Septembermötet 2017 Protokoll från 16 september 2017

PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 16 SEPTEMBER 2017

Tid: Lördag kl 09.00-17.30

Plats: Sekretariatet

Ordförande: Tora Törnquist

Vice mötesordförande: Staffan Johansson

Justerare: Anna Skantze

 

Närvarande

Amanda Jackson

Anders Hällbom

Anna Skantze

Lars Gäfvert

Linn Malmborg, suppleant

Mårten Rosander

Nina Virkkala, suppleant

Staffan Johansson

Tora Törnquist

Ulrika Westerlund

 

Sekretariatet

Anna Lindenfors, generalsekreterare

Elisabeth Lundgren, avdelningschef (§ 57-58)

Peter Kvist, avdelningschef

Sofia Fjellestad, avdelningschef (§ 58)

Katja Lefwerts, HR-ansvarig (§ 56)

Lina Jakobsson, organisationsutvecklare

 

Övriga

Elisabeth Ståhlhane, granskningskommittén

 

 

§ 45. MÖTET ÖPPNAS

Tora Törnquist förklarar mötet öppnat.

 

 

§ 46.FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

 

Styrelsen beslutar

 

att under punkten övriga frågor lägga till en punkt om jävsdeklaration, en punkt om kontaktperson för Amnestys internationella kommitté (AIK) och en punkt om SRM-systemet samt att med dessa tillägg fastställa dagordningen i enlighet med förslaget.

 

 

§ 47. PROTOKOLL FÖRT VID SEKTIONENS STYRELSEMÖTE 9-11 JUNI

Styrelsen går igenom föregående protokoll och lägger det till handlingarna.

 

 

§ 48. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som föreslås stängas.

Styrelsen framför att det är önskvärt att sekretariatet kontaktar de motionärer vars motioner föranledde insatser under ICM och berättar vad som gjordes under ICM.

 

Styrelsen framför också att det är viktigt att sekretariatet tydliggör för medlemmarna vilka länder som är prioriterade under den nuvarande strategiska perioden.

 

 

§ 49. UTVÄRDERING AV TIDIGARE STYRELSEMÖTEN

Mötesordförande framför att det i utvärderingen framkommer att styrelsen tyckte att vissa underlag inte var tillräckligt genomarbetade för att styrelsen skulle kunna ha en bra diskussion.

 

Sekretariatet lyfter att vi fortfarande inte har hittat formerna för hur vi ska lyfta fram frågor där sekretariatet behöver en tidig vägledning av styrelsen, utan att ta fram ett underlag som föregår styrelsens diskussion. Sekretariatet arbetar vidare med den frågan men tar gärna hjälp av styrelsen för att hitta en bra form för detta.

 

Styrelsen lägger utvärderingen av styrelsens junimöte till handlingarna.

 

 

§ 50. RAPPORT OM PER CAPSULAMBESLUT

  • Per Capsulambeslut gällande val av årsmötesort 2018

I juni lade sekretariatet fram ett underlag med förslag gällande årsmötesort för 2018 i styrelsens forum. I underlaget framgick att sekretariatet har mottagit intresseanmälningar från två distrikt; Gästrikland Dalarnas distrikt och Göteborgs distrikt. Det framgick också att Gästrikland Dalarnas distrikt var lite osäkra på om de i nuläget har tillräckligt många intresserade medlemmar för att ansvara för ett årsmötesarrangemang. Underlaget redogjorde också för att distriktsstyrelsen i Göteborgs distrikt har diskuterat frågan och framhållit att de har 25 aktiva grupper med skilda intressen, bakgrund och åldrar samt nio ungdomsgrupper. Göteborgs distrikt har svarat sekretariatet att de är motiverade att arrangera ett årsmöte med “aktivism, demokrati och fest kombinerat” och har uppgett förslag på möjliga lokaler och boenden.

 

När styrelsen utvärderade årsmötet 2017 framhöll styrelsen bland annat att de på nästa årsmöte vill att medlemmarnas engagemang och aktiviteter på ett tydligare sätt ska genomsyra nästa arrangemang. Utifrån styrelsens viljeyttring, att arrangera ett årsmöte med medlemmarnas engagemang i fokus förslog sekretariatet styrelsen att välja Göteborgs distrikt som årsmötesort för 2018.

 

Styrelsens beslut 2017-08-22

Att årsmötet 2018 hålls i Göteborg.

