Decembermötet 2017 Protokoll från 6 december 2017

MINNESANTECKNINGAR FRÅN STYRELSENS VIDEOKONFERENSMÖTE 2017-12-06

 

Närvarande

Styrelsen: Amanda Jackson, Anders Hällbom, Anna Skantze, Lars Gäfvert, Linn Malmborg, Mårten Rosander, Nina Virkkala, Staffan Johansson, Tora Törnquist, Ulrika Westerlund och Ami Hedenborg (personalrepresentant).

Sekretariatet: Anna Lindenfors, Peter Kvist, Sofia Fjellestad (punkt 1-4), Elisabeth Lundgren (punkt 3-4) och Lina Jakobsson.

Granskningskommittén: Maria Eklund (punkt 2-4)

 

 

1. MÖTET ÖPPNAS

Dagordningen fastställdes med ett tillägg om studiebesök till Australien under övriga frågor.

 

Därefter gav Lina Jakobsson praktisk information om mötet samt informerade om att inga beslut fattas under videokonferensmötet. Förslag till beslut läggs istället upp i styrelsens forum efter avslutat möte. Beslut som fattas i styrelsens forum rapporteras och protokollförs på styrelsens januarimöte.



2. KOMMUNIKATIONSSTRATEGIN

Sofia Fjellestad går igenom de förändringar som gjorts utifrån styrelsens medskick på oktobermötet.  

 

Styrelsen framför att tillägget i sista meningen under rubriken målgrupp; “Genom en tydligt definierad kommunikationsmålgrupp når vi största möjliga effekt i varje kommunikationsaktivitet och når och påverkar fler.” blir lite missvisande. Styrelsen ber sekretariatet att ta bort tillägget “når och” i slutet av meningen.

 

Styrelsen frågar om det finns någon tidsplan för när strategin ska revideras. Sekretariatet svarar att strategin är tänkt att gälla tills vidare och att översyn görs då sekretariatet inte längre upplever att strategin ger det stöd sekretariatet behöver i kommunikationsarbetet.

 

Förslag till beslut i styrelsens forum

 

att med styrelsens medskick fastställa svenska sektionens kommunikationsstrategi.



3.  VERKSAMHETSPLAN 2017-2019

Peter Kvist berättar om några större saker under det kommande året där det är svårt att förutse exakt hur mycket resurser som kommer att krävas. Det gäller till exempel omställningen till den nya dataskyddsförordningen GDPR som träder i kraft i maj 2018 och förändringar i och med medlemsdemokratiöversynen.

 

Elisabeth Lundgren går igenom de revideringar som föreslås i den treåriga planen. Hon framför att det mesta handlar om språkliga förändringar och att anpassa planen till en rimlig nivå för vad som går att uppnå under tre år. Inom vissa områden såsom diskriminering höjs ambitionsnivån något i och med att det till exempel ska göras en uppdatering av en rapport om våldtäkt. Målet om människorättsförsvarare har slagits ihop med målet om BRAVE-kampanjen. När verksamhetsplanen skrevs hade sekretariatet ännu ingen information om målen i kampanjen, nu när det finns definierade mål bedömer sekretariatet att det är bättre att slå ihop målen som rör människorättsförsvarare istället för att ha två separata mål. Samma sak gäller arbetet med utsatta EU-medborgare. När planen skrevs saknade sekretariatet kunskap om vilka kränkningar målgruppen upplever som störst och vilka frågor som är viktigast för målgruppen. Ny information har lett till revideringar i planen.

I målet som gäller flyktingkampanjen har sekretariatet minskat ambitionsnivån. Styrelsen kommer att få en mer utförlig rapport om anledningarna till det i tertialrapport tre som läggs fram till styrelsens marsmöte.

 

I målet som avser sektionens mångfaldsarbete har det gjorts en avgränsning i och med en tydligare definition av vilket område inom mångfald som sekretariatet ska fokusera arbetet på. I det reviderade förslaget till verksamhetsplan definieras arbetet som ett jämlikhets- och  jämställdhetsarbete.

 

Styrelsen frågar varför sekretariatet i mål fem har strukit att sektionen ska öka bidraget till den internationella rörelsen.

