Junimötet 2018 Protokoll från 8-10 juni 2018

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 9 JUNI 2018

Tid: Lördag 09.00-17.30

Plats: Långholmens hotell och konferens

Ordförande: Amanda Jackson
Vice ordförande: Nina Virkkala

Justerare: Lars Gäfvert

 

Närvarande

Adam Sjöborg, suppleant

Amanda Jackson, ordförande

Anders Hällbom

Clara Gustafsson, suppleant

Lars Gäfvert

Linn Malmborg

Gosia Håkansson

Mårten Rosander, kassör

Ulrika Westerlund

Nina Virkkala

Ami Hedenborg, personalrepresentant

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Peter Kvist, avdelningschef

Johan Andersson, sekreterare

Ulrica Lysén, projektledare medlemsdemokratiprojektet (§29-33)
Elisabeth Lundgren, avdelningschef (§32-34)

Sofia Fjellestad (§34-36)

 

Övriga

Bengt Palmgren, Granskningskommittén (deltog per telefon §30-31)




§ 11. MÖTET ÖPPNAS
Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.

 

§ 12. FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

 

Styrelsen beslutar

 

att under övriga frågor lägga till en punkt om att ändra tidigare beslut om innehavare av teckningsrätt, lägga till en punkt om core standards samt att med dessa tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 13. PROTOKOLL FÖRT VID SEKTIONENS STYRELSEMÖTE 17-18 MARS

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens marsmöte och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 14. PROTOKOLL FÖRT VID SEKTIONENS STYRELSEMÖTE 3-4 MAJ

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens majmöte och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 15. PROTOKOLL FÖRT VID SEKTIONENS KONSTITUERANDE STYRELSEMÖTE 6 MAJ

Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens konstituerande möte och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 16. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som föreslås stängas.

 

Styrelsen kommenterar att den sista uppdateringen angående SRM-systemet fallit bort i underlaget. Sekretariatet meddelar att kontakt med externa konsulter inletts men att ett de inväntar rekrytering av ny IT-gruppchef i detta projekt.

 

Styrelsen lägger öppna beslut till handlingarna.

 

Se bilaga 1 för lista på genomförda beslut som stängs på mötet.

 

 

§ 17. RAPPORT OM PER CAPSULAMBESLUT

Amanda Jackson föredrar och går igenom per capsulambeslut gällande finansiering av Europakontoret.

 

  • Per Capsulambeslut gällande finansiering av Europakontoret

Peter Kvist presenterar bakgrunden till styrelsens beslut från majmötet gällande finansiering av Europakontoret, vilket inrättades som ett EU-kontor snarare än ett regionkontor. Detta i lobbysyfte för att europeiska sektioner skulle kunna arbeta i Bryssel. Kontoret finansierades ursprungligen av europeiska sektioner och inte centralt från AIS. Senare finansierat från bägge håll, när regionkontor etablerades. Detta har föranlett en diskussion om huruvida finansieringen från sektionerna helt borde ha upphört i och med att regionkontoret i Europa och Centralasien även blir finansierat från AIS, likt övriga regionkontor. regionkontoret i Europa och Centralasien har dock framfört att utebliven finansiering från sektionerna skulle påverka verksamheten negativt. Nu har det beslutats att sektionernas finansiering av kontoret ska trappas ner för att 2022 helt finansieras av AIS.

 

Styrelsens beslut 2018-05-03

 

Att den svenska sektionen bidrar med 75% av den nuvarande avgiften 2019, 50% 2020 och 25%

2021 till regionkontoret i Europa och Centralasien.

 

 

§ 18. RAPPORT FRÅN SEKRETARIATET

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

 

§ 19. RAPPORT FRÅN STYRELSEMEDLEMMAR

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 20. RAPPORT FRÅN AIK - AMNESTYS INTERNATIONELLA KOMMITTÈ

Anders Hällbom föredrar och berättar att Anton Lidström som är sammankallande i AIK valdes in i valberedningen vid årsmötet. Styrelsen diskuterade frågan om potentiell jävsrisk och bestämde att  Anton Lidström kan sitta kvar som sammankallande för AIK över Global Assembly, men att han bör avgå i AIK i slutet av sommaren, i god tid innan tillsättning av efterträdare. AIK har haft annat frånfall under våren så det finns skäl att tro att det inte blir full aktivitet i AIK under sommaren eller tidig höst. Styrelsen bedömer inte detta som akut men ser det som prioriterat att nya personer väljs in i AIK under hösten.

 

 

§ 21. RAPPORT INTERNATIONELLA FRÅGOR

Anna Lindenfors föredrar och berättar om Regional Advisory Group (RAG) för Asien och Stillahavsområdet och deras Regional Forum. Övriga regioner har motsvarande RAGs. I dessa ingår sektioners generalsekreterare från regionen, regionchefer, personal från AIS i London, samt en person från utanför regionen: i detta fall Anna Lindenfors som tidigare arbetat mycket i regionen. Beroende på vilka beslut som fattas under Global Assembly kan RAG komma att upplösas. Av detta skäl har nya tillsättningar till RAG uteblivit.

 

Anna Lindenfors rapporterar vidare från sammankomsten med övriga Regional Forum i Bangkok där flera nya generalsekreterare och ordföranden deltog. Anna agerar mentor för Japans nya generalsekreterare, vars rekrytering hon också deltog i.

 

Under RAG diskuterades bland annat personalsituationer och svårigheterna att etablera kontor och verksamhet i regionen. Ett exempel är att Amnesty har tillstånd att ha kontor i Thailand men inte har tillstånd att anställa personal, vilket är problematiskt.