 

  • Per Capsulambeslut gällande styrelsens utskott 2017/2018

På styrelsens junimöte diskuterade styrelsen hur de ska arbeta i olika utskott. Det var en styrelseintern punkt och styrelsen beslutade att ordförande skulle lägga upp utskottsindelningen för beslut i styrelsens forum tillsammans med styrelsens kontaktpersoner för valberedningen, Amnestyfonden, Granskningskommitten, Ungdomsrådet och Amnesty internationella kommitté. Utskottsindelningen baseras på de frågor som är prioriterade under styrelseåret 2017/2018.

 

Styrelsens beslut 2017-08-22

Att utskottsindelningen för 2017/18 är som följer:

Interndemokratiöversynen (IÖ) - Lars, Ulrika

Fondavtalet (FA) - Anders, Nina

Kommunikationsstrategin (KS) - Amanda, Anna

Mångfaldspolicy (MP) - Amanda, Linn

Ekonomistyrning (ES) - Mårten, Nina

Styrelse- och verksamhetsplanering (SV) - Staffan, Lars, Tora

Internationella frågor (IF) - Lars, Ulrika, Anders

Styrelsens kommunikation (SK) - Anders, Linn, Anna

Arbetsgivarfrågor (AF) - Staffan, Nina

 

Att kontaktpersoner för 2017/2018 är som följer:

Valberedningen (V) - Ulrika

Fonden (F) - Nina

Granskningskommitten (GK) - Anna

Ungdomsrådet (UR) - Tora

Amnesty internationella kommitté (AIK) - Lars

 

  • Per Capsulambeslut gällande att ge fullmakt till GS att på EDF-mötet fatta beslut för svenska sektionens räkning

 

Styrelsens beslut 2017-09-08

Att ge fullmakt till Anna Lindenfors att på EDF-mötet 18-20 september 2017 fatta beslut för svenska sektionens räkning i enlighet med mötesunderlagen. I fullmakten ingår förhandlingsutrymme. Vid avvikelser som ger ekonomiska konsekvenser för svenska sektionen kontaktas sektionens ordförande och kassör.

 

 

§ 51. RAPPORT FRÅN SEKRETARIATET

Anna Lindenfors föredrar och går igenom aktuella frågor på sekretariatet.

 

 

§ 52. RAPPORT FRÅN STYRELSEMEDLEMMAR

Ledamöterna berättar vilka möten de har deltagit i och vad de har arbetat med sedan föregående styrelsemöte.

 

 

§ 53. RAPPORT FRÅN AIK - AMNESTYS INTERNATIONELLA KOMMITTÈ

Anders Hällbom informerar styrelsen om att AIK väntar på ICM-besluten. AIK har för närvarande inget uppdrag. Nytt AIK kommer att väljas på styrelsens oktobermöte.

 

 

§ 54. RAPPORT FRÅN AMNESTYFONDEN

Anders Hällbom rapporterar om hur samtalen med Amnestyfonden fortskrider och framför att den gemensamma planen är att det behövs tre möten till för att slutföra avtalet mellan sektionen och Amnestyfonden samt att avtalet ska skrivas på före årsmötet.

 

 

§ 55. RAPPORT INTERNATIONELLA PROCESSER

Anna Lindenfors framför att EDF inleds måndagen efter styrelsemötet. På agendan står framförallt den operativa planen för de sista två åren av den strategiska perioden, med fokus på Europa. Sekretariatet har fått en lista på 25 projekt. Det finns fortfarande vissa oklarheter vad gäller uppdelningen mellan regionkontor och sektioner.

 

Anna Lindenfors berättar också att situationen i Turkiet är högprioriterad av svenska sektionen och att Amnesty bland annat kommer att delta på bokmässan och ha en programpunkt som lyfter fram  situationen i Turkiet.

 

 

§ 56. UPPFÖRANDEKODEN

Katja Lefwerth, HR-ansvarig på sekretariatet framför att sekretariatet har sett behov av att göra vissa förändringar i och stärka uppförandekoden för svenska sektionen. Uppförandekoden omfattar både aktiva medlemmar och anställd personal.

 

För att stärka koden föreslår sekretariatet att alla personer som anställs av sekretariatet ska skriva under koden.

 

Sekretariatet föreslår också att stryka den skrivning som säger att anställd personal ska ange eventuell kollega som upptäcks vara engagerad i en organisation som strider mot Amnestys grundläggande principer.

