Ekonomisk rapport för andra tertialet 2008 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2008

[Ekonomisk rapport fr andra tertialet 2008.doc] [Res aug-08.xls]

Ekonomisk rapport för andra tertialet 2008

Inledning
Den här tertialrapporten innehåller följande huvudområden:

  • Ekonomiskt utfall för perioden januari till augusti
  • Prognos för 2008 och en jämförelse med budget
  • Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)
  • Eget kapital och reservernas storlek

Rapporten bygger på genomgångar med de anställda på sekretariatet som har
budgetansvar. Kommentarer lämnas för alla större budgetavvikelser. Rapporten
är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till exempelvis upplupna
lönekostnader. Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens
disponibla delar tas i december, juni och oktober. Som bas för dessa beslut ska
tertialrapporter ligga. I årets budget finns inga disponibla delar för beslut i oktober.

De ekonomiska förutsättningarna
Fram till och med junimötet har styrelsen fattat beslut om en intäktsbudget om
61 300 tkr och en kostnadsbudget om 60 150 tkr.

Verksamhetsplan/Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens
handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk
rapport och beskriver framförallt hur budgeten följts. I en separat tertialrapport beskrivs
hur sektionens etappmål har uppnåtts.


Ekonomiskt utfall för perioden januari – augusti 2008

Periodens intäkter och en jämförelse med föregående år ( )
Bilaga 2

Sektionens intäkter fram till och med augusti uppgår till 34 453 tkr (30 735 tkr). Det
innebär en intäktsökning med 3 718 tkr jämfört med samma period förra året. Största
skillnaderna mot föregående år uppvisar gåvor via autogiro, medlemsavgifter via autogiro
samt företagssamarbeten. I prognosavsnittet kommenteras detta mer utförligt.


Diagrammet visar ackumulerade intäkter t o m augusti


Periodens kostnader (januari till augusti)

Periodens totala kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter åtta månader till 36 770 tkr, 62 % av den totala budgeten.
Kostnaderna berörs mer utförligt under kostnadsprognos för 2008.

Direkta samt fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det
intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas ut
på programmen. Exempelvis har ett programområde som Kampanjer relativt låga direkta
kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många med programmet och när därför
lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen
satsar på programområdet. Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och
administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala
antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket
tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa
kostnaderna.


Diagrammet visar totala kostnader inklusive lön och administration för de olika programgrupperna.




Prognos för 2008 och en jämförelse med budget ( )

Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1



Prognosen visar på ett överskott om 276 tkr att jämföra med ett budgeterat överskott
om 1 150 tkr. Intäkterna beräknas bli 58 596 tkr (61 300 tkr enligt budget) och
kostnaderna 58 320 tkr (60 150 tkr).

Jämfört med intäktsprognosen från tertial 1 så visar den här prognosen främst på lägre
utfall från Humanfonden, gåvor via autogiro, testamenten, insamlingsbrev och
medlemsavgifter via autogiro.

Prognosen för helårsutfallet från Humanfonden är osäker och baseras på uppgift från
Banco Fonder den 31/8. Var utfallet hamnar avgörs först per sista december 2008
och bestäms av börsens utveckling samt antalet sparare.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.



Intäktsprognos för 2008 och en jämförelse med budget ( )
Bilaga 2

Intäkterna beräknas bli 58 596 tkr (61 300 tkr), vilket är 96 % av budget.

Diagrammet visar sektionens intäkter fördelade på de största intäktsslagen.


Avgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms
komma att uppgå till 17 485 tkr (18 391 tkr), 95 % av budget.

Intäktsslaget helbetalande medlemmar beräknas komma att uppgå till 3 500 tkr,
vilket är 300 tkr under budget. Årets omläggning till löpande medlemsår i stället för
kalenderår har påverkat intäkter i större utsträckning än vad som var beräknat.
Delbetalande medlemmar uppskattas till 85 tkr (150 tkr).