 

Positiva kontraster diskuterades, såsom regionkontoret i Colombo, Sri Lanka, där samtliga länder i regionen förutom Bhutan och Maldiverna är representerade. Flytten ut från London till regionerna innebär att utredare har bättre språkkompetens och bättre lokalt förankrade. Bangladesh, där Amnesty tidigare har haft stora svårigheter att verka, är lyckat exempel på fördelar med lokalanställd personal som är förankrade i samhället och där vi nu inte längre är persona non grata.

 

MR-frågor som diskuterades under sammankomsten inkluderade

 

  • Politics of demonization och Vi och dom-retoriken, samt vikten av att Amnesty som rörelse inte får ta efter den retoriken när vi pratar om dem som står för förskjutningen i retorik och brist på respekt för mänskliga rättigheter.  

  • Vi diskuterade hur Amnesty ska förhålla sig till en värld där mänskliga rättigheter och institutioner som ska upprätthålla rättigheter undermineras, dvs själva basen för vårt arbete, och vad det kräver av oss vad gäller att bygga kunskap om rättigheter, målgruppsarbete, hur vi gör mänskliga rättigheter relevanta och om i vilken omfattning vi justerar riktning och vad vi i så fall har för value added jämfört med andra aktörer.

  • Det omfattande arbetet kring Rohingya. Diskussionerna vid RAG kretsade kring förutsättningar för ansvarsutkrävande och att inkludera ICC, rättsprocesser i Myanmar, stöd till flyktingar i Bangladesh och möjligheterna till säker och frivillig återvändo till Myanmar.

 

 

§ 22. STYRELSEÅRET  OCH STYRELSENS MÖTESKALENDER 2018/2019

Amanda Jackson föredrar.

 

Det pågående mötet 8-10 juni och det planerade mötet den 20 juni ersätter det möte som tidigare var planerat att äga rum 15-17 juni.

 

Med anledning av att underlaget till Global Assembly kommer först den 6 juni föreslås att styrelsen får kallelsen till mötet den 20 juni den 15 juni istället för den 13 juni. Det ger sekretariatet och AIK två dagars längre tid att processa motionerna. Styrelsen får däremot samma antal dagar på sig att sätta sig in i materialet, som i det ursprungliga mötesförslaget.

 

Styrelsen diskuterar att ändra tiderna för styrelsens septembermöte och även förlägga mötestid på lördagen den 22 september då alla delar inte bedöms hinnas med under fredagen den 21 september.

 

 

§ 23. VAL AV JUSTERARE FÖR STYRELSEÅRET 2018/2019

Amanda Jackson uppmärksammar övriga styrelsen på att styrelsen har aktiv justering, samt att protokollen inte är rena beslutsprotokoll utan förs med ambitionen att inkludera även diskussioner.

 

Styrelsen beslutar

 

att välja justerare för styrelseåret 2018/2019 enligt följande:

 

8-10 juni 2018: Lars Gäfvert

20 juni (videokonferensmöte): Ulrika Westerlund

11 juli (videokonferensmöte): Anders Hällbom

21 september 2018: Clara Gustafsson

20-21 oktober 2018: Malgorzata Gosia Håkansson

12 december 2018 (videokonferensmöte): Mårten Rosander

8 februari 2019: Linn Malmborg

7 mars 2019: (videokonferensmöte): Adam Sjöborg

23-24 mars 2019: Anders Hällbom

9-10 maj 2019: Nina Virkkala

 

 

§ 24. STYRELSENS ARBETSFORMER (ANSVARSOMRÅDEN INOM STYRELSEN INKLUSIVE UTSKOTT)

Amanda Jackson föredrar punkten och går igenom förslaget till utskott.

 

Internationella utskottet:

Lars Gäfvert (sammankallande), Clara Gustafsson, och Ulrika Westerlund. Kontaktperson på sekretariatet är primärt Anna Lindenfors.

 

Medlemsutskottet:

Anders Hällbom (sammankallande), Adam Sjöborg, och Linn Malmborg. Kontaktperson på sekretariatet är primärt Elisabeth Lundgren & Peter Kvist.

 

Jämlikhetsutskottet:

Linn Malmborg (samankallande), Ulrika Westerlund, och Gosia Håkansson. Kontaktperson på sekretariatet är primärt Elisabeth Lundgren & Yonnas Seyoum.

 

Planeringsutskottet:

Amanda Jackson (sammankallande), Nina Virkkala, Lars Gäfvert, och Mårten Rosander (kassör). Kontaktperson på sekretariatet är primärt Anna Lindenfors & Peter Kvist.

 

Uppföljningsutskottet:

Mårten Rosander (sammankallande), Nina Virkkala, Anders Hällbom, och Gosia Håkansson. Kontaktperson på sekretariatet är primärt Peter Kvist.  

 

Kontaktpersoner:

Granskningskommittén - Linn Malmborg

AIK - Clara Gustafsson

Fonden - Gosia Håkansson

Valberedningen - Adam Sjöborg

Ungdomsrådet - Anders Hällbom

Fondavtalsgruppen (som följer upp implementeringen av fondavtalet) - Anders Hällbom, Nina Virkkala, och Amanda Jackson.

 

Styrelsen beslutar

 

att anta det justerade förslaget på styrelsens utskott och kontaktpersoner.

 

 

§ 25. FORUMANVÄNDNING OCH KOMMUNIKATION

Amanda Jackson föredrar punkten och går igenom hur styrelsen använder Forum och

förtydligar att vad gäller extern kommunikation så uttalar sig inte styrelsen generellt sett i MR-frågor. I dessa frågor har sekretariatet utsedda talespersoner. Styrelsens ordförande är talesperson för frågor rörande organisation och styrning.

