- Skriv ut
- Uppdaterad 24 Apr 2020
Punkt 5. Datum för årsmöte Underlag till styrelsemöte 10 maj 2020
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2020-04-24
Punkt: 6. Datum för årsmöte 2020
BESLUTSUNDERLAG
ÅRSMÖTET 2020
Med anledning av den uppkomna situationen med Covid-19 fattade styrelsen den 30 mars 2020, utifrån sekretariatets rekommendationer, beslut om att skjuta fram årsmötet. Argumenten för att flytta fram årsmötet återfinns i protokollet från styrelsens möte den 26 mars 2020.
I styrelsens beslut om att skjuta fram årsmötet gav styrelsen sekretariatet i uppdrag att återkomma till styrelsen, senast i juni 2020, med förslag gällande tid och form för det uppskjutna årsmötet 2020.
Inför detta beslut har sekretariatet noterat följande:
Den 27 mars fattade regeringen beslut om förbud mot att hålla allmänna sammankomster och offentliga tillställningar med fler än 50 personer. Beslutet trädde i kraft den 29 mars och gäller fortfarande. Varken regeringen eller Folkhälsomyndigheten har hittills uttalat sig om när beslutet kan komma att hävas. Alla personer uppmanas att hålla social distans och personer över 70 år uppmanas att träffa så få personer som möjligt.
Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av Covid-19 m.m. har under april månad skärpts ytterligare och tillfälliga lagar har trätt i kraft för att minimera fysiska möten.
Den 1 april kom Folkhälsomyndigheten med föreskrifter och allmänna råd som innehåller följande;
Föreningar - Allmänna råd
För att undvika spridning av Covid-19 bör föreningar
1. om det är möjligt skjuta upp årsmöten och föreningsstämmor eller genomföra dem digitalt, samt
2. undvika andra möten eller genomföra dem digitalt.
Den 15 april trädde en tillfällig lag i kraft som upphör den 31 december 2020. Lagen underlättar för bolag och ekonomiska föreningar att hålla sina stämmor digitalt, genom att bland annat möjliggöra poströstning. Amnesty är en ideell organisation och lyder inte under denna lag, men lagen kan ses som en indikation på att riksdagen under 2020 vill möjliggöra för så många som möjligt att genomföra digitala årsmöten/årsstämmor framför fysiska möten.
Mot bakgrund av detta har sekretariatet sett över för- och nackdelar med att planera för ett digitalt respektive ett fysiskt årsmöte 2020.
Fördelar och nackdelar med ett digitalt årsmöte
Fördelar
Årsmötet kan hållas oavsett hur Corona-pandemin utvecklar sig, utan att utsätta människor för smittrisk och utan att exkludera medlemmar som tillhör riskgrupper för Covid-19.
Ett digitalt årsmöte kan genomföras tidigare än ett fysiskt årsmöte, vilket innebär att beslut om motioner och förslag hamnar relativt rätt i verksamhetscykeln och går in i verksamhetsplanen för 2021. Årsmötet kan också genomföras precis innan planeringen för årsmötet 2021 behöver inledas.
Förtroendevalda som skulle avgå i maj behöver inte sitta kvar så länge på sina poster.
Vi anpassar organisationen till digitala lösningar som kan vara bra även i en tid efter Covid-19 och även för andra möten under Corona-pandemin.
Ett digitalt årsmöte är mer kostnadseffektivt än ett fysiskt årsmöte, vi vet idag inte hur Covid-19 kommer att slå på sektionens fundraising och därför kan detta ses som en fördel.
Delar av programmet (såsom seminarium med inbjuden gäst från Ungern, utdelning av priser, ngt seminarium som aktivisterna har planerat) bör även kunna genomföras digitalt. Seminariet med en inbjuden gäst bedöms som svårt att genomföra fysiskt då det är osäkert om internationella resor blir möjliga under 2020.