Intäkterna från medlemmar via autogiro beräknas till 13 700 tkr (14 151 tkr), 451 tkr
under budget. Det är främst svårigheter med att anställa personal till värvningen via
face-to-face (F2F) som lett till ett lägre resultat än budgeterat. Dessutom har vi märkt
av ökad konkurrens och en viss mättnad på några av de platser där vi värvat.

Enligt den nya nyckeltalsdefinitionen som gäller fr.o.m. 2007 så presenterar vi totalt
antal medlemmar och givare i stället för enbart medlemmar. Den sista augusti var
antalet medlemmar och givare 78 050 st (72 183 st medlemmar och 5 867 st enbart
gåvogivare). Andelen medlemmar och gåvogivare som betalar via autogiro är 77 %.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms komma att uppgå till 325 tkr
(645 tkr). Ingen annonsbilaga eller inbladning i Amnesty Press har hittills sålts och
prognosen för intäktsslaget hamnar på noll jämfört med budget 210 tkr. Intäkterna
från Amnestyakademin beräknas uppgå till 230 tkr mot budget 335 tkr. Anledningen
är att färre deltagare än budgeterat har deltagit i kurserna.

Prenumerationer
Intäkterna för 2008 beräknas uppgå till 460 tkr mot budget 510 tkr. Försäljningen
av Kortkampanjen har gått något sämre än budget.

Gåvor och bidrag
Utfallet för intäktsgruppen beräknas i sin helhet uppgå till 40 026 tkr (41 523 tkr)
96 % av budget. Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras
nedan.

Gåvor från Grupper & distrikt: Intäkterna beräknas nå budget. Intäkterna t o m
augusti uppgår till 1 126 tkr. Byring & Bråtes och Grupp 9 i Hörbys bidrag kommer
från försäljning i andrahandsbutiker.


Diagrammet visar intäkter från olika grupper fram till sista augusti.


Gåvor från organisationer : Avser till stor del gåvor från kyrkor (kollekter). Prognosen
är något lägre än budget.

Bidrag: Intäkterna från Arvsfonden och Olof Palme Internationella Center avser
projekten Angeläget och MR-projektet i Turkiet. Intäkterna motsvaras av lika stora
kostnader och medlen intäktsförs efterhand som de förbrukas. Något överskott kommer
inte att uppstå utan eventuell oanvänd del återbetalas. Prognosen visar på större
intäkter än budgeterat eftersom båda projekten har beviljats förlängning under en del
av året.

Företagssamarbete: Intäkterna från företagssamarbeten kommer främst från ett utökat
samarbete med Nudie Jeans. Prognosen visar på ett utfall om 1 600 tkr.

Företagsgåvor : Flertalet gåvor kommer från Amnestysupporters vilket är ett
autogirogivande för företag.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2008 är 2 400 tkr (3 000 tkr). Intäkterna från
insamlingsbrev minskar då färre av våra givare betalar via inbetalningskort och vi då
har färre personer att skicka breven till. Vi har även sett lägre svarsfrekvenser på
varje utskick.

Gåvor via autogiro: Prognosen är 28 600 tkr (28 670 tkr), 70 tkr under budget.
Trots att F2F-värvningen inte har nått värvningsmålet för nyvärvade medlemmar i år
så har inte utfallet påverkats i någon högre utsträckning eftersom snittet på medelgåvan
ligger högt och många av medlemmarna är beräknade att komma in i systemet sent på
året. Påverkan märks mer kommande år då dessa intäkter kommer in på helårsbasis.
Dessutom gjordes årets uppgraderingsaktivitet via telefon tidigt på året och gick mycket
bra, vilket delvis har uppvägt de lägre intäkterna från F2F.

Övriga insamlingsaktiviteter : Intäkterna beräknas bli 1 124 tkr (1 250 tkr). Här bokförs
intäkter från alla övriga aktiviteter som SMS-aktivist, gåvor via foldrar, givarrekryteringar,
minnesgåvor, internetgåvor etc.