 

Styrelsen framför att tidigare styrelsemedlemmar fortfarande har användarprofiler för Forum.

Sekretariatet åtar sig att åtgärda det.

 

 

§ 26. GENOMGÅNG AV STYRELSENS ARBETSORDNING

Amanda Jackson föredrar.

 

Styrelsen framför att styrelsen på utvärderingen under majmötet uttryckte önskemål om en mer levande arbetsordning.

 

Styrelsen diskuterade granskningskommitténs rekommendationer gällande arbetsordningen. Styrelsen diskuterade huruvida fler videokonferensmöten kan leda till en lägre grad av transparens om styrelsen fortsätter att hänskjuta beslut i frågor som diskuteras under videokonferensmöten till styrelsens forum. Vidare diskuterar styrelsen hur protokoll kan föras vid digitala möten samt en rimlig tidsgräns för när justerade protokoll ska finnas tillgängliga på medlemssidorna.

 

Styrelsen framför att att protokoll från ett styrelsemöte är att betrakta som justerat då sekreterare, justerare, ordförande och ledningsgrupp vid tiden för formell justering har sett över protokollen. Styrelsen anser det dock inte rimligt att införa ett krav om att protokollen inom denna tid även ska ha signerats.  

 

Styrelsen beslutar

 

att ändra i styrelsens arbetsordning under punkt 17 (Styrelsens beslut), och lägga till att beslut kan fattas på videokonferensmöten;

 

att ändra i styrelsens arbetsordning under punkt 18 (Protokoll och uppföljning), och lägga till att färdiga protokoll ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast 30 arbetsdagar efter styrelsemötet;

 

att ändra i styrelsens arbetsordning under punkt 19 (Årsplan och styrelsens arbete), och där lägga till “Uppföljning av granskningskommitténs rekommendationer” som en punkt under Styrelsens möte före sommaren;  

 

att ge sekretariatet i uppdrag att uppdatera punkt 20 (Utskott och kontaktpersoner) i förslaget till styrelsens arbetsordning som läggs fram vid styrelsens septembermöte.  

 

 

§ 27. JÄV-REGLER OCH GENOMGÅNG AV STYRELSEMEDLEMMARS JÄVSDEKLARATION

Peter Kvist föredrar jävsreglerna, och styrelsemedlemmarna diskuterar sina uppdrag och åtaganden samt huruvida risk för jäv föreligger.

 

Ulrika Westerlund

Sitter i styrelsen för organisationen Transgender Europe, och som ledamot för den Europeiska Ekonomiska och Sociala Kommittén, vilken är en EU-institution för civilsamhällets officiella plats i EU

(remissinstans för EUs lagförslag). Frilansar som skribent, föreläsare och redaktör, och är ledamot i Stockholms Stads MR-råd. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Linn Malmborg

Arbetar som HR-ansvarig på Afrikagrupperna, också en civilsamhällesorganisation, men arbetar inte med verksamheten som sådan. Är aktiv i Refugees Welcome Stockholm, en medlemsorganisation med delvis liknande målgrupper som Amnesty och arbetar som jobbcoach för nyanlända i Sverige. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Lars Gäfvert

Driver ett eget företag och arbetar dels som konsult med produktutveckling för IT- och vårdprodukter, dels med egen IT-utveckling av mjukvara för grafisk design. Uppdragen rör sig i nuläget inte inom något område som överlappar Amnestys verksamhet. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Mårten Rosander

Arbetar som internationell koordinator vid International Office på Linköpings universitet. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.  

 

Nina Virkkala

Arbetar som ekonomichef på C. Edgren AB i Örebro, samt har en liten enskild firma som yogalärare. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Anders Hällbom

Arbetar som politisk sekreterare och sitter i valnämnden i Gävle. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Clara Gustafsson

Arbetar som socionom och skolkurator på en gymnasieskola. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.  

 

Gosia Håkansson

Arbetar t.o.m.14 augusti 2018 som mångfalds- och jämställdhetsstrateg på Härnösands kommun och är medlem i organisationen Män för jämställdhet. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Amanda Jackson

Arbetar som hållbarhetschef för den europeiska kökskoncernen Nobia. Vice ordförande i styrelsen för Social Venture Network. Har lämnat alla andra styrelseuppdrag. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Adam Sjöborg

Arbetar som frilansjournalist och just nu främst för Upsala Nya Tidning. Har vid ett par tillfällen skrivit för Amnesty press. Om Adam i framtiden skulle skriva om något som berör ett ämne som är aktuellt för styrelsen så kommer han att meddela styrelsen om det. Ser inte att någon jävsrisk föreligger.

 

Ami Hedenborg

Arbetar på sekretariatet och ser inte att någon jävsrisk föreligger då hon inte deltar i styrelsens beslutsfattande. Är även borgerlig officiant vid begravningar, namngivningar och vigslar.  

 

 

§ 28. UTVÄRDERING OCH FEEDBACK

Amanda Jackson föredrar punkten och informerar om styrelsens rutiner kring utvärdering av, och feedback på, styrelsemöten.

 

Varje styrelsemöte avslutas med muntlig utvärdering av mötet för alla årsmötesvalda. Den skriftliga  kompletterande utvärderingen av styrelsemötena utgår på grund av att den hittills inte tillfört någon annan bild, men tagit en hel del tid att hantera.

 

 

§ 29. STYRELSENS OCH SEKRETARIATETS REFLEKTIONER KRING ÅRSMÖTET

Ulrica Lysén föredrar och presenterar en sammanfattning av årsmötet avseende målsättningar och resultat gällande deltagare, kostnader, och utvärderingar.

