- Skriv ut
- Uppdaterad 29 Apr 2020
Marsmötet 2020 Protokoll från 14 mars 2020
Signerat protokoll från styrelsemöte 14 mars.
PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 14 MARS 2020
Tid: Kl 09.00-16.45
Plats: Sekretariatet, Stockholm
Ordförande: Amanda Jackson
Vice mötesordförande: Linn Malmborg
Justerare: Anna Fairbrass
Närvarande
Amanda Jackson, ordförande
Beatrice Schönning, personalrepresentant (§152-162)
Clara Gustafsson, suppleant
Anna Fairbrass
Lars Gäfvert
Linn Malmborg
Madelaine Seidlitz, personalrepresentant (§163-174)
Malgorzata Håkansson
Mehjar Azzouz, suppleant
Mårten Rosander, kassör
Nina Virkkala
Ulrika Westerlund
Sekretariatet
Anna Lindenfors, generalsekreterare (§152-§168)
Anna Johansson, avdelningschef
Elisabeth Lundgren, förändringsledare
Lena Arvidson, avdelningschef
Lina Jakobsson, organisationsutvecklare
Sofia Fjellestad, avdelningschef
Övriga
Helena Landelius, valberedningen (§165)
§ 152. 2020 MÖTET ÖPPNAS
Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.
§ 153. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN
Styrelsen beslutar
att under övriga frågor lägga till “återkoppling från möte med den internationella styrelsen och det internationella sekretariatet” och fråga om “transparens”, samt att låta punkt 4.2 utgå och att med dessa tillägg och denna ändring fastställa dagordningen.
§ 154. 2020 [punkt 2.2] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 8 FEBRUARI 2020
https://medlem.amnesty.se/styrelsemoten/februarimotet-2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 8 februari 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 155. 2020 [punkt 2.3] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18198/%C3%96ppna%20beslut%20-%20mars%202020.pdf
Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som stängs, se bilaga 1.
Styrelsen framför att utöver de beslut som föreslås stängas så ska även beslutet på rad 121 §116. “Rapport om per Capsulambeslut gällande riktlinjer för kontakt utskott-sekretariat” och beslutet på rad 206 §97. “Kupprisk på årsmötet” stängas.
Styrelsen lägger uppföljningen av öppna beslut till handlingarna.
§ 156. 2020 [punkt 3.1] GENERALSEKRETERARENS RAPPORT
Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.
§ 157. 2020 [punkt 3.2/3.3] RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER
Styrelsen framför att grankningskommittén har kommenterat att det i sektionens avtal med Amnestyfonden har lagts till en del som förtydligar samarbetet gällande tjänstefördelningen mellan sektionen och Amnestyfonden. Denna del är godkänd av Amnenstyfondens styrelse men ännu inte av sektionsstyrelsen.
Styrelsen framför också att studentrådet har reagerat på att de nya riktlinjerna för boendekostnader i samband med aktivist- och medlemsevenemang slår hårt mot unga i och med att de också innehåller riktlinjer om resor. De nya riktlinjerna innebär att alla nu måste köpa sina resor själva och ligga ute med pengarna till dess att sekretariatet gör en utbetalning till respektive person som har ansökt om att få sin resa betald av sektionen. Enligt studentrådet slår de nya riktlinjerna hårt mot unga som inte har råd att stå för resorna själva och samtidigt har svårt att ligga ute med pengar.
Sekretariatet svarar att den framförda kritiken har lett till att sekretariatet har ändrat denna rutin i samband med resebokningarna till årsmötet. Sekretariatet kommer att ändra arbetsrutinerna för alla medlemsevenemang vad gäller resor för de personer som är i behov av ekonomiskt stöd för sina resor, utan att riktlinjerna skrivs om.
§ 158. 2020 [punkt 4.1] ÅRSREDOVISNING 2019 INKL. EFFEKTRAPPORT (INFÖR ÅRSMÖTET)
Amnesty Sveriges årsredovisning och effektrapport 2019
Anna Lindenfors och Lena Arvidson föredrar.
