Protokoll oktobermötet 2012 Protokoll från 1-2 oktober 2012

PROTOKOLL FÖR STYRELSEMÖTE 27-28 OKTOBER 2012
SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL

Tid: Lördag 27 oktober, kl.9.00 – 18.15, Söndag 28 oktober 09.00-16.00
Plats: Sekretariatet, Alsnögatan 11, Stockholm
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Tora Törnquist
Justerare: Lisbeth Kohls

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Kristina Lindquist (§ 69-75, 88-89)
Elisabeth Löfgren (§ 75-87)
Natasja Persson
Tora Törnquist

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 75-87)
Dan Grundin (§ 77 - 79)
Hannah Laustiola (§ 75-87)

Övriga
Johanna Murray, sekretariatet (§ 79)
Caroline Selander, sekretariatet (§ 79)

Frånvarande

Pär Sköld
Maja Åberg


§ 69 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Sofia Halth.


§ 70 Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen med förändringen att Lisbeth Kohls utses till justerare vid oktobermötet istället för Natasja Persson.


§ 71 Protokoll från möte med sektionens styrelse 22-23 september 2012

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 72 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.


§ 73 Utvärdering av föregående styrelsemöte

Michael Falk går igenom styrelsens utvärdering av septembermötet.


§ 74 Visionsdiskussion nytt förordnande av GS [styrelseintern]

Under ledning av Daniel Tjäder, konsult i organisationsutveckling, diskuterar styrelsen vad de vill se i den kravprofil som ska sammanställas av rekryteringsgruppen av ny generalsekreterare.


§ 75 Diskussion om slutsatser av utredning om Amnesty Press

Sofia Halth leder värderingsövningar med styrelsen som får ta ställning till olika alternativ baserade på utredningens slutsatser. Styrelsen för en i första hand visionär diskussion om tidningens framtid där en del aspekter, så som ekonomi, utelämnas. Efter dagens övningar är tanken att ett beslutsunderlag ska kunna sättas ihop för att styrelsen ska kunna fatta beslut vid nästa möte. Det är dock viktigt att det förslag som strategigrupp två lägger fram är logiskt sammanhängande och tar hänsyn även till exempelvis ekonomiska faktorer och förslaget kan därför komma att avvika något från den majoritetsuppfattning som framkommer i diskussionen. Dessutom ska förslaget ta sin utgångspunkt i vad som är syftet med att Amnesty har en tidning.

Huvuddragen i styrelsens diskussion kan sammanfattas med: Att Amnesty svenska sektionen bör ha en tidning, som i huvudsak riktar sig till medlemmar och därmed följer medlemsantalet i upplagenivå. Tidningen bör få en tydligare syftes- och målbeskrivning än idag. Tidningen bör innehålla tydligt markerade icke-redaktionella sidor som följer Amnestys grafiska profil med information från och om Amnestys arbete. Tidningen bör styras av en självständig redaktör som kan, men inte har som huvudsyfte, att granska Amnesty som organisation. Innehållet bör vara en kombination av artiklar om mänskliga rättigheter och Amnestys arbete. Tidningen bör utkomma med ca 4 nummer per år, få ny layout, bättre webbplattform och bättre papperskvalité. Den grafiska profilen bör inte följa Amnestys grafiska profil. Ett namnbyte kan bli aktuellt men är inte en huvudfråga för styrelsen.

Beslut

att uppdra åt SG2 att i samråd ordförande och och med stöd av sekretariatet, utifrån förd diskussion ta fram ett beslutsunderlag till styrelsens februarimöte om Amnesty Press.


§ 76 Grupputredningens förslag

På uppdrag av styrelsen föredrar Lise Bergh sekretariatets kommentarer på möjligheten att genomföra de förslag som presenterades av grupputredningen i en rapport till verksamhetsmötet.

Angående uppdragsgruppens rekommendation ett, om att ge gruppen fortsatt mandat och sekretariatsstöd undrar Karin Armgren om det enligt sekretariatets syn inte innebär någon förändring alls mot nuvarande situation. Hon tolkar gruppens rekommendation som att de vill uppnå en förändring mot dagsläget. Gällande rekommendation två, om att alla kommuner med fler än 30 000 invånare ska ha minst en grupp före utgången av 2013, har sekretariatet sagt att detta skulle kräva 40% i tjänsteutrymme. Karin Armgren undrar hur det kan komma sig att ett så stort tjänsteutrymme skulle krävas när det i praktiken handlar om att starta fem nya grupper. Om det bedöms som ouppnåeligt kanske målet kan sättas till utgången av 2015 istället. Slutligen undrar hon angående rekommendation tre, som sekretariatet ställt sig positiv till, om att säkerställa resurser för att låta telephone fundraising (TF) tillfälligt göra riktade samtal för att rekrytera aktivister på utvalda orter, om det inte skulle innebära en stor förändring mot nu att genomföra det.

