Punkt 14.1 Prioriteringar/planering inför VP Underlag till styrelsemöte 9-11 juni 2017

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2017-05-24

Punkt: 14.1 Planeringsförutsättningar 2017

BESLUTSUNDERLAG

Inledning

Sekretariatet ska, inom ramen för planeringsprocessen, till junimötet lägga fram förslag till områden som särskilt bör beaktas eller som kan kräva omprioriteringar eller resursförstärkningar i samband med att verksamhetsplanerna tas fram under hösten. På styrelsens junimöte 2016 lade sekretariatet fram en plan för hur delar av det stora testamente Amnesty fick 2015 skulle kunna komma till bäst nytta. Vid samma tillfälle gav styrelsen sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte 2017 återkomma med en uppdatering och eventuella förslag på hur resterande pengarna från kapitalöverskottet skulle kunna användas.  Detta dokument syftar till att hantera båda dessa uppdrag.

Sekretariatet har identifierat följande områden som särskilt väsentliga att ta hänsyn till i den kommande planeringen och föreslår styrelsen att fatta de beslut som återfinns i slutet av skrivningarna.

Internationellt MR-samarbete

I samband med valet av Trump till president i USA aktualiserades en fråga som egentligen har diskuterats på olika håll inom rörelsen sedan en tid tillbaka men som inte syns i rörelsens strategiska mål. Årsrapporten lyfte fram ett starkt budskap kring detta som då kallades “politics of demonization” och dess effekter runt om i världen. Just nu pågår en process inom rörelsen kring Amnestys roll i detta.

Arbetet som beskrivs ovan är ju fortfarande ett arbete i sin linda men vi följer utvecklingen och det kan komma att påverka nästa års planering i form av extra stöd till det internationella arbetet.  

MR-arbete i Sverige (politics of demonization)

Nästa år är det valår. Sekretariatet håller på att arbeta fram en projektplan för det arbetet där vi försöker hitta vår roll i den svenska kontexten och se vilka frågor som är de mest strategiska att lyfta. Det externa kommunikationsarbetet kommer att domineras av detta och vi arbetar nu med att fundera över hur vi kan koppla det övriga MR-arbetet (både det som fokuserar på Sverige och andra länder) till detta så att det ligger i linje med valets budskap så att kommunikationen blir enhetlig. Vi kommer förstås att bedriva mycket annat löpande påverkansarbete men det externa kommunikationsarbetet kommer att fokusera på detta.

Med största sannolikhet kommer vi att behöva justera målen för nästa år utifrån att det är valår. Budgetmässigt kommer vi att lägga större resurser på detta i relation till övriga frågor. Vi har redan äskat mer pengar för detta arbete vilket kommer att synas i budgeten.

Mångfald

Arbetet med mångfald kommer kräva mer resurser än årets budget. Det kommer att handla om två delar. Den första delen handlar om att utifrån att styrelsen beslutat om vad Amnesty menar med mångfald göra en analys av hur organisationen ser ut i relation till denna definition. Detta kommer att kräva extra resurser. Den andra delen handlar om förankring i medlemsrörelsen som också kommer att kräva mer resurser.

Major donors

I arbetet med förstudie har framkommit insikter att ett program för stora givare, för att vara framgångsrikt, skulle innebära en involvering från ett antal tjänster på sekretariatet. I första hand generalsekreteraren och sakkunniga men potentiellt även styrelsemedlemmar. Detta gör att en mer tidskrävande diskussion behövs med styrelsen vilket det inte finns tid för på junimötet. Vi återkommer med ett underlag. Vi ser dock att investeringen är nödvändig för att nå våra tillväxtmål på sikt och vill “reservera” pengarna för en heltidstjänst med senarelagd start, från 2018.

Fortsatt utveckling av organisationen

Första fasen i vår nya organisation genomfördes under hösten/vintern 2016 och arbetet med grupperna och tvärgrupperna pågår för fullt och ett ledarskapsforum är etablerat. Ledningsgruppen har nu fortsatt titta på de utvecklingsområden som vi identifierade för nästa fas, bl.a kommunikation och styrningsstöd.