Anna Lindenfors framför bland annat att sektionen nu arbetar mer systematiskt med MR-kränkningar i Sverige, vilket är i enlighet med den långsiktiga riktningen. Under det gångna året har sektionen också arbetat mycket med jämlikhetsfrågor, kopplat både till sekretariatet och implementeringen av aktivismstrategin som antogs hösten 2019 (även det i linje med den långsiktiga riktningen). Inom aktivismarbetet har nya arbetssätt börjat ge utdelning, inte minst i påverkansarbetet på kommunal nivå. “Amnesty alert” är också ett nytt initiativ från 2018 som fått många följare under 2019. Budgetprocessen inför 2020 där samtliga kostnader sågs över för att minska sektionens kostnader fungerade bra där beslut om placeringspolicyn och reservpolicyn bidrog till arbetet.
Lena Arvidson framför att revisorernas sammantagna analys är att det ser bra ut. Lena går igenom revisorernas påpekanden gällande årsredovisningen för 2018, som diskuterades på styrelsens marsmöte 2019. Sekretariatets rutiner har uppdaterats utifrån revisorernas kommentarer.
Styrelsen beslutar
att godkänna årsredovisningen för 2019 (inklusive effektrapporten för 2019).
§ 159. 2020 [punkt 4.3] HELÅRSRAPPORTERING (T3)
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18202/Tertialuppf%C3%B6ljning%203%202019%20(1).pdf
Anna Lindenfors, Anna Johansson och Sofia Fjellestad föredrar.
Styrelsen ber sekretariatet att gå igenom rapporteringen utifrån tre frågeställningar
har det som var planerat genomförts?
hur är resultaten i förhållande till målen och förväntat resultat/effekt?
vad drar sekretariatet för slutsatser?
Anna Lindenfors framför att mycket av det som står i planen har uppnåtts. Det pågår för närvarande ett arbete med att tydligare koppla resurserna/budget till målen i verksamhetsplanen, vilket ska möjliggöra analyser för en mer strategisk styrning.
Anna Johansson och Sofia Fjellestad går igenom rapporten mål för mål. Styrelsen ställer kompletterande frågor.
Styrelsen tackar för genomgången och lägger rapporten till handlingarna.
§ 160. 2020 [punkt 4.4] KOMMENTARER TILL DET EKONOMISKA UTFALLET (T3)
Lena Arvidson föredrar.
Under 2019 blev intäkterna lägre än förväntat samtidigt som kostnaderna för den planerade verksamheten också blev lägre än planerat. De lägre kostnaderna återfinns främst inom mål 1-4 (-0,8 miljoner kronor) och inom mål 5 (-5,4 miljoner kronor, varav fundraising -4,7 miljoner kronor och “ökad aktivism” -0,7 miljoner kronor). Resultatet påverkas också av att sektionen gav, utöver redan tidigare budgeterade fem miljoner kronor, ytterligare ett frivilligt bidrag på fem miljoner till den internationella rörelsen och att hela nedskrivningen för CRM-projektet på -2,3 miljoner kronor togs 2019 i enlighet med instruktioner från revisorerna. I och med att intäkterna blev lägre än planerat blev även det regelbundna bidraget till den internationella rörelsen lägre än planerat. På samma sätt regleras bidraget till Amnestyfonden procentuellt utifrån intäktens storlek.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 161. 2020 [punkt 4.5] UPPFÖLJNING AV GRANSKNINGSKOMMITTÉNS REKOMMENDATIONER 2019
Lina Jakobsson föredrar.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 162. 2020 [punkt 4.6] UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT 2019
Anna Johansson föredrar.
Styrelsens medskick
§ 42. MOTION OM POLICY FÖR BOENDEKOSTNADER UNDER AKTIVISTEVENEMANG
I årsmötesbeslutet om att ta fram riktlinjer för boendekostnader i samband med aktivist- och medlemsevenemang ingick att sektionsstyrelsen fick i uppdrag “att öka transparensen för vad evenemang kostar i riktlinjerna”. Det framgår inte i nuvarande riktlinjer. (Påpekande från granskningskommittén.) Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att göra detta tillägg till riktlinjerna och därefter lägga upp riktlinjerna med detta ändringsförslag i styrelsens forum.
