Riktlinjer för budgetarbete 1997 (+bilagor) Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1996

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: Maj 1996



RIKTLINJER FÖR BUDGETARBETE AVSEENDE 1997





Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbete
avseende 1997. Riktlinjerna avser 1) verksamhetens inriktning 2) budgetens struktur, 3) ekonomiska
ramar samt 4) en tidplan för det fortsatta arbetet.

Sammanfattning

- Det är handlingplanen som är grunden för planeringen av verksamheten.
- Beträffande intäktsbudgeten föreslås samma indelning som föregående år.
- Kostnadsbudget indelas i en basbudget och en rörlig budget.
- Basbudget består av IS-avgift, sekretariats- och personalkostnader och programkostnader.
- Den rörliga budgeten har en tidsmässig indelning som bygger på när beslut om delarna fattas
(januari, mars, juni och september).
- Budgetens programområden är desamma i den internationella handlingsplanen
- Intäkterna beräknas tills vidare till 40 000 tkr
- Ramen för de totala kostnaderna föreslås till 40 000 tkr.
- Av de sammanlagda kostnaderna utgör sektionskostnaderna 28 487 tkr, vilket är en minksning
med 975 tkr (3.3 %) , medan avgift och bidrag till den internationella rörelsen utgör
11 513 tkr vilket är en minskning med 381 tkr (3,2 %).



1. Verksamhetens inriktning

Det är den av årsmötet 1996 fastställda handlingsplanen för åren 1996 - 2000 som utgör grunden för
1997 års budget. Målen under perioden är att vi ska

1. arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga rättigheter innebär
2. värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty
3. utveckla kontakterna med opinionsbildare och massmedia
4. utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete
5. utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete
6. utveckla vår planering och uppföljning av Amnestyarbetet
7. engagera oss i organisationen och Amnestys arbetssätt
8. utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder


Sekretariatets planering inför 1997 berör framförallt den ungdomssatsning som beslutades på senaste
årsmötet, om att få de många nya medlemmar som gick med i Amnesty i samband med
Postenprojektet att också stanna kvar 1997, om 1997 års stora flyktingkampanj, om att utveckla
distrikt och specialgrupper, om utbildning på alla nivåer inom sektionen och om ytterligare
effektivisering av sekretariatet.



2. Budgetens struktur


A. Intäkterna

På intäktssidan föreslås inga förändringar beträffande indelningen i huvudgrupper. Dessa är även
fortsättningsvis medlems- och gruppavgifter, försäljning, prenumerationsavgifter, gåvor och bidrag
samt övriga intäkter (framförallt räntor). Förslag till intäktsbudget för 1997 finns i bilaga 1.


B. Kostnaderna

En grundläggande indelning av kostnads/verksamhetsbudgeten är den mellan basbudget och rörlig
budget . Med basbudget avses den verksamhet som styrelsen fattar beslut om i november/december
året innan. Den rörliga budgeten är den del av verksamheten om vars igångsättande styrelsen fattar
beslut under budgetåret - naturligtvis under förutsättning att den ekonomiska utvecklingen så medger.
För 1996 är fyra sådana beslutstidpunkter inlagda: i januari, mars, juni och september. Förslaget är
att samma tidpunkter gäller 1997.


Basbudget
Basbudgeten består av fyra delar; IS-avgift, sekretariatskostnader, personalkostnader och
programkostnader.

Den IS-avgift som sektionen betalar ett år baseras huvudsakligen på intäkterna två år tidigare.
Förutom det som betalas till IS under budgetåret görs en avsättning för kommande höjningar av IS-
avgiften. Den budgeterade/redovisade IS-avgiften ett år består alltså av två delar (dessutom ingår en
upplösning av den avsättning som gjordes två år tidigare, och som betalas under det aktuella året).
Den IS-avgift som sektionen betalar under året utgör en del av basbudgeten, medan avsättningen till
IS-reserven ingår i den rörliga budgetens septemberdel.

Med sekretariatskostnader avses de omkostnader som inte direkt är hänförbara till något program eller
något projekt. Den större delen av dessa kan betraktas som fasta eller oundgängliga. Men till viss del
varierar de med omfattningen på budgeten. Därför förs huvuddelen av sekreteriatskostnaderrna till
basbudgeten och endast en mindre del till den rörliga. I kostnadsuppföljningen fördelas samtliga
sekretariatskostnad på program och projekt i förhållande till den nedlagda arbetstiden.

Med personalkostnader avses kostnader för den fast anställda personalen. Att kostnaden för den fast
anställda personalen ingår i basbudgeten innebär inte att personalens arbetstid skall bindas upp med
verksamheter i basbudgeten. Som ett riktmärke har fastslagits att basverksamheten bör kunna
bedrivas med ca 80 % av de fasta personella resurserna.

På samma sätt som med sekretariatskostnaderna fördelas personalkostnader på program i
kostnadsuppföljningen i förhållande till den nedlagda arbetstiden.

Program/projekt/basprojekt/basaktiviteter - det konkreta budgetarbetet
Ovanstående indelning av budgeten i bas och rörlig är relevant när det gäller att fastställa det
ekonomiska utrymmet och ange prioritet för olika verksamheter. En annan - i det konkreta
budgeteringsarbetet mer relevant indelning - är den i olika program och delprogram.