I det fortsatta arbetet med att titta på hur vi jobbar med kommunikation så har vi identifierat behov av två nya tjänster: En är fortsatt under bearbetning men vi räknar med resultat här inom en snar framtid. Den andra tjänsten är en webbredaktör med ansvar för vår hemsida. Idag saknas ansvarig resurs för vår hemsida som är ett av våra främsta kommunikationsverktyg. Vi investerar nu mycket tid och pengar i att designa och bygga en ny hemsida och för att få den att vara uppdaterad och fylla sitt syfte under de kommande åren så behövs en webbredaktör.

Parallellt med organisationsöversynen har sekretariatet arbetat med utveckla och förbättra styrnings- och uppföljningsprocesserna. Detta kombinerat med ett ökat rapporteringstryck från såväl AIS som externa intressenter (t ex FRII och SIK) ställer stora krav på koordinering inom detta område. I dagsläget räcker inte de tillgängliga resurserna till för att klara av en stringent, effektiv och ändamålsenlig hantering. Sekretariatet ser därför behov av en resursförstärkning inom området styrningsstöd.

System och strukturer

Inom sekretariatet har det under en längre tid upplevts problematiskt med system, strukturer och rutiner kring dokumenthantering. Problemen har även uppmärksammats i de senaste årens riskanalyser, där de vissa år värderats som en av de allvarligaste riskerna. Sekretariatet har, förtjänstfullt, utgått från grundinställningen att spendera så lite av medlemmarnas pengar som möjligt på sådant som inte direkt är MR och har därför försökt använda så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Under senare tid har, utöver den interna hanteringen, även problem uppkommit frekvent i kommunikationen med omvärlden, såväl med med AIS som med andra externa parter, beroende på att sekretariatet inte använder de verktyg (Microsoftprodukter) som i stort sett alla andra gör. Det finns också ett stort behov av att färdigställa en del redan påbörjade, men försenade, processer som utveckling av SRM-systemet och framtagande och implementering av strategier och policys (miljö, informationssäkerhet m fl). Den gemensamma nämnaren är att göra sekretariatets arbete effektivt och med förbättrad intern styrning och kontroll.

Med anledning av ovanstående önskar sekretariatet inleda ett arbete med att utveckla rutiner och strukturer avseende dokumenthanteringen men även se över möjligheterna att ersätta en del av befintliga verktyg med mer ändamålsenliga. Sekretariatet ser också behov av resurser för utveckling och implementering av ett flertal strategier och policys.I dagsläget är dessa planer inte särskilt fördjupade varför det är svårt att med någon större exakthet bedöma vilka resurser som kommer att krävas utöver att förstärka IT-verksamheten med en tjänst.

Personalsituation och planering

I strävan efter att kunna få en bättre överblick samt att kunna styra våra personalresurser mer strategiskt har vi under våren skapat en ökad systematik kring antalet anställda och typ av anställning. Det är fortsatt en manuell beräkning och med vissa avrundningar. Men i avvakta på ett maskinellt system som ger oss underlag så visar det på följande siffror som vi vill dela med styrelsen. Vi har valt att gå tillbaka till 2014 för att få en bättre överblick. Nedanstående gäller enbart övriga tjänstepersoner. Vi kommer att komplettera med personal inom telefundraising och värvning senare. Ökningen i fasta tjänster 2017 är utifrån den nya organisationen och de nya gruppchefer som styrelsen beslutade om 2016. Vi har idag 47 övriga anställda som har tillsvidaretjänster.

NOT 1.

Generalsekreteraren kommer att göra en kortare dragning för styrelsen om hur ledningsgruppen ser på personalsituationen framöver men om man ska sammanfatta ledningsgruppens förslag så handlar det om att tillsätta tre nya tjänster under hösten 2017 och ytterligare en 2018.  Beräknad kostnad 0,6 mkr 2017, och 2,8 mkr därefter.