§ 41. MOTION OM INKLUDERING AV EN UNG REPRESENTANT I AMNESTY SVERIGES VALBEREDNING
Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att ändra nuvarande skrivning i riktlinjerna för valberedningens valberedning så att det tydligt framgår att det i valberedningen ska ingå en ung person (inte äldre än 24 år) elleren person som är medlem i studentgrupp (kan vara äldre än 24 år).
§ 47. MOTION OM INTERNATIONELLT PROGRAM MOT TORTYR/§ 48. MOTION : OM ARBETET MOT DÖDSSTRAFF
Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att justera texten så att det framgår vad som är skillnaden i hanteringen vad gäller arbetet kopplat till dödsstraff och arbetet kopplat till tortyr.
§ 49. MOTION: OM ENGELSKSPRÅKIGT ARBETSMATERIAL
Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att tydliggöra vilket engelskspråkigt material som har lagts upp på webben samt att i implementeringsplanen förtydliga vad som avses göras, i enlighet med styrelsens tidigare kommentarer i styrelsens forum.
§ 53. STADGEÄNDRINGSBESLUT
Styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att förtydliga vad stadgeändringsbeslutet omfattar.
Styrelsen beslutar
att lägga fram uppföljning av årsmötesbeslut 2017 och 2019 till årsmötet 2020 med styrelsen medskick.
att ge sekretariatet i uppdrag att justera policyn för boendekostnader under aktivismarrangemang avseende transparens i enlighet med GKs rekommendation.
BILAGA - Rapport om hur medlemmarna ska involveras i planeringen av sektionens verksamhet
Styrelsens medskick
att inkludera hur medlemmarna kan involvera sig mer i det operativa arbetet med metodfrågor.
BILAGA - Rapport om arbetet med aktionsfall
https://medlem.amnesty.se/dokument/meeting/1354/Punkt%204.6%20Bilaga%206%20Rapport%20om%20arbetet%20med%20aktionsfall.pdf
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 163. 2020 [punkt 5.1] GRANSKNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT TILL ÅRSMÖTET 2020
Lina Jakobsson föredrar.
Styrelsen diskuterar rapporten och framför följande;
Rapporten påverkas av att granskningskommittén (GK) granskar per kalenderår istället för en årscykel årsmöte-årsmöte. Mycket av de åtgärder som görs från ett årsmöte till ett annat, bland annat uppföljning av årsmötesbeslut, presenteras på styrelsens februarimöte eller marsmöte, inför kommande årsmöte. Detta arbete omfattas inte av GK:s rapport, vilket styrelsen ser kan orsaka missförstånd och ge en missvisande bild av vad som gjorts.
I rapporten för 2019 har GK listat alla årsmötesbeslut och gått igenom hur dessa har följts upp. Styrelsen gör en liknande uppföljning på styrelsens marsmöte, vilket också blir en årsmöteshandling som är underlag för vilka årsmötesbeslut årsmötet kan stänga alternativt behålla öppna. Dessa dubbla redovisningar av hanteringen av årsmötesbesluten, som dessuom inkluderar olika tidsperioder, kan vara förvirrande och kanske kan göras om till en gemensam uppföljning.
Det pågår många processer som inte är helt genomförda men en felaktighet i rapporten rör styrelsens signerade protokoll som har varit tillgängliga på medlemssidorna från och med styrelsens oktobermöte 2019.
Att öka transparensen i styrelseprotokollen handlar för styrelsen om att skapa en bra balans mellan styrelsens beredningsprocesser (som bör vara styrelseinterna) och styrelsens beslut (som ska kommuniceras till medlemmarna).
Styrelsen efterfrågar att få se GKs rapport igen, innan den skickas till årsmötet. Sekretariatet ska fråga GK om detta.
Styrelsen beslutar
att ge sekretariatet i uppdrag att utifrån styrelsens medskick sammanfatta frågor och återkoppling till granskningskommittén avseende deras utkast till granskningskommitténs rapport till årsmötet 2020.
§ 164. 2020 [punkt 5.2] BEREDNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT
https://medlem.amnesty.se/dokument/meeting/1354/Rapport%20fr%C3%A5n%20beredningskommitt%C3%A9n.pdf
Lina Jakobsson föredrar.
Styrelsen diskuterar de förslag beredningskommitténs presenterar i sin rapport gällande att införa ytterligare ett motionsstopp, för de som vill ha hjälp och stöd från beredningskommittén. Styrelsen undrar hur beredningskommittén kommer att se på sent inkomna motioner, i förhållande till respektive motionsstopp.