 

Styrelsen framför att medlemmarnas deltagande vid årsmötet i år bekostades helt av sektionen och frågar huruvida sekretariatet upplever att det var värt kostnaden och om sekretariatet planerar att ha kvar den modellen.

 

Styrelsen framför att det var ett bra årsmöte med en blandning av bekanta och nya ansikten, att det var intressanta seminarier och gäster, men att påverkanstorgen åter hade stora problem, och att val av beredningsform behöver ses över till nästa årsmöte. Styrelsen framförde också att vissa formella delar av årsmötet fick för lite plats. Styrelsen syftar då främst på valberedningen och utfrågningen av kandidater. Styrelsen frågar vad som var målsättning och tanke med att hålla årsmötet kostnadsfritt för alla medlemmar.

 

Sekretariatet framför att styrelsen och sekretariatet inte var helt nöjda med det förra årsmötet och att styrelsens medskick var att formerna för årsmötet behövde förändras. För att möta styrelsens önskemål valde sekretariatet att bland annat satsa på en större projektgrupp och ett utökat MR-innehåll. Att årsmötet blev kostnadsfritt var ett resultat av att sekretariatet valde att kombinera årsmötet och kampanjutbildningen, som enligt riktlinjerna ska vara gratis att delta i. Sekretariatet framför också att det alltid är en avvägning hur mycket tid som läggs på MR-frågor och på demokratiska styrningsfrågor och att det är en fråga som bör diskuteras mer i medlemsdemokratiprojektet.

 

Styrelsen framför att årsmötet var lyckat i stort, men att motionsberedningen är ett större problem då  formen för motionsberedningen inte har fungerat helt bra tidigare år heller. Styrelsen diskuterar förslag på förändringar av årsmötets utformning, samt att det vore önskvärt att hämta inspiration från andra internationella organisationer och deras strukturer för årsmöte.

 

 

§ 30. UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT 2018

Amanda Jackson föredrar.

 

  • § 30.1 Årsmötesbeslut § 39. Förslag 4: Om att införa en beredningskommitté

 

Årsmötet beslutar

 

att införa en beredningskommitté som väljs av årsmötet;

att uppdra åt styrelsen att till årsmötet 2019 återkomma med förslag på förändringar i stadgarna samt andra styrande dokument gällande beredningskommittén;

att ge valberedningen i uppdrag att nominera kandidater till en beredningskommitté till årsmötet 2019 där två personer kandiderar till ordinarie ledamot för en period om två år, en person kandiderar till ordinarie ledamot för en period om ett år och en person kandiderar till suppleant för en period om ett år;

att ge styrelsen i uppdrag att i samråd med valberedningen tillsätta en interimistisk beredningskommitté så snart det är möjligt, som kan påbörja sitt arbete redan under 2018;

att under 2018 ska interimistiska beredningskommittén ta fram ett förslag till arbetsbeskrivning för kommittén att presentera på årsmötet 2019 för diskussion.

 

Styrelsen kommenterar att styrelsen kommer att behöva arbeta på ett annorlunda sätt än vanligtvis, i samråd med valberedningen, angående tillsättningen av en interimistisk beredningskommitté, samt att det behövs ett beslut för att komma igång med den processen. Styrelsen diskuterar huruvida medlemsutskottet skulle kunna stå för styrelsens arbete med detta samt efterfrågar att få ett förslag på process för arbetet med tillsättning av en interimistisk beredningskommitté inför styrelsens möte

den 11 juli 2018.

 

Styrelsen beslutar

 

att uppdra åt sekretariatet att återkomma i styrelseforum före 11 juli med ett förslag till process för tillsättning av den interimistiska beredningskommittén;  

 

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens februarimöte 2019 ta fram ett förslag till förändrade stadgar och styrande dokument som inkluderar en beredningskommitté;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2019 ta fram ett förslag på reviderade riktlinjer för valberedningen där uppdraget att nominera kandidater till en beredningskommitté ingår, enligt modellen i årsmötesbeslutet;

 

 

  • § 30.2 Årsmötesbeslut § 40. Förslag 5: Om stadgeändring gällande att årsmötesbeslut formellt stängs av årsmötet

 

Årsmötet beslutar med kvalificerad majoritet

 

att i stadgarna under punkt 7.5 lägga till “fråga om tidigare årsmötesbeslut har genomförts”. Skrivningen i stadgarna blir följande:

7.5 Förslag till årsmötets dagordning upprättas av styrelsen. Följande ärenden ska alltid finnas upptagna:

  • upprättande av röstlängd

  • fråga om årsmötet utlysts i stadgeenlig ordning

  • val av funktionärer:

  1. minst två ordförande

  2. minst två sekreterare

  3. två justerare

  4. minst två rösträknare

  5. två diskrimineringsombud

  • fråga om tidigare årsmötesbeslut har genomförts

  • sektionsstyrelsens och revisorernas berättelse avseende sektionen

  • [...]

att beslutet omfattar åresmötesbeslut från och med årsmötet 2018.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att göra de ändringar i stadgarna som beslutet omfattar.

 

 

  • § 30.3 Årsmötesbeslut § 41. Förslag 6: Om medlemsavgiften

 

Årsmötet beslutar med kvalificerad majoritet

 

att punkt 5.1 i stadgarna ändras från “sektionen står öppen för enskilda individer som vill arbeta för Amnesty Internationals åtagande. Medlem blir man genom att betala av årsmötet beslutad avgift.” till “medlem kan den bli som ställer sig bakom sektionens stadgar och vill arbeta för Amnesty internationals åtagande. Medlem är den som ansökt om medlemskap, erlagt av årsmötet beslutad medlemsavgift samt införts i medlemsregistret.”