Det finns också tankar kring tjänster längre fram (som idag är visstidsanställda) men det får vi återkomma till när vi ser hur olika pågående processer faller ut.

Förslag kring användande av reserven

I dagsläget bedriver sekretariatet drygt 30 utvecklingsprocesser parallellt (se Översikt av större utvecklingsprocesser) som berör stora delar av organisationen. Därutöver pågår mycket utvecklingsarbete hos de olika grupperna på sekretariatet. Detta är en del av vår nuvarande verksamhetsplan. Vår bedömning är att dessa processer är nödvändiga för att vi ska stärka svenska Amnestys förmåga att uppnå våra mål, framförallt på sikt, samt för att minimera risker. Samtidigt är det en utmaning att bedriva ett så omfattande utvecklingsarbete och ledningsgruppen för kontinuerliga diskussioner om hur en bäst prioriterar och vad som är möjligt att prioritera ned i tid eller ambition. Det omfattande utvecklingsarbetet som pågår innebär att vi har väldigt små marginaler, framförallt på vissa tjänster, och därför vänder vi oss nu till styrelsen. Vi ser två alternativ, antingen investerar vi ytterligare pengar eller så får vi prioritera om så att vi sänker ambitionsnivån och/eller skjuter utvecklingsprojekt på framtiden. Sekretariatet förordar en investering enligt nedan.

Nedan sammanfattas sekretariatets förslag till fortsatt användning av reserven.

I “Global Reserves Guidelines” fastslås hur en rimlig storlek på reserven ska beräknas. Sekretariatet har bland annat genom riskanalysen påbörjat en sådan beräkning men ännu inte färdigställt den. I riktlinjerna framgår att reserver huvudsakligen ska hållas av följande anledningar;

• för att säkerställa uthålligheten i Amnestys MR-aktiviteter på både kort (förmåga att kunna hantera kortsiktiga åtaganden som löner och externa leverantörer) och på lång sikt (för strategisk planering),

• för att säkerställa att sektionerna har tid och kapacitet att hantera oväntade likviditetsproblem (som ett permanent intäktstapp eller en signifikant nedgång i medlemmar och givare),

• för att finansiera oplanerade utgifter och

• för att hantera växelkursrisker.

Det förekommer i vissa sammanhang resonemang om att reserven ska täcka ett visst antal månaders löpande förbrukning. Den nuvarande reserven motsvarar drygt 7 månader och den vid slutet av 2019 drygt 4 månader (om vi förutsätter att vi då nått målet om 150 mkr i intäkt och budgeten är i balans).

Sekretariatet återkommer med en beräkning och förslag på en övre och undre gräns för reserven.

Förslag till beslut

Styrelsen föreslås besluta;

att ge sekretariatet i uppdrag att beakta dessa planeringsförutsättningar i höstens planeringsarbete inför 2018;

att utöka sekretariatets tjänsteram med fyra tillsvidareanställda heltidstjänster;

att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram ett förslag till budget för 2018 med en högsta överbudgetering om 13,4 mkr och presentera detta på styrelsens decembermöte;

att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens junimöte 2018 återkomma med en uppdatering
och eventuella förslag på hur resterande pengarna från kapitalöverskottet ska användas.

NOT 1. Utveckling av antal tjänster i siffror  

NOT 2.  En omdisponering av “MR-prioritering” föreslås enligt följande;

NOT 3.  Det strategiska samarbetet internationellt beslutas när den internationella strategin är klar (påbörjas 2018 enl VP). Därutöver kan det komma mer begränsade samarbeten där vi vill testa samarbetsformer och/eller kring frågor som ligger inom våra prioriteringar. ‘Politics of demonization’ skulle kunna vara ett sådant samarbete. Vi hoppas att detta kan klargöras så att vi i så fall kan inkludera det internationella arbetet kring ‘Politics of demonization’ i planeringen för 2018.