 

Sekretariatet svarar att det blir missvisande att ha med en sådan skrivning. Svenska sektionen har som mål att samla in mer pengar, vilket enligt distributionsmodellen till den internationella rörelsen automatiskt medför en ökning av det internationella bidraget. Om det står det utskrivet i målet att öka bidraget till den internationella rörelsen kan det tolkas som att sektionen har som mål att öka bidraget ytterligare, utöver den ökning som distributionsmodellen medför, vilket inte stämmer.

 

Förslag till beslut i styrelsens forum

 

att anta de föreslagna revideringarna av verksamhetsmål, förväntade effekter samt övergripande indikatorer i enlighet med bilagorna.

 

 

4. BUDGET 2018

Peter Kvist föredrar och berättar att förslagen budget utgår från styrelsens medskick på junimötet 2017, det vill säga att budgetera med viss försiktighet men utan buffert. På junimötet fattade styrelsen beslut om att använda upp till 13,4 miljoner kronor av reserverna, sekretariatet har valt att budgetera 10,4 miljoner kronor av reserverna. Intäkterna för nästa år ser ut att bli lite lägre än i år, men egentligen är prognosen att tillväxten fortsätter enligt plan. Minskningen beror på ett arv på 20 miljoner kronor 2017.

 

Det kommer att läggas mer resurser på mål två nästa år, framförallt på mångfaldsarbetet och valkampanjen. Det görs också en fortsatt investering i fundraising, den nya webbplatsen, lite olika systemuppgraderingar och det finns avsatta medel för de mer osäkra posterna såsom anpassning till dataskyddsförordningen och medlemsdemokratiöversynen. Bidraget till den internationella rörelsen förväntas bli lägre nästa år i och med att fundraisingkostnaderna är en avdragsgill post i distributionsmodellen. I förlängningen förväntas dessa satsningar dock ge ökade intäkter och därmed ökat bidrag till den internationella rörelsen.

 

Peter framför att sekretariatet föreslår att få nyttja en miljon kronor av reserverna ett år tidigare än vad styrelsen tidigare fattat beslut om. Pengarna ska i så fall användas till aktiviteter under mål två, som bland annat omfattar en utredning i samband med mångfaldsarbetet och valkampanjen.   

Styrelsen bestämmer att detta ska skrivas in beslutet.

 

Peter nämner också att det i budgeten för styrelsen saknas en nolla på styrelsens studieresa, där det ska stå 200 000 kr och istället för 20 000 kr.

 

Styrelsen ber om att få personalkostnaderna specificerade i en fotnot.

 

Styrelsen frågade vad kostnader för volontärer står för och ber sekretariatet att förtydliga att det avser ersättning för förlorad arbetsinkomst för styrelsen.

 

Förslag till beslut i styrelsens forum

 

att fastställa intäktsbudgeten exkl Amnestyfondens andel för 2018 till 129,1 mkr;

 

att tidigarelägga 1 mkr av användningen av reserverna från 2019 till 2018 till användning under mål två (diskrimineringsarbete) och fastställa kostnadsbudgeten exkl Amnestyfondens andel för 2018 till 140,5 mkr.

 

 

5. PLANERING INFÖR GLOBAL ASSEMBLY

Styrelsen ber sekretariatet att samråda med det internationella sekretariatet (AIS) kring huruvida det är önskvärt med resolutioner från sektionerna detta första omställningsår från International Counsil Meeting (ICM) till Global Assembly (GA). Styrelsen ber även sekretariatet att diskutera med AIS om alternativa sätt att lyfta fram frågan om de internationella kampanjerna, istället för att skriva en resolution till GA.

 

Styrelsen frågar när det regionala forumet kommer att äga rum.

Tora Törnquist svarar att mötet som tidigast kommer att ligga i mitten på mars.

 

 

6. ÅTERRAPPORTERING FRÅN MÖTE OM DEMOKRATIÖVERSYNEN 17 NOV.

Lina Jakobsson föredrar och berättar att sekretariatet, efter styrelsens oktobermöte, hade behov av att få vissa frågor förtydligade av styrelsen för att kunna fortsätta arbetet med förslag till ny organisationsstruktur.  