 

Styrelsen framför att sekretariatet ska göra följande ändringar i texten:

  • Lägga till överst i koden: “Gäller för anställda och aktivister som företräder organisationen”

  • Stycke två, första meningen: Byta ut “medarbetare/medlem” till “medarbetare/aktivist”

  • Stycke två, andra meningen: Byta ut “Däremot tror vi att det är problematiskt för dig att arbeta på/engagera dig för Amnesty om du är aktiv…” till “Däremot tror vi det är problematiskt för dig när du arbetar på eller företräder Amnesty om du är aktiv…

  • Stycke tre, sista meningen: Ta bort “Generalsekreteraren har också valt att utse pressansvarig och sakkunnig till talespersoner.”

  • Sist i dokumentet: Lägga till meningen “Vi förväntar oss att alla som företräder Amnesty följer uppförandekoden och att alla som anställs av Amnesty skriver under”.

 

Styrelsen beslutar

 

att med styrelsens förslag till förändringar anta de förändringar sekretariatet föreslår i uppförandekoden.

 

 

§ 57. INFORMATION OM AMNESTYS NYA WEBBPLATS  

Sofia Fjellestad presenterar arbetet med sektionens nya publika webbplats, fas 1. Webbplatsen ska lanseras i februari 2018.

 

Styrelsen framför att det ser jättebra ut och frågar när förändringen av medlemssidorna kommer att genomföras.

 

Sekretariatet svarar att det krävs en översyn av vad syftet med medlemssidorna ska vara.  Utkomsten av medlemsdemokratiprojektet kan ha en viss bäring på hur informationen till medlemmarna ska paketeras. I fas ett av webbprojektet samlas den publika informationen till medlemmarna på ett och samma ställe och ges ett bättre tilltal. I fas två kommer sekretariatet att se över fler av Amnestys webbplatser, i det arbetet ingår medlemssidorna.

 

 

§ 58. ÖVERSYNEN AV MEDLEMSDEMOKRATIN
Mötesordförande inleder punkten och lämnar över ordet till sekretariatet som presenterar vad som gjorts i projektet hittills, en organisationsmodell som sekretariatet och arbetsgruppen utgår från, samt fyra “vägvalsfrågor” där sekretariatet behöver styrelsens vägledning.

 

Styrelsen diskuterar utifrån följande frågeställningar:

  • Håller styrelsen med om sekretariatets analys av vad ramverket Ett Amnesty har för implikationer på den svenska sektionens medlemsdemokrati?

  • Håller styrelsen med om en bredare tolkning av legitimitet?

  • Hur ser styrelsen på att skapa mellanstrukturer för inflytande på genomförandet av verksamheten som drivs av sekretariatet och där deltagande medlemmar väljs ut av sekretariatet eller styrelsen?

  • Finns det demokratiska och ideologiska värden som vinns alternativt går förlorade med direktdemokrati alternativt representativ demokrati?

 

Styrelsens diskussion landar i följande medskick till sekretariatet och arbetsgruppen:

  • Svenska sektionen behöver tydliggöra vad ramverket “Ett Amnesty”, som svenska sektionen har ställt sig bakom, innebär. Det vill säga vilka frågor som beslutas på nationell nivå (svenska årsmötet) och vilka frågor som beslutas på internationell nivå (Global Assembly).

  • Det ska vara tydligt för medlemmarna i vilka forum de kan vara med och påverka vilka frågor den svenska sektionen ska driva internationellt - inom den globala rörelsen. De ska också vara tydligt vilka frågor medlemmarna inte kan påverka och varför, det vill säga där det svenska årsmötet har lämnat över besluten till Global Assembly (före dettaICM).

  • Det ska vara tydligt för medlemmarna att den svenska sektionens beslut gällande det internationella arbetet behöver utgå från de internationella prioriteringarna/strategiska målen. Inför en strategisk period ska medlemmarna engageras i den svenska sektionens ståndpunkter och position i olika frågor och vad/vilka inriktningsfrågor den svenska sektionen beslutar att driva inom den internationella rörelsen, på Global Assembly. Mellan strategiska perioder bör tyngdpunkten för medlemsinflytande istället ligga på inflytandeprocesser för genomförandet av sektionens verksamhet. Utifrån prioriterade frågor kan medlemmar engagerade i organisationens långsiktiga strukturer också besluta vilka frågor de själva vill arbeta med.