Styrelsen beslutar
att planeringsutskottet genom Mårten Rosander tar kontakt med BK angående förslaget om två motionsstopp.
§ 165. 2020 [punkt 6] VALBEREDNINGENS PRESENTATION
Helena Landelius från valberedningen föredrar valberedningens förslag till årsmötet.
§ 166. 2020 [punkt 7.1] KONSULTATION INFÖR NÄSTA STRATEGISKA PERIOD - INFÖR RF
Elisabeth Lundgren föredrar.
Styrelsens medskick
Mål två är brett och inkluderar många frågor, men styrelsen anser inte att antalet frågor i “watching brief” nödvändigtvis bör minskas.
Förtydliga att Amnesty, inte generellt bör, utan kan, arbeta med orsakerna till MR-kränkningar i de fall där det bedöms vara en effektiv metod. Ändra skrivningen “Svenska sektionen stödjer förslaget”. till “Om det är en framgångsrik metod så kan Amnesty prata om orsaker.”
Ingången till ojämlikheter ska vara MR-kränkningar - det bör lyftas fram framför orsakerna.
Frågan om Human Rights relief finns redan med i diskussionerna men bör läggas till i dokumentet inför RF.
Styrelsen beslutar
att godkänna föreslaget underlag och därmed fastställa svenska sektionens ståndpunkter i relation till utkast på global strategi;
att ge svenska RF-delegationen i uppdrag att på Regional Forum 2020 arbeta i enlighet med ovanstående beslut, med mandat att förhandla om frågorna utifrån den anda som besluten ovan bygger på;
att uppdra styrelsens internationella utskott att tillsammans med sekretariatet fylla i den enkät som AIS delat med sektionerna i syfte att samla in synpunkter för utkast till global strategi.
att det extrainsatta styrelsemötet 1 april ställs in, till förmån för arbetsgången i föregående att-sats.
§ 167. 2020 [punkt 7.2] UTKAST SEKTIONENS STÅNDPUNKTER GÄLLANDE ÖVRIGA MOTIONER - INFÖR RF
Styrelsen gör inga medskick till utkastet.
§ 168. 2020 [punkt 7.3] FRÅGOR TILL IB, BL A OM DEN EKONOMISKA SITUATIONEN PÅ AIS - INFÖR RF
Uppföljningsutskottet har diskuterat det ekonomiska läget för den internationella rörelsen och framför att det saknas resonemang i utkastet till den globala strategin vad gäller kopplingen mellan prioriterade MR-frågor i strategin och den ekonomiska prognosen. Samtidigt konstaterar styrelsen också att det är positivt att en tydligare diskussion kring ekonomin för första gången kopplas till framtagandet av nya strategiska mål. Det märks också att förslaget för nästa strategiska period har varit ute på en omfattande och lång konsultationsrunda (där Amnesty Sverige har gett input flera gånger) och det nu balanserar väl mellan många olika viljor, även om en del frågor kvarstår.
Styrelsen ber GA-delegationen framföra följande frågor och noteringar till den internationella styrelsen (IB);
På vilket sätt tror IB att den nya strategins vägval kommer att påverka viljan att stödja Amnesty med tid eller pengar i olika delar av världen?
I den ekonomiska prognosen fortsätter Amnestys intäkter att växa i samma takt som de senaste åren. Vilken beredskap finns för att justera den ekonomiska planeringen på AIS om sektionernas intäkter inte når upp till dessa nivåer?
Investeringar föreslås flyttas mer från större etablerade sektioner till växande sektioner för att få bättre “return on investment”. Detta kan vara bra långsiktigt för organisationen, men på kort sikt kan det leda till minskade intäkter där fundraisinginvesteringarna dras ner. Det vill säga att den negativa effekten av minskad fundraising i större sektioner kommer snabbare än långsiktiga vinster av ökad fundraising i mindre sektioner. Hur ser IB på denna risk för en initial nedgång i totala intäkter till följd av omfördelningen av fundraisinginvesteringar?
