättats för att snabbt sätta de frivilliga in i arbetet.

Malmögrupperna
Grupperna bidrar idag med en del av lokalhyran då de använder lokalen för gruppmöten (9 ggr/mån),
stormöten (1 g/mån), och öppet husverksamhet. Genom tillgång till lokalen har också gruppsekre-
terarmöten kunnat hållas. Utställningsmaterial kan produceras och lagras samt vara tillgängligt när
det behövs. Lättillgängligheten för kopiering av Amnestymaterial har också förbättrats pga att lokalen
finns och alltid är bemannad.

Referensgruppen
Styrelsen utsåg vid sitt sammanträde i juni 1995 en referensgrupp för Amnestybutiken bestående av
Charlotte Dunge, Magnus Brattgård (adj), Gunilla Löfström och från sekretariatet Hans Hagwall och
Suzy Nilsson. Avsikten med referensgruppen är att tillsammans med försäljningspersonalen utveckla
verksamheten för framtiden. Gruppen har träffats vid flera tillfällen och arbetat med frågor som hur
minska kostnader, öka intäkter, produktval, marknadsföring mm.

Ekonomiskt utfall 1995
De sammanlagda försäljningsintäkterna uppgick till 968 tkr. Av detta utgjorde fakturerade avgifter
(porto och expedition) 156 tkr. Det utfall som skall jämföras med budgeterade 750 tkr är alltså
812 tkr, vilket innebär 62 tkr över budget (= 8 procent). Över hälften av försäljningen låg i november
och december.
När det gäller kostnaderna och resultatet (som ju är intäkter minus kostnader) är det mycket vikt-
igt att ha klart för sig att vissa av de misstag som gjordes då verksamheten startade och som
omnämns på annan plats i denna rapport, och även i den rapport som förelades styrelsen i juni 95,
kommer att tas upp som en kostnad i 1995 års räkenskaper för sektionen. Det handlar om ca
205 tkr och avser nedskrivning av lagervärdet; av de mycket stora inköp som gjordes våren 1994
ligger stora delar fortfarande osålda och det är mycket svårt att hävda att de har de i 1994 års
räkenskaper upptagna värdet.



De i detta sammanhang intressanta kostnaderna är emellertid de som avser 1995 års verksamhet.
Dessa uppgår till 1 337 tkr. Den största posten är kostnaden för de sålda varorna. Dessa ligger på
433 tkr, vilket innebär ett påslag på ca 90 procent (eller, omvänt, en marginal på ca 46 procent).
Lönekostnaderna uppgick till 348 tkr. Reklamkostnaderna uppgick till 225 tkr, vilket är drygt 25
procent av försäljningen (exklusive avgifter). Utfallet för 1995 blir (tkr)

Intäkter 968
Kostnader 1 337
Resultat - 370

Resultatet för 1995 års verksamhet hamnar alltså på en förlust på 370 tkr. Det är detta som skall
användas som jämförelsetal eller referens när man vill bedöma den framtida bärkraftigheten av
verksamheten. Det bör poängteras att detta resultat i viss mån är en fråga om subjektiv gränsdrag-
ning. Man skulle med ett mer omfattande beräkningsarbete kunna tillföra ytterligare ett antal
poster, varav några skulle förbättra resultat, andra försämra det.
Till detta 'resultat för 1995 års verksamhet' på - 370 tkr skall så läggas den kostnad som nämnts
ovan och som skulle kunna benämnas 'under 1995 konstaterade misstag avseende 1994'. Denna
uppgår till 205 tkr. I sektionens räkenskaper för 1995 kommer därför den sammanlagda förlusten
för Malmöverksamheten att tas upp till - 575 tkr.

Det sammanlagda resultat sedan starten i maj 1994 blir följande (tkr):

Intäkter 1994 659
Intäkter 1995 968 1 627

Kostnader 1994 864
Tillkommande kostnader
1994, fastställda 1995 205
Kostnader 1995 1 337 2 406

Resultat hela perioden - 779






Verksamhet 1996

Produkter
De erfarenheter som man skaffat sig när det gäller tex produktval och lagernivåer har inneburit
förändringar sedan starten 1994. Det har visat sig att kunderna väljer mindre kostsamma produkter.
Vykort, brevpapper,ljus, t-shirts är bra försäljningsvaror. En ny produktgrupp är varor som riktar sig
till barn tex ryggsäckar,portmonäer som är färglada och har en trevlig design. Samarbetet med
sekretariatet i Stockholm kring kampanjer resulterar i kampanjanpassade produkter för försäljning
och som marknadsförs i samråd.
För att undvika hyllvärmare har inköpskvantiteterna reducerats kraftigt. Utökat samarbete med
grossister gör det nu mer möjligt att köpa mindre kvantiteter till jämförbart bra pris. Vidare har sam-
arbetet och utväxling av produkter utvecklats med andra sektioner. Då huvuddelen av kunderna är
trogna och återkommer tillförs sortimentet ständigt nya produkter medan "gamla" avvecklas.