  • Svenska sektionens legitimitet som medlemsorganisation bygger inte på hur stor andel av medlemmarna som deltar på årsmötet. Antalet människor som väljer att ställa sig bakom Amnestys arbete genom sitt medlemskap ger i sig legitimitet åt organisationen och de inriktningsbeslut som fattas.

  • Det är viktigt att utveckla andra sätt/forum än årsmötesmotioner och årsmötet för medlemmarna att engagera sig och ha inflytande över frågor som svenska sektionen driver och arbetar med. Det ska vara tydligt för medlemmar hur de kan ha inflytande via dessa nya sätt/forum. I de fall medlemmar vill påverka inom ramen för årsmötet bör det utvecklas former för att stödja motionsskrivande så att rätt typ av frågor lyfts vid årsmötet.

  • Olika mellanstrukturer kan tillsättas på olika sätt. Det kan vara positivt att tydligare integrera delar av medlemmarnas ideella engagemang under sekretariatet men då med reellt inflytande i organisationen. Att koppla fler mellanstrukturer till sekretariatet kan skapa en större flexibilitet där medlemmar lättare kan engageras för kortare uppdrag.

  • Uppdraget inkluderar att ta fram ett förslag som “klarar av” frågan om representativ demokrati. Eventuellt kan det vara en fördel att utveckla en modell som kombinerar direktdemokrati och representativ demokrati.

 

 

§ 59. DATASKYDDSFÖRORDNING

Peter Kvist berättar om den nya dataskyddsförodningen som träder i kraft i maj 2018, en lagstiftning som ersätter PUL. Den nya dataskyddsförordningen kommer att gälla i alla EU-länder och innebär att Amnesty måste ha ställt om sina rutiner tills dess att förordningen börjar gälla. Det finns jurister och organisationer som håller på att titta på hur de olika delarna i förordningen ska tolkas, men det är fortfarande oklart och svårt att förstå var gränserna går för en organisation som Amnesty. Sekretariatet behöver sätta sig in i hur förordningen påverkar svenska sektionen och till exempel medlemsregistret, hur sekretariatet ska hantera aktioner på webben osv.

 

Peter sammanfattar de största skillnaderna i dataskyddsförordningen jämfört med PUL.

Dataskyddsförordningen kommer att innebära

  • mycket strängare krav på att en organisation som Amnesty måste informera uppgiftsägarna om varför personuppgifterna behandlas, vilka uppgifterna är och hur de hanteras.

  • mycket strängare regler kring att personerna måste ge sitt samtycke, att det ska vara pedagogiskt och tydligt beskrivet exakt vad uppgifterna kommer att användas till och att uppgifterna inte får användas till något annat.

  • att en organisation som Amnesty måste kunna visa och beskriva hur uppgifterna hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Organisationen måste snabbt kunna lämna ut vilka uppgifter som finns om varje person och alla uppgifter om en person måste snabbt kunna tas bort om personen så önskar. Rutinerna för detta måste vara säkra och det får
    t ex inte finnas uppgifter kvar på back up-band eller liknande.

  • att personuppgifter som förekommer i löptext också omfattas av kraven, vilket inte varit fallet med PUL. Det är oklart vad det kommer att innebära i praktiken.

  • krav på att all känslig data ska krypteras

  • att vissa organisationer kommer att behöva ett personuppgiftsombud, hur dessa organisationer definieras är ännu oklart.

  • att datainspektionen har rätt att utföra administrativa sanktioner, upp till fyra procent av organisationen omsättning.

 

Styrelsen framför att Amnesty omfattas av många organisationsnummer, vilket är viktigt att komma ihåg i det här arbetet. Även distriktens digitala kanaler måste omfattas av åtgärder.

 

 

§ 60. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Jävsdeklaration

Mårten Rosander deklarerar jäv och berättar att han bytt arbete och är anställd som controller på Nationellt Forensiskt Center (NFC) på Polisen. Mårten arbetar inte specifikt med polisfrågor, men blir han involverad i brottsutredningar kan det skapa en jävssituation, vilket han i så fall meddelar styrelsen. Han kommer i så fall inte att delta i styrelsebeslut där jävsituation kan uppstå.

 

  • Kontaktperson gentemot AIK

Styrelsen beslutar

 

attAnders Hällbom är styrelsens kontaktperson för Amnestys internationella kommitté (AIK)
istället för Lars Gäfvert.