Humanfonden : Prognosen baseras på vad vi skulle ha fått om utdelningsdag varit
31 augusti. Utdelningen skulle då ha blivit 5 067 tkr att jämföra med budget 5 660 tkr.
Humanfonden budgeteras enligt styrelsebeslut till 70 % av den beräknade utdelningen
den sista april året innan. Hur mycket vi slutligen kommer att få avgörs av kursen den
31 december 2008.


Diagrammet visar hur Humanfondens preliminära utdelning varierat över året.
Observera att tabellen börjar vid 4 000 tkr.



Antalet sparare i Humanfonden fortsätter att minska och uppgår till 6 908 st.


Diagrammet visar antalet sparare i Humanfonden per sista augusti .


Hjälpfonden: Hjälpfonden skulle om utdelningsdag varit 31 augusti givit 230 tkr mot
budgeterat 370 tkr.

Testamenten: Intäkterna beräknas bli 700 tkr (1 680 tkr). Intäkterna från testamenten
varierar mycket mellan åren och budgeten baseras på ett snitt av utfallet de senaste åren.

Ospecificerade gåvor: Intäkterna bedöms bli 1 000 tkr mot budget 1 200 tkr.

Amnestyfondens andel: Amnestyfondens andel utgörs av 11 % av intäktsgruppen Gåvor
och bidrag. Enligt avtalet med Amnestyfonden får fonden ingen del av villkorade/öronmärkta
bidrag.

Eftersom intäktsgruppens utfall beräknas bli lägre än budgeterat minskar också
Amnestyfondens andel av intäkterna till 4 705 tkr (5 107 tkr).



Kostnadsprognos för 2008
Bilaga 3

De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 58 320 tkr
(60 150 tkr), 97 % av budget.

Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen
i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar
fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Kampanjer
Förutom kampanjkostnader innefattar programgruppen sektionens kostnader för
flyktingarbete.Prognosen visar på kostnader om 2 470 tkr (2 321 tkr), 6 % över budget.

Information och kommunikation
Programgruppen innefattar lobby, mediaarbete, MR-info, Amnesty Press,
Amnestyakademin, Sneställt och Angeläget. Prognosen visar på kostnader om
4 617 tkr (4 363 tkr), 6 % över budget. Största avvikelsen mot budget visar
Arvsfondsprojektet Angeläget där kostnaderna beräknas bli 290 tkr över budget.
Anledningen är att projektet beviljades en förlängning under året. Kostnaderna
för Arvsfondsprojekten motsvaras av lika stora intäkter.

Stöd till aktivism
Prognosen visar på kostnader om 1 947 tkr (1 838 tkr), 6 % över budget. Anledningen
till överdraget är omarbetningen av Grupptrycket till Insats samt extrakostnader för
ungdomsstrategin.

Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.
Prognosen visar på kostnader om 1 108 tkr (1 142 tkr), 97 % av budget.

Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning, insamling och
marknadsföring. Prognosen visar på kostnader om 10 238 tkr (11 758 tkr), 87 % av
budget. Kostnaderna för F2F-värvning beräknas bli 1 505 tkr lägre än budgeterat
eftersom färre rekryterare än budgeterat arbetat under sommaren.

Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd men också personalkostnader.
Prognosen visar på att de gemensamma kostnaderna hamnar på 21 300 tkr
(22 147 tkr).Personalkostnaderna beräknas bli 16 043 tkr mot budgeterade 16 733 tkr.
Anledningen till att kostnaderna beräknas blir lägre än budget är att de lönekostnaderna
som en följd av omorganisationen påverkats mindre än beräknat och kommer att slå
igenom först nästa år.