Marknadsföring
Under hösten 1995 utarbetades en marknadsplan för verksamheten som nu ligger till grund för
årets försäljning. I samband med postorderförsäljningen under det gångna året gjordes en en-
kätundersökning hos kunderna som ger vägledning om produkter, priser leveranser etc..
Annonsering via Amnesty Press och katalogutskick via Amnestys givarregister fortsätter och
utvecklas. I Malmöregionen förekommer gratisannonsering i vällästa Nöjesguiden och ett antal
gratisspottar planeras i lokala radiokanaler. Produktkatalogen som tidigare givits ut med ny ut-
formning och nytt produktsortiment vår och höst begränsas under året med en ny katalog 1996
och som kommer ut till hösten. En av Malmögrupperna arbetar med att lansera artiklar om verk-
samheten för att införas i rikstäckande veckotidningar.

Postorderverksamheten
Som tidigare framkommit är postorder den affärsmässigt överlägset mest lönsamma del av
verksamheten. Fördelen med postorder är att det praktiska arbetet såsom lagerhantering,
packning,förberedelser för leveranser kan skötas när som helst på dygnet och är väl lämpad
för frivilliga insatser. Under året kommer därför frivilliga att erbjudas ökade insatser. Målet är
att bibehålla och om möjligt förbättra försäljningsresultatet från 1995 vad gäller postorder-
verksamheten 1996.


Butiken
Butiken utgör till största delen Amnestys ansikte ut till allmänheten och har sannolikt ett mycket
stort informationsvärde. Ur affärsmässig synpunk utgör butiksförsäljningen en ringa del av den
totala volymen. För att bedriva butiksförsäljning krävs öppettider som förväntas av allmänheten.
Butiksverksamheten kommer därför att tonas ner ur försäljningssynpunkt.

Malmögrupperna
Malmögruppernas nyttjande av lokalerna fortsätter och utvecklas. Det har visat sig att den ge-
mensamma plattform som lokalen erbjuder ökar gruppernas aktiviteter och samarbete. Grupp-
ernas nyttjande av lokalerna innebär också att hyreskostnaderna fördelas.

Anställda
En stor del av kostnaderna utgörs av kostnader för personal. Minskade personalkostnader
och ökade frivilliginsatser är nödvändigt. Detta innebär att fr o m 1 februari leds verksamheten
av en halvtidsanställd med hjälp av frivilliga krafter.

Ekonomi
Som framgår av det ovan redovisade ekonomiska utfallet för 1995 så krävs åtgärder för att dels
minska kostnaderna och del öka intäkterna. Styrelsens beslut att underskottet ej får överstiga
170.000;- 1996 kräver åtgärder.
För att förverkliga resultatet har följande åtgärder vidtagits:
- Personalantalet har reducerats från två halvtidsanställda till en halvtidsanställd.
- Förhandlingar med hyresvärden pågår om reducerad hyra alternativt andra lokaler.
Målet är att minska hyran med 35 %
- Katalogen utkommer under hösten 1996 till skillnad mot 1995 då den utkom som vår- resp.
höstkatalog




Sammanfattning
Erfarenhetsmässigt vet vi att det tar lång tid att bygga upp verksamhet av denna karaktär. Vi vet
också att huvuddelen av våra medlemmar behöver " Amnestyprodukter" för att markera sin till-
hörighet och visa Amnestys ansikte utåt. I de kontakter vi haft och har med "våra" kunder förstår
vi hur värdefullt det är att Amnesty samlat denna typ av försäljningprodukter under ett tak. Grupper
kan för sina aktiviteter köpa på kommission för försäljning vid sina arrangemang. Enskilda med-
lemmar och andra sympatisörer förväntar sig möjligheten att införskaffa produkter med Amnesty-
profil. Uppenbart är att Malmölokalen och dess personal har bidragit till ökade aktiviteter
bland grupperna i regionen av de skäl som tidigare angivits. Vi konstaterar att den samman-
tagna försäljningsverksamhetens lokalisering till Malmö har haft en gynnsam effekt i regionen.
Försäljningsverksamheten har haft en del barnsjukdomar men formar sig nu till en positiv utveckling.
De åtgärder som nu genomförs avser att stabilisera verksamheten. Det är viktigt att denna verk-
samhet finns i Amnesty och utgör en del av det totala informationsflödet
.

Förslag till beslut
Referensgruppen föreslår att styrelsen beslutar att verksamheten ska fortsätta och att
underskottet för 1996 ej får överstiga 170.000:- och att ny utvärdering presenteras för verksam-
hetsåret 1996 på det andra styrelsemötet 1997.

Bilagor; Budget, Malmöprojektet 1996
Enkätundersökning 1995
Marknadsplan 1996
Lagervaror 1995 inköpta 1994