 

  • SRM-systemet

Lars Gäfvert föredrar och beskriver att styrelsens beslut att utveckla ett SRM-system fattades för många år sen, att processen därefter varit lång och förändrats under tid. Förändringarna i projektet har bidragit till förseningar som bidragit till andra förändringar och så vidare. Styrelsen upplever för närvarande att det är oklart vad som krävs för att styrelsens ursprungliga beslut ska vara uppfyllt. Styrelsen anser att ett fungerande SRM-system är ett centralt och viktigt verktyg för organisationen. Styrelsen ber därför sekretariatet om en sammanfattande uppföljningsrapport om projektet. Styrelsen vill ha en samlad bild av vad som hänt och varför, bland annat för att lära av det som hänt så att liknande saker går att undvika i framtiden. Styrelsen ber om en rapport som ger en historik av projektet, beskriver vad som orsakat förseningarna samt beskriver vilka åtgärder som vidtagits för att lösa problemen.   

 

Sekretariatet svarar att när den fasen som håller på att avslutas nu är klar så kommer basinformationen att ligga i ett modernt system. Tillsammans med funktionen “QlikView” kommer sekretariatet att kunna göra de analyser som omfattas av styrelsens ursprungliga beslut gällande SRM-systemet.

 

Styrelsen beslutar

 

att ge sekretariatet i uppdrag att återkomma med en kortfattad rapport till styrelsens januarimöte 2018 angående hanteringen av SRM-projektet, som bland annat innefattar historik och orsak till försening.

 

 

§ 61. MÖTET AVSLUTAS

Tora Törnquist avslutar mötet.

 

 

 

 

Tora Törnquist
Ordförande

 

 

 

Staffan Johansson

Vice mötesordförande

 

 

 

 

Anna Skantze

Justerare

 

 

 

Lina Jakobsson

Sekreterare

 

 

BILAGA 1.

 

§ 48. UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

                                 

§ 42 UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT                                                                         

Årsmötesbeslut § 38 Motion: En sektion, en röst
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med IU att i Governance Reform-processen verka för att en översyn görs av det nuvarande systemets fördelningsgrunder för representation/rösträtt på internationella rådsmötet i syfte att se om det går att stärka det demokratiska systemet i förhållande till ekonomiskt svagare och/eller mindre sektioner på något annat sätt än genom "en sektion, en röst"

 

§ 94. RAPPORTERING KRING AKTIVISM                                                             
att uppdra åt sekretariatet att låta styrelsen ta del avaktiv relevanta nyckeltal och en kortfattad analys av dessa vid hel- och halvårsrapporten under 2016 och att redovisa aktivistenkäten i samband med helårsrapporten;
att uppdra åt sekretariatet att inkludera rapporteringen om aktivism till styrelsen i planeringssystemet.

 

§ 29. UPPDATERING AV STYRELSENS ARBETSORDNING                                                         
att med styrelsens medskick om förändrade skrivningar i det presenterade förslaget anta styrelsens reviderade arbetsordning;                                                                  
att ge sekretariatet i uppdrag att samråda med planeringsutskottet inför nästa års revidering av styrelsens arbetsordning.

 

§ 33.3 UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT
Årsmötesbeslut § 32. Förslag 2.1: Om ICM-resolution om att utöka Amnesty Internationals policy om rättigheter kopplade till abort
att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2017 verka för en utökad policy om hur Amnesty International kan arbeta med rättigheter kopplade till abortfrågan.

 

§ 33.5 UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT
Årsmötesbeslut § 34. Förslag 2.3: Om resolutioner till ICM för att säkerställa att Amnestys internationella styrsystem bygger på representativ demokrati
att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2017 verka för att det tydliggörs i Amnesty Internationals stadgar att makten inom rörelsen utgår från de individer som utgör rörelsen;
att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2017 verka för att den nya rösträttsmodellen för den internationella rörelsen utgår från en representationsmodell där antalet röster bygger på hur många individer varje delegation faktiskt representerar;
att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2017 verka för principen att makten inom den internationella rörelsen ska utgå ifrån de individer som utgör rörelsen, samtidigt som vi verkar för att stärka mindre sektioners möjligheter till deltagande och inflytande.

 

§ 33.7 UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT
Årsmötesbeslut § 37. Motion 2.6: Amnesty i Sverige: hur ska vi ta ställning för vilka hjälporganisationer och hur de ska arbeta med Argentina?
att uppdra åt ICM-delegationen att under ICM 2017 diskutera med den argentinska delegationen hur vi kan stödja dem i arbetet med att skydda människorättsförsvarare och att söka upprättelse efter utomrättsliga försvinnanden.