 

Årsmötet beslutar

 

att den helbetalande medlemsavgiften hålls oförändrad till 240 kronor per år för 2019 och omfattar personer 20 år eller över;

att medlemsavgiften för 2019 för medlemmar mellan 18 och 20 år hålls oförändrad till 160 kr per år;

att medlemsavgiften för 2019 för personer under 18 år ändras till 0 kronor per år för 2019;

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att göra de ändringar i stadgarna som beslutet omfattar;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att genomföra nödvändiga rutin- och systemförändringar i syfte att möjliggöra ett kostnadsfritt medlemskap;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma till marsmötet 2019 med förslag kring hantering av kostnadsfritt medlemskap och yttranderätt på årsmötet 2019 och förslag på kompletterande förändringar av stadgarna till årsmötet 2019.

 

 

§ 31. UPPFÖLJNING AV GRANSKNINGSKOMMITTÉNS REKOMMENDATIONER

Amanda Jackson föredrar punkten och går igenom GKs rekommendationer samt befintliga beslutsförslag.

 

  • Att utvecklingsarbetet för webbplatsen prioriteras och tidsätts. (2.2)

Styrelsen framför att sekretariatets förslag till beslut gällande förändringsarbetet med medlemssidorna är aningen försiktigt, men håller med om att det finns en poäng med en förstudie. Från sekretariatets sida bedöms en snabbare process än i beslutsförslaget inte vara möjlig.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens decembermöte 2018 återkomma med ett upplägg och tidsplan för en förstudie för förändringsarbetet med medlemssidorna.

 

  • Att tillämpa en strukturerad och systematisk process för löpande uppdatering av webbplatsen. (2.2)

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att integrera förändringsarbetet med medlemssidorna och etablera systematik för att löpande uppdatera dessa i kommande verksamhetsplanering.

 

  • Att i styrelseprotokoll dokumentera styrelsens beslut så att de kan läsas självständigt i ett och samma dokument. (2.2)

Styrelsen tolkar denna rekommendation som att styrelsen bör formulera att-satser som kan förstås även utanför sitt sammanhang och enas om att se över styrelsens att-satser framöver.

 

  • Att upprätta en bestämd mall för styrelseprotokollet avseende lista över öppna beslut så att det tydligt framgår vilka ärenden det är som stängs

Styrelsen diskuterar befintliga oklarheter kring hur styrelsebeslut om årsmötesbeslut har dokumenterats och framför att detta bör göras tydligare genom att samla alla styrelsebeslut, även de gällande årsmötesbesluten, i ett och samma dokument.  

 

  • Att tillse att revisorns tidigare IT-revisioner följs upp och att åtgärder för kvarstående punkter prioriteras och tidssätts. (2.5)

Sekretariatet framför att det för närvarande görs flera åtgärder inom IT-området som sekretariatet bedömer som högre prioriterade i och med den nya dataskyddsförordningen GDPR. Sekretariatet håller på att rekrytera en IT-chef och förespråkar därför att tidigare revisioner ses över först när denna tjänst är tillsatt.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma till styrelsen med status avseende risk- och säkerhetsperspektiv utifrån tidigare IT-revisioner när ny IT-chef tillträtt, dock senast mars 2019.

 

  • Att publicera instruktionen för visselblåsningssystemet på den externa hemsidan.

Styrelsen rekommenderar att sekretariatet ser över hur andra organisationer hanterar den här frågan.   

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma med ett förslag gällande visselblåsningsrutiner till styrelsen septembermöte 2018.

 

  • Att komplettera styrelsens arbetsordning avsnitt 19 Årsplan med en process för uppföljning av FRII:s kvalitetskod.

  • Att i sina protokoll dokumentera sektionens arbete med effektrapporteringen och styrelsens beslut om godkännande av effektrapporten.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till rutin för när styrelsen ska följa upp FRIIs kvalitetskod samt godkänna effektrapporten och skriva detta förslag i förslaget till uppdaterad arbetsordning som läggs fram till styrelsens septembermöte 2018.

 

  • Att uppdatera Amnestys placeringspolicy.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma med ett förslag på uppdaterad placeringspolicy till styrelsens decembermöte 2018.

 

  • Att tillämpa samma krav på utförlig dokumentation kring styrelsemöten oavsett mötesform. (2.2)

 

För ovan rekommendation se styrelsens beslut under § 26 Genomgång av styrelsens arbetsordning.

Styrelsen beslutade att fatta beslut även på videokonferensmöten som en del av ändringen i arbetsordningen.

 

  • Att det i styrelsens arbetsordning införs en tidsgräns, inom vilken justerat protokoll från styrelsemöte ska finnas tillgängligt för medlemmarna. (2.1.1)

 

För ovan rekommendation se styrelsens beslut under § 26 Genomgång av styrelsens arbetsordning.

Styrelsen beslutade att färdiga protokoll ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast 30 arbetsdagar efter styrelsemötet.  

 

  • Att tillämpa en systematisk och strukturerad process för att följa upp GKs rekommendationer. (2.1.3)

 

För ovan rekommendation se styrelsens beslut under § 26 Genomgång av styrelsens arbetsordning. Styrelsen beslutande att uppföljning av GKS rekommendationer ska läggas till i arbetsordningen som en fast punkt på styrelsens möte före sommaren.

 

  • Att all information på webbplatsen kvalitetssäkras, t ex genom publicering av originaldokument i skannat format. (2.2)

 

För ovan rekommendation se styrelsens diskussion under § 26 Genomgång av styrelsens arbetsordning. Styrelsen framför att att protokoll från ett styrelsemöte är att betrakta som justerat då sekreterare, justerare, ordförande och ledningsgrupp vid tiden för formell justering har sett över protokollen. Styrelsen anser det dock inte rimligt att införa ett krav om att protokollen inom denna tid även ska ha signerats.