Lise Bergh förklarar att sekretariatet uppfattar rekommendation ett huvudsakligen som att det är viktigt att gruppen ges stöd att fortsätta men att stödet i sig kan ligga på samma nivå som det gjort hittills.

Angående rekommendation två förklarar hon att det är ett mer resurskrävande jobb än man kan tro. Sekretariatets synpunkt är att även om idén är god generellt är det inte nödvändigtvis mest strategiskt att satsa på just att alla orter med över 30 000 invånare ska ha minst en grupp. Arbetet med att öka antalet grupper måste föregås av analys om förutsättningarna på olika platser, t ex vad för sorts stöd det finns för gruppen omkring dem eftersom en nystartad grupp måste hjälpas med vidare stödinsatser för att leva kvar efter starten. Hon menar att det är möjligt att uppnå målet men om inte nya resurser läggs till skulle det innebära att annan verksamhet behövde nedprioriteras. Av den anledningen menar sekretariatet att det är tillräckligt med det friare mål som finns i plan idag om att antalet grupper ska öka generellt.

Angående rekommendation tre konstaterar Lise Bergh att TF testat det som föreslås och att sekretariatet tycker det är en bra idé att utöka satsningen på att rekrytera aktiva medlemmar via telefon. Hon understryker dock att det inte kan bli en permanent verksamhet men däremot tillfälliga punktinsatser.

Diskussion uppstår om rekommendation två. Styrelsen har förståelse för sekretariatets invändningar men flera ledamöter menar trots det att det är onödigt att låsa fast sig vid uppdragsgruppens förslag på exakt målformulering och istället nödvändigt att se till det bakomliggande syftet om att öka aktivismen på vita fläckar, vilket styrelsen ställer sig bakom. På andra håll i planen finns mål om aktivism som är kvantifierade, men inte på just detta område och styrelsen föreslår därför att sekretariatet ska se över hur målet på detta område kan kvantifieras så det blir lättare att följa upp.

Styrelsen delar i övrigt sekretariatets syn på rekommendationerna, innebärande att rekommendation fyra är den enda som lämnas utan åtgärd.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att komma med förslag på hur målet gällande aktivism på vita fläckar kan kvantifieras i samband med revideringen av verksamhetsplanen 2012-13,

att uppdra åt sekretariatet att ta hänsyn till grupputredningens rekommendation 1 och 3 i verksamhetsplaneringen.


§ 77 Revidering av plan 2012-13

Sekretariatet har till mötet presenterat ett underlag med en översikt av de revideringar som kommer att göras i verksamhetsplanen för 2012-13, vilka kommer att presenteras mer i detalj till decembermötet.

Michael Falk undrar om den nedprioritering av mångfaldsarbetet som sekretariatet aviserar i praktiken kan komma att innebära att det arbetet försvinner helt. Han undrar vidare om det finns det någon tanke framåt gällande mångfaldsarbetet.

Lise Bergh svarar att det sekretariatet främst avser med nedprioriteringen är att det inte finns tid för den tänkta medlemsundersökningen. Däremot jobbar sekretariatet vidare med övriga mål, exempelvis om att medlemmar ska känna till mångfaldspolicyn och strategin. Det arbete som ska ske i framtiden kommer sekretariatet titta närmare på i samband med att planeringen av nästa verksamhetsplan, 2014-15, påbörjas. Hon understryker också att det finns en aktivitetsplan för mångfaldsarbetet som kommer att uppdateras, något som den kommande HR-anställda kommer kunna ta itu med.

I övrigt uttrycker styrelsen stöd för de bedömningar sekretariatet gör av de revideringar som bör genomföras.


§ 78 Långsiktigt arbete för enskilda

Med anledning av ett årsmötesbeslut från tidigare i år har sekretariatet avlagt en rapport om hur det internationella sekretariatet (IS) bedriver arbetet med enskilda fall (s k IAR-fall) och vad det i sin tur får för effekter för arbetet med enskilda i den svenska sektionen. Lise Bergh förtydligar att det inte framgår av rapporten att den handläggare som jobbar med IAR-fall nyligen har varit på IS och bland annat talat med dem om de frågeställningar som kom upp på årsmötet. I rapporten beskrivs deras svar. En viktig nyhet är att arbetet med IAR-fall tillkommit som ett nytt huvudarbetsområde i uppdateringen av den globala tvåårsplanen (GPS2). Det medför att även den svenska planen kommer att uppdateras med en ny så kallad portfölj om arbetet för enskilda individer.