 

Sekretariatet hade behov av att diskutera definitionen av ​“en​ ​reell​ ​medlemsdemokrati”. Om tyngdpunkten ska ligga på former och forum för medbestämmande och/eller former och forum för dialog och inflytande. Styrelsen förtydligade att så som de tolkar medlemmarnas önskemål så är det mer relevant att skapa fler möjligheter till dialog om MR- och organisatoriska frågor, där medlemmarna har möjlighet att uttrycka vilka frågor och ställningstaganden de tycker är viktiga, snarare än att utveckla fler forum för den formella demokratin.

 

Sekretariatet frågade också styrelsen hur de ställer sig till att den internationella rörelsen eventuellt inte arbetar för att underlätta en vital medlemsdemokrati (vad gäller tid för konsultation osv) då detta inte finns inom alla sektioner. Styrelsen framför att det är ett medvetet val att fortsätta prioritera  medlemsdemokratin och att utveckla former för medlemsinflytande oavsett vilka förutsättningar den internationella rörelsen skapar för detta.

 

Sekretariatet frågade också vad styrelsen vill att ​en​ ​eventuell​ ​representativ​ ​demokratiform ska baseras​ ​på. Styrelsen svarade att de helst ser en representativ modell som baseras på valda representanter utifrån grupperna och utifrån geografisk region. Styrelsen ser det som positivt att en representativ demokratiform möjliggör att fler medlemmar blir formellt representerade vid årsmötet, då det skulle öka beslutens formella legitimitet.

 

Styrelsen framförde också att de forum för dialog som skapas ska utgå från de frågor och processer som finns inom organisationen och deras respektive tidscykler, det vill säga när i tid det är strategiskt att medlemmarna diskuterar olika frågor.

 

Styrelsen är beredd att mellan februari och mars träffa distrikt och diskutera de föreslagna förändringarna inför fortsatta diskussioner och beslut på årsmötet.

 

Styrelsen förväntar sig ett omarbetat förslag till styrelsens januarimöte, där det framgår vad som är nytt och vilka områden som fortsatt behöver utvecklas. Till styrelsens marsmöte ska styrelsen ta med eventuella medskick från distrikten. Förslaget ska också ha utvecklats med en något fördjupad bild av uppdragen för de nationella råden och den lokalt verksamhetsdrivande funktionen. Efter marsmötet ska förslaget ingå i årsmöteshandlingarna som ett förslag från styrelsen till årsmötet. Förslaget ska ge en bild av hur strukturen är tänkt att se ut och fungera, men kommer inte att innehålla förslag till nya stadgar eller liknande. Detta är tänkt att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att utveckla till årsmötet 2019.

 

Styrelsen diskuterar att de måste ha en plan för hur de hanterar situationen om det i konsultation med distrikten upptäcks att medlemmarna inte är positiva till förslaget.

 

Styrelsen framför att det i underlaget till januarimötet är viktigt att det tydligt framgår 1) det här är det vi har fått in från medlemmarna; 2) det här är vad vi vill; och 3) därför har vi paketerat det såhär.

 

 

7. MEDLEMSENKÄT TILL KÄRNAKTIVISTER

Lina Jakobsson föredrar och berättar att det 2013 och 2014 har skickats ut en enkät till sektionens kärnaktivister i syfte att ta reda på hur denna grupp upplever stödet från sekretariatet och för att förbättra och utveckla sekretariatets arbete gentemot denna grupp. Efter några års uppehåll kommer sekretariatet att skicka ut enkäten på nytt, i början av 2018, och undrar därför om styrelsen har några önskemål om frågor som har koppling till styrelsens arbete.

 

I enkäten från 2013/2014 har det funnits med två frågor; om aktivisten upplever sig ha insyn i hur sektionsstyrelsen arbetar och om aktivisten vill ha mer insyn i sektionsstyrelsens arbete.

 

Styrelsen svarar att det vore bättre att ha med en fråga om huruvida personen/aktivisten har kännedom om vilka förtroendeuppdrag som finns i organisationen och om personen skulle kunna tänka sig att kandidera till ett förtroendeuppdrag.