Det går med stor sannolikhet att hitta tillräckligt tillfredställande lösningar för motionsberedningen. Denna del skulle antagligen genomföras någon/några kvällar före årsmötet för att rapporten ska kunna sammanställas inför beslut och ett digitalt årsmöte sannolikt skulle hållas under en och samma dag.
Nackdelar
Utifrån ett medlemsdemokratiskt perspektiv är antagligen ett fysiskt årsmöte att föredra.
Alla medlemmar har inte samma förutsättningar att delta vid ett digitalt årsmöte (ex tillgång till utrustning, uppkoppling, digital know-how)
Att förbereda för en digital anpassning av årsmötet är resurskrävande för sekretariatet. Inte minst vad gäller att ställa om årsmötets processer till de digitala förutsättningarna, ta fram ny handbok och arbetsordning, utbilda nyckelpersoner och kommunicera med förtroendevalda och medlemmar som ska agera under årsmötet, samt delta under årsmötet. (Detta kan dock ses som en investering i att ställa om organisationen till att kunna använda digitala lösningar även i framtiden.)
Fördelar och nackdelar med ett fysiskt årsmöte
Fördelar
Flera medlemmar skulle antagligen föredra ett fysiskt årsmöte. Det är en modell som Amnesty har lång erfarenhet av och kan därför antas gynna medlemsdemokratin.
Vi har haft en process med aktivister kring innehåll och program som inte går förlorad om årsmötet hålls i fysisk form. (Delar av detta kan vi dock förhoppningsvis även inkluderas i ett digitalt årsmöte.)
Hotellrummen som var bokade till i maj kunde inte avbokas utan har istället bokats om till den 14-15 november. De står därför till förfogande till årsmötet. (De kan användas för andra planerade aktiviteter för aktivister om årsmötet inte genomförs fysiskt).
Nackdelar
Ett fysiskt årsmöte behöver förläggas längre fram på hösten, för att ta höjd för fortsatt smittspridning och att särskilda regler för allmänna sammankomster inte ska gälla. Det har i vissa sammanhang gjorts uttalanden om uthållighet vad gäller t ex äldre personers isolering fram till årsskiftet Det är svårt att i dagsläget veta vad det innebär. Ibland nämns helt andra tidpunkter såsom fram till sommaren.
Eftersom det i dagsläget inte går att vara säker på att vi kan genomföra ett fysiskt årsmöte i november innebär det att Amnesty riskerar att förlora mer pengar på uppbokade saker i relation till ett fysiskt möte. (Alltså utöver de redan nu bokade hotellrummen.) Samt att vi då även på kort varsel behöver ställa om och finansiera ett digitalt årsmöte.
Att hålla båda alternativen öppna (fysiskt och digitalt årsmöte) blir mer resurskrävande, både arbetsmässigt och avseende alternativkostnader. Detta är extra riskfyllt nu då vi inte vet hur Covid-19 kommer att påverka organisationens intäkter.
Förtroendevalda som skulle avgå i maj behöver sitta kvar längre.
Vi hamnar fel i årscykeln utifrån ett verksamhetsperspektiv eftersom planeringen för verksamheten 2021 är långt gången sent på hösten . Planeringen för årsmötet 2021 behöver dessutom påbörjas innan årsmötet 2020 har genomförts.
Utifrån ovanstående resonemang, rekommenderar sekretariatet att ett årsmöte genomförs digitalt, i början av hösten. Med hänsyn taget till de förberedelser som behöver ske i nära anslutning till årsmötet (exempelvis utbildning av medlemmar och funktionärer) och med hänsyn taget till semesterperioder, så ser sekretariatet att årsmötet inte bör ske tidigare än 1 oktober.
Styrelsens föreslås besluta
att svenska sektionen håller ett digitalt årsmöte lördagen den 3 oktober;
att kallelsen till årsmötet går ut till medlemmarna senast den 26 juni 2020;
att årsmöteshandlingarna görs tillgängliga för medlemmarna senast den 4 september 2020.