Programmen grupperas i sex programområden (som följer den internationella handlingsplanen):
utredning och aktioner, medlemsaktiviteter, MR-kunskap, organisation, information och
kommunikation samt finansiell tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. I bilaga 2 finns
1996 och 1995 års budget beskriven enligt denna struktur.

Programmen delas in i delprogram . Ett delprogram skall - i princip - vara hänförbar till basbudget
eller rörlig budget. Delprogrammen utgör budgetens byggstenar. Ett program kan alltså bestå av
både delprogram som hör till basbudgeten och delprogram som hör till den rörliga budgeten .

Det konkreta detaljarbetet med verksamhet och budget görs alltså på
delprogramnivå. För varje delprogram skall målsättning, aktiviteter samt
resursåtgång anges. För mer omfattande projekt skall följande anges: syfte,
målsättning, arbetssätt, resursbehov, tidplan, plan för utvärdering samt en
beskrivning av delprogrammets långsiktiga effekter.



3. Ekonomiska ramar

Den budgeterade kostnaden för 1996 års verksamhet är 41 170 tkr. Dessa finansieras genom intäkter
under året på 39 850 tkr och ianspråktagande av reserver på 1 320 tkr. Den nuvarande prognosen -
baserad på utfallet till och med april - tyder på att ianspråktagandet av reserverna kommer att behöva
uppgå till ca 2 100 tkr. Något utrymme för ianspråktagande av reserver 1997 finns därför inte. 1997
års budget måste alltså vara balanserad. Detta ligger också i linje med den mer långsiktiga ekonomiska
planeringen; underbalanseringen av 1995 års budget motiverades med att det fanns en hel del nya
inslag som måste fasas in i verksamheten på ett smidigt sätt, något som i stort sett var gjort i 1996 års
budget. 1996 års budget är endast underbalanserad med ett belopp som i stort sett motsvarar
kostnaden för den stora tortyrkonferensen i höst. De här föreslagna ramarna innebär att sektionens
reserver vid 1997 års slut kommer att uppgå till 9,8 Mkr varav 5,7 bundna och 4,1 fria (se bilaga 3).

1996 års utfall
Beträffande intäkterna pekar aprilsiffrorna på att utfallet för hela året kommer att hamna kring 39 200
tkr. (Majsiffrirna kommer att färdigställas under veckan före och presenteras på styrelsemötet).
Kostnaderna beräknas bli högre än budgeterat, främst beroende den högre försäljningen i Malmö
(med oförändrade marginaler leder det till att också kostnaden för sålda varor och en del andra
omkostnader ökar) och tillkommande kostnader i samband med lokaliseringen av viss verksamhet till
Göteborg. Sammantaget skulle detta innebära att underskottet för året hamnar på ca 2 100 tkr i stället
för som budgeterat 1 300 tkr.

1997 års ekonomiska ram
Beträffande intäkterna föreslås att det fortsatta budgetarbetet tills vidare utgår från att intäkterna 1997
blir 40 000 tkr, dvs en praktiskt taget oförändrad nivå jämfört med 1996. Det viktigaste skälet till
detta är årsmötesbeslutet om att kraftigt minska gruppavgiften och ett antagande om att gruppgåvorna
också kommer att minska. Beträffande medlemmarna antas att bortfallet bland de äldre hamnar på 10
%, att bortfallet bland de som värvades under 1995 hamnar på 15 % samt att sektionen värvar 7 000
nya medlemmar.

Den sammanlagda kostnadsramen föreslås sättas till 40 000 tkr, vilket är en minskning med 2,8 %
jämfört med budget för 1996 (exklusive tortyrkonferensen 0,2 %). Utrymmet för
programverksamhet minskar i detta förslag med 369 tkr (från 14 935 till 14 536 tkr). Minskningen av
IS-avgiften beror på att nettoreserveringen blir negativ, dvs höjningen av intäkterna mellan 1996 och
1997 resulterar i en mindre höjning av IS-avgiften än vad som reserverades 1995.

4. Tidplan för det fortsatta arbetet

På styrelsemötet 9-10 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

Budgetunderlagen för en preliminär budget - dvs målsättning, beskrivning av delprogram samt
kostnad och intäkter - skall vara generalsekreteraren tillhanda senast 15 augusti.

En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen inför AU-mötet 31 augusti .

På styrelsemötet 21/22 september diskuteras prioriteringsfrågor samt fastställer styrelsen det
budgetförslag som distribueras till grupperna och som är underlag för budgetmötet.

Den 9 november hålls budgetmötet.

Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från
budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen
inför mötet 30 november/1 december . Definitiv budget fastställs.





Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten består av en basbudget och en rörlig budget

att de ekonomiska ramarna utgår från att intäkterna blir 40 000 tkr och att de sammanlagda
kostnaderna blir 40 000 tkr varav 11 513 är IS-avgift och 28 487 tkr är sektionskostnader

att arbetet bedrivs enligt föreslagen tidplan






Bilagor (inlagda som bilder i Lotus Notes, varför det kan vara svårt att läsa dokumenten på skärmen)

1. Förslag till intäktsbudget 1997
2. 1996 och 1995 års verksamhetsbudget uppdelad på programområden/program
3. Översikt åren 1996 och 1997