 

 

§ 32. MEDLEMSDEMOKRATIÖVERSYNEN: BESLUT OM ARBETSGRUPPEN

Nina Virkkala tar över som ordförande för mötet.

 

Styrelsen diskuterar medlemsdemokratiprojektet och den fas projektet befinner sig i nu. Styrelsen enas om att medlemsdemokratifrågorna behöver diskuteras och förankras med en bredare grupp medlemmar och väljer att prioritera att föra dialog med medlemmarna genom t ex fokusgrupper istället för att förnya uppdraget för arbetsgruppen.

 

Styrelsen beslutar

 

att ersätta arbetsgruppen för medlemsdemokratiprojektet med fokusgrupper och intressentdialog inom rörelsen för att diskutera förslag och lösningar.



§ 33. MEDLEMSDEMOKRATIÖVERSYNEN: SAMMANFATTNING FRÅN WORKSHOPEN PÅ ÅRSMÖTET

Ulrica Lysén föredrar och går igenom medlemmars synpunkter som framkom vid årsmötet.  

 

Under workshopen framkom att det är vanligt förekommande med tveksamheter kring att byta demokratimodell. Direktdemokrati anses utmärkande för Amnesty och med annan modell anser flera att demokratiska värden skulle gå förlorade. Vissa menar också att aktivismen skulle bli lidande vid byte av demokratimodell. Skulle organisationen gå över till representativ demokrati ansåg flera att grupprepresentation är att föredra framför distriktsrepresentation. Det fanns frågor kring vad som skulle hända med de medlemmars röster som är med i flera grupper, samt de som inte är med i någon grupp alls.

 

Vad gäller lokal organisation var flertalet medlemmar positiva till utbildningar, men det uttrycktes en viss rädsla för toppstyrning och “elitaktivism”, det vill säga att aktivismen skulle styras eller i för hög grad påverkas av sekretariatet.

 

Styrelsen och sekretariatet är eniga om att den oro som finns måste tas på allvar, men styrelsen framför också att det finns många medlemmar som har en positiv inställning till en övergång till en representativ demokratimodell. Det är också viktigt att tänka igenom hur styrelsen och sekretariatet kommunicerar kring dessa frågor, vilket involverar kommunikationsavdelningen. Deltagarna vid årsmötets workshop var enligt årsmötesutvärderingen till 91 procent nöjda eller mycket nöjda med workshopen.

 

Styrelsen anser att en övergång till en representativ demokratimodell skulle kräva väl genomtänkta förslag innan de presenteras för medlemmarna. Styrelsen diskuterade också att det krävs en prioritering mellan vilka frågor sekretariatet ska fokusera på.

 

Styrelsen beslutar

 

att uppdra åt sekretariatet att samverka med medlemsutskottet angående planering av medlemsdemokratiöversynen fram till megahelgen 2018.

 

 

§ 34. TERTIALRAPPORTERING 1, 2018

Peter Kvist föredrar och går igenom tertialrapporten.

 

De mest resurskrävande processerna under våren har varit arbetet med beredskap kring kontroversiella policies, personalärenden och arbetet med att anpassa organisationen till den nya  Dataskyddsförordningen GDPR.

 

Styrelsen diskuterar det som kan anses vara kontroversiellt i förslaget till ny abortpolicy för den internationella rörelsen, bland annat att förslaget inte innehåller någon tidsgräns för abort.  

 

Sofia Fjellestad går igenom intäkterna under årets första tertial. Värvningsarbetet har gått bra i Stockholm men i Göteborg har det varit svårt att rekrytera värvare.

 

Vidare diskuteras hur den nya Dataskyddsförordningen påverkar verksamheten. I telefundraisnings kontakt med potentiella nya medlemmar är bedömningen att det hittills har varit övervägande positivt. Telefundraisings resultat från första tertialen är goda (300 procent över föregående års första tertial), vilket främst bedöms bero på ny “dialer” som möjliggör att fler nås, möjligheten för givare att signera digitalt, målgruppsarbetet som lett till förbättrade manus samt att de goda resultaten påverkar stämningen och lagandan bland personalen positivt.

 

Styrelsen framför att de ambitiösa intäktsmålen bedöms vara orsaken till att sektionen trots framgångarna ligger under budget, men att prognosen framåt ser bra ut.

 

Styrelsen presenterades för vad Skill Share är, ett forum för sektioner att dela erfarenheter och kunskap. Exempelvis har alla sektioner med egen insamling årligen Skill Share. Även andra avdelningar såsom styrning och ekonomi har motsvarande erfarenshets- och kunskapsutbytande fora, även om skillnaderna är stora i hur ofta sektionerna faktiskt träffas eller har annan kontakt.  

 

 

§ 35. SEKTIONENS RISKANALYS

Peter Kvist föredrar och går igenom sektionens riskanalys.

 

Styrelsen lägger riskanalysen till handlingarna.

 

 

§ 36. PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR INFÖR 2019

Anna Lindenfors föredrar.

 

På junimötet görs de övergripande prioriteringarna i planeringen av styrelsen. Det är då styrelsen beslutar om man vill se större förändringar, eftersom det ger sekretariatet rimliga förutsättningar att genomföra dessa. Ju senare i planeringsprocessen som en vill göra förändringar desto större risk för merarbete och svåra processer.

 

  • Förlängd planeringsperiod

Sekretariatet framför att det är sannolikt att Global Assembly beslutar att förlänga de gemensamma strategiska målen med ett år. Styrelsen framför att styrelsen i enlighet med ett sådant beslut är positiv till att även förlänga verksamhetsplanen för svenska sektionen med motsvarande tidsintervall.