Internationella rörelsen
IS-bidraget är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet.
Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har efter avdrag för vissa insamlingskostnader.
Kostnaden för 2008 utgörs av tre delar:
  • Faktiskt bidrag att betala baserad på avgiftsunderlaget 2005 och 2006.
  • Reserv från 2006 att upplösa.
  • Reservering för IS-bidraget 2010 baserad på avgiftsunderlag 2007 och 2008.

Bidraget 2008 beräknas hamna strax under budget och det beror på att reserveringen
för 2010 blir lägre än budgeterat som en följd av att intäkter blir lägre än budget.

I programgruppen ingår även ett utbildningsprojekt om mänskliga rättigheter som riktar sig
till lärare i Turkiet. Projektet bekostas med bidrag från Olof Palme Internationella Center
och är ett samarbete med den turkiska sektionen. Projektet beviljades förlängning under
året och kostnaderna motsvaras av lika stora intäkter.


Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)

Stiftelsen för Insamlingskontroll avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto.
Enligt SFI:s regler måste minst 75 % av en 90-kontohavares insamlade medel gå till
organisationens ändamål (75 % regeln). Omvänt får alltså som mest 25 % av insamlade
medel gå till insamlings- och administrationskostnader (25 % regeln). SFI gör sin
bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna
vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Enligt prognosen för 2008 så kommer nyckeltalen att klaras.


2004
2005
2006
2007
Prognos 2008
Verksamhetsintäkter
37 953
43 967
50 281
53 353
58 596
Ändamålskostnader
27 646
28 898
37 709
40 807
45 490
Insamlingskostnader
7 377
7 647
7 715
5 873
6 988
Administrationskostnader
2 924
3 089
3 411
5 245
5 841
Ändamålskostnader 75 % regeln
73 %
65 %
75 %
76 %
77,6 %
Insamling & administration 25 % regeln
27 %
24 %
22 %
21 %
21,9 %


Eget kapital och reservens storlek

I budgetmanualen sägs: " Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj
2003),valt att dela in det egna kapitalet i tre delar; en budgetbaserad reserv, en
Humanfondsreserv och en resterandedel (kallad "överreserven")”. Fördelningen mellan
dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader.
Den budgetbaserade reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den
internationellanormen så att den omfattar 75 % av personalkostnader och 25 % av
övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar.
Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir
en "överreserv".

Förutsatt att 2008 års resultat blir det som prognosen utvisar kommer det egna kapitalet
vid årets utgång att uppgå till 17 928 tkr. Enligt reservpolicyn bör den budgetbaserade
reserven 2008 uppgå till 12 994 tkr. Om resultatet är positivt och Humanfondsutdelningen
överstiger budget ska enligt reservpolicyn en avsättning till Humanfondsreserven göras.
Enligt prognosen så kommer inte utdelningen att överstiga budget och prognosen räknar
följaktligen inte med någon avsättning till Humanfondsreserven. En avsättning från 2007
finns i Humanfondsreserven som uppgår till 1 695 tkr.

Amnestys kapital beräknas vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den
önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 3 239 tkr.



Slutord
Prognosen visar på ett överskott om drygt 276 tkr mot ett budgeterat överskott om
1 150 tkr. Intäkterna beräknas bli lägre än budget och den främsta anledningen är att
F2F-värvningen av nya medlemmar inte lyckats nå ställda mål främst på grund av att
det har varit svårt att anställa rekryterare. Men även testamenten, insamlingsbrev och
utdelningen från Humanfonden visar på utfall under budget.

Kostnaderna beräknas också bli lägre än budget och det är främst insamlings- och
personalkostnaderna som beräknas hamna under budget.

Vid årets slut kommer sektionen att ha större reserver än de interna reglerna föreskriver.

Prognosen visar på att SFI:s nyckeltal för hur stor andel av intäkterna som använts till
ändamål respektive insamling och administration klaras.




Bilagor:
  1. Sammanfattning resultatrapport
  2. Intäktsrapport
  3. Uppföljning av programkostnader
  4. Direkta samt fördelade kostnader