Styrelsen konstaterar att rapporten är en bra grund för de vidare åtgärder som styrelsen bör fatta beslut om för att följa upp årsmötesbeslutet på bästa sätt.

Sofia Halth menar att det är viktigt att vara tydlig inför de aktiva medlemmarna med att styrelsen vare sig stödjer eller tänker driva frågan internationellt om möjligheten att arbeta med fall utanför IAR-basen. Som hon ser det finns det därmed två alternativ fortsättningsvis, antingen att driva frågan att IAR-arbetet bör få högre prioritet internationellt, eller att nöja sig med beskedet att frågan fått högre prioritet i samband med att den förts in i GPS och den svenska planen.

Andreas Bokerud anser att styrelsen bör kommunicera ut de fakta som framkommit i rapporten om hur IAR-arbetet bedrivs från IS för att undvika missförstånd. Flera ledamöter stämmer in i detta.

Tora Törnquist poängterar dock att det enligt styrelsens eget beslut om uppföljningen av årsmötesbeslutet står att vidare åtgärder ”för att stärka arbetet med enskilda fall” ska vidtas efter att rapporten lämnats och att det därför inte räcker att enbart kommunicera ut rapportens innehåll. Lise Bergh framhåller att det finns olika sätt att jobba med individfall på och att en annan möjlig väg vore att ta upp frågan på ordförandemaillistan för att lära sig mer om hur andra sektioner gör. Sofia Halth menar att även sekretariatet skulle kunna se över på vilka sätt arbetet för individer kan stärkas inom den svenska sektionen.

Beslut

att uppdra åt ordförande att senast innan årets slut starta en diskussion på ordförandelistan om sektionernas arbete med enskilda fall och återrapportera i styrelseforum,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma i styrelseforum med förslag på vidare åtgärder för att stärka arbetet för enskilda fall senast innan årets slut.


§ 79 CRM-systemet

Johanna Murray och Caroline Selander på sekretariatet presenterar bakgrunden till framtagandet av ett CRM-system och redogör för de vägval sekretariatet står inför. Största förändringen mot nuvarande medlemsdatabas är att aktivismen ska komma in i systemet. Den globala tillväxtstrategin ställer andra krav på att sektionerna ska kunna följa en individ genom medlemskapet. Idag saknas den totala bilden av medlemmars aktiviteter och målet med CRM-arbetet är att kunna jobba mer integrerat och se hela individen oavsett typ av engagemang. Följden av ett nytt CRM-system är att sektionen kan jobba mer systematiskt och effektivt och kunna använda sig av mer riktad kommunikation, vilket blir mer relevant för medlemmarna och samtidigt mer kostnadseffektivt. På så sätt kommer det också gå att mäta och följa upp vad som fungerar bra och mindre bra så resurserna läggs på rätt saker. Även gruppers ”resa” ska kunna följas i det nya systemet.

Som svar på frågor från styrelsen konstaterar sekretariatet att systemet väntas vara på plats någon gång under 2013 samt att det förväntas vara effektivitetshöjande på flera plan, såväl ur ett sekretariatsperspektiv som ur ett medlemsperspektiv. Det senare eftersom medlemmarna i högre grad kommer få information som är relevant för just dem. Det betyder dock inte att de kommer ha fri tillgång till att själva kunna gå in i systemet för att lagra eller hämta information. Med sekretariatets hjälp kommer grupper och distrikt däremot kunna få information ur systemet som kan hjälpa dem i deras arbete lokalt. Systemet kommer att utvärderas i ett första skede ett år efter att det tagits i bruk.

Sekretariatet ser i dagsläget inga frågor av strategisk natur där styrelsen behöver komma in i processen. Däremot poängterar sekretariatet att det är av stor vikt att systemet är flexibelt så att det alltid finns utvecklingsmöjligheter och därmed kan anpassas efter de skiftande behov som kan uppstå över tid.


§ 80 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens senaste möte:

4 oktober

Beslut

att nominera Christine Pamp till Working Party Chair (beredningsgruppsordförande) för ICM 2013.


8 oktober

Beslut

att uppdra till sekretariatet att snarast skriva ett brev till IS och IEC där vi betonar samordnarnas och frivilligkrafternas roll vad gäller att komplettera utredningsarbetet inom Amnesty.


17 oktober

Beslut

att godkänna svenska sektionens föreslagna avgift till ERS för 2013,

att delegera till Lise Bergh att besluta om 2013 års budget för EIO.


21 oktober

Beslut

att anta förslaget till process för förberedelsearbetet inför ICM 2013.