 

  • Förslag kring användande av reserven

Styrelsen framför att de ställer sig positiva till att nyttja extra medel för utveckling av den egna organisationen. Det gäller till exempel arbetet med frågor såsom medlemsdemokratiarbetet, jämlikhetsarbetet, införskaffandet av Office 365 och investeringar i fundraising.

 

Styrelsen framför att reserverna är så pass stora att delar av dem bör gå till den internationella rörelsen. Då det dock i dagsläget är oklart hur mycket av reserverna som kommer att behövas för utvecklingssatsningar inom svenska sektionen anses FIF-lån, eller liknande hantering, vara en tillfredsställande lösning. Styrelsen diskutera även för- och nackdelar med att fatta beslut som inkluderar specifika belopp för satsningar och investeringar i den egna organisationen, liksom för FIF-lån.

 

  • Lån till den internationella rörelsen (FIF-lån, Fundraising, Investment Founds)

Styrelsen bedömer att vidare analys behövs vad gäller belopp och tiden för återbetalning, samt att detta är passande att återkomma till i december. Styrelsen framför att det vore önskvärt med en mekanism för att vid behov kunna få tillbaka utlånade pengar med kortare varsel, vilket skulle möjliggöra utlån av högre belopp. Sammanfattningsvis anser styrelsen att det är en tillfredsställande lösning att låna ut delar av reserverna till den internationella rörelsen. Styrelsen påpekar dock också att tidigare hantering av FIF-lån ger skäl till att vara tydliga med krav och förväntningar på eventuella nya lån.

 

  • Behov av medel för fortsatt utveckling

Styrelsen framför att de resurser som krävs för sekretariatets utveckling bör allokeras dit. Tidigare extramedel till sekretariatet har gett goda resultat så det finns goda skäl att avsätta vad som krävs, potentiellt mer, än de äskade 5,8 miljonerna. Styrelsen påpekar att den ska kunna hållas ansvarig och att det i nuvarande underlag inte framgår exakt vad satsningar i svenska sektionen skulle bestå av. Styrelsen önskas därför förtydligande rörande detta.

 

  • Internationell strategi och prioriteringar

Styrelsen framför vikten av att undvika ytterligare en stor process för att ta fram en internationell strategi och anser att det är en pragmatisk lösning att i första hand fokusera på samarbetet med Amnestyfonden. Det utesluter inte att man kan lägga till andra frågor framgent. Styrelsen diskuterar att en internationell strategi kan liknas vid en positionering, vad svenska sektionen ska fokusera på.

 

Styrelsen beslutar

 

att om Global Assembly 2018 förlänger den strategiska perioden så gör den svenska sektionen motsvarande förlängning avseende nationell verksamhetsplan;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till satsningar och investeringar för 2019 med en högsta överbudgetering om 15 mkr och presentera detta på styrelsens oktobermöte;

 

att beslut om en reservpolicy flyttas till styrelsens decembermöte;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte 2019 återkomma med en uppdatering
och eventuella förslag på hur de resterande pengarna från kapitalöverskottet ska användas;

 

att den svenska sektionen i första hand prioriterar ett gemensamt arbete med Amnestyfonden för att bidra till den internationella rörelsen under innevarande strategisk period;

 

att fortsatta analyser och beslut kring vilka frågor Amnesty i Sverige ska bidra med/lära av den internationella rörelsen integreras som en del i arbetet när vi tar fram vår verksamhetsplan för nästa strategiska period;

 

att ge sekretariatet i uppdrag att utreda villkoren för lån till AIS och återkomma till styrelsen för beslut.

 

 

§ 45. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Anmälan av styrelseledamöter till Svensk Insamlingskontroll

Nya styrelseledamöter och ordförande undertecknar blankett till Svensk insamlingskontroll.  

 

  • Bidrag till AIS

Sekretariatet framför att AIS har utökat sitt säkerhetsarbete rejält de senaste åren och att de också behöver agera betydligt oftare än tidigare. Bakgrunden är ett hårdare klimat och försämrat säkerhetsläge för människorättsförsvarare i många länder och regioner, också där Amnesty är etablerat. Två exempel är Filippinerna och Turkiet där Amnesty har tvingats flytta kontoren.

 

Med anledningen av en tidigare fängslad medarbetares välmående och säkerhet undersöker AIS möjligheterna att samfinansiera studier och uppehälle eller dylikt i annat land tillsammans med ett antal sektioner. Styrelsen framför att det är viktigt att AIS tar höjd för en situation som denna och anser att det reser frågor kring behov av ytterligare förstärkningar av rutiner, i vilken omfattning det omfattar sektioner och strukturer etc. Vidare diskuterar styrelsen risken för oegentligheter som nepotism och korruption då förfrågan från AIS namnger personen i fråga, som träffat och känner personal på de sektioner som ska bistå med uppehälle. Därmed betraktar styrelsen detta som ett problematiskt beslut att fatta.

 

Styrelsen anser att förfrågan från AIS bör ha formulerats som förfrågan om tillskott till en skyddsfond eller dylikt, vilket vore en lämpligare hantering av behovet. Styrelsen framförde att beloppet som äskas inte är ett problem, och att styrelsen ställer sig positiv till att bidra till ändamålet i sig; en människorättsförsvarares skyddsbehov.

 

Då tiden var knapp hänsköts slutgiltig formulering av detta beslut till forum för per-capsulam beslut.

 

  • Core Standards  

Sekretariatet informerar styrelsen om en ny deadline för Core Standards, vilket är vid halvårsskiftet.  