Research verkar ju samtliga sektioner trycka på hur viktigt det är, men det tycks osäkert hur långt 1,7 m€ ökning räcker. Beskrivningen i underlaget “Building financial sustainability to deliver on the strategy” om vad denna ökning ska täcka ger bara två svepande områden som tillskottet ska täcka.
§ 169. 2020 [punkt 8.1] ÅRSMÖTET 2019 - FÖRSLAG PÅ DAGORDNING OCH PROGRAM
Anna Johansson föredrar.
Styrelsen framför att det, i och med den uppkomna situationen med covid-19, vore bra att planera för ett digitalt årsmöte. Styrelsen diskuterar möjligheten att fatta beslut om ett eventuellt digitalt årsmöte per capsulam i styrelsens forum.
Sekretariatet framför att det finns kostnader knutna till ett fysiskt årsmöte, såsom bokade hotellrum, som det inte går att avboka så här nära inpå årsmötet. Däremot skulle bokningen kunna flyttas fram.
§ 170. 2020 [punkt 8.2] ÅRSMÖTET 2019 - FÖRSLAG PÅ ÅRSMÖTESHANDBOK OCH ARBETSORDNING FÖR ÅRSMÖTET
Lina Jakobsson föredrar.
Styrelsen framför inga medskick till föreslagen årsmöteshandbok och arbetsordning men noterar att dessa behöver omarbetas om årsmötet skulle hållas digitalt.
§ 171. [punkt 9.1-9.7] ÅRSMÖTET - MOTIONER OCH FÖRSLAG TILL STYRELSENS YTTRANDEN
Styrelsen lämnar medskick till styrelsens motionsyttranden.
När motionsyttrandena har bearbetats i enlighet med styrelsens medskick ska först planeringsutskottet ta del av ändringarna, därefter ska motionsyttrandena slutgodkännas av Lars Gäfvert och Gosia Håkansson.
Mårten Rosander ska starta en tråd i styrelsens forum, inför motionsberedningen.
Styrelsen beslutar
att planeringsutskottet lägger upp mall och fördelning av motionerna i forum.
§ 172. [punkt 10.1-10.2] ÅRSMÖTET - MOTIONER OCH FÖRSLAG TILL STYRELSENS YTTRANDEN
Styrelsen lämnar medskick till styrelsens förslag till årsmötet.
När styrelsens förslag har bearbetats i enlighet med styrelsens medskick ska först planeringsutskottet ta del av ändringarna, därefter ska styrelsens förslag slutgodkännas av Lars Gäfvert och Gosia Håkansson.
§ 173. 2020 [punkt 11] ÖVRIGA FRÅGOR
Möte med IB och AIS
Amanda Jackson redogör för möte med den internationella styrelsen och det internationella sekretariatet.
Transparens
Granskningskommittén efterfrågar att styrelsen diskuterar transparens inom svenska sektionen och kopplat till styrelsens arbete.
Styrelsen delar granskningskommitténs syn på att transparens i grunden är något gott. Styrelsen diskuterade balansen mellan ansvarsutkrävande och transparens och framför att styrelsen uppfattar att transparensen inom svenska sektionen generellt är god.
Styrelsen framför bland annat
- att styrelsen har ett ansvar i att avgöra vilken information som ska delas med medlemmarna när och i vilket syfte.
- att det är viktigt att tillgängliggöra den information som krävs för att möjliggöra granskning.
- att styrelsens arbetsmaterial såsom beredningsunderlag måste få vara just arbetsmaterial, styrelsens beslut ska däremot vara tillgängliga för medlemmarna.
- att det är viktigt att den information som delas med medlemmarna sätts i ett sammanhang och görs begriplig. Bara för att mängden information ökar är det inte säkert att det innebär ökad transparens, det kan istället bli mer otillgängligt. Men om det t ex finns en uttalad önskan om att medlemmarna ska involveras mer i verksamhetsplaneringen, då behöver det finnas lättillgänglig information som medlemmarna kan ta del av på ett bra sätt, för att möjliggöra ett ökat intresset av att vara med och påverka.
§ 174. 2020 MÖTET AVSLUTAS
Amanda Jackson avslutar mötet.
Amanda Jackson
Ordförande
Anna Fairbrass
Justerare
Linn Malmborg
Vice ordförande
Lina Jakobsson
Sekreterare