Punkt: 5. Formen för planeringssystemet Underlag till styrelsemöte 3-4 maj 2018

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2018-04-20

Punkt: 5. Formen för planeringssystemet

 

DISKUSSIONSUNDERLAG



Inledning och bakgrund

Under 2016 tog sekretariatet fram ett förslag till modell för verksamhetsplan. I förslaget fanns även tankar om hur uppföljningarna av densamma skulle se ut. Förslaget diskuterades på styrelsemöten under hösten 2016 och fastställdes på decembermötet samma höst. Modellen användes första gången för planerna för 2017-2019 och har nu alltså varit i funktion i drygt ett år. Under 2017 gjordes uppföljningar varje tertial samt revideringar inför 2018 vilket innebär att det nu finns erfarenhet från en hel årscykel.

 

Under såväl hösten 2016, när modellen utarbetades, som under 2017, när uppföljningar och revideringar av planen gjordes, så har synpunkter om form och funktion kommit upp. I det ursprungliga beslutet från decembermötet 2016 uppdrog styrelsen till sekretariatet att “till styrelsens marsmöte 2018 ta fram ett diskussionsunderlag om uppföljning av formfrågor relaterade till planeringssystemet”. Punkten sköts upp till styrelsens majmöte då detta innebar att erfarenheterna även från den tredje tertialuppföljningen kunde inkluderas.

 

I detta underlag sammanställs de synpunkter och funderingar som framkommit under styrelsemötena eller i diskussioner i forum. Ledningsgruppen har också diskuterat hur modellen fungerat och även detta finns sammanställt nedan.

 

Styrelsens kommentarer och synpunkter

Det är framförallt två saker som lyfts av styrelsen vid ett flertal tillfällen. Båda sakerna har framkommit i samband med redovisning av uppföljningarna. Det första är att det är svårt att avgöra vad det är som genomförts av det som har planerats och vilka effekter eller resultat detta lett till. Det andra handlar om att signalering med trafikljusmodell är svårtolkad då det inte är klargjort vad de olika färgerna egentligen betyder. En annan synpunkt som framkommit är att, givet att planerna sträcker sig över flera år, det inte framgår något tidsperspektiv, det vill säga vad ska ha genomförts eller uppnåtts etappvis.

 

Många diskussioner och synpunkter har också på olika sätt berört indikatorerna. Detta gäller såväl nivå, mängd och relevans som problemet med att många initialt inte har haft någon föreslagen målnivå. Det sistnämnda gör det svårt att utvärdera om den uppnådda nivån är tillfredsställande.

 

Styrelsen har också vid ett flertal tillfällen framfört att det är väsentligt att den modell som används ska vara relevant inte bara för styrelsen utan även för ledningsgruppen. Att det alltså inte ska skapas något separat för styrelsen.

 

Ledningsgruppens kommentarer och synpunkter

Även ledningsgruppen har noterat bristen med att mycket lite av uppföljning och rapportering fokuserar på de önskade effekterna. Detta är något som behöver ses över och utvecklas. Vidare ser ledningsgruppen att delar av rapporteringen till styrelsen kan vara på en väl detaljerad nivå. Detta gäller t ex en del av indikatorerna. Här gäller det nog att framöver hitta mer väsentliga men färre sådana.

 

Diskussionerna har även handlat om huruvida de fem globala målen utgör rätt utgångspunkt för verksamhetsplanen. Sektionen ska självfallet förhålla sig till dessa men ledningsgruppen upplever inte att den skärning på planen som dessa innebär är självklar. Ett tecken på detta är att det känts nödvändigt att skapa ett sjätte målområde. Även det faktum att mål fem är annorlunda jämfört med mål ett till fyra innebär svårigheter med strukturen på planen. Mål fem är till stor del en förutsättning för övriga mål.

 

Ledningsgruppen upplever också att formuleringen av målen i viss mån brister i att skapa engagemang och vilja att jobba för målen. Framöver borde det beaktas att de ska vara SMARTA.

 

Ytterligare synpunkter är att planen idag ger svag vägledning för prioritering, målen är väldigt många och klassningen i låg, medel och hög räcker inte riktigt för att rangordna prioritet. Även kopplingen till den långsiktiga riktningen har diskuterats utifrån om den möjligtvis styr för lite av det vi gör.

 

Utveckling framöver

Sekretariatet har lagt mycket tid på att utveckla den modell och plan som nu finns. Många har varit och är involverade i planeringen och uppföljningen. Att göra stora förändringar av modellen nu under pågående strategiska period är antagligen inte effektivt eller pedagogiskt. Ledningsgruppen föreslår därför att ett större omtag av modellen görs inför nästa period. Dock kan justeringar göras som förbättrar en del av de upplevda bristerna. Detta skulle kunna vara;

 

  • En tydligare uppdelning i uppföljningarna vad gäller genomförd verksamhet och uppnådda effekter,

  • en trafikljussignalering uppdelad på de två i punkten ovan nämnda perspektiven,

  • en tydligare definition av trafikljusets olika färger samt

  • framtagande av baseline och målnivå för utvalda indikatorer, vilket nu är möjligt eftersom ett års mätning genomförts

 

Diskussionspunkter

  • Håller styrelsen med om problemformuleringarna ovan?

  • Finns det ytterligare aspekter som bör inkluderas?

  • Har styrelsen idéer eller förslag kring vad som kan förändras nu på kort tid eller som ska övervägas vid ett större omtag av modellen?