 

  • Teckningsrätten

Mot bakgrund av att en person tillika teckningsrättsinnehavare på sekretariatet har avslutat sin anställning sedan styrelsens konstituerande mötet i maj 2018 behöver styrelsens beslut om teckningsrätt ändras.  

 

Styrelsen beslutar

 

att ta bort Sandra Van Hunen som innehavare av teckningsrätt;  

 

att beslutet förklaras omedelbart justerat.  

 

 

Efter detta beslut är innehavare av teckningsrätt;

 

Följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Elisabeth Lundgren

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Peter Kvist

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

 

Följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande

15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Elisabeth Lundgren

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Peter Kvist från

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

Sekretariatsanställd, Ulrika Westin

Sekretariatsanställd, Anne Parmlin

 

 

§ 46. MÖTET AVSLUTAS

Amanda Jackson avslutar mötet.

 

 


Amanda Jackson
Ordförande

 

 

Nina Virkkala

Mötesordförande




Lars Gäfvert
Justerare

 

 

Johan Andersson
Sekreterare







BILAGA 1.

 

§ 16. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

 

§ 156. TIDSPLAN FÖR “RELATIONEN MELLAN AMNESTYFONDEN OCH STYRELSEN”

att utse Tora Törnquist, Anders Hällbom och Elisabet Stålhane för att tillsammans med representanter för Amnestyfonden ta fram en process samt identifiera frågor som möjliggör att fatta beslut om vilken relation sektionen och Fonden ska ha till varandra såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt och strategiskt.  

 

§ 104. PLANERINGSSYSTEMET

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens marsmöte 2018 ta fram ett diskussionsunderlag om uppföljning av formfrågor relaterade till planeringssystemet;

att anta den ovan beskrivna strukturen för målformulering och beslutsnivåer avseende styrelse och generalsekreterare och i och med det delegera beslut om ettåriga operativa planer till generalsekreteraren.

 

§ 39. PRIORITERINGAR/PLANERING INFÖR VP 2018

att ge sekretariatet i uppdrag att beakta dessa planeringsförutsättningar i höstens planeringsarbete inför 2018; att utöka sekretariatets tjänsteram med fyra tillsvidareanställda heltidstjänster;

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till budget för 2018 med en högsta överbudgetering om 13,4 mkr och presentera detta på styrelsens decembermöte;

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte 2018 återkomma med en uppdatering och eventuella förslag på hur de resterande pengarna från kapitalöverskottet ska användas;

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till reservpolicy till junimötet 2018.

 

§ 80. UPPFÖLJNING AV ICM-BESLUT

att uppdra åt arbetsgruppen för medlemsdemokratiprojektet att inkludera konsekvenserna av besluten kring Governance Reform i arbetet med den svenska sektionens demokratiska styrning;

att uppdra åt sekretariatet att i samband med medlemsdemokratiöversynen upprätta en uppdaterad kalender för sektionen där nödvändiga justeringar görs med anledning av de förändringar Governance Reform för med sig;

att uppdra åt sekretariatet att inkludera arbetet kring Gender and diversity i det fortsatta arbetet med mångfald.

att uppdra åt sekretariatet att hantera ICM-besluten i det ordinarie arbetet och vid behov genomföra konsultationer med medlemsröreslen och styrelsen.

 

§ 101. GA-DELEGATIONEN

att utse Anna Lindenfors, Lars Gäfvert att tillsammans med the standing representative utgöra GA-delegationen 2018

att ge sekretariatet i uppdrag att utse en reserv om någon i delegationen får förhinder att delta 2018.

 

§ 127. AVTAL MED AMNESTYFONDEN

att arbeta vidare med avtalet i enlighet med föreslaget ramverk.

 

§ 138. POLICY OM DEN GLOBALA NARKOTIKAPOLITIKEN OCH MÄNSKLIGA RÄTTIGHETERStyrelsens medskick

- Policyns utgångspunkt ska ligga i antidiskriminering, propornalitetsprincipen och staters ansvar för förebyggande arbete och skydd av mänskliga rättigheter för både brukare och andra som påverkas, till exempel barn.

- Amnestys policy måste i alla delar baseras på gedigen evidens, ta hänsyn till olika behov i olika kontexter och hålla en principiell nivå utan detaljerade rekommendationer.

BESLUT

att utifrån styrelsens medskick ge sekretariatet i uppdrag att återkomma i styrelsens forum den 13 april med förslag på riktlinjer angående vårt fortsatta arbete med narkotikakontrollpolicyn.

 

§ 139. NOMINERA EVENTUELLA PERSONER TILL INTERNATIONELLA FÖRTROENDEPOSTER att nominera Christine Pamp till ordförande för Global Assembly.

 

PER CAPSULAMBERSLUT GÄLLANDE REMISSVAR PÅ NARKOTIKAKONTROLLPOLICY

att uppdra till sekretariatet att skriva remissvar angående narkotikakontrollpolicy utifrån utgångspunkterna i bifogad fil, och skicka in svaret till internationella sekretariatet senast 26 april 2018.

 

§ 155. INTERNATIONELLA FRÅGOR - ABORTPOLICYFRÅGAN INFÖR GA

att uppdra åt sekretariatet att göra en riskhantering samt att basera svaret till AIS om översynen av abortpolicy enligt det förslag som avgivits och styrelsens diskussioner.

 

§ 156. AVTAL AMNESTYFONDEN

att ingå avtalet mellan svenska sektionen av Amnesty International och stiftelsen svenska amnestyfonden med eventuella redaktionella ändringar;

att uppdra åt ordföranden att göra eventuella redaktionella ändringar.