 

Styrelsens tycker också att det vore bra med någon fråga om styrelsens kommunikation med medlemmarna. Det är aktuellt inte minst med tanke på nästa fas i webbprojektet som bland annat handlar om att tänka nytt kring det som idag är medlemssidorna.

 

Styrelsen framför också att det i princip inte har något emot den här enkäten men att det ganska nyss gick ut en enkät i samband med översynen av medlemsdemokratin och styrelsen vill uppmärksamma sekretariatet på att det kan finnas risk för enkättrötthet om det skickas ut för många enkäter till medlemmarna.



8. ÅRSMÖTESORDFÖRANDEN

På styrelsens oktobermöte beslutade styrelsen att föreslå Hanna Roberts till årsmötesordförande 2018. Då det är brukligt med två årsmötesordförande föreslår sekretariatet att styrelsen även ska föreslå Sara Belfrage till årsmötesordförande 2018. Sara Belfrage har varit aktiv i Amnesty International sedan 1990 och har bland annat varit aktiv i grupp både i Frankrike och Chile. I början av 2000-talet var hon ordförande för avdelningen i Lund och har de senaste åren varit aktiv i Amnestys Internationella Kommitté, AIK.

 

Förslag till beslut i styrelsens forum

att föreslå Sara Belfrage till årsmötesordförande 2018.



9. MOTIONSPROCESS

Lina Jakobsson föredrar och föreslår en liknande process som de två föregående åren. Det innebär att styrelsen till styrelsens marsmöte får förslag till motionsyttranden i punktform. Efter marsmötet arbetas svaren om utifrån styrelsens medskick och godkänns slutgiltigt av ordförande. Styrelsens motionsyttranden föreslås också, i enlighet med föregående år, att i de fall det är relevant avslutas med styrelsens yrkande gällande motionerna.

 

Styrelsen diskuterar frågan om yrkande och beslutar att använda yrkande i de fall det är relevant.

 

Styrelsen framför också att det är önskvärt att sekretariatet tar kontakt med motionären/motionärerna om sekretariatet upplever att det finns skrivningar i motionerna som behöver förtydligas för att öka förståelsen och för att styrelsen ska kunna ge ett korrekt svar. Sekretariatet rekommenderas att först diskutera med ordförande och att därefter ta kontakt med motionären om det finns behov av det.

 

Förslag till beslut i styrelsens forum

 

att anta den föreslagna arbetsprocessen för motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet 2018;

 

att anta den föreslagna mallen till motionsyttrande vilken innehåller rubrikerna “Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato”, “Amnestys planer framöver”, “Konsekvensanalys” och “Styrelsens yrkande”.



10. EV FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET, UTÖVER MEDLEMSDEMOKRATIN

Tora Törnquist berättar att det finns en tråd i styrelsens forum där styrelsen kan fylla på eventuella frågor de vill lägga fram till årsmötet 2018. Hittills i år har styrelsen endast diskuterat att eventuellt lägga fram frågan om statligt stöd, som aktualiserats i och med den nya globala insamlingspolicyn som antogs 2016. Frågan om statligt stöd kommer att diskuteras mer ingående på styrelsens januarimöte.



11. ÖVRIGA FRÅGOR

 

  • Australien

Anna Lindenfors berättar att sekretariatet har varit i kontakt med andra sektioner för informationsinhämtning om hur de arbetar med mobilisering och aktivism, bland annat med sektionen i Australien. Deras mobiliseringsarbete har varit väldigt framgångsrikt och för att få en djupare förståelse för deras arbetssätt planerar sekretariatet att skicka två eller tre tjänstemän på sekretariatet på studieresa till Australien. Då styrelsen också diskuterat att eventuellt åka till Australien men landat i att det vore för dyrt vill Anna och Tora stämma av frågan med styrelsen. Studieresan skulle rymmas inom den budgeten styrelsen beslutat, och är ett operativt beslut som normalt fattas av generalsekreteraren. Om styrelsen inte lyfter några invändningar kommer beslutet om en eventuell studieresa att fattas av generalsekreteraren i ordinarie ordning.Eventuella synpunkter lämnas till Tora under innevarande vecka.








Tora Törquist

Ordförande





Mårten Rosander
Justerare





Lina Jakobsson
Sekreterare