Punkt: 4.3 Uppföljning av Granskningskommitténs rekommendationer 2018 Underlag till styrelsemöte 8-10 juni 2018

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2018-06-01

Punkt: 4.3 Uppföljning av Granskningskommitténs rekommendationer 2018

 

BESLUTSUNDERLAG

 

Uppföljning av Granskningskommitténs rekommendationer

 

Rekommendationer

 

  • Att det i styrelsens arbetsordning införs en tidsgräns, inom vilken justerat protokoll från styrelsemöte ska finnas tillgängligt för medlemmarna. (2.1.1)

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att justerat protokoll ska finnas åtkomligt för medlemmarna på medlemssidorna senast fyra veckor efter styrelsemötet samt att detta förs in i styrelsens arbetsordning.  

______________________________________

 

  • Att tillämpa en systematisk och strukturerad process för att följa upp GKs rekommendationer. (2.1.3)

Styrelsen har som rutin att följa upp Granskningskommitténs rekommendationer på styrelsens junimöte samt på styrelsens decembermöte alternativt januarimöte i samband med att styrelsen gör en uppföljning av årsmötesbesluten. Det senare står i styrelsens arbetsordning. Förra året behandlade granskningskommitténs rekommendationer endast medlemssidorna. Styrelsen var informerad om att förändringar av medlemssidorna ingår i projektet att göra om Amnestys webbplats samt att detta projekt genomförs i etapper och att medlemssidorna inte ingick i de delar av projektet som genomfördes under föregående styrelseår. Därav var det inte relevant att följa upp rekommendationerna igen efter junimötet.

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att i styrelsens arbetsordning förtydliga att en första uppföljning av Granskningskommitténs rekommendationer ska göras på styrelsens möte före sommaren.

______________________________________

 

  • Att utvecklingsarbetet för webbplatsen prioriteras och tidsätts. (2.2)

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens decembermöte 2018 återkomma med ett upplägg  och tidsplanför en förstudie för förändringsarbetet med medlemssidorna.

______________________________________

  • Att all information på webbplatsen kvalitetssäkras, t ex genom pubicering av originaldokument i skannat format. (2.2)

 

Alla protokoll som läggs upp på medlemssidorna är justerade. Detta har tydliggjorts i rubriken till upplagda protokoll som nu lyder enligt följande exempel: “Januarimötet 2018 - Justerat protokoll från 27-28 januari 2018”.

______________________________________

 

  • Att tillämpa en strukturerad och systematisk process för löpande uppdatering av webbplatsen. (2.2)

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att till oktobermötet 2018 återkomma till hur en sådan process kan se ut.

______________________________________

 

  • Att tillämpa samma krav på utförlig dokumentation kring styrelsemöten oavsett mötesform. (2.2)

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att föra protokoll från alla styrelsemöten såväl fysiska möten som videokonferensmöten;

 

att fatta beslut oavsett mötesform.

______________________________________

 

  • Att i styrelseprotokoll dokumentera styrelsens beslut så att de kan läsas självständigt i ett och samma dokument. (2.2)

 

Sekretariatet lägger ner mycket tid på utförliga diskussionsprotokoll från styrelsens möten, vilka justeras av tre personer i styrelsen. Alla justerade protokoll finns samlade och lätt åtkomliga på medlemssidorna. Sekretariatet anser inte att det är försvarbart att lägga ner ännu mer resurser på dokumentation från styrelsens möten.

______________________________________

 

  • Att upprätta en bestämd mall för styrelseprotokollet avseende lista över öppna beslut så att det tydligt framgår vilka ärenden det är som stängs.

 

Alla beslut som stängs på ett styrelsemöte samlas i en bilaga som bifogas efter protokollet.

 

Det första exemplet som GK tar upp i sin rapport rör ett löpande beslut som inte syns i öppna beslut när listan är sorterad utifrån öppna beslut och de beslut som föreslås stängas. Sekretariatet är medvetet om problematiken kring att ha löpande beslut och föreslår att löpande beslut inte fattas framöver utan att beslut av löpande karaktär istället ska införas i organisationens styrdokument.

 

Det andra exemplet som GK tar upp i sin rapport rör det första årsmötesbeslutet om Argentina, som fattades på årsmötet 2016. Detta stängdes felaktigt i loggen Öppna beslut då årsmötet fattade ett nytt beslut om Agentina 2017. Det tredje exemplet som GK tar handlar om årsmtets beslut om Argentina 2017, där sekretariatets åtgärdsbeskrivning i dokumentet Öppna beslut och i dokumentet Öppna årsmötesbeslut inte varit helt överensstämmande.

 

För att undvika att årmötesbsluten finns i flera dokument och riskerar att kommenteras på olika sätt kommer årsmötesbesluten hädan efter att endast föras in i dokumentet Öppna beslut. I kolumnen “Ärende” kommer årsmötesbesluten att definieras som “årsmötesbeslut” och det kommer således gå att söka fram endast årsmötesbeslut. Inför årsmötet kommer sekretariatet att ta fram ett utkast till årsmöteshandlingen “Uppföljning av  årsmötesbeslut” där sekretariatet mer utförligt beskriver hur de olika besluten har hanterats och åtgärdats.

______________________________________

 

  • Att tillse att revisorns tidigare IT-revisioner följs upp och att åtgärder för kvarstående punkter prioriteras och tidssätts. (2.5)

 

De tidigare IT-revisionerna som har genomförts ligger en viss tid tillbaka i tiden. Med anledning av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) och annan teknisk utveckling som skett sedan revisionerna genomfördes är det inte helt säkert att tidigare revisioner är fullt ut relevanta. Sekretariatet kommer inom kort att tillsätta en gruppchef för IT som behöver göra en ny bedömning av vilka förändringar som är prioriterade bland annat utifrån ett risk- och säkerhetsperspektiv. Denna bedömning ska givetvis göras med hänsyn tagen till tidigare revisioner. Eftersom gruppchefen ännu inte är rekryterad är det problematiskt att i nuläget tidssätta denna process.